Controlul Documentar Contabil

23
UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL CONDUCĂTOR ŞTIINŢIFIC: STUDENŢI:

description

bbbb

Transcript of Controlul Documentar Contabil

Page 1: Controlul Documentar Contabil

UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI

FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONDUCĂTOR ŞTIINŢIFIC:

STUDENŢI:

BUCUREŞTI 2013

Page 2: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

C U P R I N S

I N T R O D U C E R E..............................................................................................................1

1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL 2

1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL..............................................................................................2

1.2 SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE SI FLUXUL LOR INFORMAŢIONAL..............................4

1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL..........................................................................4

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL...................................................................................................6

2.1 SCURTĂ PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL..........................................................................6

2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUŢIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI...................................7

CONCLUZII...........................................................................................................................11

ANEXE.....................................................................................................................................12

B I B L I O G R A F I E............................................................................................................14

Page 3: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

I N T R O D U C E R E

În cadrul acestui proiect va prezentam procesul de control documentar – contabil.

Acesta presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi

activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a

înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile şi a bilanţurilor.

Bazele proiectului se reflecta in studiul de caz prezentat cu referinta la procesul de control

documentar contabil efectuat in cadrul firmei S.C. GEOCOS SRL. Astfel cu ajutorul

bilanţului contabil observam evoluţia capitalurilor proprii ale firmei pe parcursul exerciţiului

2011 – 2012.

1

Page 4: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL

1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL

Acest procedeu presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei

operaţiilor şi activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi

centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile

şi a bilanţurilor.

Controlul documentar contabil poate fi:

- preventiv – efectuat asupra documentelor de dispoziţie;

- ulterior – efectuat cu ajutorul documentelor de execuţie care fac dovada producerii efective a

operaţiilor economice şi financiare.

Sarcinile organelor care efectuează controlul documentar contabil sunt complexe

deoarece trebuie să urmărească concomitent dacă documentele justificative respectă condiţiile

de formă dar şi pe cele de fond.

Investigaţia reprezintă modalitatea prin care organul de control obtine informaţii din

partea personalului a cărui activitate se controlează. Aceasta implică studierea unor informaţii

care nu rezultă din documentele puse la dispoziţie.

În acest context, investigaţia nu este o sursă demnă de încredere, însă reprezintă un

supliment de informaţie pentru organul de control.

Cu ajutorul analizei contabile se determină conturile în care trebuie înregistrată

operaţia şi relatia dintre ele. Elementele patrimoniale de activ şi pasiv se reflectă în

contabilitate cu ajutorul conturilor sintetice şi analitice.

Conturile sintetice oglindesc elementele de activ şi pasiv în expresie bănească pe

grupe sau categorii iar conturile analitice oglindesc părţi componente ale acestora în expresie

bănească şi cantitativă.

Între conturile sintetice şi cele analitice există o strânsă legătură iar pentru controlul

concordanţei dintre datele unui cont sintetic şi acelea din conturile sale analitice se utilizează

balanţa analitică de control.

Contabilitatea dispune de un sistem de control în care reflectarea operatiilor rezultate

din mişcarea şi transformarea valorilor materiale şi băneşti are la bază principiul dublei

înregistrări. Acest principiu face posibilă cuprinderea cu ajutorul sistemului conturilor a

întregului obiect al contabilităţii şi menţinerea unui echilibru permanent necesar pentru

controlul exactităţii datelor înregistrate în conturi.

2

Page 5: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Cu ajutorul balanţei sintetice de control se semnalează înregistrarea greşită a unor

operaţii economice, ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, însumarea

eronată a rulajelor sau stabilirea greşită a soldurilor.

Erorile de înregistrare se identifică prin intermediul egalităţilor care trebuie să existe

între totalurile diferitelor coloane, precum şi prin intermediul corelaţiilor care sestabilesc cu

ajutorul lor.

Posibilităţile de descoperire a erorilor cu ajutorul balanţei sintetice de control contabil

prin egalităţile dintre coloane sunt limitate numai la acele erori care se bazează pe inegalităţi,

fără a sesiza şi erorile care denaturează sensul înregistrărilor, cum sunt:

- omisiunile de înregistrare a operaţiilor;

- erorilor de compensaţie;

- erorile de imputaţie;

- erorile de înregistrare în registrul jurnal.

Omisiunile de înregistrare constau în faptul că operaţia economică nu este înregistrată

nici în debit, nici în credit. Acestea sunt identificate prin punctarea documentelor sau în urma

găsirii unor documente ce nu poartă pe ele menţiunea de înregistrare, precum şi ca urmare

unor reclamaţii sau sesizări.

Erorile de compensaţie se datorează raportării greşite a sumelor din jurnal sau din

documentele justificative în “Cartea mare”, în sensul că s-a trecut o sumă în minus egală cu

cea trecută în plus în aceaşi parte a unuia sau mai multor conturi astfel încât pe total cele două

categorii de erori se compensează.

Conducătorul unităţii şi cel al compartimentului financiar-contabil răspund de

realizarea şi exactitatea datelor cu privire la modul de realizare a indicatorilor economico-

fiananciari raportaţi prin bilanţul conatabil.

În vederea depunerii bilanţului contabil, conducătorul compartimentului financiar-

contabil are obligatia să controleze respectarea prevederilor din normele metodologice

privind:

- întocmirea, verificarea şi centralizarea bilanturilor contabile;

- asigurarea corelaţiilor dintre indicatorii din formulare;

- concordanţa datelor din anexele de bilanţ, cu cele din bugetul de venituri şi cheltuieli.1

1 P. Popeangă - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 1999

3

Page 6: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1.2 SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE SI FLUXUL LOR INFORMAŢIONAL

Pentru verificare, auditorul utilizează urmatoarele documente primare:

a) Factura de cumpărareb) Factura de vânzarec) Jurnal de vânzarid) Jurnal de cumpărarie) Deconturi de TVAf) NIR-urig) Proces verbal de punere in funcţiuneh) Foaie de calcul a amortizărilori) Registrul jurnalj) Balanta de verificare

Fig.1.1 Schema fluxului documentar contabil din cadrul unei intreprinderi

1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL

Controlul documentar contabil se exercită printr-o serie de modalităţi sau tehnici care

se utilizează selectiv şi combinat. Cele mai importante sunt:

- controlul cronologic;

- controlul invers cronologic;

- controlul sistematic;

- controlul reciproc;

- controlul incrucişat;

4

Page 7: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- investigaţia de control;

- examenul critic;

- analiza contabilă;

- analiza pe baza balanţei de control sintetică şi analitică;

- tehnica corelaţiilor bilanţiere.

Controlul cronologic se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării şi îndosarierii

documentelor. Această formă de control distribuie atenţia organului de control asupra unui

volum mare de operaţii de diferite feluri, necesită folosirea unui bogat material legislativ

nedând posibilitatea urmăririi unei anumite probleme de la început şi până la sfârşit.

Control invers cronologic se exercită de la sfârşitul spre începutul perioadei de control. Se

utilizează, de regulă, atunci când la constatarea unei abateri este necesar să se stabilească

momentul când aceasta s-a produs sau atunci când se constată anumite omisiuni sau erori

de înregistrare pentru identificarea cărora este necesar cercetarea document cu document.

În controlul sistematic sau pe probleme documentele sunt grupate în funcţie de o

anumită problematică şi apoi se verifică în ordine cronologică. Controlul pe probleme este o

metodă mai eficientă de examinare a documentelor prin faptul că dă posibilitatea să se

urmărească cu mai multă atenţie un anumit obiectiv.

Controlul reciproc constă în confruntarea la aceiaşi unitate a unor documente sau

evidenţe cu conţinut identic însă diferite ca format pentru aceleaşi operatii sau operaţii diferite

dar care au o legătură reciprocă.

Controlul încrucişat constă în cercetarea şi confruntarea tuturor exemplarelor unui

document existent la unitate controlată precum şi la acele unităţi cu care s-au făcut decontări.

Pe lângă confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul încrucişat

cuprinde documente sau evidenţe diferite din a căror confruntare se pot desprinde

neconcordanţe care privesc aceaşi operaţie.

Controlul documentar-contabil este cel mai utilizat în practica economică şi

financiară. Poate fi preventiv sau ulterior şi se realizează pe baza documentelor justificative care le

reflectă.2

2 M. Boulescu -Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 1997

5

Page 8: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL

2.1 SCURTĂ PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL

Firma SC GEOCOS SRL ,este o societate cu raspundere limitată ,inregistrată la

Oficiul Registrului Comerţului ILFOV în anul 2005 . Sediul principal şi punctul de lucru în

care societatea îşi desfăşoară activitatea aflându-se in Municipiu Bucuresti .

Forma juridică a societăţii este “societate cu aspundere limitată “ cu capital privat

integral român ,constituită potrivit Legii 195/1997 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a

Guvernului nr.32/1997 pentru modificarea şi completarea Legii nr.31/1990 privind societăţile

comerciale , iar durata societaţii este nelimitata.

Capitalul social subscris şi varsat ( în numerar) al firmei S.C. GEOCOS SRL. a fost la

înfiinţare 200 RON divizat in 20 de parti sociale ,cu o valoare nominala a unei parti sociale de

10 RON.

SC GEOCOS SRL are ca principal obiect de activitate Comert cu amanuntul a

pestelui,crustaceelor si molustelor SC GEOCOS SRL sunt comercializate atat prin unităţile

proprii tip pescarie cât şi catre terţi

Activitatea de producţie se desfăşoară într-un spaţiu modern amenajat , dotat cu utilaje

performante şi cu o capacitate de producţie în fluxul de fabricaţie stabilit în conformitate cu

noile cerinţe ale Uniunii Europene .

Societatea are încheiate contracte ferme cu furnizorii de materii prime ,

materiale ,utilaje, servicii. Dintre furnizorii de materii prime cei mai importanti sunt : SC

OCEANFISH SRL,SC CHICFISH IMPOR EXPORT SRL,SC VIG2000 SRL.

Conducerea firmei este asigurată de o echipa manageriala cu oameni de specialitate şi

cu o bogată experienţă în domeniu .AdministratorTUGUI IOANA, TUGUI VIOREL,

Departamentul Vanzari DOLOPCI AUREL, LINCAN ELVIS MIHAI, VASILESCU

DUMITRU.

Procesul de control documentar este efectuat de catre Garda Financiara

În cadrul controlului efectuat se cer urmatoarele documente:

- actele firmei

- certificatul constatator

- intrări, facturi, registre fiscale

- registru jurnal

- bon fiscal

- raportul x

6

Page 9: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- verificarea casei

- verificare facturilor

- verificarea nirului

- verificarea situaţiei pe ultimile 3 luni(balanta)

- bilanţul la 30 iulie

- registrul unic de control

2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUŢIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI

De la înfiinţare şi până în prezent SC GEOCOS SRL a cunoscut o creştere

spectaculoasă a capitalurilor proprii .Această creştere a fost determinată de politica

managerială şi financiară a conducerii firmei care a înţeles că succesul unei afaceri se obţine

prin capitalizarea unei părţi din patrimoniul acesteia concomitent cu dezvoltarea şi

retehnologizarea impusa de evoluţia afacerii .

Capitalul subscris şi varsat a SC GEOCOS SRL la infiinţarea firmei în anul 2005 a

fost în suma de 200 RON.

Evoluţia “Capitalurilor proprii “ a firmei SC GEOCOS SRL de la infiinţare şi până în

prezent a fost urmatoarea :

• la infiinţarea firmei în anul 2005 “Capitalul subscris şi vărsat a fost de 200 RON.

• în anul 2010-2011 societatea a înregistrat o pierdere contabilă netă în sumă de

-70.948RON.

Judet: Ilfov

Oraş: Mogoşoaia

Adresa: Str. VALEA PARCULUI 11 Mogoşoaia

Cod Poştal: 77135

Telefon:

Cod Unic de Identificare: RO 17599177

Nr. Registrul Comerţului: J23/982/2005

Stare societate : INREGISTRAT din data 18 Mai 2005

Anul înfiinţarii : 2005

Informaţii din data de 20-May-2010

Firma Înfinţata in anul 2005

Ultima Înregistrare la ANAF(*): 13 Iunie 2008

Prelucrarea ultimelor informaţii depuse la ANAF(**): 16 Iunie 2008

7

Page 10: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Agent comercial îinregistrat ca platitor de impozit pe profit înregistrat la data de 23-

05-2005

Firma platitoare de tva incepand cu data de 23-05-2005

Plata contribuţiei de asigurari sociale platite începand cu data de 01-01-2008

Plata contribuţiei de asigurari pentru şomaj platite începand cu data de 01-01-2008

Plata contribuţiei angajatorilor pentru Fondul de garantare pentru plata creantelor

sociale începand cu data de 01-01-2008

Plata contribuţiei pentru asigurari de sanatate începand cu data de 01-01-2008

Plata contribuţiei pentru concedii si indemnizaţii de la persoane juridice sau fizice 01-

01-2008

Plata pentru impozitul pe venitul din salarii asimilate salariilor incepand cu data de 01-

01-2008

SC GEOCOS SRL - Date Economice

Cifra de faceri: 24,992 Lei

Profitul net: 0 Lei

Pierdere net: 16,946 Lei

Profit brut: 0 Lei

Pierdere brut: 15,846 Lei

Salariaţi: 2 angajaţi

Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din :

Comerţ cu amanuntul în magazine nespecializate, cu vanzare predominanta de produse

alimentare, bauturi si tutun

Datorii Total: 110,624 Lei

Cheltuieli totale: 40,838 Lei

Venituri totale: 24,992 Lei

Active imobilizate TOTAL: 0 Lei

Active circulante TOTAL: 54,341 Lei

Stocuri: 50,526 Lei

Disponibilitaţi baneşti / Casa si conturi la banci: 0 Lei

Creanţe: 2,697 Lei

Cheltuieli in avans 0 Lei

Venituri in avans 0 Lei

Capitaluri: -56,283 Lei

8

Page 11: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Patrimoniul regiei: 0 Lei

Patrimoniul public: 0 Lei

Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 0 Lei

Capital social subscris si varsat: 500 Lei

RAPORT UL CONTROLULUI DOCUMENTAR CONTABIL REALIZAT IN

DATA DE 30/12/2011

Am auditat situaţiile financiare ale SC GEOCOS SRL., formate din bilanţ, contul de

profit şi pierdere, situaţia modificarilor capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie şi

notele explicative la situaţiile financiare anuale la data de 31.12.2010, intocmite în

conformitate cu OMFP 3055/2009, Legea contabilitaţii nr.82/1991R cu modificările şi

completările ulterioare.

Conducerea este responsabilă pentru întocmirea şi prezentarea fidela a acestor situaţii

financiare în conformitate cu Reglementarile contabile aplicabile. Aceasta responsabilitate

include: proiectarea, implementarea şi mentinerea unui sistem de control intern adecvat pentru

întocmirea şi prezentarea fidelă a unor situaţii financiare care să nu conţina anomalii

semnificative, datorate erorilor sau fraudei; selectarea şi aplicarea de politici contabile

adecvate; şi realizarea de estimari contabile rezonabile pentru circumstanţele existente.

Responsabilitatea noastră este de a exprima o opinie cu privire la aceste situaţii

financiare în baza auditului efectuat. Am efectuat auditul în conformitate cu Standardele

Internaţionale de Audit. Aceste standarde cer ca noi să ne conformam cerinţelor etice, să

planificăm şi să realizăm auditul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că situaţiile

financiare nu cuprind denaturări semnificative.

Un audit implică aplicarea de proceduri pentru obţinerea probelor de audit

referitoare la sume şi alte informaţii publicate în situaţiile financiare. Procedurile de audit

selectate depind de rationamentul profesional al auditorului, inclusiv evaluarea riscurilor ca

9

Page 12: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

situaţiile financiare sa prezinte anomalii semnificative datorate erorilor sau fraudei. În

respectiva evaluare a riscurilor, auditorul analizeaza sistemul de control intern relevant pentru

intocmirea si prezentarea fidelă a situaţiilor financiare ale societaţii, cu scopul de a proiecta

proceduri de audit adecvate in circumstantele date, dar nu în scopul exprimarii unei opinii cu

privire la eficacitatea sistemului de control intern al societaţii. Un audit include de asemenea,

evaluarea principiilor contabile folosite si a gradului de rezonabilitate a estimarilor făcute de

conducerea societaţii, precum si evaluarea prezentarii generale a situaţiilor financiare.

Consideră ca probele de audit pe care le-am obţnut sunt suficiente si adecvate pentru a

formă,obază pentru opinia noartră de audit.

În opinia noastră situaţiile financiare nu prezintă o imagine fidelă, sub toate

aspectele semnificative, a poziţiei financiare a societaţii la 31 decembrie 2011 şi a rezultatelor

din exploatare, pentru anul încheiat, în conformitate cu Standardele Internationale de

Contabilitate şi normele naţionale. Opinia acordată este una cu rezerve, deoarece societatea a

omis descarcarea din gestiune a unei cladiri, fapt ce a generat proba de audit 6, şi totodată nu

a inregistrat amortizarea unui utilaj, lucru ce a condus la obţinerea probei de audit 9 . Aceste

doua probe de audit au fost considerate semnificative, fapt pentru care consideram ca

situaţiile financiare ale societaţii cuprind denaturări ale imaginii fidele în prezentarea

informaţiilor din situaţiile financiar-contabile.

Data raportului: 31.12.2011

Auditor, S.C E-AUDITOR S.R.L.

10

Page 13: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONCLUZII

Controlul documentar contabil se realizează periodic in cadrul intreprinderi atat în

plan cat şi de către agenţii externi , aşa cum avem situaţia controlului efectuat la firma SC

GEOCOS SRL afectuat de catre o firma externa de audit. În urma controlului s-a constat

astfel o serie neclaritaţi referitoare la înregistrarea în gestiune a activelor firmei , părerea

auditorilor fiind de altfel rezervata în acest sens. În opinia noastra întreprinderea conform

documentelor contabile prezentate la efectuarea controlului realizat de către auditori firma nu

prezinta o imagine fidela asupra patrimoniului acesteia ducand la denaturarea situaţiei

financiare.

11

Page 14: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

ANEXE

12

Page 15: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

13

Page 16: Controlul Documentar Contabil

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

B I B L I O G R A F I E

1. M. Boulescu - Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 19972. P. Popeangă - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 19993. P. Brezeanu – Audit si control financiar4. Camera Auditorilor din România - Audit financiar 2000, Editura Economică, Bucureşti, 20005. Collins L. şi Vallin G. - Audit et Contrôle Interne, Dalloz, Paris, 2000

14