Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este...

27
www.infrasoft.ro Pagina 20 Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office Documenta DMS Manual Utilizator Modul Integrare Office Autor INFRASOFT SRL Dată creare Iulie 2015 Data ultimului review Iulie 2015 Document Ref DMS.CONN.04.3 Versiune 6.7 Descriere Documentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului Integrare Office – Word, Excel, Power Point. Audienţa Prezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS. Modul Integrare Office

Transcript of Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este...

Page 1: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Documenta DMS

Manual UtilizatorModul Integrare Office

Pagina 1www.infrasoft.ro

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareIulie 2015

Data ultimului reviewIulie 2015

Document RefDMS.CONN.04.3

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului Integrare Office – Word, Excel, Power Point.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.

Modul Integrare Office

Page 2: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

CuprinsConfigurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint................................................................2

Integrare Word..................................................................................................................3

Integrare Excel................................................................................................................13

Pagina 2www.infrasoft.ro

Page 3: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint

Opţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi

PowerPoint. Utilizatorii pot deschide, salva, crea noi versiuni, genera documente folosind

şabloanele de documente și edita metadatele direct în aplicațiile Microsoft.

La deschiderea unui fişier Word, Excel sau PowerPoint, se setează datele de conectare în tabul Documenta>Autentificare.

Aceste date de conectare pot fi modificate în funcție de utilizatorul folosit și în Documenta WEB.

Nume utilizator: numele de utilizator Documenta DMS Parola: parola utilizata pentru logare in Documenta DMS

Pagina 3www.infrasoft.ro

Page 4: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Integrare Word

Bară meniu Documenta integrată.

Crearea de document din şablon se realizează acționând tab-ul „Document din sablon”. Acestea sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Salvare document.

Pagina 4www.infrasoft.ro

Page 5: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Hint: Se recomandă debifarea opțiunii de salvare automată a documentului word. Acest pas se realizează accesând în Word: File – Options – Save.

Selecție automată a dosarului de destinație.

Pagina 5www.infrasoft.ro

Page 6: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor.

Atributele documentului sunt editabile direct în Word din butonul de „Proprietați”. Setarea unei categorii de document se poate realiza acționând butonul „Schimba

categorie document”.

Pagina 6www.infrasoft.ro

Page 7: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Pentru adăugarea unui Partener sau Contact nou, se acționează butonul . Selectând una din cele doua categorii, se poate introduce un nou Partener/Contact,

informație ce va fi disponibilă și în Documenta WEB.

La salvare, informatiile sunt automat disponibile în Documenta WEB.

Pagina 7www.infrasoft.ro

Page 8: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Se selectează documentul creat din locația în care acesta a fost salvat și se acționează butonul „Preview”din Side Panel pentru previzualizarea acestuia cu atributele completate automat.

Prin acționarea butonului „Proprietăți”, utilizatorul poate vizualiza următoarele informațiile:

Pagina 8www.infrasoft.ro

Page 9: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Element Explicație

General Conține link-ul direct către documentul respectiv, categoria documentului, directorul părinte, data când a fost creat/modificat, dimensiunea, utilizatorul care a efectuat modificări pe document, starea documentului: blocat de un utilizator/liber, comentarii, folder-ul în care se află documentul din directorul ales, tag-uri.

Atribute Atributele setate pe acel tip de document cu informațiile aferente dacă acestea au fost completate.

Registratură Registrul în care documentul a fost înresgistrat sau posibilitatea înregistrării acestuia. Atașarea la un alt document sau generare cod de bare.

Documente anexate Anexarea de documente.

Semnături Informații cu privire la existența semnăturilor electronice pe document.

Atributele pot fi vizualizate și modificate acționând și iconița de proprietăți din Side Panel.

Pagina 9www.infrasoft.ro

Page 10: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Documentul se poate înregistra din Word iar ulterior alegerii registrului și completării câmpurilor din ecran, documentul va primi număr și data în registrul selectat.

Registrele sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Pagina 10www.infrasoft.ro

Page 11: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

După salvarea informațiilor și prin selectarea butonului „Register” se va putea vizualiza numărul cu care documentul a fost înregistrat.

Prin selectarea butonului „View” se poate vizualiza documentul în formatele de ieșire stabilite pentru acel tip de document cu atributele completate. După selectarea formatului dorit, se acționează butonul „Ok” iar documentul se va deschide în bara de start cu atributele completate.

Pagina 11www.infrasoft.ro

Page 12: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Trimiterea documentului prin e-mail se realizează acționând tab-ul „Mail” iar documentul va fi atașat la un e-mail nou ce se va deschide automat.

Pentru transmiterea versiunii documentului cu atributele completate, se acționează mai întâi tab-ul „View”, se alege formatul corespunzator si din fereastra deschisă cu acel format se acționează tab-ul „Mail”.

Pagina 12www.infrasoft.ro

Page 13: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Trimiterea documentului pe fluxuri de lucru se realizează acționând tab-ul „Send to workflow”(Transmitere pe flux de lucru).

Fluxurile de lucru sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Pagina 13www.infrasoft.ro

Page 14: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Integrare Excel

Bară meniu Documenta integrate.

Pagina 14www.infrasoft.ro

Page 15: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Crearea de document din şablon se realizează acționând tab-ul „Document din sablon”. Acestea sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Salvare document.

Pagina 15www.infrasoft.ro

Page 16: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Hint: Se recomandă debifarea opțiunii de salvare automată a documentului excel. Acest pas se realizează accesând în Excel: File – Options – Save.

Selecție automată a dosarului de destinație.

Pagina 16www.infrasoft.ro

Page 17: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor.

Atributele documentului sunt editabile direct în direct în Excel din butonul de “Proprietați”.

Setarea unei categorii de document se poate realiza acționând butonul „Schimba categorie document”.

Pagina 17www.infrasoft.ro

Page 18: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Pentru adăugarea unui Partener sau Contact nou, se acționează butonul . Selectând una din cele doua categorii, se poate introduce un nou Partener/Contact,

informație ce va fi disponibilă și în Documenta WEB.

Pagina 18www.infrasoft.ro

Page 19: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

La salvare, informatiile sunt automat disponibile în Documenta WEB.

Se selectează documentul creat din locația în care acesta a fost salvat și se acționează butonul „Preview”din Side Panel pentru previzualizarea acestuia cu atributele completate automat.

Hint: Prin acționarea butonului „Proprietăți”, utilizatorul poate vizualiza informațiile referitoare la document conform explicațiilor descrise la capitolul „Integrare Word”.

Documentul se poate înregistra din Excel iar ulterior alegerii registrului și completării câmpurilor din ecran, documentul va primi număr și data în registrul selectat.

Registrele sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Pagina 19www.infrasoft.ro

Page 20: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

După salvarea informațiilor și prin selectarea butonului „Register” se va putea vizualiza numărul cu care documentul a fost înregistrat.

Pagina 20www.infrasoft.ro

Page 21: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Prin selectarea butonului „View” se poate vizualiza documentul în formatele de ieșire stabilite pentru acel tip de document cu atributele completate. După selectarea formatului dorit, se acționează butonul „Ok” iar documentul se va deschide în bara de start cu atributele completate automat.

Pentru transmiterea versiunii documentului cu atributele completate, se acționează mai întâi tab-ul „View”, se alege formatul corespunzator si din fereastra deschisă cu acel format se acționează tab-ul „Mail”.

Pagina 21www.infrasoft.ro

Page 22: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Trimiterea documentului pe fluxuri de lucru se realizează acționând tab-ul „Send to workflow”(Transmitere pe flux de lucru).

Fluxurile de lucru sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.

Pagina 22www.infrasoft.ro

Page 23: Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint · Web viewOpţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi PowerPoint. Utilizatorii pot deschide,

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office

Pagina 23www.infrasoft.ro