Microsoft Word - Communication Manual.doc

Arta de a comunica i cum s o deprindem!!!Ghid pentru activitati de comunicareCUPRINS1. MANAGEMENTUL COMUNICRII ................................................................. 71.1. Obiectivul este eficiena ............................................................................................. 71.2. Comunicarea intern ................................................................................................101.3. Comunicarea extern ................................................................................................111.3.1. Identitatea companiei .....................................................................................................11

1.3.2. Imaginea unei companii.................................................................................................13

1.3.3 .. Identitateade brand ......................................................................................................12

1.3.4. Campanii integrate.............................................................................................14

2. RELAII PUBLICE ........................................................................................... 282.1. O practic n evoluie ................................................................................................282.2. Modele de comunicare ..............................................................................................302.3. Componentele Relaiilor Publice..............................................................................312.4. Metode de comunicare ..............................................................................................332.4.1. Comunicatele de pres..................................................................................................34

2.4.2. Buletine informative i ziare ..........................................................................................36

2.4.3. Foi volante i pliante.......................................................................................................39

2.4.4. Discursuri i prezentri ..................................................................................................39

2.4.5. Ateliere i sesiuni informative .......................................................................................45

2.4.6. Seminarii i conferine....................................................................................................48

2.4.7. Interviuri de pres ...........................................................................................................49

2.4.8. Interviul televizat .............................................................................................................50

2.4.9. Interviuri la radio..............................................................................................................52

2.4.10. Consultri publice (edine publice).......................................................................53

2.4.11. Site-ul Internet ............................................................................................................55

2.5. Lucrul cu presa ..........................................................................................................572.5.1. Principii generale ............................................................................................................57

2.5.2. Instruciuni pentru ofierii de pres ..............................................................................58

2.5.3. Cteva principii de baz n relaia cu presa...............................................................59

3. ECHIPA DE COMUNICARE .......................................................................... 613.1. Personalul departamentului de comunicare ...........................................................613.2. Sinergiile comunicrii n munca n echip ..............................................................623.3. Principiile de baz ale conducerii echipei................................................................633.4. Informare ...................................................................................................................633.5. Gestionarea timpului.................................................................................................633.6. Rolul de Instructor ....................................................................................................653.7. edine eficiente .........................................................................................................673.8. Gestionarea schimbrii .............................................................................................693.9. Consultana i rolul consultantului ..........................................................................704. SERVICIUL DE RELAII CU CLIENII ........................................................ 774.1. Importana unui bun serviciu de relaii cu clienii.................................................774.2. C.A.R.E. (GRIJ)......................................................................................................774.3. Sfaturi pentru ca relaiile cu clienii s fie eficiente ...............................................785. PROCESUL DE CERCETARE....................................................................... 815.1. Importana cercetrii ................................................................................................815.2. Cercetarea calitativ .................................................................................................815.3. Cercetarea cantitativ ...............................................................................................825.4. Feed back....................................................................................................................825.5. ntrebrile la care s-a rspuns..................................................................................836. MANAGEMENTUL COMUNICRII I RELAIILE PUBLICE: RAPORTURI CU I DEOSEBIRI FA DE ALTE CONCEPTE ................... 856.1. Managementul comunicrii i RP : raporturi i deosebiri ....................................856.2. Managementul comunicrii & RP versus marketing.............................................866.3. Managementul comunicrii & RP versus advertising ...........................................876.4. Managementul comunicrii & RP versus propragand ........................................886.5. Managementul comunicrii & RP versus promovarea vnzrilor .......................896.6. Managementul comunicrii & RP versus publicitate ............................................90BIBLIOGRAFIE ( material suplimentar despre Comunicare) ...................... 91

Introducere4Comunicarea trebuie s fie parte intrinsec din toate activitile unei organizaii.O organizaie de succes trebuie s fie: o entitate unificat i coordonat, cu o structur i o strategie de comunicare. Pentru atingerea acestui scop, o organizaie trebuie s comunice la toate nivelurile, n plan intern pe vertical i orizontal i n plan extern, utiliznd reele de comunicare interne i externe.Ministerul Integrrii Europene i Ministerul Finanelor Publice mpreun cu Ministerele de resort din Romnia implicate n gestionarea i implementarea Finanrii UE n perioada de preaderare (la care contribuie i Guvernul Romn), au n componena lor diverse organisme a cror sarcin este accea de a comunica cu publicul.Organismele interne sau externe cu care Ministerele trebuie s comunice direct sau indirect sunt toate acele entiti care au contact direct cu cei interesai de finanare, respectiv cu potenialii beneficiari ai finanrii i cu publicul larg. Aceste organisme includ Prefecturile, Consiliile Locale i Municipalitile, Consiliul de Dezvoltare Regional i Ageniile de Dezvoltare Regional, care rspund de implementarea proiectelor ce beneficiaz de finanare nerambursabil n cadrul programelor de Finanare acordat de UE/ de statul romn. n plus, este nevoie de comunicarea extern cu beneficiarii finali ai diverselor activiti ale Ministerelor i ale organizaiilor conexe acestora, ct i cu publicul larg.La introducerea unei strategii de comunicare ntr-o organizaie, primul obiectiv este acela de a crea lanuri de informare la nivelul ntregii organizaii, astfel nct informaiile relevante s curg n cascad n ambele direcii dinspre Conducere spre personalul din prima linie i de la acesta ctre Conducerea organizaiei.Este nevoie ca la nivelul organizaiei i al structurilor acesteia s existe personal special desemnat s se ocupe de procesul de comunicare. Organizaia trebuie s numeasc un membru din cadrul echipei care s rspund de comunicarea informaiilor i care sa raporteze organismelor de conducere .O informare intern complet d posibilitatea organismelor implicate s comunice un mesaj unitar celor interesai i publicului larg, respectiv posibilitatea de a difuza informaii pe un subiect anume i n acelai fel tuturor auditorilor cu care interfereaz, n orice loc din ar i pentru toate tipurile de auditoriu.Instruirea personalului Ministerului Integrrii Europene i al Ageniilor de Dezvoltare Regional, de la toate nivelurile, n vederea formrii abilitilor de comunicare descrise n capitolele urmtoare, va ajuta personalul acestor organizaii s comunicepractic i eficient att la nivel intern ct i cu mediul extern.5

Capitolul11. MANAGEMENTUL COMUNICRII1.1. Obiectivul : eficiena9Managementul comunicrii este o activitate orientat spre eficiena organizatoric. Ea se concentreaz, n cea mai mare msur, pe comunicarea intern i extern n cadrul organizaiei, pe analiza gradului de interaciune i a dialecticii relaiei dintre acestea. Scopul de baz al managementului comunicrii este de a rezolva orice problem care ar mpiedica organizaia s-i ndeplineasc sarcinile.Brech definete managementul ca fiind un proces social care atrage dup sine rspunderea pentru planificarea i reglementarea eficient i economic a activitilor unei ntreprinderi n ndeplinirea scopurilor sau a sarcinilor stabilite, rspundere care implic:a) Discernmnt i capacitatea decizional n stabilirea planurilor i n utilizarea datelor pentru verificarea performanelor i progreselor fa de planurile stabilite;b) orientarea, integrarea, motivarea i supravegherea personalului organizaiei i a modului n care acesta i execut activitile ( n Mullins 1996:402)nainte de toate, orice manager sau ef de organizaie i, implicit Directorul deComunicare, trebuie s rspund la ase ntrebri de baz:1. Care este problema?2. Unde este problema?3. Cnd este o problem?4. Cine este cel implicat sau afectat?5. Cum anume este acel cineva implicat sau afectat?6. De ce este implicat sau afectat acel cineva?Directorul (de comunicare) face acest lucru pentru a identifica cele patru elemente ale managementului, care n opinia lui Brech sunt: Planificarea Controlul Coordonarea Motivarea Planificarea:Stabilirea liniilor generale de executare a operaiunilor, pregtirea metodelor de realizare a acestora i stabilirea standardelor de performan. Controlul:Verificarea performanelor reale prin raportare la standarde, pentru a asigura o evoluie i o performan satisfctoare i pentru a le nregistra astfel nct acestea s serveasc drept ghid pentru alte posibile aciuni viitoare. Coordonarea:Meninerea echilibrului i a continuitii echipei, asigurnd o diviziune adecvat a muncii i cutnd ca obiectivele s fie ndeplinite n deplin armonie. Motivarea:sau meninerea unei atmosfere bune de lucru. Determin membrii echipei s lucreze eficient, s fie loiali grupului i sarcinii pe care acesta o are de ndeplinit, s-i ndeplineasc ndatoririle proprii i s joace un rol eficient n activitile organizaiei.Cel mai important principiu pentru ca aceast procedur s poat fi aplicat este acelaal meninerii unor relaii bune cu diversele tipuri de public.Definiia publicului arat c acesta este reprezentat de grupuri de persoane care au interese comune. n cazul Ministerului Integrrii Europene i al partenerilor acestuia i din perspectiva procesului de cofinanare UE, aceste grupuri sunt reprezentate de angajaii MIE, de ADR-uri, comunitile locale, beneficiarii proiectelor, mass media, precum i de alte instituii cum ar fi guvernul, ministerele de resort, asociaiile guvernamentale, de mediu, sindicatele, instituii de nvmnt, companii, grupuri de consumatori. n general se poate face afirmaia ca publicul unui minister este reprezentat dentreaga populaie.Publicul se mparte, n principal, n dou categorii: intern i extern. n accepiunea luiSeitel:Publicul intern este cel din interiorul organizaiei: supervizorii, funcionarii, directorii, acionarii i consiliul de conducere.Publicul extern este publicul care nu are legtur direct cu organizaia: presa, guvernul, educatorii, consumatorii, comunitatea i furnizorii (Seitel 1997:9).Aadar, personalul de comunicare trebuie s se ocupe de comunicarea intern iextern.1.2. Comunicarea internComunicarea intern are scopul de a trimite ctre categoriile de public intern mesajele potrivite pe care organizaia dorete s le difuzeze n societate. Printre beneficiile programelor de comunicare intern trebuie meionat n primul rand asigurarea eficienei. Stabilirea unui climat de lucru normal, deschis, bazat pe colaborare i nelegere are efect direct asupra eficientizrii activitii. Prin comunicarea intern este sprijinit mai buna performan a fiecrui angajat- care are att informaia necesar n realizarea activitii ct i nelegerea asupra organizaiei, asupra direciei n care aceasta se ndreapt, asupra standardelor la care trebuie s se raporteze. Angajaii organizaiei sunt, de asemenea, membri ai societii i ai comunitilor locale, citesc zilnic presa, i sunt n unele cazuri i clieni ai organizaiei. n ambele cazuri, acetia primesc i transmit la rndul lor mesaje publicului larg. Opinia lor despre organizaie reprezint, n majoritatea cazurilor, o oglindire a imaginii pe care o are organizaia n faa societii.Comunicarea se realizeaz n cadrul organizaiei, indiferent dac managerii ncearc sau nu s o controleze. Aa cum spune Harrison, ntr-o organizaie ierarhic tipic, cu managementul situat la vrful piramidei:(1) Comunicarea curge de sus n jos sub form de instruciuni i informaii i(2) Poate exista i o comunicare de jos n sus, sub forma propunerilor de proiecte sau a altor feluri de feedback adresat conducerii.Fiecare colectiv de munc are propriul su sistem de comunicare:(3) oamenii care lucreaz n acelai birou sau n acelai departament din organizaie comunic ntre ei.(4) Comunicarea are loc ntre grupuri de la acelai nivel(5) i ntre niveluri ierarhice diferite(6) n afar de aceste trasee ale informaiei din cadrul organizaiei, exist o mulime alte ci informale de comunicare ntre acei indivizi care, ntmpltor, sunt n relaie de prietenie sau de rudenie cu ali membri ai personalului.(7)

Discuiile informale (mica brf) care nflorete n toate organizaiile este o cale sigur prin care informaia, exact sau nu, ajunge n toate avanposturile.Un program de comunicare bun poate crea o echip bine nchegat. Oamenii se cunosc ntre ei, tiu care este obiectivul organizaiei, cum s lucreze eficient i cum pot participa activ n cadrul organizaiei fr a se limita doar la a-i face datoria, ceea ce i face mai valoroi pentru organizaie.O comunicare bun d personalului posibilitatea de a critica acele politici ale organizaiei care i-ar putea afecta n mare msur. Woolcott i Unwin au constatat c proasta comunicare este unul din principalele motive pentru care muli angajai sunt indifereni sau chiar ostili fa de angajatorii lor. Este, de asemenea, i motivul pentru care angajaii se opun schimbrii: dac nu neleg scopul schimbrii, este normal s cread c aceasta contravine intereselor lor. (Woolcott & Unwin 1983:248).Cu excepia politicilor noi, comunicarea intern poate include informaii despre noi produse, servicii, angajai, pensionri, sarcini ndeplinite cu succes, oportuniti de dezvoltare, anunuri, bonusuri, modificri salariale. Toate aceste informaii se comunic cu ocazia lansrilor i n edine operative, seminare, prin anunuri laavizier, n buletinele informative, prin e-mail sau fax.Un buletin informativ sptmnal, de o pagin, transmis prin e-mail sau pe hrtie n cadrul unei organizaii ca, de exemplu, MIE sau ADR, ar putea constitui un instrument eficient prin care organizaia reamintete, informeaz sau anun angajailor proiectele, termenele limit, politicile, aciunilencheiate, activitile consultanilor etc.1.3. Comunicarea externComunicare extern se refer la strategia de gestionare a comunicrii, pe care orice organizaie o aplic cu scopul de a comunica mesaje publicului larg. Orice fel de informaie, consultare, anun, brour, scrisoare, ntlnire i orice form de contact ntre persoanele sau lucrurile din organizaie i cei din afara acesteia face sau trebuie s fac parte din strategia de comunicare extern. Un bun director de comunicare trebuie s adopte toate tehnicile de management pentru ca mecanismul comunicriiexterne s funcioneze eficient.Comunitile locale, grupurile de influen, guvernul, mijloacele de informare, publicul financiar, clienii i asociaii sunt grupurile-int ale fiecrui comunicatorprofesionist.1.3.1. Identitatea companieiIdentitatea companiei este suma tuturor acelor indicii vizuale prin care publicul recunoate compania i o difereniaz de celelalte (vezi LEtang i Pieczka 1996:71)Identitatea companiei este cartea de vizit a organizaiei n faa publicului. Ea aratcum este structurat organizaia, care sunt valorile i caracterul acesteia. Identitateacompaniei este elementul fundamental al strategiei organizaiei i d posibilitatea acesteia s ntreasc impresiile pe care oamenii le au despre companie ca atare, despre produsele sau serviciile acesteia, n interior sau n exterior. Identitatea companiei variaz n funcie de circumstane, de politicile organizaiei, precum i n funcie de categoriile de public crora compania dorete s se adreseze.Ea const din cteva elemente de prezentare fizic a organizaiei, cum ar fi: plane, tiprituri, scheme colorate, amenajri interioare, rapoarte anuale, brouri, manuale de instruciuni, foi cu antet, cri de vizit, declaraii de pres, fluturai.n plus, cldirile, firmele amplasate pe cldiri, ambalajul produselor, uniformele lucrtorilor, autovehiculele i chiar plantele i birourile companiei sunt factori importani pentru performana vizual a companiei.Vizitatorii, angajaii, asociaii, clienii poteniali, toi recepioneaz mesaje din partea organizaiilor, aa cum orice om recepioneaz mesaje din felul n care triesc sau se mbrac prietenii si.Cel mai cunoscut aspect al strategiei de identitate corporativ este logotipul sau logoul. Aa cum subliniaz LEtang i Pieczka, logotipul se refer la utilizarea numelui ntreg al unei organizaii, iar monograma la utilizarea iniialelor acesteia, atunci cnd acestea servesc la identificarea companiei. Tradiia arat c multe organizaii au reuit s supravieuiasc prin simpla utilizare fie a unui logotip fie a monogramei numelui lor.

Totui, unele companii au introdus ntotdeauna un element pictografic n identitatea lor vizual. Aceste simboluri pot avea o asemnare iconografic cu obiectele fizice pe care le ilustreaz sau, n alte cazuri, pot fi absolut abstracte sau aparent arbitrare n relaia lor cu organizaia. n ambele cazuri, simbolurile se aleg att pentru a ajuta la recunoatere (funcia lor denotativ) ct i pentru a evoca asociaii pozitive (funcia lor conotativ). ( LEtang & Pieczka 1996:73).

Informaii despre identitatea vizual, destinate contractorilor romni i ageniilor de implementare care beneficiaz de finanare UE, se gsesc n Manualul de identitate vizual (VISUAL IDENTITY GUIDELINES) elaborat de Delegaia Uniunii Europe n Romnia.1.3.2. Imaginea unei companii / organizaiiTermenul de imagine a companiei se folosete pentru a semnifica percepiile pe care diversele categorii de public le au despre organizaie n ansamblu su. Strategia de imagine a companiei const dintr-o serie de procese care urmresc s pun n eviden reputaia i caracterul pozitiv al firmei. Este un proces complex dat fiind c aceast imagine este perceput diferit de la individ la individ Imaginea unei companii este suma percepiilor pe care publicul le are despre ea, i poate diferi de realitate, atunci cnd aceasta este necunoscut, neleas sau comunicat greit.Toate imaginile vizuale i materialele tiprite, mesajele care se comunic (verbale sau vizuale) sunt factori care afecteaz imaginea companiei. LEtang & Pieczka sunt de prere c exist i alte surse de informare care pot juca un rol decisiv, cum ar fi prezentarea n mass-media a activitilor i a subiectelor care afecteaz o organizaie, de pild, calitatea pregtirii n cadrul acesteia, migrarea personalului sau acuzaiile de corupie. Comunicarea interpersonal, presupunerile i brfa au i ele un potenial impact. Imaginea companiei este afectat, de asemenea, de experiena personal legat de un produs sau serviciu i de sentimentul de satisfacie (sau de insatisfacie) c ai pltit ceva care merit (sau nu merit) banii. (LEtang & Pieczka 1996:70)1.3.3 Identitatea de brand / marcLa sfritul anilor 90, sintagma identitatea i imaginea companiei (reflectarea identitii la nivelul publicului) a fost, uneori, nlocuit cu un alt termen: Brand/Marc. Brandul/marca este esena unei organizaii, a unui produs sau chiar a unei ri.Se spune c un brand bun (o marc bun) este suma simbolurilor i a percepiilor pe care acesta le creeaz, o combinaie ntre identitatea fizic/vizual i o reflectare, dup prerea publicului, a ceea ce fac, promit i realizeaz organizaiile / companiile. Brandul (marca) este vzut ca o combinaie holistic de strategie corporativ,inovaie i execuie. Aceti termeni de marketing - mai comerciali au fost folosii, adesea, prin transfer, cu referire la anumite instituii sau chiar ri. Exist conceptul de brand (marc) de ar, care a fost implementat cu succes n ultimii ani, i multe ri europene se gndesc serios la imaginea mrcii lor i la comunicare.Strategia de imagine de brand/marc (Peter Hagen, Omicron Communications)Sunt ri care au aplicat cu succes o strategie de imagine de brand/marc. Spania, de exemplu, a desfurat de mult vreme, cu succes, o strategie de imagine. Maniera de prezentare n momentul integrrii n Uniunea European, cu ocazia organizrii Jocurilor Olimpice de la Sevilla i a Expoziiei Universale, la nceputul anilor 90 a fost serios gndit. Aceast strategie a conferit Spaniei o imagine de brand internaional, care a servit deosebit de bine produselor sale.Germania a fcut cercetri amnunite pe acest subiect. Aceast strategie se traduce printr-un logo nou. Culoarea neagr de pe steagul Germaniei a fost nlocuit cu culoarea albastr a drapelului Uniunii Europene. Deutschland a pstrat ns simbolul DE. ara nu era mulumit de imaginea sa n strintate, mai ales cea legat de rceala i pragmatismul poporului german. Ca atare, Germania a dorit s elaboreze o strategie de imagine a brandului/mrcii, mai bine controlat.Marea Britanie este foarte avansat. Pe lng logoul care reprezint campania sa de poziionare, strategia sa se dezvolt i se construiete continuu.Hong Kong i-a lansat n mai 2002 strategia de imagine a mrcii i de identificare, cu un nou logo.Faza logo-ului traduce voina de a se prezenta ntr-un fel anume i reprezint o prim etap in procesul refleciei profunde asupra felului n care este perceput o ar i n stabilirea unei strategii adecvate de imagine a brandului/mrcii. Aceasta este o condiie obligatorie. Urmtoarele etape constau n definirea valorilor care reprezintbrandul/marca precum i a direciilor de dezvoltare iar apoi activiti de comunicare legate de brand (marc) i din ndeplinirea cu consecven a promisiunilor asociate brandulu, lucru destul de dificil de realizat chiar i pentru o organizaie, cu att mai mult pentru o ar ntreag.10 sfaturi pentru construirea unei imagini de brand puternice.Unele teorii despre imaginea brandului/mrcii susin c exist 10 puncte importante n construirea unei imagini solide a brandului/mrcii. (David A. Aaker, Building strong brands., 1996, The Free Press):A. Identitatea brandului/mrcii (identificarea esenei produsului),B. Propunerea valorii ( nelegerea modului n care utilizarea brandului/mrcii va constitui un atu n plus n ochii consumatorului),C. Poziionarea brandului/mrcii (poziionarea brandului/mrcii este parte din identitatea acestuia i faciliteaz elaborarea unui plan de comunicare),D. Execuie (executarea planului de comunicare),E. Consecvena n timp (identitatea, poziionarea, comunicarea pe parcursul unei perioade lungi de timp),F. Sistemul brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri, cunoaterea particularitilor fiecruia),G. Efectul de influenare al brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri, cunoaterea sistemului n care acestea interacioneaz i utilizarea acestei cunoateri pentru consolidarea fiecruia n parte,H. Urmrirea valorii brandului/mrcii (cunoaterea pasivului unui brand pentru a afla cum este recunoscut brandul, asocierea acestuia cu alte branduri, fidelitatea fa de brand, calitatea n percepia publicului etc.),I. Responsabilitatea fa de brand/marc (cineva trebuie s rspund de brand, de coordonarea programelor i de coerena strategiei n ansamblul ei),J. Investiia n branduri/mrci (trebuie s continum s investim n branduri)1.3.4. Campanii integrateCampaniile sunt tehnici planificate cu scopul de a promova identitatea i imaginea organizaiei. Ele ofer informaii publicului despre produse i servicii i articuleaz politicile organizaiei. Campaniile dureaz o perioad limitat de timp deoarece sunt, de regul, proceduri extrem de costisitoare. ntre timp, directorul de campanie i / sau consultanii si trebuie s evalueze rezultatele campaniei pentru a decide viitorul acesteia.ObiectiveO campanie de comunicare naional este utilizat pentru a anuna publicului o nou politic, o reform, o schimbare a politicii, o schimbare legislativ i sporetegradul de contientizare a publicului n legtur cu schimbrile care l vor afecta direct sau indirect. n cazul unei schimbri treptate sau iminente a politicii de mediu, se poate recurge la o campanie naional de informare a publicului, destinat s aduc la cunotina publicului schimbrile viitoare i avantajele acestora. Prin componenta de advertising/publicitate, o astfel de campanie are scopul de a familiariza publicul cu o idee sau un concept, de a vinde ideea, i nu de a educa publicul prin prezentarea detaliilor schimbrilor sau a propunerilor introduse.Procesuln cazul campaniilor de promovare a politicilor, cum ar fi programele de dezvoltare regional, Campania trebuie s fie gestionat de Biroul de Relaii publice/ pres din cadrul organismului guvernamental interesat, n colaborare cu Biroul de comunicare din cadrul guvernului. Principalii actori din echipa organizatoric sunt membrii din conducerea organismului guvernamental care desfoar campania, directorii din cadrul Biroului de relaii publice i al Biroului de pres care rspund de organizarea de zi cu zi i de logistica campaniei, precum i cei desemnai s acionezen calitate de Purttori de cuvnt.n majoritatea rilor, inclusiv n Romnia, televiziunea constituie sursa principal de informaii pentru public iar spoturile publicitare sunt o cale foarte valoroas de transmitere a mesajului, alturi de programele de tiri, reportajele i dezbaterile televizate (talk show-uri).De asemenea, pe msur ce companiile de publicitate continu s-i extind domeniul de activitate, o campanie extins de panouri publicitare poate constitui parte integrant a unei campanii.Alte mijloace de realizare a unor campanii dedicate unui anumit scop pot fi: inserarea de mariale informative n ziare, difuzarea de pliante prin pot, realizarea unor puncte de informare, linii telefonice (hot-line), dezbateripublice, conferine, seminarii.Cercetri premergtoare campanieiLa introducerea unui concept complet nou, reacia fa de acest concept trebuie s fie testat cu ajutorul cercetrii calitative. Atitudinile evideniate de aceste studii prealabile vor fi, ulterior, luate n considerare n alctuirea mesajelor - cheie alecampaniei.Principalele partide politice din Occident merg ceva mai departe cu aceast cercetare: ele elaboreaz politici pe baza rezultatelor acestei cercetri, pe principiul c politicile pe care le propun vor fi, astfel, perfect acceptabile pentru oameni.Definirea mesajelor-cheie constituie esena campaniei. O dat stabilit mesajul, se vor alege imaginile i cuvintele care vor portretiza cel mai eficient mesajul respectiv. Este esenial s se foloseasc imagini cu care fiecare individ din public se identific cel mai bine, imagini care emoioneaz oamenii, imagini care s conving publicul campaniei de beneficiile directe pentru ei i familiile lor.Pe msur ce campania prinde contur cu fiecare etap parcurs, instrumentele utilizate trebuie verificate pentru a vedea dac produsul finit este primit favorabil de public, indiferent dac este vorba de un program de televiziune, afi, pliant, reclam. Atunci cnd oferim mai multe informaii noi despre un concept deja introdus, este nevoie de o cercetare suplimentar pentru a evalua ct de eficient a fost campania introductiv. Ce mesaje au fost absorbite saunuicaredincanalelefolositeaufostcelemaieficiente.Descrierea i cteva sfaturi privind diversele tehnici de cercetare sunt incluse n capitolul 4 din prezentul manual.Strategia de campanieObiectivul este acela de a concepe cea mai eficient strategie posibil, n limita bugetului disponibil. Utilizai cele mai populare medii de comunicare. Numii i informai civa Purttori de cuvnt, care s promoveze campania i s vorbeasc despre problematica n cauz. Coordonai campania astfel nct s asigurai continuitatea activitii pe toat durata acesteia. Utilizai la maximum posibilitile de a v expune tema, asigurai-v c reprezentanii dumneavoastr iau parte la programele de dezbateri de la radio i televiziune. Organizai lansri n pres, ori de cte ori avei ocazia (i informaia) n timpul campaniei. Redactai articole de prezentare destinate presei scrise.Principiidebun-sim1. Punei-vnlocul celuicareprimetemesajulMesajul trebuie s ncerce ntotdeauna s rspund la ntrebrile concrete puse de oameni. Dobndirea acestui reflex este deosebitdeimportant.2. FiisimpluiconcretTendina fireasc este de a ncerca s explicai totul, inclusiv toate detaliile instituionale. Preul pe care l pltii pentru acest obicei este imediat:mesajulnuvaajungela receptor..3. MesajdifereniatInformaia trebuie aleas n funcie de grupurile-int i de ateptrile acestora. Adresarea trebuie s fie difereniatnfunciedediversele categorii economice,socialeiculturale.4. UtilizaidiversecanaleExemplu: o reclam TV va strni curiozitatea. Ea poate fi urmat, cu succes, de comunicate de pres i chiar de un extras personalizat trimis prin pot..5. TransmiteimesajulpnlacaptComunicarea nu trebuie s fie sporadic., s dispar i s reapar . Aciunile trebuie repetate iar eforturile trebuie s fie continue..Estenevoiedeun efort susinut pentruaobine rezultatepetermen lung..ComponenteCampaniile integrate conin diferite componente de comunicare, care se completeazreciproc. Publicitatea corporativ Difuzarea informaiilor Relaiile cu presa: Conferine de pres Evenimente mediatice1.3.4.1. Publicitatea corporativAcest tip de publicitate este destinat mai puin sporirii bunurilor sau a portofoliului de aciuni ale unei companii ct mai degrab realizrii sau prezervrii unui mediu n care compania s i poat desfura afacerile ei legitime. Mijlocul mediatic pltit de companie asigur un canal de comunicare consecvent, exact i controlabil pentru liderii de opinie i pentru public n general. (n Kitchen 1997:190)Compania recurge la acest gen de publicitate axat pe imaginea de companie pentru a influena opinia publicului n legtur cu o chestiune privind politicile, funciile, facilitile i obiectivele organizaiei. Publicitatea corporativ este mai strns legat de informarea publicului dect de vnzri i mai aproape de comunicarea corporativ dect de marketing. Televiziunea, presa scris, editorialele, revistele, radioul, afiele, cinematograful i Internetul sunt cteva din tehnicile pe care le utilizeaz publicitatea corporativ pentru a comunica informaii despre brandul su/ marca sa i pentru a transmite mesajele companiei (valorile, misiunea, viziunea, modul n care privete propria activitate). Dac reclama este eficient, ea va aduga o dimensiune pozitiv, superioar, produsului i va spori reputaia organizaiei.1.3.4.2. Difuzarea informaiein cadrul campaniilor de comunicare integrate, informaia se poate difuza prin diverse canale ca, de exemplu: publicaii (buletine informative, brouri, pliante), afie i panouri publicitare, ateliere i seminare, turnee, centre i reele de informare.Diverse mijloace de campanie:TeleviziuneaEmisiuni de informare public realizate de un organism guvernamental, destinate difuzrii informaiilor despre noua legislaie sau despre obligaiileprevzute de lege. De regul, emisiunea dureaz maximum cinci minute i anun c va reveni cu noi informaii pe aceeai tem.Documentare TV Atunci cnd ofer informaii relevante i nu au tente propagandistice, documentarele constituie un beneficiu de importan public.Programe de dezbateri curente Este util participarea purttorului de cuvnt al campaniei la diferite programe TV, talk-show-uri, n care publicul are posibilitatea de a pune ntrebri, fie direct din studio, fie la telefon. Este vital ns ca purttorul de cuvnt s fie foarte bine informatSpoturile publicitare Acestea sunt, adeseori, cea mai bun cale de a atinge cel mai mare grad de audien, dar sunt, n majoritatea cazurilor, descurajant de costisitoare. Este un domeniu foarte specializat i este recomandabil s se recurg la o companie de advertising profesionist pentru realizarea, producerea i plasarea spoturilor.RadioulTelefonul asculttorilor i dezbateri n direct (talk-shows) n Occident aceste programe sunt din ce n ce mai des difuzate, mai ales de staiile de radio locale. Formatul acestor programe d posibilitatea publicului s telefoneze i s fac comentarii sau s pun ntrebri n direct; de aceea, acest tip de programe se bucur de popularitate n rndul asculttorilor i poate atrage audien mare.Programe de dezbateri i interviuri Responsabilul pentru relaiile cu mass- media trebuie s se asigure c purttorii de cuvnt ai campaniei particip la cele mai potrivite emisiuni.Spoturi publicitare radio pot fi foarte eficiente n emiterea unui mesaj percutant potrivit pentru meninerea ateniei asupra subiectului campaniei .Presa

Conferine i lansri Organizai o conferin de pres numai dac informaia are consisten i relevan pentru publicul interesat. Lansarea unui nou poster, de exemplu, poate fi o ocazie legitim de organizare a unei reuniuni foto cu participarea presei i ea trebuie anunat public.Interviuri Responsabilii pentru relaia cu mass-media trebuie s creeze ocazii pentru intervievarea purttorilor lor de cuvnt.Informaii Articolele informative trebuie pregtite i distribuite publicaiilor sptmnale i periodice.Publicitate n pres Pe ct posibil i n limita bugetului, pentru a menine atenia asupra subiectului campaniei.Publicitatea stradalCampanie de afiaj Transmiterea de informaii publicului prin intermediul afielor amplasate n diverse locuri care asigur vizibilitate (circa financiar, birourile administraiei locale, sediile de bnci, biblioteci, oficii potale, autobuze, staii de cale ferat etc.) Vizibilitatea este elementul cheie. Afiele i panourile trebuie s aib un design unitar iar culoarea de fundal sfie vizibil. Aspectul atractiv al afielor asigura o mai bun vizibilitate. Cnd alegei locul de amplasare a afiului nu v gndii doar din ce punct este vizibil acesta, ci i la numrul celor care vor trece pe lng afiul publicitar.Turnee de promovareAcestea sunt cele mai eficiente ci de rspndire a informaiilor suplimentare despre mesajele transmise prin campania de pres.Un turneu de promovare const dintr-o serie de sesiuni de informare seminare, avnd un coninut comun i o recuzit i materiale audio-vizuale comune. Turneele au loc n ase pn la zece (n funcie de dimensiunea geografic) orae diferite din diverse regiuni ale rii - iar participarea este liber pentru toi cei interesai. Aceste ntlniri sunt, de obicei, bine susinute n rile democratice, deoarece membrii comunitii locale apreciaz realmente efortul organizatorilor de a sedeplasa n regiunea lor pentru a le oferi informaii i a rspunde la ntrebri.Sfaturi utile pentru proiectarea i desfurarea unui turneu Este nevoie de mult efort din partea organizatorilor i de mult druire din partea conducerii ministerelor ca s petreac dou sptmni departe de locul n care i desfoar activitatea. Un turneu trebuie proiectat astfel nct specialitii s aib posibilitatea de a face prezentri vizuale privitoare la aspectele principale care fac obiectul campaniei. Trebuie desemnai cel puin doi specialiti, buni vorbitori, pentrufiecare sesiune. Se va aloca timp pentru ntrebri i rspunsuri din partea audienei, dup fiecare sesiune. Este nevoie de mult efort pentru a invita, pe ct posibil, ct mai multe grupuri la sesiunile turneului, i acestea trebuie anunate n presa i radiourile locale. Coordonarea (responsabilitate a directorului de turneu) si asistena tehnic sunt indispensabile. Un turneu presupune o serie de echipamente (banere de fundal i alte obiecte de recuzit, laptop, proiectoare etc.)Pentru mai multe detalii despre cum s organizai i s desfurai activiti aferente tehnicilor de campanie prezentate mai sus, consultai capitolul 2 din acest Manual.1.3.4.3 Relaiile cu presa1.3.4.3.1 Conferinele de presConferinele de pres sunt conferinele inute n prezena presei, cu ocazia unei ntruniri anuale sau a unui anun, a unui eveniment sau a unei prezentri.Scopul principal al acesteia este de a informa presa i de a rspunde la ntrebrile ziaritilor. Succesul acesteia depinde de msura n care ea reuete s ofere informaii relevante pentru a capta interesul jurnalitilor.Un exemplu de conferin de pres este atunci cnd Ministerul Integrrii Europene i Ageniile de Dezvoltare Regional, adesea n colaborare cu unul din ministerele de resort i / sau cu Delegaia Uniunii Europene n Romnia, se prezint n faa presei i, astfel, a ntregii ri. Este, prin urmare, esenial ca pregtirea s fie impecabil. Conferinele de pres trebuie inute doar atunci cnd Ministerul sau Agenia au ntr-adevr cevanoude comunicat.Locaia O atenie special trebuie acordat dimensiunii locaiei. Facei o estimare realist a numrului potenial al ziaritilor care vor participa. Sala nu trebuie s fie prea mare, ci suficient de ncptoare pentru a gzdui ziaritii i cameramanii, tribuna i un spaiu de primire.Sala Dac exist o estrad sau scen i nu este prea nalt, o putei folosi, ns, n general, este de preferat ca vorbitorii i ziaritii s fie dispui la acelai nivel. n spatele mesei prezidiului se va plasa un afi pe care sunt inscripionate logoul i sloganul. Masa prezidiului trebuie acoperit cu o fa de mas, prevzut cu un pupitrui cu microfoane, ap i pahare pentru fiecare vorbitor. n spatele mesei prezidiului se vor dispune numrul necesar de scaune, de nlime potrivit cu nlimea mesei. Scaunele destinate ziaritilor trebuie s fie dispuse ca ntr-o sal de teatru( ntotdeauna mai puine, i nu mai multe dect este cazul sala trebuie s par ntotdeauna aglomerat cu reprezentani ai presei), cu cte un interval larg pe mijlocul slii i pe ambele laturi ale acesteia, pentru montarea reflectoarelor i a camerelor de luat vederi. Se va amenaja un spaiu de recepie, cu dou mese acoperite, la intrarea n sal, una pentru registrul de participare i materialele destinate presei, i cealalt pentru cafea i prjituri.Pregtirea Participanii Moderatorul conferinei de pres, vorbitorii (de regul 2 sau 3), specialitii n domeniul care face obiectul conferinei de pres, din partea ministerului sau a guvernului, sau ali specialiti. Schia de comunicat de pres trebuie finalizat i trimis spre multiplicare. Coninutul discursurilor trebuie s fie stabilit i existena suporturilor vizuale(prezentri power-point, etc.) trebuie confirmat. Ordinea de zi trebuie stabilit i comunicat persoanei care va prezida conferina. ntrebrile previzibile din partea presei se discut n prealabil i se stabilete care dintre vorbitori va rspunde i pe ce domeniu. Dac exist vreun punct vulnerabil, constatat cu ocazia unor evenimente anterioare sau care ar putea s fie pus n discuie n viitor, se va decide cine i cum anume va trata aspectul respectiv, n cazul n care este adus n discuie. Agenda persoanei care va prezida conferina se ntocmete i fiecare vorbitor primete un exemplar din aceasta.n ziua conferinei Organizatorul i ntmpin pe jurnaliti la sosire. Nu uitai c operatorii TV ajung adesea cu cel puin o jumtate de or nainte de conferin, pentru a-i monta aparatura. Cerei-le ziaritilor s se semneze n cartea de nregistrare i oferii-le mapa de pres coninnd comunicatul de pres i alte materiale relevante. Pentru a asigura trecerea plcut a timpului pn la nceperea conferinei de pres putei pune la dispoziie cafea, suc, ap, etc. Moderatorul conferinei de pres i vorbitorii trebuie s intre la ora stabilit i s nceap imediat. Conferina de pres nu trebuie s dureze mai mult de o jumtate de or.1.3.4.3.2 Evenimente de presAceste evenimente sunt organizate de companii/organizaii i sunt destinate presei. Este vorba de nc un proces de prezentare a argumentelor, informaiilor, punctelor de vedere ctre opinia public. Aceste evenimente asociaz un produs sau un serviciu cu o activitate recreativ. Evenimente mediatice de acest gen sunt sponsorizrile, expoziiile de art, aciunile de caritate, evenimente locale, naionale sau internaionale.1.3.5 Gestionarea problemelor / crizein opinia lui Simon Moore, gestionarea problemelor are n vedere acele teme de interes public care, dac sunt lsate s escaladeze, ar putea ntrzia eficiena unei organizaii (Moore 1996:42).Managementul crizei const din procesele la care organizaia recurge cu scopul de a minimiza riscurile de deteriorare a percepiei pe care publicul o are despre organizaie. Un exemplu clasic, n cazul organizaiilor de stat, cum ar fi ministerele, l constituie acuzaiile de corupie sau de deturnare de fonduri, acuzaii care, uneori, ating un grad important de mediatizare.O organizaie de succes trebuie s aib un sistem de gestionare a problemelor foarte bine pus la punct, pentru a evita i a anticipa o situaie de criz. Acest lucru presupune identificarea problemelor care prezint interes, analizarea principalilor factori, formularea unor propuneri realizabile, aciune i, evident, evaluare.Conform unei observaii a lui Stocker, gestionarea crizei este, prin definiie, pregtirea i aplicarea unor strategii i tactici capabile s previn sau s modifice impactul evenimentelor majore asupra unei companii sau organizaii. n cazul cel mai fericit, gestionarea crizei este felul n care cineva gndete i acioneaz atunci cnd toate lucrurile o iau razna. (Caywood 1997:1890)n caz de criz, organizaia trebuie s se reorganizeze pentru a preveni un dezastru. Scandalurile de corupie, zvonurile, incidentele soldate cu poluarea mediului,accidentele de amploare sunt cteva din problemele care cauzeaz crize iar nfruntarea acestora depinde de aciunile organizaiei.Echipa managerial trebuie s stabileasc tipurile adecvate de comunicare cu publicul, s fie informat nainte ca evenimentele s devin criz i s aib un punct central de informare.Crizele sunt, se tie, greu de definit. Care este, de exemplu, diferena dintre o criz i o problem grav? Crizele sunt relative. Ceea ce pentru o organizaie este o criz, pentru o alta nu este dect o provocare minor. Cu toate acestea, crizele nu se pot evita. Dar cu anticipare i cu planificare, efectele negative ale acesteia pot fireduse la minimum.Indiferent de natura lor, toate crizele au urmtoarele trsturi comune:1. Sunt imprevizibile2. Afecteaz reputaia3. Implic oameni4. Sunt grave5. Genereaz atenia publiculuin caz de criz, consultantul pe probleme de comunicare trebuie s fie capabil s contribuie la strategia de aciune i s cunoasc tot ce se ntmpl. Informarea constant, obiectiv, deschiderea pentru rezolvarea problemelor sunt de importan vital n criz.ntrebri-cheie pentru evaluarea unei crize1. Despre ce criz este vorba? Ce s-a ntmplat mai exact?2. Exist o problem de fond? Este criza doar vrful iceberg-ului?3. Este posibil ca lucrurile s se nruteasc? Ce se poate ntmpla n cel mai ru caz?4. Care va fi reacia publicului organizaiei noastre?5. Ct va dura pn la stingerea crizei?6. Ce mize sunt n joc? Ce putem pierde?7. Ne facem griji degeaba?8. Putem cere sprijinul cuiva?9. Cine altcineva mai este implicat?10. Care este cauza?11. Care este efectul financiar al crizei?Msuri care se pot lua pentru ca organizaia s fie pregtit s fac fa unui eventual incident. Numii o echip de gestionare a incidentului (sun mai bine dect criz). Echipa trebuie s includ: Conducerea si efii departamentelor n care se manifest criza i ai celor conexe, un reprezentant al serviciului de securitate al operaiunii, doi secretari experimentai, administratorul cldirii i operatorul centralei telefonice. Clarificai rolurile i instruii membrii echipei n aplicarea procedurii interne de gestionare a crizei. Efectuai o simulare anual sub coordonarea efului organizaiei. Concepei un PLAN DE CONSTITUIRE A ECHIPEI n 24 de ore.Instruii-v operatorii telefonici. ntocmii o list cu numerele de telefon aleTUTUROR ANGAJAILOR. Meninei contacte regulate cu organizaiile partenere, instituiile de monitorizare i mass-media.Reacia la survenirea incidentului1. Convocai echipa de gestionare a incidentului2. Adunai date i fapte3. Cerei ajutorul efilor departamentelor interesate i al altor persoane.4. Confirmai i anunai purttorul de cuvnt oficial. Acesta poate fi unul din Directorii companiei, ns se poate recurge la orice alt persoan capabil s se exprime clar, instruit, care a contribuit la planificarea aciunilor i care confer un sentiment de ncredere i de autoritate.5. Evaluai informaiile disponibile.6. Planificai aciunea de remediere: ngrijire de urgen, n cazul vtmrilor corporale contactai rudele celor accidentai Corectai greeala Prevenii repetarea incidentului Stabilii paii urmtori.7. Demarai o anchet amnunit8. Convenii asupra declaraiei de pres (prin purttorul de cuvnt).9. Dai dovad de atenie, compasiune i preocupare.10. Explicai aciunile de remediere11. Recunoatei greelile. Nu ncercai s le justificai.12. Decidei dac este cazul s convocai o conferin de presRelaia cu presa i publicul n timpul unui incident Primii presa ntr-un spaiu adecvat utilat pentru transmieterea operativ a informaiilor (telefon, fax, internet, etc.) Toate contactele se fac prin Purttorul de cuvnt. Evitai presiunile din partea presei, anunnd o or pentru o sesiune de informare. Publicai un orar al ntrevederilor, dac problema continu s existe. Dac un ziarist v surprinde, totui, nepregtit, nu v prefacei c tii ce se ntmpl. Spunei c vei reveni imediat ce v vei informa asupra faptelor petrecute i facei ntocmai. Dac decidei s inei o conferin de pres: folosii o sal spaioaspregtit cu toate cele necesare bunei desfurri. Avei n vedere sigurana cminelor i a familiilor celor implicai. Gndii-v la sigurana cldirii dvs. este nevoie de personal de paz i protecie suplimentar. Incidentul impune constituirea unei echipe care s rspund unei eventuale anchete publice? Dac da, unde vei gsi oamenii necesari?Alte lucruri demne de luat n consideraieAvei grij de personalul dvs.Dac incidentul survine n afara orelor de program ( i cam aa se ntmpl de obicei), contactai-i pe toi cei care pot contribui cu ceva i punei-i la lucru.Informai-v, n primul rnd, personalul. inei ntlniri regulate de informare, dac este cazul din or n or, astfel nct angajaii s nu ajung s afle din pres ce anume se ntmpl.Instruii n detaliu operatorii telefonici. Alocai numere de telefon interne speciale pentru ntrebri i asigurai-v c exist personal care s rspund la numerele respective. nregistrai toate mesajele, pentru a reveni ulterior asupra lor.

Capitolul22. RELAII PUBLICE2.1. O practic n evoluieDei relaiile publice (RP) sunt un fenomen global al secolului douzeci, rdcinile lor dateaz din antichitate. Aproape toate civilizaiile antice au practicat relaiile publice. Grecii antici, n special, depindeau de RP la alegerea politicienilor. Mai exact, ei foloseau aa-numita metod retoric, o practic profesionist prin care ineau discursuri publice pentru a decide cine era cel mai potrivit s le fie conductor. Pericle i Demostene sunt dou exemple de astfel de vorbitori, care au devenit exceleni oratori i conductori. Mai mult, grecii antici credeau n metoda dialectic i cutau n ea adevrul cu ajutorul comunicrii verbale. Aceasta nsemna folosirea dialogului argumentativ, cu scopul de a convinge auditoriul s le accepte ideile i crezurile. Socrate i sofitii au fost practicanii celebri ai acestei metode.n America, oamenii au utilizat relaiile publice ncepnd cu revoluia american. Discursurile, corespondena, comunicatele de pres i diverse alte forme de publicitate pot fi recunoscute n viaa public a secolului 19 n Europa i n lume. n timpul primului rzboi mondial, politicienii au recurs la relaiile publice pentru a mobiliza opinia public s sprijine rzboiul, iar n cel de-al doilea rzboi mondial, americanii au nfiinat Biroul de informaii de rzboi, care controla mesajele ce se transmiteau naiunilor.Principalul motiv al dezvoltrii acestei industrii l-a constituit responsabilitatea companiilor sau a organizaiilor de a-i informa publicul.n cartea sa Principiile i Practicile Relaiilor Publice , Kitchen definete acest termen ca fiind arta i tiina social de a analiza tendine, de a prezice consecinele acestora, de a consilia conducerea organizaiei i de a implementa programele de aciune planificate care vor servi deopotriv interesele organizaiei i ale publicului. Practica relaiilor publice este efortul deliberat, planificat i susinut de a stabili i menine un climat de nelegere ntre o organizaie i diversele categorii de public ale acesteia. (Kitchen 1997:7) Aceasta nu este unica definiie. De fapt, nu exist o definiie universal valabil a acestei noiuni, pentru c, probabil, ea este att de vast nct poate fi definit n mai multe feluri.Deoarece de-a lungul anilor oamenii au practicat RP fr s le defineasc foarte clar, termenul a fost neclar i greit neles. Din cauza ctorva neprofesionii care au lucrat n domeniu, RP nu au dobndit o reputaie prea grozav. Chiar i astzi, sunt persoane care cred c RP sunt o modalitate de a mistifica adevrul, de a monologa i de a manipula n scopuri necinstite situaiile conflictuale.Scopul real al relaiilor publice este de a sprijini informarea publicului, constituind astfel baza unei opiuni/alegeri n cunotin de cauz.Dup cum arat Seitel, exist patru factori de baz care au contribuit la dezvoltarea i clarificarea acestui termen: (1) dezvoltarea marilor instituii i creterea sentimentului de responsabilitate a acestora fa de public; (2) intensificarea schimbrilor, conflictelor i confruntrilor dintre diverse grupuri de interese din societate; (3) creterea gradului de contientizare a oamenilor ca urmare a rspndirii masive a tehnologiilor de comunicare tot mai sofisticate; (4) rspndirea democraiei mondiale. (Seitel 1998:34)Activitatea de relaii publice include: consilierea managementului n stabilirea politicilor i a relaiilor, cercetarea destinat nelegerii comportamentului publicului, relaiile cu presa i comunitatea financiar, publicitatea, relaiile cu angajaii i comunitatea local, implicarea n probleme de interes public i de stat, gestionarea situaiilor speciale, relaiile cu acionarii, creareaevenimentelor.Este clar c ntreaga activitate de RP se bazeaz pe comunicare. Comunicarea este o caracteristic uman nnscut, ceea ce face ca muli oameni s se simt capabili, instinctiv, s se ocupe de relaii publice. Adevrul este ns c aceast prere este mult prea simplist. Un practicant de RP trebuie s fie specializat n gestionarea fiecrei situaii speciale de care se ocup. Pe scurt, un bun practicant trebuie s fie capabil s comunice cu oameni provenind din diverse medii culturale, educaionale i economice, s cunoasc tehnicile specifice meseriei ca, de exemplu, mijloacele de comunicare verbal, scris, audiovizual, s aib o reputaie sau o imagine larg acceptat, s fie imaginativi i creativi, s tie cum s cerceteze i s exploateze datele, s aib acces la informaie i putere de previziune.Harrison, n cartea sa intitulat Relaii publice, include o foarte interesant comparaie pe care o fcea Sam Black, ntre cei care practic medicina i cei care practic relaiile publice i n care observa c att medicul, ct i specialistul n relaii publice, trebuie mai nti s pun un diagnostic i apoi s trateze. De obicei, i unul i altul sunt solicitai s intervin dup ce rul s-a produs. Relaiile publice preventive sunt tot att de importante ca i medicina preventiv i, ca i aceasta din urm, sunt la fel de rar aplicate. Doctorii au doi numitori comuni: toi au un minimum de cunotine de baz de medicin i chirurgie i subscriu jurmntului lui Hipocrate. Lucrurile se ntmpl cam la fel i n cazul celor care se ocup de RP. Toi practicanii de RP trebuie s aib cunotine de baz despre aceast meserie i experien n metodele i mijloacele acestei arte i toi trebuie s respecte un cod de conduit profesional. ( In Harrison 1995:22)29n toate fazele activitii lui, cel care se ocup de RP trimite i primete mesaje. Desigur, o astfel de activitate include i codificarea i decodificarea mesajelor iar aceasta se realizeaz prin intermediul dialogului (sau al altor forme de comunicare).2.2. Modele de comunicareExist, n esen, patru modele de comunicare, definite astfel:Propaganda/ Press AgentryEste o activitate care are scopul de a promova organizaia n pres, de a-i face publicitate. Este o practica lipsit de credibilitate care recurge la comunicarea dezechilibrat, ntr-un singur sens, a unei informaii selectate n sens pozitiv. Mesajele sunt construite pe o realitate perceput de ctre organizaie i nu n mod necesar pe informii corecte. Procedura este utilizat n sisteme nedemocratice, este unilateral i nu se bazeaz pe date concrete.Aa cum arta Kitchen, acum douzeci i cinci de ani, termenul press agentry i descria, n realitate, pe practicanii de RP ca fiind oamenii de legtur ntre client i pres, care ncearc s ajung la public. Pe scurt, sarcina consta n a promova numele clientului n pres i a contribui la recunoaterea numelui i la atragerea unei largi audiene; ca atare, practica se aplica, mai cu seam, pentru a atrage atenia publicului i nu pentru a-l face s neleag. (Kitchen 1997:31).Comunicarea asimetric ntr-un singur sensInformarea public este similar agenturrii de pres, deoarece este o comunicare ntr-un singur sens. Spre deosebire de agenturarea de pres, acest tip de comunicare se bazeaz pe furnizarea unor informaii obiective. Comunicarea asimetric ntr-un singur sens nu permite ns obinerea unui feed-back.Comunicarea asimetric n ambele sensuriEste vorba de persuasiunea tiinific, care utilizeaz planificarea strategic post-cercetare, cu scopul de a determina publicul s reacioneze conform dorinelor organizaiei.Cu alte cuvinte, ea urmrete s obin un feed-back controlat. Liderii de opinie dau informaii publicului, iar publicul se bazeaz pe aceste informaii la dezbaterea subiectului n cauz, rmnnd ns n afara opiniei - a procesului formativ. Este30adevrat, emitenii informaiilor primesc un rspuns--reacie (feed-back), dar acesta nu presupune dialogul cu receptorii informaiilor.Comunicarea simetric n ambele sensuriSe bazeaz pe cercetare i folosete comunicarea cu scopul de a trimite i de a primi mesaje care contribuie la o mai bun nelegere ntre organizaie i public. Ea creeaz fluxuri de comunicare echilibrate.Opinia public const din prerile cu care rmn oamenii dup transmiterea i evaluarea informaiei i pe care le comunic, n continuare, altora. Seitel este de prere ca n acest model dialogul este esenial att din partea emitentului ct i al receptorului. n acest model, att emitenii ct i receptorii au ansa egal de a convinge i de a fi convini. (Seitel 1998:123)Acest ultim model este, dup prerea celor care l practic, cel mai eficient deoarece implic dialogul i este menionat n teoriile pozitive. Celelalte trei sunt asimetrice, ceea ce nseamn c ele ncearc s modifice doar comportamentul publicului, nu i pe cel al organizaiei. Grunig & Grunig noteaz, de asemenea, c dei noi credem c organizaia ar trebui s practice comunicarea simetric n ambele sensuri, cnd climatul este complex i tulbure, multe organizaii care se confrunt cu un astfel de climat nu practic relaiile publice dup teoria noastr. Putem concluziona, aadar, c relaia teoretic ntre modelele de relaii publice i climatul i structura unei organizaii este mai mult normativ dect pozitiv. (In Grunig1992:298)2.3. Componentele Relaiilor PubliceJ. Marston, n cartea sa Natura relaiilor publice vorbete despre ceea ce, n acronim, se numete R.A.C.E. n esen, RACE nseamn c activitatea de Relaii Publice const din patru elemente-cheie: Cercetare, Aciune i planificare, Comunicare, Evaluare (Research, Action and planning, Communication, Evaluation).Cercetareanainte de a pune n practic un program de RP, fiecare practicant trebuie s fac studii de cercetare pentru a identifica elementele de baz ale problematicii i ale situaiilor cu care se va confrunta. Cercetarea prin culegerea de informaii poate descrie un fenomen, poate explica cauza apariiei acestuia i poate prevedea posibilele rezultate ale aciunilor care se vor ntreprinde. Cercetarea poate fi intern sau extern organizaiei, teoretic sau aplicat, formal sau informal.Aa cum menioneaz Wilcox, Ault i Agee, trebuie s ne punem multe ntrebri nainte de a formula un plan de cercetare, ca, de exemplu: Care este problema? De ce fel de informaii este nevoie? Cum se vor utiliza rezultatele cercetrii? Ce public va face obiectul cercetrii? Organizaia ar trebui s fac cercetarea pe plan intern, sau s angajeze un consultant extern? Cum se vor analiza, raporta sau aplica datele cercetrii? Ct de repede trebuie obinute rezultatele? Ct va costa cercetarea? (Wilcox, Ault i Agee 1997:121)Rezultatele cercetrii confer credibilitate managementului, contribuie la definirea audienei, a strategiilor i mesajelor necesare, la prevenirea situaiilor de criz, la31controlarea i monitorizarea concurenei i a opiniei publice. Metodele de cercetare sunt sondajele, interviurile, chestionarele, analiza coninutului, grupurile-int, analiza datelor.Pe lng acestea, una dintre cele mai eficiente tehnici de cercetare se numete auditul comunicrii. Auditul este un raport elaborat de un cercettor care analizeaz sistemele de comunicare existente n cadrul organizaiei i recomand cile de comunicare eficient a strategiei i a identitii organizaiei. n acest caz, toate formulele de comunicare, tiprite sau vizuale, sunt monitorizate i evaluate.Auditul comunicrii se ocup de comunicarea extern cu instrumente cum ar fi: rapoarte anuale, relatri, brouri, hrtii cu antet, publicitatea corporativ, dar i de comunicarea intern cu mijloace cum ar fi circularele, anunurile, seminarele, avizierele, publicaiile destinate angajailor, evenimentele din organizaie, atitudinea i reaciile angajailor. Auditul poate fi efectuat fie de un membru al organizaiei, fie de un consultant extern.Dup culegerea informaiilor, practicantul RP trebuie s evalueze posibilele soluii la problemele n cauz, astfel ca activitatea s poat avansa la etapa urmtoare, cea de aciune i planificare.Aciune i planificareAciunea i planificarea constituie cea de-a doua etap a activitii de Relaii Publice. Ea const din formularea unor aciuni specifice, care vor constitui planul prin care organizaia i va atinge elurile i obiectivele. Aciunea i planificarea presupun utilizarea informaiilor culese n procesul de cercetare i care constituie elementele pe baza crora se va formula strategia adecvat.n aceast faz, practicanii de RP trebuie s identifice obiectivele clienilor i ale angajatorului, categoriile de public crora li se adreseaz mesajele, interesele publice de care trebuie s se in cont, mijlocul de informare care trebuie s fie abordat, strategiile de comunicare aplicabile, sensul mesajului pe care urmeaz s-l transmit, bugetul de care au nevoie.Dup stabilirea obiectivelor i a politicii organizaiei, activitatea de relaii publice trece la etapa a treia, aceea a comunicrii ntre organizaie i grupurile interesate.ComunicareaDup cum arat Wilcox, Ault i Agee, cea de-a treia etap a procesului de relaii publice, dup cercetare i planificare, este etapa de comunicare. Aceast etap se mai numete i etapa de execuie i este partea cea mai vizibil a muncii de relaii publice. Scopurile procesului de comunicare sunt informarea, convingerea, motivarea i nelegerea reciproc. Pentru a fi un comunicator eficient, o persoan trebuie, n mod obligatoriu, s cunoasc bine n ce anume const comunicarea i cum recepioneaz32oamenii mesajele. Trebuie, de asemenea, s neleag modul n care oamenii proceseaz informaia i ajung, eventual, s-i modifice atitudinile, opiniile i aciunile. (Wilcox, Ault & Agee 1997:161-162)Comunicatorul are nevoie, de asemenea, s primeasc ntrebri i s rspund la ele , pentru a decide care este mesajul potrivit i ce metode va folosi pentru a-l transmite. n aceast etap el trebuie s se ntrebe: Cum neleg mesajul emitentul i receptorul? Este mesajul potrivit? i va reaminti receptorul acest mesaj? l nelege? Crede n el? Comunicarea n ambele sensuri este foarte util n aceast etap specific.Totui, dup ce comunicatorul obine toate aceste rspunsuri recurgnd la oricare din modelele de comunicare, el trebuie s se decid asupra celui mai potrivit mijloc de comunicare. Presa, radioul, televiziunea, expoziiile, sponsorizrile, pota sunt cteva din cile de transmitere a mesajelor prin care organizaia sper s-i fac cunoscute obiectivele.EvaluareaAceasta este ultima etap a activitii de relaii publice , n care practicanii cuantific rezultatele programului pentru a-l evalua i a decide dac s-l continue sau nu, sau pentru a-l modifica, dac este cazul. Profesorul Frank Wylie concluzioneaz: este vorba despre o evaluare ordonat a progresului pe care l facem n atingerea obiectivelor specifice ale planului nostru de relaii publice. nelegem ce anume am fcut bine, ce am fcut greit, ct am progresat i, cel mai important, cum s facem mai bine data viitoare. (In Wilcox, Ault & Agee 1997:193)Programul este evaluat ca eficient atunci cnd activitatea a fost corect planificat, receptorii au neles, programul a ajuns la grupurile-int primare i secundare, participarea publicului la evenimente a fost satisfctoare,reaciile presei au fost pozitive i, n fine, scopurile au fost atinse.2.4. Metode de comunicaren etapa de comunicare, practicantul RP trebuie s decid - aa cum am mai spus - cum anume va informa publicul. O modalitate este de a aplica tactici scrise. Acestea includ comunicate de pres, buletine informative, periodice editate de organizaie, brouri, ghiduri, rapoarte anuale, reclama corporativ, fie de date, cri, facsimile, panouri electronice de informare.33Aa cum arat Thill i Bovee, mesajele scrise sunt cele mai potrivite atunci cnd nu atepi un rspuns imediat, cnd mesajul tu scris este detaliat i complex i trebuie atent planificat, cnd ai nevoie de o eviden permanent i verificabil, trebuie s te adresezi unei audiene largi i dispersat geografic i doreti s reduci riscul distorsionrii care apare atunci cnd mesajul se transmite pe cale oral, din om n om. Mesajele scrise au un mare avantaj: i dau posibilitatea s planifici i s controlezi mesajul. ( Thill, Bovee 1996:87)Exist, de asemenea, i tactici verbale . Discuiile fa-n-fa, conferinele de pres, ntlnirile, prezentrile, casetele audio, atelierele, tirile difuzate la radio i discursurile, sunt cteva din aceste tactici .Dup cum arat Thill i Bovee, mesajele orale sunt cele mai potrivite dac vrei un rspuns imediat din partea auditorilor, dac mesajul este simplu i uor de acceptat, dac nu ai nevoie de o eviden permanent, dac poi s aduni rapid i fr cheltuial mare auditorii i dac vrei s ncurajezi interaciunea pentru a rezolva o problem sau a ajunge la o decizie. Tacticile verbale se aplic cnd o organizaie are nevoie s dialogheze direct cu auditoriul.A treia metod este cea a tacticilor vizuale. Acestea includ anunurile i apariiile televizate, casetele video, filmele, diapozitivele i rolfilmele, planele transparente, fotografiile, graficele, panourile, comunicatele video.Avantajul este c mesajele se transmit rapid i ajung la auditoriu personal.Ultima metod, de dat mai recent, este comunicarea prin Internet i prin celelalte tehnologii de comunicaii moderne. Internetul, calculatoarele, satelitul, teleconferina, sunt cteva din aceste metode. Autostrada informaional (information highway) ajut mii de companii i organizaii s fac schimb de mesaje i s-i promoveze ideile. Thill i Bovee sunt de prere c mesajele electronice sunt cea mai bun metod dac nu ai nevoie de o reacie imediat, dar ai nevoie de vitez, dac nu ai nevoie de o eviden permanent, dar vrei s depeti barierele de fus orar (csu vocal, fax), dac vrei s reduci riscul distorsionrii specific mesajelor orale, dar eti grbit i te afli undeva la mare distan (e-mail). Avantajul acestor tactici este c ele ajut organizaia s ajung imediat la un auditoriu larg.2.4.1. Comunicatele de presPrincipiile de baz ale redactrii unui comunicat de pres

Cine, ce, cnd, unde i de ce: comunicatul trebuie s includ toate aceste

informaii Primul paragraf al comunicatului trebuie s conin toate informaiile importante: formulai mesajul pe care ncercai s l transmitei o dat

34cu partea cea mai important a relatrii i includei textul n primul paragraf, astfel ca acesta s devin un sumar al ntregului comunicat; Folosii citate n cuprinsul comunicatului i asigurai-v c este clar cine anume este autorul lor : ncercai s folosii un citat n primul sau al doilea paragraf al articolului, pentru a aga cititorul; Folosii un limbaj simplu: evitai jargonul i acronimele; Comunicatele de pres trebuie dactilografiate la dou rnduri i cu margini late: aceasta permite editorului s fac corecturi sau tersturi pe text, dac este cazul. Uurnd munca jurnalistului, avei mai multe anse s-l determinai s foloseasc articolul dvs. Marcai sfritul relatrii, pentru a fi foarte clar unde se termincomunicatul i ncep alte informaii; Este posibil s fie nevoie s includei i alte informaii generale la sfritul comunicatului, i acestea trebuie s ia forma Notelor ctre editor: Aceste note se dactilografiaz utiliznd spaierea standard la un rnd; Scriei ntotdeauna data i ora emiterii pe comunicatul de pres, iar dac comunicatul nu se public imediat, instituii un embargo n acest sens; Pe comunicat trebuie s apar, n toate cazurile, un nume i un numr de contact, pentru eventualitatea n care jurnalistul care se ocup de cazul respectiv are nevoie de informaii suplimentare; Dai un titlu interesant comunicatului de pres: dei ziarul va alege probabil un alt titlu, un titlu bine formulat convinge cititorul s citeasc articolul; Ideal, comunicatul ar trebui distribuit pe hrtie destinat special comunicatelor de pres; Distribuii comunicatul att prin fax ct i prin email; Respectai aceste reguli i vei face viaa mai uoar celui care primete comunicatul: jurnalitii primesc zeci de comunicate de pres n fiecare zi, iar dac al dumneavoastr este clar, concis i interesant, atunci v putei atepta ca acesta s fie preluat. Respectai instruciunile referitoare la identitatea vizual impuse de subiectul pe care l tratai, (ex. Proiecte finanate de UE)35Fotografii cteva sfaturi de bazZicala O fotografie face ct o mie de cuvinte red pe scurt importana fotografiei. Ideal ar fi ca fiecare comunicat de pres s fie nsoit de ofotografie, sau s dea presei ocazia potrivit de a insera fotografii.Ocaziile de a face fotografii pot lua multe forme: vizita unui vorbitor cunoscut sau o ocazie aranjat de a face fotografii, cum ar fi curarea gunoiului dintr-un parc.Dac facei o fotografie pentru a o include n comunicat, inei cont de urmtoarele lucruri: Examinai fundalul care va aprea n fotografie. Contribuie acesta la mesajul din comunicatul de pres? O fotografie n care purttorul dvs. de cuvnt apare cu o plant care pare s-i creasc din cap, sau alturi de un indicator pe care scrie ieire de urgen, nu este tocmai potrivit. Cutai ca subiectul fotografiei s fie interesant: (faptele sunt ntotdeauna mai gritoare dect vorbele). Fotografiile trebuie s fie fcute n aer liber, dac este posibil: lumina natural sporete calitatea imaginii. Nu lsai producerea fotografiei pe mna oricui. Folosii prim-planul: fotografiile clare, cu unul sau dou chipuri zmbitoare, sunt mai eficiente dect cele care nfieaz o aglomerare de puncte ndeprtate. Fotografiile trebuie s fie furnizate la rezoluia corespunztoare pentru o tiprire de calitate. Trimitei un set de fotografii, aceasta permite receptorului s aleag imaginea care, n opinia sa, ilustreaz cel mai bine ceea ce se relateaz i care se ncadreaz n spaiul alocat. Ataai ntotdeauna la fotografie o scurt explicaie i o list cu numele i funciile tuturor celor care apar n imagine. Dac presa local a trimis un fotograf s se ocupe de eveniment, asigurai-i tot sprijinul de care au nevoie.2.4.2. Buletine informative i publicaii periodiceBuletinele informative i publicaiile pot fi editate pe plan local i sunt auto-finanate.Ageniile de Dezvoltare Regional, de exemplu, ar putea produce buletine informative periodice destinate clienilor lor poteniali, n diversele stadii ale proiectelor de finanare nerambursabil UE, care se desfoar n prezent n zonele lor. Difuzarea unor astfel de informaii va arta publicului local,uneori, sceptic, c sistemele aplicate la alocarea fondurilor sunt transparente.36Sfaturi utile de redactare a unui buletin informativAlegei bine titlul principal i scriei-l cu litere ngroate, dac intenionai s editai o serie de buletine informative, deoarece titlul principal va fi acelai de fiecare dat. Acesta va crea o impresie puternic de consecven.Scriei n colul din dreapta sus "Nr...", astfel ca cititorul s vad c intenionai s continuai editarea. Chiar i dac este vorba de prima ediie, acest lucru v va fi de folos n viitor.Stabilii apoi cte articole vei aeza n pagin. Aezai textele n pagin astfel nct acestea s nu se amestece i s deruteze cititorul. Lsai spaiu suficient pentru articolul principal, de regul n colul din stnga sus, pentru c acolo se uit cititorul cnd privete prima oar o publicaie.Dac v hotri s nu separai articolele ntre ele printr-o linie, le putei ncadra ntr-o caset sau, dac publicaia are forma unei gazete propriu-zise, plasai articolele n coloane, cu subtitluri ngroate.Concepei titluri interesante i scriei-le ct mai vizibil posibil. Dac titlul este neatrgtor, cititorul nu se mai deranjeaz s citeasc restul textului. Titlurile nu trebuie s fie neaprat scrise cu majuscule.Titlurile nu trebuie s fie ntotdeauna la nceputul articolului, ci pot fi aliniate la stnga sau la dreapta, cu textul aezat pe centru. Astfel de abateri de la norm fac publicaia mai interesant i-i confer personalitate.ncercai s nu folosii prea multe tipuri de scriere. Pentru a obine efecte diferite, nu trebuie s schimbai caracterele. Folosii un singur caracter (maximum dou!) i, pentru diversitate, folosii scrierea ngroat, italic, ngroat-italic. Chiar i literele normale dar mai mari arat bine.Grafica nu este vorba de vreo tehnic sofisticat. Grafica poate consta din linii simple, desene, fotografii, caricaturi sau logouri. Un desen 'haios' inserat ntr-un articol despre o problem local nu vulgarizeaz problema n sine, ci pur i simplu determin (sperm!) cititorul s continue s citeasc.Fii ateni cu fotografiile. Verificai ca acestea s fie fcute n locaia potrivit, pentru c nu vei dori s risipii un spaiu preios insernd imagini care nu au legtur direct cu ceea ce relatai. Editorul v poate sftui n acest sens. Pentru mai mult diversitate, putei imprima cu cerneal neagr, dar pe hrtie colorat. Nu folosii o grafic supradimensionat ea nu trebuie s domine publicaia.Numai dup realizarea machetei grafice putei scrie i aduga textul. n aceast faz tii deja cam ce articole vei folosi, dar acestea trebuie scrise astfel nct s ncap n spaiul alocat i nu nghesuite sau lrgite ca s se ncadreze n spaiul respectiv. Textele trebuie s fie scurte i la obiect, oferind cititorului ct mai mult informaie n ct mai puine cuvinte.Uneori, n loc de paragrafe, folosii o propoziie introductiv urmat de subpuncte scriei propoziii scurte, cizelate, care subliniaz clar fiecare punct. Putei apoi ncheia cu o concluzie concis eventual cu o ntrebare, pentru a lsa cititorul s reflecteze asupra chestiunii.Nu micorai literele prea mult. Literele cu care se tipresc buletinele informative obinuite sunt att de mici ct s poat fi citite.37ConinutulStabilii cte subiecte/ntmplri/mesaje dorii s comunicai auditoriului-int. Realizai un tipar n care s ncap numrul respectiv de relatri n formatul de buletin informativ pe care l vei folosi. De exemplu, 4 articole pe o foaie A4.Folosii toate sursele de informaie disponibile Ministerul Integrrii Europene, alte ministere implicate n dezvoltarea regional i programe finanate de UE, Delegaia UE i Punctele de Informare ale acesteia, personalul care implementeaz i monitorizeaz programele de finanare, din cadrul Ageniei de Dezvoltare Regional, organizaiile care au primitfinanare i care sunt n curs de implementare a proiectelor.O simpl informare pe plan local v va oferi suficiente tiri pentru un singur buletin informativ, iar tirile astfel obinute vor fi interesante pentru cetenii din zon,deoarece vor reflecta opiniile i preocuprile acestora.FEEDBACKInvitai ntotdeauna cititorii s v comunice prerile lor, fie ntr-o chestiune anume, fie n general. Specificai ntr-o caset separat unde anume putei fi contactai de cei care doresc s-i transmit punctul de vedere (fax, e-mail, web site, etc).Tiprire i distribuieUna din cele mai uoare ci de distribuire a buletinului informativ este pota electronic. Desigur, n acest caz nu este nevoie s tiprii publicaia, dar se presupune c avei o baz de date cu adrese de e-mail, ceea ce implic un efort, efort care merit, ns, s fie fcut. Distribuia prin e-mail este o cale rapid prin care autoritile locale i pot contacta cei mai importani parteneri cum ar fi instituiile de nvmnt, de sntate, ONGuri, companiile care presteaz servicii calificate de evaluare a mediului etc.Dac este necesar tiprirea, atunci se va folosi o singur culoare negrul pentru a avea costuri reduse, iar tiprirea se va face fa-verso, pe hrtie de imprimant, de 80 de g, colorat, astfel ca scrisul s ias n eviden.Pentru distribuia buletinului exist o serie de posibiliti precum transmiterea prin pot, inserii n ziare, plasarea la punctele de informare ale unei autoriti locale, la bnci, oficii potale, biblioteci i n alte locuri publice adecvate.382.4.3. Foi volante i plianteFoi volante (Fact-sheets) - Acestea aleg un subiect anume i explic, ntr-o serie de subpuncte sau ntr-o serie de ntrebri i rspunsuri, ntr-un limbaj simplu, detaliile subiectului respectiv. Foile volante trebuie s fie produse simplu i ieftin, tiprite cu culoare neagr pe hrtie de imprimant de culoare diferit pentru fiecare subiect n parte.Pliante (Leaflets) - i acestea trebuie s trateze doar un subiect i spaiul va fi exploatat la maximum pentru a insera desene i fotografii care s ilustreze mesajul- cheie. Dac pliantul se produce ntr-un tiraj de mas, exist oferte avantajoase de tiprire color pe hrtie lucioas .Fluturai (Flyers) Sunt foi simple, coninnd un singur mesaj, care pot fi reproduse la fel ca i foile volante.Stilul caseiUniunea European are un stil propriu de editare, ilustrat de instruciunile privind vizibilitatea, care trebuie respectate la promovarea activitilor legate de UE. Acest stil trebuie utilizat n asociere cu logoul organismelor guvernamentale.Organismele guvernamentale trebuie s-i creeze propriul stil, utiliznd logoul propriu, pentru a-i promova identitatea. n acest scop, ele vor folosi acelaitip de scriere i acelai format pentru toate formele de comunicare.Contractorii romni i ageniile de implementare, care beneficiaz de finanate din partea Uniunii Europene, pot afla detalii despre identitatea vizual n Manualul de identitate vizual (VISUAL IDENTITYGUIDELINES) elaborat de Delegaia UE n Romnia.2.4.4. Discursuri i prezentriSecretul unui discurs reuit const n pregtirea, exersarea, analizarea i din nou exersarea acestuia.39Sfaturi pentru reuita discursului Gndii-v la auditoriu, la mesajele pe care ncercai s le transmitei acestuia i la ct va fi de receptiv. Ce obiectiv urmrii s-l informai/ s-l convingei/ s-l inspirai sau s-l distrai? Cunoatei-v subiectul i coninutul acestuia. Modul de prezentare estefoarte important.. Cunoatei-v mesajul i poziia. Avei ncredere n ele! Stabilii care vor fi atitudinea/ tonul dumneavoastr. Om de stat sau agent de vnzri? Autoritate sau catalizator? Stabilii ce rspuns dorii s obinei unul general sau unul la obiect: Folosii un limbaj simplu i familiar. Dac 10% din ceea ce ai spus s-a reinut, ai reuit! Fii pregtii s v vedei i s v ascultai vorbind aa cum face auditoriul! Fii politicos i prietenos privii din cnd n cnd n ochi auditoriul. Concentrai-v atunci cnd ali membri din echipa sau comitetul dvs. iau cuvntul. Susinei-v membrii echipei prin cuvinte i atitudine.Pregtirea iniial1. Examinai coninutul; facei ca acesta s fie interesant i relevant pentru auditoriul respectiv.2. Gndii mesajul pentru a fi rostit, nu pentru a fi scris.3.

Introducerea este important, deschide comunicarea ntre dvs., auditori i subiect.4. Informaia-cheie mesajul dvs. trebuie s se refere la maximum trei puncte.5. Concluzia conduce auditoriul spre reacia pe care o ateptai.6. Cnd scriei ciorna, schiai mai nti discursul, dup care completai coninutul. Gndii-v ct de lung va fi discursul i dac vor exista eventuale ntrebri. Gsii anecdote, citate i maxime.7. Editai discursul cu mult atenie.Cercetaren faza de cercetare, adunai toate informaiile disponibile despre subiectul respectiv. Faptele, opiniile, documentaia, cauzele i efectele. Toate datele pe care lefolosii trebuie s fie exacte i s provin din surse sigure. Folosii informaii interesante i artai ambele fee ale argumentaiei. Gsii nota de umor potrivit, sub forma anecdotelor, citatelor , povestirilor.40 Cutai exemple de reuit, studii de caz, i gndii-v care din acestea sunt mai eficiente n cazul auditoriului n spe.Structura discursului Schia o niruire de gnduri principale sau teme logice, ordonate icorelate. Introducerea/ Deschiderea prezint relaia vorbitorului cu auditoriul, subiectul, obiectul i coninutul pe scurt. Fundamentarea istoric, motivele discursului, parametri i ipoteze i, daceste cazul, referine despre vorbitor. Esena 2 sau 3 puncte-cheie elaborate i susinute colocvial. Subliniai punctele forte; referii-v la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea. Concluzia Concluzionai i conducei auditoriul spre reaciile emoionale i specifice dorite. Discursul trebuie s se desfoare natural i logic, pentru a putea fi uor urmrit. Segmentele discursului trebuie s fie legate ntre ele. ntrerupei prezentarea la fiecare dou-trei minute cu o replic prin care s strnii o reacie (sau aplauze) din partea auditoriului. Folosii materiale audiovizualenumai dac acestea clarific sau susin discursul.Pregtiri la faa locului1. Stabilii micrile pe care le vei face (aezat la pupitru + ntrebri?) Observai dac exist ceva care poate distrage atenia sunt oameni care stau n spatele dvs. pe podium?2. Dac este posibil, folosii un pupitru cu microfon. Verificai nlimea i distana fa de microfon.3. Repetai cu voce tare, n picioare, la pupitru, cel puin o dat, la faa locului!4. Asigurai-v c avei aparatura pentru a v adresa publicului, dac esteposibil - pentru "prezen" nu pentru volum.Verificai aparatura

5.respectiv v auzii bine?Atenie la luminile n care vei privi!

6.Bei ap! Nu prea rece, nici prea acidulat.

417. Verificai dac presa va fi prezent reinei unde sunt amplasate camerele de luat vederi i presa.8. nregistrai fiecare discurs audio i video.9. Aflai din timp unde se afl toaleta!Textul1. Folosii foi de hrtie sau carneele pentru notie. Dac este nevoie de textul complet, folosii jumtatea superioar a colii de format A4 i caractere de 16 sau 17. Punctuaia va fi cea pentru textul rostit, cu marcarea pauzelor, a accenturilor, a vitezei i a inflexiunilor vocii.2. Dac se folosete prompterul, exersai cu operatorul pn ajungei sstpnii perfect tehnica.3. Fii pregtii s intrai n dialog cu ceilali vorbitori, dac este cazul.4. Cronometrai-v - scurtai imprimai textul, dac este nevoie.5. Ce anume trebuie s evitai n text: Sa v plngei: "n timpul scurt pe care l-am avut la dispoziie"/ abia ieri am fost solicitat..." Scuzele: "Nu sunt tocmai n msur", 'Mi-au cerut s iau cuvntulns, vedei...' Falsa modestie/atitudinea defensiv: "Consider", "Cred ", "n opinia mea" , "Sper c vei...", "Credem c am ncercat...", "tiu c muli m vor contrazice, dar..." Banaliti: "Sper c suntei n asentimentul...... ", "O zi bun", "Este o onoare s m adresez unui auditori att de distins". Clieele: Pn la urm", "n acest moment", "n concluzie", "exact aa", "Adevrul este c." Ticuri verbale:"eu atta spun; nelegi?". DUMNEAVOASTR SUNTEI AUTORITATEA de aceea v-au invitat! Cuvinte / expresii redundante; "foarte"; "mare"; "enorm"; Cuvinte urte: nu impresioneaz.426. Repetiia la faa locului Repetai n mod real! Cu voce tare, cu gesticulaie i cu aplomb. Repetai nti fr mijloacele audio-video apoi cu acestea Vorbii tare la pupitru ctre "auditoriu" n condiii ct mai aproape de cele reale.43Rostirea discursului Privii auditoriul -i reacionai la reacia acestuia. Cucerii mai nti oamenii - apoi argumentai. Atitudinea dvs. influeneaz modul n care auditoriul v va recepiona - nainte de a ncepe s vorbii. Rostii cuvintele n direcia microfonului. Alternai viteza i tonul. Rostii propoziiile cu claritate pn la capt. Folosii pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee. Folosii limbajul trupului, dar controlai-l. Gesticulai natural. inei capul sus i privii auditoriul n ochi. Nu v simii jenat s v citii notiele. Folosii ocazional auto-ironia. Artai c v bucurai de ocazia pe care o avei de a vorbi auditoriului!Materiale vizualeExist o diferen clar ntre un discurs inut ntr-un cadru oficial i o prezentare informativ. n al doilea caz, trebuie s recurgei la ct mai multe materiale vizuale, sau cel puin la o prezentare redactat n power point. n primul caz, trebuie s vedei care sunt circumstanele , dac este vorba de un discurs la nceputul sau la sfritul conferinei, un discurs dup cin etc. i s stabilii dac este sau nu nevoie de materiale vizuale i dac acestea servesc discursului. Pregtii-v discursul fr materiale vizuale, dup care hotri ce este de fcut.Dac vei folosi materiale vizuale, grafica pe calculator este de preferat. Este mai comod i de cele mai multe ori mai eficient dac nu trebuie s manevrai aparatura personal.Dup discurs Discursul este menit pentru a v spune punctul de vedere fr emfaz! Cnd ai terminat, reluai-v locul, dac nu suntei anunat s rmnei la pupitru. Rmnei i discutai amical cu auditoriul artai-v interesul fa de acesta - dup sesiune. Punei ntrebri subtile, ca s vedei dac auditoriul i amintete ce ai spus.442.4.5. Ateliere i sesiuni informativeAtelierele se organizeaz regulat pentru potenialii solicitani de fonduri din sub- programul de finanare CES de obicei de ctre experii locali pui la dispoziie de diversele Proiecte de Informare a Publicului. Seminarele i sesiunile de informare sunt i ele modaliti de transmitere a informaiei unor grupuri largi de oameni i de a primi reacii din partea acestora.Atelierele trebuie s fie interactive, s utilizeze tehnici de instruire potrivite (grupe de lucru, sesiuni de ntrebri-rspunsuri, prezentri fcute de participani etc.) i mijloace moderne (retroproiectoare, video-proiectoare, plane, prezentri video etc), adecvate metodelor didactice destinate adulilor. Astfel, comunicarea devine mai uoar, iar folosirea simultan a 3 canale de comunicare i implicarea direct a participanilor n proces fac ca impactul s fie mai mare, participanii avnd posibilitatea de a nelege mai bine conceptele i aplicarea acestora.Pregtiri prealabile Interactivitatea este caracteristica general a atelierelor; Dezbaterea i stabilirea tematicii de pe agenda seminarului; Definirea i pregtirea studiilor de caz; Pregtirea aplicaiilor; Redactarea exemplelor i a materialelor pentru participanii la seminar; Pregtirea chestionarelorDotri Slile trebuie s fie bine echipate logistic i acustic; Retroproiectoare, ecrane; Transparente; Plane; Documentaie (materiale tiprite); Cte un exemplar din documentaie pentru fiecare participantAlte materiale informativePregtii un program care menioneaz data, ora i locul precum i subiectele seminarului i trimitei-l o dat cu invitaia de participare.Dac seminarul este pentru poteniali solicitani de fonduri UE, folosii bazele de date ale ADR i pe cele ale companiilor, ONG-urilor, instituiilor de nvmnt etc. locale. Anunai seminarul n presa local i radioul local.45Power Point i Prezentri VizualeIndiferent cine ar fi participanii la seminar, este important ca prezentrile s fie ct mai clare, cu ajutorul materialelor vizuale. Este mult mai uor s explici cum se completeaz un formular, proiectndu-l pe un ecran, de exemplu, n faa celor prezeni. Putei face aceasta utiliznd diapozitive sau plane. Dup ce v-ai definitivat notiele pe marginea subiectelor din program, apoi capitolele i subcapitolele, redactai-le n Power Point, sub form de diapozitive (slides).n funcie de tipul de proiector existent la locul unde se ine seminarul, pregtii materialul fie sub forma diapozitivelor pe hrtie transparent, dac folosii un retroproiector, fie pe o dischet, n cazul n care proiecia se va face de pe laptop. Putei pregti din timp i ilustraii, folosind creioanele cu tu (markers) i un stativ cu plane (flipchart), urmnd s scriei pe planele respective cuvinte cheie, pe parcursul seminarului.De asemenea, cnd facei prezentarea n Power Point, ncercai s evitai tabelele cu multe date. n schimb, folosii grafice atrgtoare, bazate pe aceleai date. Efectul va fi mai bun. Puini dintre cei prezeni vor recunoate mesajul dvs. din tabele, dar aproape toi l vor recunoate dac l transmitei sub form de grafice.DocumentaieEste important ca participanii s poat avea acces la ntreaga documentaie (hand- outs prezentare, informaie suplimentar, etc.),,pentru a avea un rezumat al seminarului, la care s recurg n viitor. Putei oferi participanilor i alte materiale ca, de exemplu, pliante sau brouri.Locaia i salaAr fi de preferat s alegei o locaie central, accesibil pentru toi participanii. Dac exist o sal special de curs, este, evident, i mai bine. Slile trebuie s fie dotate cu mese, hrtie i creioane de scris pentru participani. Slile din cldirile municipa