Componenta 3: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul ...

UNIUNEA EUROPEANĂFondul Social European

GUVERNUL ROMANIEIMinisterul Dezvoltării

Regionale şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale2007-2013

CAIET DE SARCINI

Organizarea de sesiuni de formare a beneficiarilor PODCA

Cod CPV 80400000-8Servicii de educare a adulţilor şi alte servicii de învăţământ

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire și constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Prenumele şi numele, funcţia SemnăturaAprobat: Carmen Elena DOBROTĂ, directorAvizat Anca CONSTANTIN, şef serviciu monitorizare şi

comunicareElaborat: Costin DRAGNE, expert superior

Mihail Baciu expert asistent

Acest contract este finanţat din proiectul "Suport pentru realizarea activităţilor de comunicare şi promovare a PODCA" (cod SMIS 40779) “, prin axa prioritare 3 – Asistenţa tehnică a PO DCA

1. INFORMAŢII GENERALE

1.1. Ţara beneficiarăRomânia

1.2. Autoritatea contractantăMinisterul Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice (M.D.R.A.P.).

Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative (DDCA) din cadrul M.D.R.A.P., cu rol de Autoritate de Management pentru Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative, (AM PODCA), este beneficiarul contractului.

1.3. Date relevante privind România Necesitatea de a investi în capacitatea instituţională este recunoscută de Orientările Strategice Comunitare privind Coeziunea, în acele state membre unde performanţa socio-economică și buna guvernare constituie câteva din principalele provocări ale următoarei perioade de programare. România, ca stat membru UE, a realizat un program operaţional care este în concordanţă cu Cadrul Strategic Naţional de Referinţă, documentul strategic naţional prin care se stabilesc priorităţile de intervenţie ale Instrumentelor Structurale (Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune). Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative (PO DCA) este în conformitate cu Regulamentul Comisiei nr. 1081/2006 privind FSE, în care, la articolul 3, alineatul 2b se introduce o nouă prioritate prin care se recunoaște nevoia de a sprijini întărirea capacităţii instituţionale și administrative.

În octombrie 2005, Guvernul României a luat decizia dezvoltării și implementării PO DCA, finanţat din FSE în perioada 2007-2013, Ministerul Administraţiei și Internelor fiind desemnat ca Autoritate de Management (AM) pentru acest program operaţional, prin H.G. nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. Prin adoptarea HG nr. 3/2009 pentru modificarea H.G. nr. 416/2007, Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative are rolul de Autoritate de Management pentru PO DCA. Din 2013, conform prevederilor O.U.G. nr. 96/2012 și ale H.G. nr. 1/2013, DDCA funcţionează, cu rol de autoritate de management pentru PO DCA, în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice.

1.4. Programe similare şi alte activităţi de finanţare Această asistenţă este similară cu altele prin care se asigură servicii de formare pentru Autorităţile de Management din România în vederea bunei derulări a activităţilor și pentru a oferi sprijin în procesul de implementare a instrumentelor structurale, acest tip de contracte fiind finanţate din axa prioritară de asistenţă tehnică a fiecărui program operaţional, respectiv prin Programul Operaţional de Asistenţă Tehnică (cu finanţare FEDR), pentru măsurile orizontale care se regăsesc în toate programele operaţionale.

În luna august 2008 au fost contractate pentru AM PODCA servicii de consultanţă prin contractul „Asistenţă tehnică pentru Autoritatea de Management pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative în vederea sprijinirii dezvoltării resurselor umane și asigurării eficienţei managementului general și implementării PODCA.”, cu o durată de 6 luni. Acest

2

contract a avut ca obiective actualizarea Strategiei de dezvoltare a resurselor umane, asigurarea de training pentru personalul AM PODCA, pe teme strict legate de întărirea capacităţii membrilor AM PODCA în faza primelor lansări de cereri de proiecte și demararea proceselor specifice de implementare a PODCA.

1.5. Nevoi specifice şi preferinţe de învăţarePrin activităţile care se vor implementa, AM PODCA își propune să acopere, într-o măsură cât mai mare, necesităţile de bază de formare ale beneficiarilor PODCA în domeniul pregătirii și managementului proiectelor, al achiziţiilor publice, în domeniul indicatorilor utilizaţi în cadrul proiectelor finanţate din PODCA și să sprijine personalul autorităţilor publice centrale sau locale în procesul de achiziţii de servicii și bunuri aferente proiectelor finanţate din instrumente structurale prin furnizarea cunoștinţelor și aptitudinilor necesare.

2. OBIECTUL CONTRACTULUI

2.1. Obiectiv generalObiectivul general al proiectului din care se finanţează aceste activităţi este dezvoltarea unui sistem eficient de promovare a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative, prin diseminarea informaţiilor relevante, având ca rezultat un impact pozitiv asupra absorbţiei fondurilor.

Obiectivul specificObiectivul specific al activităţilor solicitate prin prezentul caiet de sarcini constă în asigurarea sprijinului în vederea implementării eficiente și eficace a instrumentelor structurale pentru perioada 2014-2015, prin furnizarea de formare de bază privind pregătirea, managementul și implementarea proiectelor pentru beneficiarii PODCA.

2.2. Rezultate ce trebuie atinse de prestator în cadrul contractului

Componenta 1: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul managementului proiectelor:

aproximativ 160 persoane pregătite în domeniul managementului de proiect astfel încât să se deprindă cunoștinţe în scrierea, elaborarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor, ca etape importante ale managementului de proiect, folosit permanent în procesele de gestionare a fondurilor europene;

Obţinerea de către participanţi a certificatelor acreditate ANC COR 242101 – manager de proiect, în urma susţinerii examenului la finalul cursului;

Componenta 2: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul achiziţiilor publice şi managementului contractelor de achiziţii publice aferente acestora:

aproximativ 160 persoane pregătite în domeniul achiziţiilor publice de servicii și bunuri și managementului contractelor de achiziţii publice aferente acestora;

Obţinerea de către participanţi a certificatelor acreditate ANC COR 214946 – expert achiziţii publice, în urma susţinerii examenului la finalul cursului;

3

Componenta 3: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul indicatorilor utilizaţi în cadrul proiectelor finanţate din PODCA:

aproximativ 160 persoane pregătite în domeniul indicatorilor utilizaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale,

Obţinerea de către participanţi a certificatelor acreditate ANC COR 242213 - expert accesare fonduri structurale și de coeziune, în urma susţinerii examenului la finalul cursului.

3. SUPOZIŢII ȘI RISCURI

3.1. Supoziţii care fundamentează intervenţia activităţilor solicitate prin prezentul caiet de sarcini:

Îndeplinirea angajamentelor asumate și sprijin decizional la nivelul instituţiilor direct implicate în managementul instrumentelor structurale și la nivelul instituţiilor beneficiare de instrumente structurale.

Cooperare adecvată între diferite instituţii ale administraţiei publice românești și operatorul economic responsabil de implementarea contractului.

3.2. Riscuri Număr insuficient de participanţi la sesiunile de formare, în principal datorat încărcării

cu sarcini a funcţionarilor care participă la implementarea proiectelor cu finanţare din instrumentele structurale.

Nivel diferit de cunoștinţe în rândul participanţilor la sesiunile de formare.

4. SCOPUL PRESTAŢIILOR

4.1. Descrierea activităţilor

Scopul activităţilor îl reprezintă furnizarea cunoştinţelor şi competenţelor adecvate pentru angajaţii beneficiarilor PODCA în temele: manager de proiect, expert achiziţii publice, indicatori utilizaţi în cadrul proiectelor, precum și obţinerea certificatelor de absolvire acreditate ANC, de către toţi participanţii, în cadrul a 24 sesiuni de formare, organizate într-o perioadă de 12 luni. (Durata contractului va fi de 14 luni, din care activităţile de formare vor fi desfășurate pe o perioadă de 12 luni).

Operatorul economic se va asigura de faptul că, la derularea sesiunilor de formare, precum și la realizarea conţinutului materialelor aferente acestora, se vor utiliza elemente actualizate permanent în conformitate cu prevederile regulamentelor europene incidente, precum și cu prevederile legislaţiei naţionale și ale ghidurilor solicitanţilor în vigoare la data formării. Operatorul economic va adapta conţinutul formării la necesităţile de formare exprimate de grupurile ţintă.

4

4.2. Zona geografică ce se urmăreşte a fi cuprinsăRomânia

4.3. Grupul ţintăGrupul ţintă al acestui proiect este format din angajaţii structurilor din administraţia publică centrală și locală, universităţi, ONG-uri care derulează proiecte finanţate prin PODCA.

4.4. Activităţi specifice

4.4.1. Sesiunile de formare vor urmări pregătirea unui grup de persoane pentru a contribui activ la asigurarea unui management efectiv și eficient al proiectelor finanţate din PODCA. Sesiunile de formare vor include referiri la cerinţe comunitare și naţionale pentru proiecte, studii de caz și exerciţii, exemple de bune practici, referiri la dezvoltarea durabilă și egalitatea de șansă. Participanţii la aceste sesiuni de formare vor fi implicaţi activ, pe parcursul sesiunilor de formare, prin discuţii și dezbateri dar și prin exerciţii de grup și studii de caz care să susţină informaţiile teoretice prezentate în suportul de curs.

Componenta 1: Formare în managementul proiectelor în contextul Instrumentelor Structurale:

Grupul ţintă este format din angajaţii structurilor din administraţia publică centrală și locală, universităţi, ONG-uri care derulează proiecte finanţate prin PODCA.

Pentru tema manager de proiect, operatorul economic va avea în vedere, în principal, curricula de formare următoare:

Noţiuni de bază privind managementul de proiect, Stabilirea obiectivului strategic și a obiectivelor operaţionale ale proiectului, Metode de planificare a activităţilor, Estimarea și planificarea resurselor și a costurilor necesare proiectului (bugetul), Monitorizare și control financiar, Gestionarea resurselor financiare, materiale și informaţionale, Reguli de achiziţii publice, organizarea și coordonarea procesului de achiziţii, Recrutarea și selecţia membrilor echipei de proiect, formarea echipei, Metode și tehnici de conducere, motivare și evaluare, tipuri de organizare a echipei de

proiect, Etica managerului de proiect, managementul conflictelor, negociere, Metode de monitorizare, pregătirea rapoartelor de monitorizare, Metode de audit, Metode de evaluare a impactului proiectului, Particularităţi ale proiectelor finanţate prin instrumente financiare comunitare.

Se va pune un accent deosebit pe latura practică a acestor tipuri de activităţi și discutarea unor speţe concrete.

Selecţia participanţilor la acest tip de formare se va realiza în baza unor liste cu participanţi, furnizate de către AM PO DCA.

5

În cadrul acestei componente, operatorul economic va forma aproximativ 160 participanţi.

Numărul de participanţi în cadrul unei sesiuni de formare este de aproximativ 20, durata fiecărei sesiuni fiind de 5 zile lucrătoare, respectiv 40 ore de curs pentru fiecare sesiune de formare. Sesiunile de formare în cadrul acestei componente vor fi organizate în București.

Numărul de sesiuni de formare în cadrul componentei 1 este de aproximativ 8 sesiuni.

Pentru participanţii la sesiunile de formare cu tema manager de proiect, care își desfășoară activitatea în instituţii sau organizaţii care nu au sediul în București, prestatorul va asigura servicii de cazare pentru 5 nopţi/participant.

La finalul sesiunilor de formare, operatorul economic va organiza examene în vederea certificării ANC (Autoritatea Naţională pentru Calificări) pentru tema manager de proiect COR 242101 și dobândirii certificatelor de absolvire a cursului, acreditat ANC.

Operatorul economic este obligat să organizeze sesiunile de formare și își asumă întreaga responsabilitate în ceea ce privește repartizarea celor aproximativ 160 participanţi la sesiunile de formare în domeniul managementului de proiect, în așa fel încât participanţii să finalizeze aceste sesiuni anterior datei la care se încheie proiectele finanţate din PODCA derulate de către beneficiarii în cadrul cărora aceștia își desfășoară activitatea.

Operatorul economic va elabora materialele de formare, care vor fi distribuite participanţilor. Materialele de formare vor fi transmise spre analiză AM PO DCA, cu cel puţin 10 zile înainte de data începerii sesiunilor de formare. În cazul în care sunt necesare clarificări cu privire la materialele de formare, prestatorul va răspunde la solicitarea AM PO DCA în termen de 2 zile lucrătoare de la data primirii acesteia.

Componenta 2: Instruire pentru beneficiari în domeniul achiziţiilor publice şi managementului contractelor de achiziţii publice aferente acestora:

Grupul ţintă este format din angajaţii structurilor din administraţia publică centrală și locală, universităţi, ONG-uri, care derulează proiecte finanţate din PODCA.

Această componentă vizează derularea unui modul de formare în domeniul achiziţiilor publice de servicii și bunuri și managementului contractelor de achiziţii publice aferente acestora pe parcursul derulării serviciilor și livrării bunurilor până la plata finală.

Pentru tema expert achiziţii publice, operatorul economic operatorul economic va avea în vedere, în principal, curricula de formare următoare:

Achiziţii publice - cadrul general și principii, Tipuri de contracte de achiziţie publică, etape, verificări, proceduri, modalităţi de

desfășurare, reguli, Sistemul achiziţiilor publice și principii in achiziţiile publice, Conţinutul documentaţiilor de atribuire, clauze contractuale, Relaţiile între elementele sistemului, Etapele procesului de achiziţie publică, Programul anual al achiziţiilor publice,

6

Identificarea necesităţilor și estimarea valorii contractului, Alegerea tipului de procedură de achiziţie publică și elaborarea documentaţiei de

atribuire (fișa de date a achiziţiei, stabilirea cerinţelor minime de calificare, stabilirea criteriului de atribuire, formulare și modele de formulare, caietul de sarcini),

Implementarea contractelor și modificarea contractelor pe parcursul executării acestora, inclusiv din punct de vedere financiar.

Modalităţi speciale de atribuire - acordul cadru; Modalităţi de atribuire prin mijloace electronice; Soluţionarea litigiilor apărute pe parcursul procedurii și pe parcursul executării

contractelor de achiziţie publică; Sancţiuni prevăzute de OUG 34/2006, cu modificările și completările ulterioare. Noutăţi legislative introduse prin adoptarea de către Parlamentul European, în data de

15 ianuarie 2014 la Strasbourg, a noului pachet legislativ de modernizare a normelor privind achiziţiile publice.


Selecţia participanţilor la acest tip de formare se va realiza în baza unor liste cu participanţi, furnizate de către beneficiar.


Numărul de participanţi în cadrul unei sesiuni de formare va fi de aproximativ 20, durata fiecărei sesiuni fiind de 5 zile lucrătoare, respectiv 40 ore de curs pentru fiecare sesiune de formare. Sesiunile de formare în cadrul acestei componente vor fi organizate în București.

Numărul de sesiuni de formare în cadrul acestei componente este de aproximativ 8 sesiuni.

Pentru participanţii la sesiunile de formare cu tema expert achiziţii publice, care își desfășoară activitatea în instituţii sau organizaţii care nu au sediul în București, prestatorul va asigura servicii de cazare pentru 5 nopţi/participant.

La finalul sesiunilor de formare, operatorul economic va organiza examene în vederea certificării ANC (Autoritatea Naţională pentru Calificări) pentru: expert achiziţii publice COR 214946 și dobândirii certificatelor de absolvire a cursului, acreditat ANC.

Operatorul economic este obligat să organizeze sesiunile de formare și își asumă întreaga responsabilitate în ceea ce privește repartizarea celor aproximativ 160 de participanţi la sesiunile de formare în domeniul achiziţiilor publice, în așa fel încât participanţii să finalizeze aceste sesiuni anterior datei la care se încheie proiectele finanţate din PODCA derulate de către beneficiarii în cadrul cărora aceștia își desfășoară activitatea.

Operatorul economic va elabora materialele de formare, care vor fi distribuite participanţilor. Materialele de formare vor fi transmise spre analiză AM PODCA, cu cel puţin 10 zile înainte de data începerii sesiunilor de formare. În cazul în care sunt necesare clarificări cu privire la

7

materialele de formare, prestatorul va răspunde la solicitarea beneficiarului în termen de 2 zile lucrătoare de la data primirii acesteia.

Componenta 3: Instruire pentru beneficiari în domeniul indicatorilor utilizaţi în cadrul în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale:

Grupul ţintă este format din angajaţii structurilor din administraţia publică centrală și locală, universităţi, ONG-uri, care derulează proiecte finanţate din PODCA.

Pentru tema indicatori, operatorul economic va avea în vedere, în principal, curricula de formare următoare:

Importanţa indicatorilor în contractele de finanţare, Indicatorii în general și indicatorii PODCA - Definiţii ale indicatorilor de realizare

imediată, rezultat și impact, Indicatorii, instrument valoros de management în procesul de luare a deciziilor, Indicatorii - prezentare conform regulamentelor europene aplicabile proiectelor

finanţate prin PODCA, Documentele de lucru privind indicatorii pentru perioada de programare curentă, Indicatorii de program ai PODCA - definire, unitate de măsură, ţintă, agregare, valori de

bază și standarde de comparare (benchmark), Îmbunătăţirea raportărilor privind indicatorii, Alinierea indicatorilor din apelurile pentru proiecte la indicatorii PODCA, Alinierea rapoartelor de progres la indicatorii PODCA. Cunoașterea cadrului programatic si instituţional de accesare al fondurilor europene in

Romania; Cunoașterea normelor legislative naţionale si europene in domeniul accesării fondurilor

europene; Evaluarea Ghidului Solicitantului si a criteriilor de eligibilitate; Scrierea cererii de finanţare; Cunoașterea etapelor realizării unui proiect; Cunoașterea regulilor de monitorizare si control; Realizarea analizei Cost-Beneficiu conform cerinţelor europene; Cunoașterea politicilor de achiziţii publice necesare derulării proiectelor; Însușirea deprinderilor privind încheierea contractului de finanţare.


Selecţia participanţilor la acest tip de formare se va realiza în baza unor liste cu participanţi, furnizate de către beneficiar.


8

Numărul de participanţi în cadrul unei sesiuni de formare va fi de aproximativ 20, durata fiecărei sesiuni fiind de 5 zile lucrătoare, respectiv 40 ore de curs pentru fiecare sesiune de formare. Sesiunile de formare în cadrul acestei componente vor fi organizate în București.

Numărul de sesiuni de formare în cadrul componentei este de aproximativ 8 sesiuni.

Pentru participanţii la sesiunile de formare care își desfășoară activitatea în instituţii sau organizaţii care nu au sediul în București, prestatorul va asigura servicii de cazare pentru 5 nopţi/participant.

La finalul sesiunilor de formare, operatorul economic va organiza examene în vederea certificării ANC (Autoritatea Naţională pentru Calificări) pentru: expert accesare fonduri structurale și de coeziune COR 242213 și dobândirii certificatelor de absolvire a cursului, acreditat ANC.

Operatorul economic este obligat să organizeze sesiunile de formare și își asumă întreaga responsabilitate în ceea ce privește repartizarea celor aproximativ 160 participanţi la sesiunile de formare în așa fel încât participanţii să finalizeze aceste sesiuni anterior datei la care se încheie proiectele finanţate din PODCA, derulate de către beneficiarii în cadrul cărora aceștia își desfășoară activitatea.

Operatorul economic va elabora materialele de formare, care vor fi distribuite participanţilor. Materialele de formare vor fi transmise spre analiză beneficiarului, cu cel puţin 10 zile înainte de data începerii sesiunilor de formare. În cazul în care sunt necesare clarificări cu privire la materialele de formare, prestatorul va răspunde la solicitarea beneficiarului în termen de 2 zile lucrătoare de la data primirii acesteia.

4.4.2. Organizarea si desfăşurarea sesiunilor.

Formarea se va desfășura prin metoda clasică, în sala de curs. Numărul de participanţi este de aproximativ 480 persoane, împărţite pe cele 3 componente. AM PODCA va asigura suportul necesar stabilirii contactelor dintre operatorul economic și beneficiarii proiectelor finanţate prin PODCA, din cadrul cărora provin participanţii la sesiunile de formare.

Sesiunile de formare se vor desfăşura în Municipiul Bucureşti pe o perioadă de 12 luni de la data emiterii ordinului de începere a activităţilor. Sesiunile de formare se vor desfăşura, de regulă, succesiv, pe cele 3 componente de formare pe parcursul fiecărei luni cuprinse în perioada anterior menţionată.În fiecare lună se va organiza, de regulă, o sesiune din fiecare componentă, până la finalizarea numărului de sesiuni aferent fiecărei componente. Planificarea efectivă a desfăşurării sesiunilor de formare va fi supusă avizării AM PODCA.

a) Organizarea tehnică a sesiunilor presupune:

producerea materialelor de formare, inclusiv agenda sesiunii de formare, şi transmiterea lor spre avizare către AM PO DCA, cu cel puţin 10 zile înainte de data începerii cursului;

9

Materialele de formare vor fi realizate de către operatorul economic pe baza cerinţelor caietului de sarcini și vor fi transmise spre analiză beneficiarului cu 10 zile înainte de data începerii sesiunilor de formare. În cazul în care sunt necesare clarificări cu privire la materialele de formare, prestatorul va răspunde la solicitarea beneficiarului în termen de 2 zile lucrătoare de la data primirii acesteia.Operatorul economic trebuie să asigure elaborarea în limba română a materialelor, multiplicarea acestora și distribuirea lor la sesiunile de formare menţionate.

pregătirea de mape sau dosare pentru toţi participanţii care să conţină: agenda sesiunii de formare, materialele de formare printate, bloc-notes, pix, ecuson;

Operatorul economic va pune la dispoziţia participanţilor, înaintea desfășurării sesiunilor, seturi care conţin materialele necesare desfășurării acestora. Materialele pentru sesiunile de formare vor fi realizate de către operatorul economic pe baza cerinţelor beneficiarului.

Fiecare set va conţine: mapă cu burduf și buzunar, personalizată pe exteriorul coperţilor (din carton lucios –

conform modelului din anexa nr. 1) pentru documentele sesiunilor de formare;o total de furnizat: 480 bucăţi (160 pentru Componenta 1, 160 pentru

Componenta 2, 160 pentru Componenta 3); documentele sesiunilor de formare (agenda, materialele de formare printate) tipărite

(aprox. 40 de pagini alb-negru/mapă);o total: 19.200 pagini alb-negru ( 6.400 pentru Componenta 1, 6.400 pentru

Componenta 2, 6.400 pentru Componenta 3); bloc-notes format A5, copertele 1 și 4 personalizare policromie, cu maximum 50 de file,

legate cu spira metalică; o total de furnizat: 480 bucăţi;

pix, inscripţionat pe corp (conform modelului din anexa nr. 2);o total de furnizat: 480 bucăţi;

ecuson (din material plastic, cu clips metalic);o total de furnizat: 480 bucăţi;

Operatorul economic va transmite beneficiarului ( AM PO DCA) mostre ale tuturor materialelor de mai sus, cu minim 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea primei sesiuni de formare, cu excepţia materialelor de formare care vor fi transmise în termenul prevăzut la paragraful referitor la producerea materialelor de formare. Beneficiarul va comunica operatorului economic forma agreată în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la primire, urmând ca operatorul economic să distribuie participanţilor seturile de materiale în prima zi a fiecărei sesiuni de formare. Toate materialele realizate trebuie să fie personalizate, cu însemnele fondurilor structurale conform Manualului de identitate vizuală, afișat pe site-ul http://www.fonduriadministratie.ro

Operatorul economic va asigura tipărirea și multiplicarea documentelor pentru sesiunile de formare (minim 19.200 pagini alb-negru) și va pregăti fiecare mapă, conform conţinutului și instrucţiunilor transmise de beneficiar.

10

http://www.fonduriadministratie.ro/

În cazul în care intervine o schimbare de natură instituţională sau legislativă care impune modificări ale materialelor, acestea vor fi efectuate în timp util de către operatorul economic.

asigurarea şi amenajarea unor săli de cursuri, cu dotări adecvate pentru organizarea instruirii, cu o capacitate de minim 30 de persoane. Aranjamentul sălii de curs se va face astfel încât să permită o bună interacţiune între participanţii la sesiunile de formare;

Sala de curs va dispune de un spaţiu corespunzător (holul de acces în sala sau foaierul acesteia), special amenajat, în vederea organizării pauzei de lucru, cu asigurarea serviciului adecvat de servire pentru participanţi. Spaţiul va fi destinat exclusiv organizării pauzei de lucru pentru acest curs.

Nu se admite ca spaţiile de cazare, sala pentru organizarea meselor de prânz/cină sau sala de curs să fie situate la subsolul clădirii sau în spaţii fără aerisire.

Un eveniment va avea loc într-o singură locaţie, în sensul că sesiunile de formare efective, cazarea și masa se vor desfășura în aceeaşi unitate.

În această etapă, operatorul economic trebuie să:

realizeze o bază de date pentru transmiterea invitaţiilor, care va cuprinde numele, instituţia, datele de contact ale beneficiarilor;

realizeze lista participanţilor, în colaborare cu beneficiarul; conceapă și să trimită invitaţiile;

Operatorul economic va transmite prin fax invitaţiile către participanţi, după ce în prealabil au fost aprobate (text și layout) de către beneficiar și trebuie să:

obţină confirmările de participare: după ce realizează follow-up-ul, operatorul economic va realiza un tabel nominal cu datele celor care au confirmat participarea la fiecare sesiune.

Operatorul economic trebuie să aibă în vedere: asigurarea echipamentelor audio - video necesare unei bune desfășurări a sesiunii de

formare (videoproiector, ecran de proiecţie, laptop, telecomandă pentru videoproiector, indicator laser, flipchart, etc. și consumabilele aferente – hârtie adecvată și markere de culori diferite etc.);

asigurarea vizibilităţii sesiunilor de formare prin amplasarea de afișe și săgeţi indicatoare în locaţia sălii de curs. Operatorul economic va asigura afișarea elementelor de identitate vizuală a PODCA, la intrare, în hol, precum și la intrarea în sala de curs;

realizarea de fotografii pe parcursul sesiunilor și punerea acestora la dispoziţia beneficiarului pe CD/DVD/memory stick;- dezvoltarea durabilă și egalitatea de șanse este importantă pentru implementarea cu

succes a PO DCA, și în decursul implementării acestui contract va fi luată în considerare orice oportunitate de a pune în practică acest principiu. Sesiunile de formare vor include referiri la necesitatea conștientizării și promovării celor două concepte.

asigurarea înregistrării participanţilor: pentru fiecare sesiune de formare, Operatorul economic va asigura pentru fiecare zi, prezenţa unei persoane la intrarea în sala unde se vor desfășura sesiunile, pentru înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă, pentru informarea și îndrumarea acestora, pentru distribuirea materialelor sesiunilor,

11

organizarea examenelor pentru: manager de proiect COR 242101, expert achiziţii publice COR 214946, expert accesare fonduri structurale și de coeziune COR 242213, precum

și eliberarea certificatelor acreditate ANC.

Operatorul economic va amenaja punctul de înregistrare al participanţilor la intrarea în sala destinată respectivei sesiuni.

b) Evaluare

Operatorul economic se va asigura că, după încheierea sesiunilor de formare, vor exista următoarele documente, în baza cărora se va efectua plata serviciilor prestate, fără a se limita doar la acestea:

fișa de prezenţă cu semnăturile participanţilor pentru toate zilele de desfășurare a sesiunii de formare în original, sau copie “conform cu originalul”;

chestionarele de evaluare a sesiunilor completate de către participanţi; certificatele de absolvire în copie “conform cu originalul”; diagrama de cazare care să conţină numele persoanelor care au beneficiat de cazare,

semnată și ștampilată de reprezentantul legal al structurii de cazare, în original, sau copie “conform cu originalul”;

lista participanţilor care s-au deplasat la locul desfășurării sesiunilor de formare și cărora li s-au decontat cheltuielile de transport, în condiţiile H.G. nr. 1860/2006, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanţilor, bonurile de combustibil, alte documente justificative în condiţiile hotărârii anterior menţionate și dovada că prestatorul a efectuat plata;

un CD/DVD/memory stick cu pozele realizate de prestator în cadrul fiecărei sesiuni; alte documente considerate relevante pentru justificarea cheltuielilor efectuate.

Aranjamentele definitive privind desfășurarea sesiunilor de formare vor fi asigurate în baza listei de participanţi avizată de AM PODCA cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de data de începere a sesiunii de formare.

Etapa de evaluare presupune:

Elaborarea, editarea unui chestionar de evaluare a sesiunii de formare:

Operatorul economic va elabora un chestionar (max. 3 pagini alb-negru/mapă), aprobat cu Bun de Tipar de către beneficiar și va asigura colectarea chestionarelor de la participanţi la sfârșitul fiecărei sesiuni, urmărindu-se astfel colectarea informaţiilor despre oportunitatea și atingerea obiectivului contractului.

Operatorul economic va utiliza chestionarele pentru realizarea raportului de la sfârșitul fiecărui eveniment.

Toate sesiunile de formare se vor desfășura în limba română, iar Operatorul economic se va asigura ca se va face evaluarea cunoștinţelor dobândite de fiecare participant.

12

Pentru sesiunile care fac obiectul prezentului Caiet de sarcini, Ofertantul va asigura resursele umane și materiale necesare bunei derulări a activităţilor.

Pentru serviciile privind asigurarea pauzelor de lucru și meselor, precum și pentru serviciile de cazare va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate, pe baza listei de participanţi semnată, în original, sau copie “conform cu originalul” și a facturilor emise de operatorul economic și nu pe baza estimărilor făcute de Autoritatea Contractantă.

Orice rezultate sau drepturi legate de publicaţiile și materialele care vor fi distribuite în cadrul sesiunilor de formare, inclusiv drepturi de autor și/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală și/sau industrială, obţinute în executarea sau ca urmare a executării serviciilor ce fac obiectul prezentului Caiet de sarcini, vor fi proprietatea Autorităţii Contractante, care le poate utiliza, publica sau transfera după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare geografică sau de altă natură.

4.4.3. Asigurarea serviciilor de cazare şi masă presupune organizarea următoarelor activităţi specifice:

a) Pe parcursul celor 24 sesiuni de formare, Operatorul economic va asigura cazarea cu micul dejun inclus pentru un număr de aproximativ 20 persoane (5 nopţi pentru aproximativ 20 persoane), reprezentând participanţi la sesiunile de formare care își desfășoară activitatea în instituţii și organizaţii care nu au sediul în București.

Cazarea participanţilor se va face în aceeași locaţie în care se vor desfășura sesiunile de formare. Este obligatoriu ca toţi participanţii care vor solicita cazare să beneficieze de același nivel de confort în regim de trei stele, în camere single sau duble în regim single. Participanţii vor fi cazaţi în camere single sau duble în regim single (un participant/ cameră).

b) Pe parcursul sesiunilor de formare, Operatorul economic va asigura cinci mese de prânz pentru un număr de aproximativ 480 persoane (1 masa prânz x 5 zile/sesiune de formare), iar pentru participanţii care își desfășoară activitatea în instituţii și organizaţii care nu au sediul în București se vor asigura și cinci cine (5 cine pentru aproximativ 20 persoane).

De asemenea, Operatorul economic va asigura 2 pauze de lucru/zi de formare pentru fiecare participant, pentru un număr de aproximativ 480 persoane.

Micul-dejun va fi inclus în costul cazării.

Programul pauzelor de lucru va fi agreat cu reprezentanţii AM PO DCA. În cadrul acestor pauze se vor asigura cel puţin următoarele: cafea, apă plată/minerală, sucuri, ceai, produse de patiserie dulci și sărate.

Baremul maxim ce va fi plătit pentru prestarea serviciilor de masă: - pentru cină este de 50 lei cu TVA/persoană, - pentru prânz este de 50 lei cu TVA/persoană, - pentru cele două pauze de lucru, baremul maxim ce va fi plătit este de 13 lei cu TVA

pentru fiecare pauză de lucru/persoană. La întocmirea ofertei financiare se va ţine cont de aceste baremuri.

13

Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini.

4.4.4. Transportul participanţilor la sesiunile de formare profesională

Pentru un număr de aproximativ 20 participanţi (corespunzător persoanelor care vor beneficia de cazare), care se vor deplasa la locul de desfășurare a reuniunii cu diferite mijloace de transport se va realiza decontarea contravalorii transportului în condiţiile legislaţiei în vigoare, Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările și completările ulterioare.

Operatorul economic va lua în calcul la elaborarea ofertei financiare o distanţă maximă de 1000 km /persoană pentru participanţii care se vor deplasa din teritoriu în București și retur, pentru care se va efectua decontarea contravalorii transportului.Documentele justificative în baza cărora se va deconta contravaloarea transportului sunt: ordinele de deplasare individuale ale participanţilor, bonurile de combustibil/biletele de transport (tren, autocar, microbuz, etc.) și dovada că prestatorul a efectuat plata către aceștia;

4.5. Managementul contractuluiStructuri responsabile

Autoritatea contractantă

Ministerul Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice este autoritatea contractantă.

Direcţia Achiziţii Publice din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice va fi responsabil de toate aspectele procedurale ale achiziţiei, în timp ce Direcţia Buget, Financiar, Contabilitate din cadrul Direcţiei Generale Management Financiar, Resurse Umane și Achiziţii din același minister va fi responsabilă de păstrarea documentelor financiare originale și de efectuarea plăţilor pentru acest contract.

AM PO DCA din cadrul M.D.R.A.P. (Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative) este beneficiarul proiectului din care este finanţat acest contract, și, în această calitate este responsabilă, prin persoanele nominalizate prin dispoziţie internă a directorului AM PO DCA, pentru toate aspectele privitoare la coordonarea implementării eficiente a activităţilor prevăzute în oferta prestatorului.

Date de contact beneficiar:

Ministerul Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice – Direcţia pentru Dezvoltarea

Capacităţii Administrative, Tel: + 40 310.40.60/int. 11115, Fax: + 40 21 310.40.61

Piaţa Revoluţiei nr.1A, Intrarea D, București, Sector 1, Romania

Tel: + 40 21 310.40.60/int. 11115, Fax: + 40 21 310.40.61, [email protected]

14

Operatorul economicOperatorul economic este responsabil de execuţia la timp a contractului și de respectarea sarcinilor prevăzute în Caietul de Sarcini și în oferta sa.

Operatorul economic este obligat să respecte legislaţia în vigoare și procedurile aplicabile. Operatorul economic va respecta ordinele administrative emise de beneficiar și va furniza acestuia toate informaţiile referitoare la sesiunile de instruire. Operatorul economic are obligaţia de a informa permanent beneficiarul despre evoluţia implementării activităţilor.

Operatorul economic trebuie să consulte AM PODCA cu privire la orice aspect sau problemă care apare în procesul de implementare. Operatorul economic este integral responsabil de managementul contractului din punct de vedere administrativ – financiar și este orientat spre obţinerea rezultatelor.

Operatorul economic este responsabil pentru îndeplinirea activităţilor stabilite în Caietul de sarcini și oferta tehnică și pentru asigurarea calităţii serviciilor furnizate.

Operatorul economic trebuie să fie independent și să nu se afle în nici un fel de conflict de interese cu responsabilităţile care îi sunt acordate.

Operatorul economic trebuie să aibă capacitatea de a furniza resursele necesare pentru a-și îndeplini activităţile și pentru a-și atinge obiectivele prevăzute la standardele impuse, în intervalul de timp stabilit.

În plus, pe toată durata de implementare a contractului, operatorul economic va lua toate măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie de natură să compromită realizarea cu imparţialitate și obiectivitate a organizării sesiunilor de formare.

Toate rapoartele, datele și materialele obţinute, prelucrate sau pregătite de către operatorul economic, în derularea proiectului, sunt confidenţiale și vor rămâne în proprietatea absolută a AM PO DCA.

5. LOGISTICĂ ȘI PLANIFICARE

5.1. LocaţiaSesiunile de formare din cadrul contractului se vor desfășura în Municipiul București, în locaţii acceptate de AM PODCA, anume: în săli de conferinţe special adaptate formării și facilitării unei bune comunicări, de preferinţă hotel dotat cu sala de conferinţă, în cadrul căreia să fie cazaţi participanţii care se deplasează din afara Bucureștiului. Operatorul economic va prezenta Beneficiarului minim 3 opţiuni privind locaţia în care se vor desfășura sesiunile de formare, opţiuni care să corespundă standardelor de calitate și confort cerute de specificul întâlnirii, urmând ca Beneficiarul să aleagă ofertele adecvate.

5.2. Data demarării şi perioada de execuţiePerioada de desfășurare a activităţilor contractului este de 12 luni de la data emiterii ordinului de începere a activităţilor.

15

5.3. Durata contractului

Durata contractului va fi de 14 luni de la intrarea în vigoare a acestuia și include perioada de desfășurare a activităţilor contractului prevăzută la punctul 5.2 din caietul de sarcini, la care se adaugă perioada de timp necesară depunerii și aprobării raportului final, precum și efectuării plăţii finale.

6. CERINŢE PRIVIND REALIZAREA ȘI DEPUNEREA OFERTEIOfertanţii vor depune următoarele documente:

A. Propunerea tehnică, cu următoarele informaţii: 1. Descrierea locaţiei pentru desfăşurarea sesiunilor de formare: se vor prezenta minim 3

opţiuni privind locaţia cu detalii atât pentru cazare cât și pentru sala de conferinţe pentru activităţile solicitate prin caietul de sarcini;

2. Organizare şi metodologie;2.1. Un rezumat al abordării propuse pentru implementarea contractului (orice

activităţi/acţiuni propuse de ofertant care ar implica sarcini suplimentare pentru beneficiar, faţă de cerinţele Caietului de sarcini, face ca oferta să fie considerată neconformă).

2.2. Lista activităţilor necesare și propuse pentru atingerea obiectivelor contractului.2.3. Resursele folosite corelate cu rezultatele ce urmează a fi obţinute.3. Graficul de realizare a activităţilor.

B. Propunerea financiară:Preţul aferent serviciilor de organizare sesiuni de formare a beneficiarilor PODCA va fi

prezentat sub forma:

Componenta 1: Formare în managementul proiectelor în contextul Instrumentelor Structurale

Nr.Crt. Denumire activitate Cantitate Preţ unitar

lei fără TVAValoare lei fără TVA

C1.1. Total pachet servicii formare componenta 1/ per participant din Bucureşti

140

Din care:- Servicii de formare manager de

proiect140

- Servicii de organizare (sala cu dotări, materiale promoţionale, furnizare documentele cursului și mape, etc.)

140

- Servicii de asigurare a mesei de prânz și pauzelor de lucru

140

C1.2. Total pachet servicii formare componenta 1 / per participant din alte localităţi, altele decât Bucureşti,Din care:

16

- Servicii de formare manager de proiect

20


20

- Servicii de cazare și asigurare masa de seară (cina)

20

- Servicii de asigurare transport 20- Servicii de organizare (sala cu dotări,

materiale promoţionale, furnizare documentele cursului și mape, etc.)

20

TOTAL TVA

C1 TOTAL COMPONENTA 1

Componenta 2: Instruire pentru beneficiari în domeniul achiziţiilor publice şi managementului contractelor de achiziţii publice aferente acestora


lei fără TVAValoare lei fără TVA

C2.1. Total pachet servicii formare componenta 2/ per participant din Bucureşti

140

Din care:- Servicii de formare achiziţii publice 140- Servicii de organizare (sala cu dotări,


140


140


- Servicii de formare achiziţii publice 20- Servicii de asigurare a mesei de

prânz și pauzelor de lucru20

- Servicii de cazare și asigurare masa de seară

20



20

TOTAL TVA


17

Componenta 3: Instruire pentru beneficiari în domeniul indicatorilor utilizaţi în cadrul în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale


lei fără T.V.A.Valoare lei fără T.V.A.

C3.1. Total pachet servicii formare componenta 3/ per participant din Bucureşti,

140

Din care:- Servicii de formare în domeniul

indicatorilor140

- Servicii de organizare (sala cu dotări, materiale promoţionale, furnizare documentele cursului și mape, etc.)

140


140


- Servicii de formare în domeniul indicatorilor

20


20

- Servicii de cazare și asigurare masa de seară

20



20

TOTAL TVA


Centralizator:

Valoare leiTOTAL GENERAL SERVICII DE ORGANIZARE SESIUNI DE FORMARE = C1+ C2 + C 3 T.V.A.TOTAL GENERAL CU T.V.A.

Notă: Neregăsirea unui aspect sau a mai multor aspecte din cele menţionate la punctul 6 va atrage încadrarea ofertei ca fiind neconformă.

NB: Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini, după cum urmează:

Toate cheltuielile efectuate cu personalul care asigură desfăşurarea în condiţii corespunzătoare a contractului sunt în responsabilitatea operatorului economic.

6.1. Personal

Operatorul economic va asigura o echipa responsabilă pentru realizarea activităţilor solicitate prin caietul de sarcini, constituită din: team leader, personal auxiliar și experţi cheie. Team leader-ul va asigura coordonarea generală a activităţilor proiectului, iar experţii cheie vor fi responsabili de câte o componentă (enumerate la pct.4.4).

Team leader-ul și persoana desemnată ca personal auxiliar puși la dispoziţie de operatorul economic vor fi responsabili și de următoarele activităţi aferente asigurării participării beneficiarilor la sesiunile de formare:

- asigurarea managementului contractului în vederea implementării cu succes;- comunicarea cu structura beneficiară din cadrul M.D.R.A.P.;- transmiterea invitaţiilor pe fax către beneficiarii PODCA;- prelucrarea și centralizarea confirmărilor de participare primite de la beneficiarii PODCA; - asigurarea bunei desfășurări a sesiunilor de formare (din punct de vedere logistic,

tehnic, administrativ);- planificarea pe sesiuni a participanţilor, astfel încât participanţii să fie uniform distribuiţi

pe grupe;- prezentarea către AM PODCA a listelor finale cu participanţii pe sesiuni de formare;

18

- demersurile necesare în vederea eliberării certificatelor acreditate ANC, la finalul sesiunilor de formare,

- realizarea raportărilor către structura beneficiară.- Etc.

Operatorul economic va asigura personalul și echipamentele necesare pentru realizarea eficientă a tuturor activităţilor prevăzute și pentru realizarea obiectivelor contractului din punct de vedere al termenelor, costurilor și calităţii prestaţiei.

Pentru fiecare sesiune de formare, Operatorul economic va asigura prezenţa zilnică a personalului auxiliar, respectiv a unei persoane la intrarea în sala unde se vor desfășura sesiunile, pentru înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă, pentru informarea și îndrumarea acestora, pentru distribuirea materialelor.

Team leader-ul și persoana desemnată ca personal auxiliar vor fi prezenţi la toate sesiunile de formare, iar experţii cheie vor fi responsabili pentru derularea corespunzătoare a sesiunilor de formare pentru fiecare componentă.

Cerinţe minime

TEAM LEADERCalificări şi abilităţi: Să fie absolvent de studii superioare universitare, absolvite cu diplomă de licenţă; Să deţină competenţe specifice activităţilor solicitate prin prezentul caiet de sarcini,

atestate prin diplome, certificate CNFPA/ANC sau echivalent.Experienţă profesională specifică: Să deţină experienţă în conducerea/coordonarea de echipe.

EXPERT – CHEIE – FORMATOR ÎN DOMENIUL MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Calificări şi abilităţi: Să fie absolvent de studii superioare universitare, absolvite cu diplomă de licenţă; Să deţină competenţe specifice temei solicitate prin prezentul caiet de sarcini, atestate prin

certificate CNFPA/ANC sau echivalent.Experienţă profesională specifică: Să aibă experienţă în susţinerea de seminarii, cursuri pentru instituţii publice implicate în

gestionarea fondurilor structurale, sau pentru beneficiari ai fondurilor structurale, demonstrată prin participarea în calitate de trainer la seminarii, cursuri cu tema solicitată în prezentul caiet de sarcini, pentru care trainerul este propus;

Să respecte, în cazul în care vor implementa contractul, regimul incompatibilităţilor și al conflictului de interese.

EXPERT – CHEIE – FORMATOR ÎN DOMENIUL ACHIZIȚIILOR PUBLICE

Calificări şi abilităţi:

19

Să fie absolvent de studii superioare universitare, absolvite cu diplomă de licenţă; Să deţină competenţe specifice temei solicitate prin prezentul caiet de sarcini, atestate prin

certificate CNFPA/ANC sau echivalent.

Experienţă profesională specifică: Să aibă experienţă în susţinerea de seminarii, cursuri pentru instituţii publice implicate în



EXPERT – CHEIE – FORMATOR ÎN DOMENIUL INDICATORILOR ȘI AL ACCESARII FONDURILOR STRUCTURALE

Calificări şi abilităţi: Să fie absolvent de studii superioare universitare, absolvite cu diplomă de licenţă; Să deţină competenţe specifice temei solicitate prin prezentul caiet de sarcini, atestate prin

certificate CNFPA/ANC sau echivalent.Experienţă profesională specifică: Să deţină experienţă în domeniul solicitat prin caietul de sarcini; Să deţină experienţă în colectarea, agregarea, analiza, previziunea și interpretarea

indicatorilor. Să aibă experienţă în susţinerea de seminarii, cursuri pentru instituţii publice implicate în



Documentele în susţinerea informaţiilor prezentate în C.V.-urile persoanelor propuse de operatorul economic trebuie emise de angajatori sau beneficiari, cu specificarea perioadei lucrate efectiv (de la ll/aaaa până la ll/aaaa), precum și tipul activităţii desfășurate, documentele prezentate în copie „conform cu originalul”, putând fi diplome, recomandări, carnet de muncă, contracte, atestate, etc.

6.3. Facilităţi oferite de Operatorul economicOperatorul economic este responsabil, pentru toate componentele contractului, de asigurarea suportului logistic necesar desfășurării sesiunilor de instruire.

6.4. Bugetul Bugetul estimat al acestui contract este de 561.089,60 lei fără TVA.

7. CERINŢE PENTRU RAPORTARE

20

Limba oficială de comunicare și pregătire a tuturor documentelor contractului este limba română.

7.1. Raportul de începereOperatorul economic are obligaţia de a depune Raportul de început, în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la începerea derulării activităţilor contractului. Acest document trebuie să cuprindă informaţii detaliate despre: planificarea activităţilor, metodologia utilizată, indicatorii care se doresc a fi obţinuţi, eventuale situaţii care vor influenţa implementarea acestuia, precum și soluţii de rezolvare în situaţiile de criză apărute.De asemenea, Raportul de începere trebuie să cuprindă informaţii cu privire la programarea activităţilor, executarea acestora pe perioada de timp alocată fiecărei componente.

7.2. Rapoarte intermediare (trimestriale)La sfârșitul fiecărei perioade de trei luni în care se desfășoară sesiuni de formare, operatorul economic va depune un raport intermediar de activitate în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la finalizarea ultimei sesiuni de formare din luna respectivă, prin care să prezinte evoluţia activităţilor, întârzierile, precum și motivele acestora, dacă este cazul. Fiecare raport intermediar trebuie să fie însoţit de documentele justificative solicitate prin prezentul caiet de sarcini, aferente respectivei perioadei pentru care se elaborează raportul.

7.3. Raportul finalOperatorul economic trebuie să transmită Beneficiarului, în termen de 15 de zile lucrătoare de la încheierea activităţilor, Raportul final. O versiune preliminară a raportului final trebuie depusă la 5 zile lucrătoare după încheierea ultimei sesiuni de formare.

Raportul final trebuie să cuprindă detalii tehnice și administrative referitoare la contractul desfășurat, precum și o evaluare a obiectivelor propuse și a rezultatelor obţinute. Raportul final trebuie să fie însoţit de documentele justificative solicitate prin prezentul caiet de sarcini.

Rapoartele elaborate de Operatorul economic pe parcursul implementării activităţilor vor fi supuse aprobării Beneficiar, aprobare care va sta la baza efectuării plăţilor pentru activităţile realizate.

Rapoartele (pe suport de hârtie și electronic) vor fi transmise Beneficiarului pentru a fi aprobate oficial în trei exemplare format hârtie.

Rapoartele produse pe perioada implementării contractului (rapoarte intermediare și cel final), documentele justificative depuse, alături de procesele verbale de recepţie vor condiţiona efectuarea plăţilor.

8. MONITORIZARE ȘI EVALUARE

8.1. Definirea indicatorilor

21

Indicatorul care va fi folosit pentru măsurarea rezultatelor contractului este: Zile participanţi la formare (nr. participanţi x nr. zile de formare).

Operatorul economic va furniza următoarele dovezi privind atingerea rezultatelor de mai sus: Rapoarte privind ratele de satisfacţie, de utilitate, precum și oportunităţile de

relaţionare pentru participanţi sau orice alt feed-back din partea participanţilor la fiecare sesiune de formare;

Baza de date actualizată cu participanţii la sesiunile de formare.

Beneficiarul poate realiza o evaluare a activităţilor după fiecare sesiune de formare, pe baza rezultatelor chestionarelor de evaluare și poate solicita modificări pe care operatorul economic este obligat să le îndeplinească, de ex: schimbarea personalului în urma unei evaluări negative, a sălilor de desfăşurare a evenimentelor, modificarea termenelor de livrare a materialelor etc..

În situaţia unei evaluări negative a experţilor-cheie care va determina solicitarea schimbării acestora, operatorul economic este obligat să furnizeze beneficiarului alţi experţi care să îndeplinească condiţiile prevăzute în prezentul caiet de sarcini.

8.2.Cerinţe SpecialeMaterialele elaborate în cadrul contractului (ex. documente, mape, etc. ) trebuie să conţină sigla Guvernului României, sigla UE și sigla instrumentelor structurale în România, precum și sigla PO DCA. Pentru mai multe detalii se va accesa adresa web: http://www.fonduriadministratie.ro/Implementare_proiecte/Masuri_de_vizibilitate_PODCA.

9. MODALITATEA DE PLATĂ

(1) Plata serviciilor se efectuează trimestrial, sub rezerva:a. desfășurării activităţilor prevăzute de prezentul caiet de sarcini, b. depunerii documentelor justificative necesare efectuării plăţilor.

(2) Efectuarea plăţilor este condiţionată de îndeplinirea de către operatorul economic a obligaţiilor ce îi revin, dovedită prin acceptarea de către Beneficiar a serviciilor prestate prin semnarea procesului-verbal de recepţie și aprobarea rapoartelor intermediare și sau final de activitate, în baza facturilor emise și transmise în original de operatorul economic.

Pentru justificarea acestor cheltuieli prestatorul va pune la dispoziţia autorităţii contractante documentele solicitate prin prezentul caiet de sarcini, după cum urmează:

fișa de prezenţă cu semnăturile participanţilor pentru toate zilele de desfășurare a sesiunii de formare;

chestionarele de evaluare a cursurilor completate de către participanţi; certificatele absolvire acreditate ANC; diagrama de cazare care să conţină numele persoanelor care au beneficiat de cazare,

semnată și ștampilată de reprezentantul legal al structurii de cazare;

22

http://www.fonduriadministratie.ro/Implementare_proiecte/Masuri_de_vizibilitate_PODCA

lista participanţilor care s-au deplasat la locul desfășurării sesiunilor de formare și cărora li s-au decontat cheltuielile de transport, în condiţiile H.G. nr. 1860/2006, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanţilor, bonurile de combustibil și dovada că prestatorul a efectuat plata;

un CD/DVD/memory stick cu pozele realizate de prestator în cadrul fiecărei sesiuni; alte documente considerate relevante pentru justificarea cheltuielilor efectuate; un exemplar complet al mapei de curs.

Emiterea fiecărei facturi va fi condiţionată de aprobarea de către Beneficiar a Rapoartelor intermediare de activitate/Raportului final de activitate și de semnarea procesului verbal de recepţie a serviciilor aferent fiecărui raport.

Plăţile vor fi efectuate în baza facturilor emise de Operatorul economic, numai după aprobarea de către Beneficiar a rapoartelor intermediare și a proceselor verbale de recepţie, conform graficului de execuţie și plăţi aprobat prin contract.

Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor de formare efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini (număr de participanţi).

ANEXA NR. 1

FIȘĂ TEHNICĂ

MAPĂ DOCUMENTE

Material

Dimensiunea

Culoarea

Carton lucios – 300 g/m2

31x22x0,5 cm

Alb

23

Schiţă:

ANEXA NR. 2

FIȘĂ TEHNICĂ

PIX

Pix cu mina; culoare albă; material: plastic

24

În cazul produselor cu o suprafaţă foarte mică de expunere, în care informaţiile nu ar fi suficient

de vizibile și inteligibile se utilizează cel puţin steagul Uniunii Europene, celelalte elemente fiind

opţionale.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Regulă generală:

Toate materialele de informare şi publicitate se vor realiza, respectându-se întocmai cerinţele

din cadrul Manualului de identitate vizuală PODCA, afişat pe site-ul

www.fonduriadministratie.ro, versiunile intermediare şi finale trebuind să obţină avizul de

conformitate de la reprezentanţii AMPODCA.

25

http://www.fonduriadministratie.ro/

Componenta 3: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul ...

Documents

Transcript of Componenta 3: Instruire pentru beneficiarii PODCA în domeniul ...