Controlul documentelor - Muzeul...

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

ELABORAREA DOCUMENTAŢIEI DE ATRIBUIRE A

CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII PUBLICE

COD: PO–BA-04

Editia: IIINr.de ex.: 10Revizia: 0Nr.de ex. 0Pagina 1 din 21Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente privind responsabilii/ operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat Referent 22.02.2017

1.2 Verificat Şef Birou Achiziţii Publice 22.02.2017

1.3 Aprobat Manager 22.02.2017

1




COD: PO–BA-04


2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Ediţia sau, după caz revizia în cadrul

ediţieiComponenta revizuită Modalitatea reviziei

Data la care se aplică prevederile ediţiei sau

reviziei ediţiei

1 2 3 42.1 Ediţia I Elaborarea documentaţiei

privind implementarea OMFP nr. 946/2005, republicat, cu modificările ulterioare

- 07.04.2011

2.2 Ediţia II Toată procedura Modificarea legislaţiei şi introducerea în formatul cerut de Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial

18.05.2015

2.3 Ediţia III Toată procedura Actualizare potrivit modificărilor aduse Ordinului nr.400/2015 prin Ordinul 200/2016 şi potrivit altor acte normative.

22.02.2017

2




COD: PO–BA-04


3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia

Nr.crt.

Scopul difuzării

Exem-plar nr.

Comparti-ment

Funcţia Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 73.1. Informare 1 Conducere Manager 22.02.20173.2. Informare 2 Direcţia

economicăDirector 22.02.2017

3.3. Informare 3 Direcţia Ştiinţifică şi

de Patrimoniu

Director 22.02.2017

3.4. Informare 4 Secţie administrativ

Şef secţie adminis-

trativ

22.02.2017

3.5. Informare 5 Direcţia comunicare,

Educaţie Muzeală

Director 22.02.2017

3.6. Informare/aplicare

6 Achiziţii publice

Şef birou 22.02.2017

3.7. Informare 7 Compartiment Audit Intern

Auditor 22.02.2017

3.8. Informare 8 Compartiment PSI şi Pază

Şef formaţie pompieri

22.02.2017

3.9. Aplicare/arhivare

9 Resurse umane,

secretariatregistratură, sanatate in

muncă

Şef birou 22.02.2017

3.10.

Aplicare 10 Compartiment Juridic

Consilier juridic

22.02.2017

Notă:În cazul difuzării electronice a documentelor SCIM, Responsabilul SCIM va asigura prezenţa documentelor într-un director la utilizator, solicitând acestuia semnătura în Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale, pentru difuzarea informatică. Numele fişierului care cuprinde documentaţia SCIM, difuzată la utilizator, include cifra trecută la „Ex. nr.”, atribuită utilizatorului prin tabelul de mai sus.

3




COD: PO–BA-04


4. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte modul de realizare al activităţii de achiziţionare de produse, servicii şi lucrări, necesară implementării Standardului 9: PROCEDURI din cadrul Ordinului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii care face obiectul procedurii operaţionale.

4.3. Asigură continuitatea activităţii care face obiectul procedurii operaţionale, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control, iar pe Manager, în luarea deciziei.

4.5. Asigură cadrul pentru realizarea procesului de întocmire a documentaţiei pentru achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări în cadrul MNSDG.

4




COD: PO–BA-04


5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Procedura operaţională cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat, în vederea cunoaşterii de către personalul din MNSDG a prevederilor legale care reglementează activitatea specifică procedurii operaţionale.

5.2. Activitatea care face obiectul procedurii operaţionale asigură, prin acţiunile desfăşurate, implementarea Standardului 9: PROCEDURI din cadrul Ordinul nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, în MNSDG.

5.3. Operaţiunile şi acţiunile, de care depinde activitatea procedurată, sunt prezentate în cadrul paragrafului 8.4.2. şi în Capitolul 9 ale procedurii operaţionale.

5.4. Compartimentele furnizoare de date şi / sau beneficiare de rezultatele activităţii descrise în cadrul procedurii operaţionale sunt: conducerea (Manager, DE şi SBC), compartimentul juridic, biroul achiziţii şi compartimentele de specialitate din cadrul MNSDG, aşa cum reiese din Capitolul 9 al procedurii operaţionale.

5.5. Procedura se aplică tuturor compartimentelor de specialitate din cadrul MNSDG, care solicită achiziţii de produse, servicii şi lucrări necesare realizării activităţii specifice derulate de MNSDG.

5




COD: PO–BA-04


6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1. Reglementări internaţionale 6.1.1 Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 26

februarie 2014 privind achiziţiile publice şi de abrogare a Directivei 2004/18/CE.

6.2. Legislaţie primară

6.2.1. Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice6.2.2. Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a

contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor

6.3. Legislaţie secundară6.3.1. Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice

de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice .

6.3.2. Ordinul nr. 264/2016 privind stabilirea metodologiei de selecţie pentru evaluarea ex-ante a documentaţiilor de atribuire aferente contractelor/acordului-cadru de achiziţie publică care intră sub incidenţa art. 23 alin. (2) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare.

6.3.3. Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale MNSDG6.4.1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Muzeului Naţional al Satului

„Dimitrie Gusti”6.4.2. Alte acte normative, în vigoare, care reglementează activităţile descrise, sunt

menţionate în Capitolul 8 al procedurii operaţionale.6.4.3. Decizii ale Managerului MNSDG.

6




COD: PO–BA-04


7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţii ale termenilorNr.crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1Procedura operaţională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.

2 Procedurile de atribuire

Procedurile de atribuire reglementate de prezenta lege, aplicabile pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru sau organizarea concursurilor de soluții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5), sunt următoarele:licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, negocierea competitivă, dialogul competitiv, parteneriatul pentru inovare, negocierea fără publicare prealabilă, concursul de soluţii, procedura de atribuire aplicabilă în cazul serviciilor sociale și al altor servicii specifice, procedura simplificată.

3 Contractul Contractul cu titlu oneros,asimilat, potrivit legii, actului administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulți operatori economici și una ori mai multeautorități contractante, care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

4 Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică

Concept economic care exprimă preţul cel mai probabil care se intenţionează a fi plătit pentru achiziţia unor produse, servicii sau lucrări, la o anumită dată, în anumite situaţii particulare.

5 Operator economic

Orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități.

6 Sistemul electronic de achiziţii publice

Denumit încontinuare SEAP-Desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire și în scopul publicării anunțurilor la nivel național.

7 Vocabularul comun al achiziţiilor publice

Nomenclatorul de referinţă în domeniul achiziţiilor publice, adoptat prin Regulamentul (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European şi al Consiliului, din 5 noiembrie 2002, privind Vocabularul comun privind achiziţiile publice (CPV).

8 DUAE Documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin utilizarea formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația pe propriarăspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor de calificare și selecție.

7




COD: PO–BA-04


Nr.crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

9 e-Certis Sistemul electronic implementat și administrat de Comisia Europeană cuprinzând informații privind certificate și alte documente justificative solicitate în mod obișnuit de autoritățile contractante în cadrul procedurilor de atribuire.

10 Acceptarea ofertei câştigătoare

Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire prin care autoritatea contractantă îşi manifestă acordul de a se angaja juridic în contractul de achiziţie publică ce va fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost desemnată câştigătoare.

11 Acord-cadru Acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorități contractante și unul ori mai mulți operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor și condițiilor care guvernează contractele de achiziție publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită perioadă, în special în ceeace privește prețul și, după caz, cantitățile avute în vedere.

12 Document al achiziţie

Anunțul de participare, documentația de atribuire, precum și orice documentsuplimentar emis de autoritatea contractantă sau la care aceasta face trimitere pentru a descrie ori stabili elemente ale achiziției sau ale procedurii de atribuire.

13 Documentaţie de atribuire

Documentul achiziției care cuprinde cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificațiile tehnice oridocumentul descriptiv, condițiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor de către candidați/ofertanți, informațiile privind obligațiile generale aplicabile.

14 Licitaţie electronică

Procesul repetitiv desfășurat prin mijloace electronice după o evaluare inițială completă a ofertelor, în cadrul căruia ofertanții au posibilitatea de a reduceprețurile prezentate și/sau de a îmbunătăți alte valori ale unor elemente ale ofertei, care permite clasificarea ofertelor prin metode automate de evaluare.

15 Propunere financiară

Parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de atribuire.

16 Propunere tehnică

Parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din documentaţia descriptivă.

17 Zile Zilele calendaristice, în afara cazului în care se prevede expres că sunt zile lucrătoare. Termenul exprimat în zile începe să curgă de la începutul primei ore a primei zile a termenului şi se încheie la expirarea ultimei ore a ultimei zile a termenului; ziua în cursul căreia a avut loc un eveniment sau s-a

8




COD: PO–BA-04


realizat un act al autorităţii contractante nu este luată în calculul termenului. Dacă ultima zi a unui termen exprimat altfel decât în ore este o zi de sărbătoare legală, o duminică sau o sâmbătă, termenul se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare

18 Caietul de sarcini

Descrierea obiectivă a produselor/serviciilor/lucrărilor necesare autorităţii contractante. Va conţine în mod obligatoriu specificaţii tehnice, în general acele cerinţe, prescripţii, caracteristici tehnice, cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile si lucrările, ce urmează a fi achiziţionate.

19 Persoane cu funcţii de decizie

Conducătorul autorităţii contractante, membrii organelor decizionale ale autorității contractante ce au legătură cu procedura de atribuire, precum şi orice alte persoane din cadrul autorităţii contractante ce pot influenţa conținutul documentelor achiziţiei şi/sau desfăşurarea procedurii de atribuire.

7.2. Abrevieri ale termenilorNr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1 PO Procedură operaţională2 E Elaborare 7 R Răspunde3 V Verificare 8 Co Colaborează4 A Aprobare 9 D Distribuie5 Ap. Aplicare 1

0G Gestionează documentul

6 Ah. Arhivare 11

ID I se difuzează

12 OMFP Ordinul Ministrului Finanţelor Publice13 MNSDG Muzeul Naţional al Satului „Dimitrie Gusti”14 Manager Manager15 DE Director Economic17 SBC Şef Birou Contabilitate18 SCIM Sistem de control intern/managerial19 RSCIM Responsabil cu Sistemul de control intern/managerial20 CS Compartiment de Specialitate21 SCS Şef Compartiment de Specialitate22 BA Birou Achiziţii23 CJ Consilier Juridic24 CPV Vocabularul Comun al Achiziţiilor Publice25 SEAP Sistemul electronic al achizitiilor publice

9




COD: PO–BA-04


8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi8.1.1 Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii de către personalul angajat a prevederilor legale care reglementează procesul de întocmire a documentaţiei pentru achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări în cadrul MNSDG.8.1.2 BA planifică şi întocmeşte, pe baza datelor stabilite în Programul anual al achiziţiilor publice, documentaţia de atribuire a Contractelor de achiziţie publică, organizează, coordonează şi finalizează procedurile de atribuire aferente acestora.

8.2. Documente utilizate8.2.1 Lista documentelor utilizate la elaborarea prezentei proceduri se regăseşte în

Lista incluzând Referinţe legislative în implementarea ordinului 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificările ulterioare, cu referire la Standardul 9: PROCEDURI şi în succesiunea documentelor prezentate mai jos:

Nr.

crtDenumire document

Provenienta

Documentaţia de atribuire a contractelor / acordurilor - cadru de furnizare / servicii:

Form

ular

e şi

con

tract

e vo

l.II1 Model Contract de furnizare

2 Model Contract de servicii

3 Model Acord – cadru de furnizare

4 Model Acord – cadru de servicii

5 Model Contract subsecvent de furnizare

6 Model Contract subsecvent de servicii

7 Declaraţie privind situaţia personală a operatorului economic

8 Informaţii generale

10




COD: PO–BA-04


9 Declaraţie privind lista principalelor livrări de produse în ultimii 3 ani

10 Declaraţie privind utilajele, instalaţiile, echipamentele tehnice

Nr.


Provenienta


Form

ular

e şi

con

tract

e vo

l.II

11 Declaraţie privind efectivul mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere

12 Declaraţie privind lista principalelor prestări de servicii

13 Informaţii referitoare la personalul de conducere

14 Model declaraţie subcontractanţi

15 Angajament Terţ susţinător financiar

16 Angajament privind susţinerea tehnică şi profesională

17 Declaraţie tert susţinător financiar

18 Declaraţie tert susţinător tehnic

19 Fişa de date a achiziţiei

20 Formular de ofertă – servicii

21 Centralizator de preţuri servicii

22 Formular de ofertă produse

23 Centralizator de preţuri produse

24 Grafic de livrare produse

25 Informaţii privind obligaţiile contractuale în curs

26 Lista privind utilajele şi echipamentele tehnologice, inclusiv dotările

27 Lista privind consumurile de resurse materiale

28 Model solicitare de clarificări

11




COD: PO–BA-04


29 Model acord de asociere

30 Model scrisoare de înaintare

31 Model raport intermediar al procedurii

Nr.


Provenienta


Form

ular

e şi

con

tract

e vo

l.II

32 Model declaraţie de disponibilitate

33 Model declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate

34 Model solicitare de clarificări către Autoritatea contractantă

35 Model comunicare privind rezultatul procedurii (către ofertantul desemnat câştigător)

36 Model comunicare privind rezultatul procedurii (către ofertantul respins)

37 Model comunicare privind rezultatul procedurii

38 Model de contestaţie

39 Model document constatator iniţial/final

40 Model declaraţie iniţială privind îndeplinirea cerinţelor de calificare

41 Declaraţie privind neîncadrarea

42 Program anual privind achiziţiile publice

43 Model proces-verbal al şedinţei de deschidere

44 Model raport final al procedurii

45 Declaraţie privind încadrarea în categoria întreprinderilor mici şi mijlocii

46 Certificatul de participare la licitaţii cu ofertă independentă

47 Referat de necesitate

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

12




COD: PO–BA-04


8.2.2.1 Documentele utilizate la elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de aplicare în implementarea Standardului 9: PROCEDURI.

8.2.2.2 Accesul la legislaţia aplicabilă pentru fiecare CS se face cu sprijinul CJ şi prin studiul individual al personalului angajat din MNSDG.

8.2.2.3 Documentele utilizate pentru elaborarea contractelor sunt: oferta tehnică, oferta financiară, caietul de sarcini.

8.2.2.4 Accesul la legislaţia aplicabilă în vederea consultării acesteia se face prin intermediul aplicaţiei informatice SINTACT sub licenţa MNSDG, la care au acces CS din cadrul MNSDG.

8.2.3. Circuitul documentelor8.2.3.1 Circuitul contractelor, în interiorul MNSDG, parcurge următoarele etape:

a) datele iniţiale ale contractului de la CS, care a iniţiat procedura şi BA CJ;b) contractul, elaborat de CJ CFPP, pentru acordare viză;c) contractul, cu viza CFPP Manager, pentru aprobare;d) contractul, aprobat de Manager CS, care a iniţiat procedura pentru

urmărire, derulare.8.2.3.2 Modelul de contract este pus la dispoziţia potenţialilor candidaţi de către BA.

8.3. Resurse necesare8.3.1. Resurse materiale: birouri, rechizite, linii telefonice, materiale informatice,

calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc.

8.3.2. Resurse umane: pentru implementarea standardului descris de prezenta procedură este implicată conducerea MNSDG şi personalul angajat din cadrul MNSDG.

8.3.3. Resurse financiare: BVC.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii

Obiective generale

Obiective specifice

Indicatori de performanţă

Valoare ţintă a

indicatorilor de

performanţă

Activităţi Acţiuni / Operaţii Riscuri

Atribuirea Contractelor de achiziţii

Achiziţia de produse / servicii si

Raportul dintre numărul de contracte

Încheierea Contractelor

Notificarea rezultatului către ofertanţi

Calificarea ofertanţilor cu oferte neconforme şi inacceptabile

13




COD: PO–BA-04


publice de produse, servicii şi lucrări prin elaborarea şi planificarea achiziţiilor publice, conform legislaţiei în vigoare

lucrări prin cerere de oferte şi licitaţie deschisă

încheiate şi numărul de obiective planificate

1

de achiziţie publicăîn termenele şi condiţiile stabilite în Legea 98/2016 pentru achiziţia de produse / servicii şi lucrări

Perioada de aşteptare pentru contestaţii soluţionarea contestaţiilor/ litigiilor

Contestaţii ale ofertantilor, după transmiterea rezultatelor

Semnarea contractului sau încheierea acordului-cadru

Omisiuni în stabilirea clauzelor contractuale

Urmărirea îndeplinirii prevederilor contractuale

Nerespectarea clauzelor contractualeVicii în comunicare între parţile contractante

Superficialitate în receptia bunurilor / serviciilor / lucrărilor

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2.1. Transmiterea Programului anual al achiziţiilor publice

8.4.2.1.1 Programul anual al achizitiilor publice aprobat, se transmite la BA, pentru planificarea şi elaborarea documentaţiei de atribuire a Contractelor de achiziţie publică.

8.4.2.1.2 După primirea Programului anual al achiziţiilor publice, aprobat, BA va anunţa persoanele responsabile cu întocmirea Caietului de sarcini, respectiv pe cele nominalizate în cadrul Programului anual al achiziţiilor publice în acest sens.

8.4.2.2. Selectarea procedurii de achiziţie publică

8.4.2.2.1 CS întocmeşte Refertul de necesitate, BA întocmeşte Notele justificative şi, după înregistrarea acestora în Registrul de intrare-ieşire, verifică dacă produsele solicitate de CS sunt disponibile.

8.4.2.2.2 Dacă produsele solicitate de CS, pe baza Referatului de necesitate, nu sunt disponibile şi au fost cuprinse în Necesarul de achiziţii, acestea se achiziţionează conform procedurii de aprovizionare.

8.4.2.2.3 Dacă produsele solicitate de CS, pe baza Referatului de necesitate, nu sunt disponibile şi nu sunt cuprinse în niciun document de previziune bugetară (necesare de achiziţii, caiete de sarcini, contracte, etc), BA solicită modificarea Programului anual al achiziţiilor publice.

8.4.2.3. Evaluarea caietului de sarcini

8.4.2.3.1 BA transmite electronic, în timp util, tuturor persoanelor responsabile, desemnate pentru întocmirea Caietelor de sarcini, în perioada înscrisă în Programul anual

14




COD: PO–BA-04


al achiziţiilor publice, centralizatorul din aplicaţie/ grupă sau cod CPV cu toate datele din necesarele de achiziţii anuale: denumire produs cu datele tehnice minime de identificare, unitate de măsură, cantitate, cod CPV, estimare valorică.

8.4.2.3.2 Caietul de sarcini se întocmeşte de către CS desemnat , în conformitate cu prevederile legale în vigoare privind achiziţiile publice, este semnat de şeful CS, este avizat de Manager.

Notă: Caietul de sarcini va conţine, în mod obligatoriu, datele specificate în Programul anual al achiziţiilor publice, la care se vor adăuga datele tehnice de identificare complete. Specificaţiile tehnice trebuie să permită oricărui ofertant accesul legal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurenţa între operatorii economici.

8.4.2.3.3 Nota justificativă, cu propunerea pentru procedura de achiziţie, se trimite spre aprobare Managerului. Aceasta se semnează şi de CJ, dacă se organizează altă procedură decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă.

8.4.2.3.4 Estimarea valorii achizitiei trebuie, conform legislaţiei în vigoare, să reflecte cât mai exact valoarea viitorului Contract de achiziţie publică, conform Caietului de sarcini.

8.4.2.3.5 Estimarea valorică şi Caietul de sarcini se transmit la BA pentru întocmirea documentaţiei de atribuire a Contractului de achiziţie publică.

8.4.2.4. Elaborarea documentaţiei de atribuire/de selectare8.4.2.4.1 Documentaţia pentru elaborarea şi efectuarea achiziţiei publice, trebuie să fie

în conformitate cu prevederile legale în vigoare privind achiziţiile publice şi este structurată astfel:

a) Anunţ de intenţie, dacă este cazul – se transmite de BA la SEAP şi Monitorul Oficial (după caz);

b) Caietul de sarcini – se întocmeşte de CS responsabil desemnat în Contract şi se pune la dispoziţia BA pentru a se transmite potenţialilor candidaţi,conform Anunţului de participare;

c) Anunţuri de participare (anunţuri pentru elaborarea şi prezentarea ofertei) – se întocmesc de BA şi se transmit la SEAP şi Monitorul Oficial (după caz);

d) Documentaţia de atribuire a contractului – se întocmeşte de BA şi se semnează de către şeful BA, şeful CS, CJ , SBC, Manager.

8.4.2.5. Derularea procedurii de atribuire a contractelor8.4.2.5.1 Pentru asigurarea transparenţei atribuirii Contractelor de achiziţie publică, BA

are obligaţia de a publica un Anunţ de participare, ori de câte ori se doreşte să se atribuie un Contract de achiziţie publică, sau să se încheie un acord-cadru. Anunţul de participare va fi transmis, spre publicare, la SEAP şi Monitorul Oficial (după caz), atunci când se iniţiază proceduri de atribuire a Contractelor de achiziţie publică.

8.4.2.5.2 BA întocmeşte şi pune la dispoziţie potenţialilor candidaţi, Documentaţia de 15




COD: PO–BA-04


atribuire/ selectare/preselectare, conform legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice.8.4.2.5.3 Propunerea componenţei Comisiei de evaluare se face de către BA, aceasta

este analizată cu SCS implicat, iar Decizia de numire a comisiei de evaluare este elaborată de RRU şi este supusă aprobării Managerului. Comisia de evaluare trebuie să îndeplinească cerinţele legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice.

8.4.2.5.4 Etapele procesului de derulare a procedurilor de achiziţie publică sunt următoarele:

a) primirea cadidaturilor, selectarea/preselectarea candidaţilor, dacă este cazul;b) derularea rundelor de discuţii, dacă este cazul;c) respectarea termenelor minime pentru elaborarea ofertelor;d) primirea ofertelor la adresa menţionată în Anunţul de participare, Monitorul

Oficial, după caz;e) desfăşurarea şedinţei de deschidere; f) deschiderea ofertelor de către Comisia de evaluare;g) examinarea şi evaluarea ofertelor de către Comisia de evaluare, pe baza

criteriilor stabilite în Caietul de sarcini, Fişa de date a achiziţiei, Anunţul public, clarificări dacă este cazul;

h) stabilirea ofertei câştigătoare, de către Comisia de evaluare;i) anularea procedurii de achiziţie publică, dacă este cazul;j) elaborarea raportului privind procedura de atribuire, de către secretarul

Comisiei de evaluare şi aprobarea de către membrii acesteia.8.4.2.5.5 Componenţa Comisiei de evaluare este următoarea:

a) preşedintele Comisiei de evaluare este desemnat, de regulă, şeful CS care a întocmit Caietul de sarcini;

b) CJ;c) secretarul şi membrii Comisiei de evaluare, se constituie din BA şi CS.

8.4.2.5.6 Dacă este cazul, Comisia de evaluare poate face următoarele anunţuri:a) solicitări pentru completarea documentelor lipsă; b) corectarea viciilor de formă, omisiuni sau neconcordanţe, corectarea erorilor

aritmetice;c) clarificări privind propunerea tehnică şi calificarea;d) respingerea ofertelor;e) alte documente, conform prevederilor legale în vigoare privind achiziţiile

publice.

8.4.2.6. Atribuirea Contractului de achiziţie publică8.4.2.6.1 Contractul de achiziţie publică sau acordul-cadru se atribuie conform

legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice, astfel:a) preşedintele Comisiei de evaluare transmite notificarea rezultatului către toţi

ofertanţii;b) se respectă perioada de aşteptare pentru contestaţii;c) se realizază soluţionarea contestaţiilor/ litigiilor, dacă este cazul – prin Consiliul

Naţional de soluţionare a contestaţiilor;d) se semnează contractul, sau se încheie acordul-cadru;

16




COD: PO–BA-04


e) BA transmite, spre publicare, anunţul de atribuire în SEAP şi opţional în Monitorul Oficial.

8.4.2.7. Finalizarea Dosarului de achiziţie publică

8.4.2.7.1 BA întocmeşte şi păstrează Dosarul de achiziţie publică.8.4.2.7.2 Dosarul de achiziţie publică trebuie să cuprindă toate documentele întocmite/

primite în cadrul unei proceduri de atribuire, conform legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice:

a) Referatul de necesitate privind iniţierea procedurii de achiziţie şi Caietul de sarcini;

b) Nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecţie, criteriului de atribuire dacă este cazul;

c) Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restransă;

d) Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;e) anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este

cazul;f) anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, şi/sau,

după caz, invitaţia de participare; documentaţia de atribuire;g) formularele de ofertă şi documentele depuse de ofertanţi, în cadrul procedurii

de atribuire;h) Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor; solicitările de clarificări,

precum şi clarificările transmise/primite; raportul procedurii de atribuire;i) dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii de atribuire, către ofertanţii

câştigătorij) Contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate; k) anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;l) contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, dacă este cazul; m) avizul consultativ emis în conformitate cu prevederile legale,

referitor la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul;

n) documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant.

17




COD: PO–BA-04


8.4.2.8 Derularea contractului de achiziţie publică

8.4.2.8.1 Graficul de livrare se semnează de către CS care a întocmit Caietul de sarcini şi se aprobă de Manager.

8.4.2.8.2 Şeful CS, care a întocmit Caietul de sarcini, este numit responsabil al Contractului de achiziţie publică şi primeşte copii după acesta, respectiv după actele adiţionale şi documentele legate de acesta, pentru monitorizare cantitativă, respectând cadrul legal specific.

8.4.2.8.3 Eliberarea garanţiei de bună execuţie se face la cererea furnizorului, după finalizarea contractului şi verificarea respectării clauzelor contractuale.

8.4.2.8.4 Evaluarea furnizorului se face în conformitate cu procedura de aprovizionare.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii8.4.3.1 Activitatea BA se cuantifică prin raportul dintre numărul de obiective/ dotări

finalizate şi numărul total de obiective/ dotări prevazute în Programul anual al achiziţiilor publice.

8.4.3.2 Pentru îmbunătăţirea procesului de achiziţie publică, BA analizează modul în care a fost îndeplinit contractul, măsura în care au fost satisfacute nevoile MNSDG, punctele tari şi punctele slabe ale procedurii de atribuire a Contractului de achiziţie publică.

18




COD: PO–BA-04


9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Compartimentul (postul / acţiunea / operaţiunea)Funcţii implicate în implementarea PO-BA-04

9.1 Manager9.2 Şef

Comisie Evaluare

9.3 RRU 9.4 BA 9.5 SCS 9.6 CJ

Responsabilităţi privind:

A - E ID -a) Programul anual al achiziţiilor publice

b) Caietul de sarciniA - ID E; ID -

c) Documentaţia de atribuire a contractului de achiziţie publică A - E - -

d) Anunţuri de intenţie/ de participare /de atribuire A E - - -

e) Contractul de achiziţie publicăA - - - E

f) Decizia pentru Comisia de evaluareA - E - - -

g) Raportul privind procedura de atribuire A E - - - -

19




COD: PO–BA-04


10. Anexe, înregistrări, arhivăriNr.

anexăDenumirea

anexeiElaborator Aprobă Număr de

exemplareDifuzare Arhivare Alte

elementeLoc Perioadă0 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Programul anual al achiziţiilor publice

BAManager

4 BA,SCS

BA 1 an

2 Caiet de sarcini

SCSManager

4 BA, SCS

BA 5 ani

3 Documentaţia de atribuire a contractului de achiziţie publică

BAManager

1 - BA 5 ani

4 Anunţuri de intenţie/ de participare /de atribuire

sef Comisie evaluare Manager

1 - SEAP/MO

5 Contract de achiziţie publică

CJManager

2 BA

6 Decizia pentru Comisia de evaluare

RRU Manager 2 BA

7 Raportul privind procedura de atribuire

secretar Comisie evaluare

Manager 2 BA

20




COD: PO–BA-04


11. CUPRINSNumărul

componentei încadrul procedurii

operaţionaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea

ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

1

2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

2

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

3

4 Scopul procedurii operaţionale 45 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 56 Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii

procedurate6

7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7-9

8 Descrierea procedurii operaţionale 10-189 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 19

10 Anexe, înregistrări, arhivări 2011 Cuprins 21

21

Controlul documentelor - Muzeul...

Documents

Transcript of Controlul documentelor - Muzeul...