Biblioteca ca sistem tehnologic: conceptualizare, sistem, funcţii, asigurare documentară.

Experienţe reprezentative ale Bibliotecii Republicane Ştiinţifice Agricole a UASM

Viorica LUPU, director adjunct BRŞA, preşedinte al secţiunii ABRM „Procese

tehnologice de bibliotecă”

De ce trebuie tratată De ce trebuie tratată biblioteca ca sistembiblioteca ca sistem tehnologic tehnologic??

Biblioteca este producător de produse şi prestator de servicii

Calitatea produselor şi serviciilor informaţionale este asigurată în procesul de producţie

O calitate înaltă nu poate fi asigurată fără un sistem tehnologic optim

sistem tehnologicsistem tehnologic

o totalitate de elemente constructiv interdependente, care alcătuiesc un întreg organizat, bine structurat, ce funcţionează şi se dezvoltă pe baza legăturilor de condiţionare dintre ele, după reguli stabilite şi urmăresc realizarea unui scop comun - crearea unui produs/serviciu

TehnologieTehnologie

Tehnologia de bibliotecă reprezintă „totalitatea de procese şi operaţii tehnologice, precum şi metodele, procedeele şi mijloacele de realizare a lor, orientate spre crearea producţiei bibliotecare şi prestarea serviciilor de bibliotecă”.

Componentele sistemului tehnologicComponentele sistemului tehnologic

obiectele muncii (resursele informaţionale, utilizatorii şi necesităţile lor informaţionale)

procesele tehnologicerezultatele finale (serviciile şi produsele

informaţionale)subsistemul resurselor (umane, tehnice,

lingvistice, software)ansamblul documentar de reglementare a

tehnologiilor bibliotecaresubsistemul managerialsubsistemul de evaluare a eficienţei producţiei

bibliotecare

Funcţii tehnologiceFuncţii tehnologice

Determinarea asortimentului de servicii şi produse informaţionale

Pregătirea tehnologică a producţiei Crearea produselor şi serviciilor

informaţionale Evaluarea eficienţei produselor şi

serviciilor

Determinarea asortimentului

generarea ideilor şi propunerilor de produse noi

selectarea ideilor elaborarea conceptului noului produs

Pregătirea tehnologică

Analiza datelor de pornire Alegerea unui model analog şi adaptarea lui

la biblioteca concretă sau elaborarea unui model propriu

Evaluarea sistemului de resurse Proiectarea proceselor tehnologice Prezentarea rezultatelor proiectării

tehnologice

AnaliAnaliza datelor de pornireza datelor de pornire

Studierea cerinţelor calitative faţă de Studierea cerinţelor calitative faţă de produsprodus

Identificarea particularităţilor distinctive şi Identificarea particularităţilor distinctive şi analogice cu alt produsanalogice cu alt produs

Documentarea Documentarea

Proiectarea tehnologicăProiectarea tehnologică

descrierea detaliată, consecutivă şi raţională a procesului tehnologic,

responsabilul de proces, executanţii termenul de îndeplinire resursele necesare (umane, tehnice,

lingvistice, documentare etc.)

Acţiuni privind amplificarea Acţiuni privind amplificarea proceselor tehnologice în BRŞAproceselor tehnologice în BRŞA

optimizarea structurii organizaţional-funcţionale

aplicarea principiului abordării procesuale

aplicarea transferului tehnologic

formarea si dezvoltarea cunoştinţelor

tehnologice a bibliotecarilor

evaluarea eficienţei activităţilor tehnologice ale

bibliotecii

Optimizarea structurii organizaţional-funcţionale

crearea comisiei „Tehnologii de bibliotecă”, 2007, în scopul asigurării calităţii tehnologiilor bibliotecare

crearea comisiilor specializate: Managementul colecţiilor; Catalogare şi Indexare

Crearea grupului de lucru „AgroThesaurus”.

Comisia „Tehnologii de bibliotecă”

Dirijarea şi optimizarea proceselor tehnologice de bibliotecă;

Evaluarea proceselor din punct de vedere al eficienţei şi raţionalizării, testarea

posibilităţilor de perfecţionare şi de prelucrare conceptuală a proceselor;

Standardizarea şi unificarea proceselor tehnologice;

Asigurarea stabilităţii funcţionării proceselor tehnologice de bază;

Coordonarea relaţiilor tehnologice între subdiviziunile de structură a bibliotecii;

Asigurarea informaţională şi documentară a personalului implicat în realizarea

proceselor tehnologice;

Formarea culturii tehnologice a bibliotecarilor.

.

principiul “abordare procesuală”principiul “abordare procesuală”

Procesele întotdeauna au ghidat acţiunile şi au determinat rezultatele.

Pentru ca biblioteca să funcţioneze eficient, toate activităţile şi resursele acesteia trebuie tratate ca procese, doar atunci rezultatele vor fi optime.

Un proces reprezintă o totalitate de activităţi interconectate care utilizează resurse şi transformă

componentele primare în produse.

Abordarea procesualăAbordarea procesuală

plasarea accentului de pe abordarea pe compartimente pe cea bazată pe procese

cercetarea analiza şi algoritmizarea proceselor tehnologice de bibliotecă

distribuirea fiecărui proces tehnologic – cine cu ce se va ocupa şi de ce proces va fi responsabil

clarificarea, evidenţierea rolului de „manager de proces” (sau „responsabil de proces”)

stabilirea acordului reciproc între subdiviziuni, înţelegerea mai bună a proceselor

Transferul tehnologic (TT)Transferul tehnologic (TT)

schimbul / transferul / transmiterea realizărilor tehnologice de la o instituţie la alta pentru a permite fabricarea unui produs, aplicarea unui proces sau livrarea unui serviciu.

Obiecte ale TTObiecte ale TT

tehnologie de produs (baza de date AGRIS)

transfer de tehnologie (software: AGRIS, AGROVOC)

Etapele TT în BRŞAEtapele TT în BRŞA

Evaluarea situaţiei tehnologice a bibliotecii , a tendinţelor Evaluarea situaţiei tehnologice a bibliotecii , a tendinţelor şi perspectivelor ei de dezvoltareşi perspectivelor ei de dezvoltare

Identificarea segmentului ce necesită o îmbunătăţire Identificarea segmentului ce necesită o îmbunătăţire tehnologicătehnologică

Cercetarea pieţei tehnologiilor informaţionale. Analiza Cercetarea pieţei tehnologiilor informaţionale. Analiza tehnologică de pe poziţiile adaptării, implementării în tehnologică de pe poziţiile adaptării, implementării în biblioteca respectivă, evaluarea impactului tehnologiei biblioteca respectivă, evaluarea impactului tehnologiei asupra activităţii biblioteciiasupra activităţii bibliotecii

Selectarea tehnologiei adecvate situaţiei biblioteciiSelectarea tehnologiei adecvate situaţiei bibliotecii Identificarea modalităţilor de realizare a TTIdentificarea modalităţilor de realizare a TT Realizarea transferului tehnologicRealizarea transferului tehnologic

Criterii de selecţieCriterii de selecţie Nivelul de dezvoltare, evoluţie a tehnologiei

Producătorul tehnologiei

Gradul de aplicabilitate

Perspectivele de dezvoltare a tehnologiei

Sistemul de documentaţie

Sistemul de instruire a utilizatorului

Service etc.

Formarea si dezvoltarea Formarea si dezvoltarea culturii tehnologice culturii tehnologice

conceperea culturii tehnologice ca atribut al fiecărui angajat

promovarea între angajaţi a conceptului de deschidere spre comunicare, consultanţă şi difuzare a experienţelor profesionale, inovaţiilor şi noilor viziuni în domeniu

multidimensionarea activităţii angajaţilor

Program de instruireProgram de instruire

Biblioteca ca sistem tehnologic Funcţiile tehnologice ale bibliotecii Procesele şi operaţiunile tehnologice de bibliotecă Documente tehnologice: clasificare, elaborare, aplicare Normarea proceselor tehnologice

Documentaţia tehnologicăDocumentaţia tehnologică

Documentaţia tehnologică de bibliotecă este un pachet de documente textuale sau grafice, ce conţin norme, reglementări, dispoziţii referitoare la tehnologiile de bibliotecă.

Clasificarea documentelor tehnologiceClasificarea documentelor tehnologice

Nomenclatorul proceselor şi subproceselor tehnologice de bibliotecă

Instrucţiuni tehnologice

Hărţi-traseu tehnologice

Decizii tehnologice

Nomenclatorul proceselor şi subproceselor Nomenclatorul proceselor şi subproceselor tehnologice de bibliotecătehnologice de bibliotecă

document în care sunt enumerate procesele şi subprocesele tehnologice ale bibliotecii într-o ordine sistemică, logică şi funcţională, oferind o viziune asupra integrităţii şi funcţionalităţii bibliotecii ca sistem tehnologic, a proceselor în întregime şi a fiecărui element al procesului în ciclul tehnologic general.

Nomenclator Nomenclator

Definirea conţinutului Definirea conţinutului nomenclatoruluinomenclatorului

Stabilirea formei de prezentareStabilirea formei de prezentare Prezentarea listelor proceselor Prezentarea listelor proceselor Întocmirea listei centralizatoare a Întocmirea listei centralizatoare a

proceselor (gruparea proceselor, proceselor (gruparea proceselor, stabilirea consecutivităţii, nivelului stabilirea consecutivităţii, nivelului ierarhic al proceselor)ierarhic al proceselor)

Harta-traseu tehnologicăHarta-traseu tehnologică

Harta-traseu determină consecutivitatea

proceselor şi operaţiunilor tehnologice,

indică legăturile funcţionale consecutive

ale proceselor şi operaţiunilor în cadrul

ciclului tehnologic.

Bloc-scheme tehnologiceBloc-scheme tehnologice

Harta-traseu a documentului

Traseul cererii de informare

Calea cererilor neonorate” etc.

Harta-traseu Harta-traseu a documentului a documentului

document tehnologic ce indică calea documentului de la intrare în bibliotecă şi pînă la etapa în care devine disponibil pentru utilizator;

reprezintă un sistem de dirijare a fluxului informaţional şi documentar în cadrul bibliotecii, a termenilor de prelucrare analitico-ştiinţifice a documentelor, a operativităţii cu care ajung a fi comunicate documentele utilizatorului.

Harta-traseu a documentului

Procesele şi operaţiile la care este supus documentul în bibliotecă în ordinea în care sunt realizate

Serviciile şi oficiile prin care trece documentul

Durata ciclului tehnologic Termenii de prelucrare în fiecare

subdiviziune a bibliotecii

Traseul cererii de informareTraseul cererii de informare

stipulează succesiunea proceselor de servire documentară a utilizatorului; stabileşte timpul de aşteptare pentru primirea sau restituirea unui document

sistem de dirijare a fluxului de cerinţe informaţionale, evaluarea plenitudinii şi operativităţii îndeplinirii cererilor, prevenirea rebuturilor.

InstrucInstrucţţiune tehnologiciune tehnologicăă

Instrucţiunea tehnologică de bibliotecă este un document ce stabileşte consecutivitatea strictă a proceselor tehnologice, dezvăluie exact conţinutul procesului tehnologic, defineşte modul de realizare a proceselor.

““Indexarea coordonată a documentelorIndexarea coordonată a documentelor””instrucţiuneinstrucţiune

etapele, principiile indexării coordonate; demonstraţii practice, exemple de

indexare a documentelor de profil agrar; instrumentele de lucru ale indexatorului; resursele necesare pentru realizarea

procesului de indexare; Schemă-bloc a procesului de indexare

coordonată.

„„Organizarea acţiunilor de informare”, 2011Organizarea acţiunilor de informare”, 2011

Ziua Specialistului Difuzarea Selectivă a Informaţiei Ziua Catedrei Expoziţii Sinteze bibliografice.

SERVICII DE CONSULTANŢĂ ŞI REFERINŢESERVICII DE CONSULTANŢĂ ŞI REFERINŢEinstrucţiune-algoritminstrucţiune-algoritm

Instrucţiunea stabileşte etapele de îndeplinire a diferitor tipuri de referinţe: bibliografice, factografice.

Definiţii Tipuri de referinţe Etape de îndeplinire a referinţelor Sursele de îndeplinire a referinţelor Consultaţii Răspunsuri Algoritme de îndeplinire a referinţelor

Decizii tehnologiceDecizii tehnologice

Deciziile tehnologice fixate într-un protocol sau proces verbal reprezintă şi ele un document tehnologic care apare în rezultatul petrecerii şedinţelor comisiilor specializate ce activează în cadrul bibliotecii.

Ciclu de viaţă a documentelor Ciclu de viaţă a documentelor

elaborarea unei versiuni preliminare a documentului analiza versiunii preliminare şi înaintarea propunerilor de

îmbunătăţire consolidarea textului final al documentului aprobarea (semnarea) documentului înregistrarea şi evidenţa documentului multiplicarea şi difuzarea documentului către executanţi prelucrarea şi introducerea datelor despre document în

Nomenclatorul documentelor asigurarea păstrării fizice a documentului exercitarea controlului asupra respectării cerinţelor documentului revizuirea / anularea documentului.

Vă mulţumesc pentru atenţieVă mulţumesc pentru atenţie

Viorica LUPUViorica LUPU

E-mail: v.lupuE-mail: v.lupu@uasm.md@uasm.md