Cbb Brochure Ro

Sprijinirea IMM-urilor n recuperarea

creanelor transfrontaliere

Ghid privind gestionarea creditelor

i a creanelor transfrontaliere

Nici Comisia European i nici orice alt persoan care acioneaz n numele acesteia nu poate fi considerat responsabil de modul de utilizare a informaiilor coninute n aceast publicaie, nici de eventualele erori care pot aprea n ciuda pregtirii i verificrii atente. Publicaia nu reflect n mod necesar opinia sau poziia Uniunii Europene.

Mai multe informaii cu privire la Uniunea European sunt disponibile pe Internet (http://europa.eu).

Luxemburg: Oficiul pentru publicaii al Uniunii Europene, 2013

ISBN 978-92-79-28880-7doi:10.2769/83728

Uniunea European, 2013Reproducerea este autorizat cu condiia ca sursa s fie confirmat. Fotografia pe pagina de gard: Comisia European

Printed in Belgium

1G H I D P R I V I N D G E S T I O N A R E A C R E D I T E LO R I A C R E A N E LO R T R A N S F R O N TA L I E R E 1

CUPRINS

INTRODUCERE...............................................................................................................................3 A. Gestionarea creanelor transfrontaliere n UE ........................................................................3B. Microntreprinderea obinuit ........................................................................................................4 OFERTA ....................................................................................................................................................7 A. Probleme pre-contractuale ..............................................................................................................8B. Pregtirea ofertei ............................................................................................................................... 10

FACTURAREA ................................................................................................................................30 A. O factur obinuit ........................................................................................................................... 30B. Componentele facturii ..................................................................................................................... 30 MANAGEMENTUL INTERN MONITORIZAREA EFICIENT A PLILOR ..........................................36 A. Competenele tehnice ale lui Jane i Joe .............................................................................. 36B. Managementul fluxului de lucru ................................................................................................. 38C. Cerine privind software-ul ............................................................................................................ 41D. Contabilitatea zilnic ....................................................................................................................... 41E. Noua structur a costurilor ............................................................................................................ 42 OPIUNI PENTRU COLECTAREA CREANELOR ............................43A. Implicai-v personal ....................................................................................................................... 43B. Angajarea terilor colectarea extrajudiciar a datoriilor ............................................. 49 C. Executarea judectoreasc a creanei .................................................................................... 52 ANEX REFERINE PENTRU INFORMAII SUPLIMENTARE ................................................................................59

3G H I D P R I V I N D G E S T I O N A R E A C R E D I T E LO R I A C R E A N E LO R T R A N S F R O N TA L I E R E

INTRODUCERE

A. GESTIONAREA CREANELOR TRANSFRONTALIERE N UE

Cu o populaie de peste 500 milioane (1), Uniunea European este una dintre cele mai mari piee din lume. n special pentru ntreprinderile mici i mijlocii (IMM-uri), exist multe oportuniti pentru a-i oferi bunurile i serviciile, nu doar n propriile ri, ci i n celelalte 28 state membre ale UE.

Totui, multe afaceri, n special cele mici, evit operaiunile transfrontaliere. Motivele pentru acest lucru sunt foarte diferite. Unul dintre cele mai mari obstacole pentru muli antreprenori este faptul c nu tiu dac un client din alt ar UE i va plti facturile la timp sau care este modul cel mai bun de a proceda n cazul n care are loc acest lucru i rezult lipsa plii.

Acest ndrumar este destinat susinerii IMM-urilor n aplicarea creanelor transfrontaliere n dou moduri:

prin descrierea msurilor pe care un antreprenor le poate lua chiar de la momentul depunerii unei cotaii pn la momentul iniierii procedurilor europene pentru prevenirea i evitarea creanelor irecuperabile;

prin descrierea msurilor de care dispune un antreprenor, n cazul n care apar creane irecuperabile.

1 Surs Eurostat: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/eurostat/home

4Practic, toate afacerile din Europa sunt IMM-uri (2), din care 90 % sunt microntreprinderi. Microntreprinderile sunt caracterizate printr-un numr mai mic de 10 angajai, iar pro-prietarii sau directorii afacerii deseori inclusiv membrii familiilor lor sunt implicai intensiv n fiecare zon a operaiunilor. Totui, aceste microntreprinderi asigur 53 % din toate locurile de munc din Uniunea European.

Din acest motiv i cu scopul de a clarifica sunt prezentate toate aspectele manage-mentului creanelor transfrontaliere de succes, pe baza exemplului unei microntreprin-deri fictive dar obinuite.

B. MICRONTREPRINDEREA OBINUIT

Compania este o microntreprindere cu domiciliul n statul A, membru al UE. Este gestio-nat de tinerii antreprenori Jane i Joe, care i-au lansat recent compania deinut n comun i au angajat ali cinci salariai. Ei au o afacere de comer prin coresponden i o afacere on-line, specializat n mbrcminte pentru biei i fete i n mobil de pin pentru copii. Sediul lor social, ataat unei piee de desfacere mici cu vnzare fix, este situat n apropi-ere de grania cu statul B, membru al UE.

Majoritatea clientelei lui Jane i Joe const n clieni privai din ara A, cu toate c o propor-ie din ce n ce mai mare, vine din alte state membre ale UE. Totui, ambii primesc comenzi mari de la detailiti i de la instituii private i, din ce n ce mai mult n ultima perioad de timp, din statele B, C i D, membre ale UE. n viitor, Jane i Joe doresc s depun oferte ca rspuns la invitaiile la licitaii att n ara lor, ct i n alte state membre ale UE.

Tinerii antreprenori i dezvolt continuu relaiile comerciale transfrontaliere i, din acest motiv, nu n ultimul rnd, doresc s i configureze sistematic Termenii i condiiile generale de afaceri, termenele de plat, monitorizarea facturrii i a plilor, astfel nct s reue-asc s prentmpine i s evite creanele irecuperabile.

2 Surs Revista performanelor IMM-urilor: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/performance-review/index_en.htm


NOT > PROMULGAREA CONTRACTELOR PUBLICE LA NIVELUL UECompaniile care sunt domiciliate n rile UE pot rspunde fr restricii invitaiilor din sectorul public de a depune oferte n oricare alt ar din UE. Autoritile oficiale din toat UE aplic proceduri armonizate i transparente atunci cnd i selecteaz contractanii. n plus, Legea privind ntreprinderile mici promoveaz msuri pentru Europa ce faciliteaz competiia afacerilor mici pentru contractele din sectorul public, n aceleai condiii ca pentru competitorii mari.

(consultai n special pentru acest caz Codul european al bunelor practici, care facili-teaz accesul IMM-urilor la achiziiile publice:

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/other_aspects/index_en.htm#smes)

Directivele UE se aplic pentru acordarea contractelor de construcie, furnizare i servicii din sectorul public peste o valoare specificat. Directivele se aplic n cazul contractelor n care valoarea total a contractului depete urmtoarele praguri:

contractele de construcie din sectorul public, n valoare de peste 5.000.000 ; contractele de furnizare i de servicii din sectorul public la nivel guvernamental

central, n valoare de peste 130.000 , peste 200.000 pentru contractele autoritilor la un nivel decentralizat sau peste 400.000 n cazul contractelor de furnizare a apei, a electricitii i a serviciilor potale i de transport.

Toate invitaiile la oferte ce depesc anumite valori limit sunt publicate n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Putei vizualiza aceste oferte n mod gratuit n baza de date TED (Tender Electronic Daily). Baza de date TED este actualizat de cinci ori pe sptmn, cu aproximativ 1.500 anunuri de contracte publice din Uniunea European, din Zona Economic European i din alte ri.

Legtur Web: http://ted.europa.eu

e-CERTIS este un sistem informaional on-line pentru afaceri i pentru autoritile publice de atribuire, care ajut la identificarea diferitelor certificate i atestate care sunt deseori solicitate pentru procedurile de atribuire.

Legtur Web: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do

6Oportunitatea actual pentru Jane i Joe este o cerere a unei coli primare cu conducere privat din statul B, membru al UE, care este localizat n apropiere de grania cu A. coala dorete s i reamenajeze cantina i a solicitat de la Jane i Joe o cotaie pentru furnizarea a:

50 mese pentru copii (pin) la 100 EUR net; 200 scaune pentru copii (pin) la 40 EUR net; 50 fee de mas cu model cu Harry Potter (ceruite) la 35 EUR net.

Pentru Jane i Joe, aceasta este o comand relativ mare, care poate avea poteniale efecte negative asupra companiei lor n cazul unei pli ntrziate: nu le-ar amenina n mod necesar supravieuirea, dar ar putea avea anumite efecte duntoare asupra relaiei lor cu furnizorii i a altor angajamente, care ar fi suferite de aceast microntreprindere n cazul n care accept comanda. Prin urmare, ei elaboreaz o propunere cu toate elemen-tele necesare, n special n ceea ce privete evitarea neplii i asigurarea unei protecii suficiente mpotriva acesteia. Este necesar ca acest lucru s includ, pe lng gama de servicii, preul, perioada de execuie i o perioad de plat, Termenii i condiiile generale de afaceri formulate corespunztor, precum i termenele de plat. n plus, Jane i Joe ar dori s afle cte ceva despre capacitatea colii primare private de a efectua plile.


Jane i Joe intenioneaz s prezinte o ofert unui eventual client din alt stat membru al UE. Deoarece dimensiunea comenzii companiei este relativ mare pentru microntreprin-derea lor, exist o serie de aspecte pe care Jane i Joe trebuie s le ia n considerare atunci cnd elaboreaz o ofert pentru acest client. Printre acestea se numr, n primul rnd, anumite msuri de precauie, care pot contribui, chiar i n aceast etap timpurie, la reducerea posibilitii apariiei oricrei poteniale nepli.

n majoritatea cazurilor n care o microntreprindere prezint o ofert, dup primirea i semnarea de ctre Client i Contractant, aceasta va reprezenta contractul. Prin urmare, este esenial pentru Jane i Joe s cunoasc n detaliu ce termeni de afaceri i ce ter-mene de plat, care se aplic la toate contractele sau la majoritatea acestora, trebuie de asemenea integrai neaprat n ofert.

OFERTA

NOT > TERMENI I CONDIII GENERALE DE AFACERI I TERMENE DE PLAT

Termenii i condiiile generale de afaceri i termenele de plat sunt extrem de importante i ar trebui s fie o component fix n fiecare ofert, contract, comand i n alte documente comerciale.

Termenii i condiiile generale de afaceri i termenele de plat ar trebui s fie confirmate i prin semntura clientului.

Termenii i condiiile generale de afaceri i termenele de plat ar trebui s fie supuse unei verificri de specialitate pentru caracterul complet, absena contradiciilor i pentru validitatea legal.

8A. PROBLEME PRE-CONTRACTUALE

I. Verificarea creditului pentru potenialii clieni

n contextul dimensiunii comenzii, Jane i Joe pot efectua o verificare a creditului clientului. n acest fel, ei pot verifica ce rating al creditului are coala primar i, astfel, capacitatea sa de a plti. Solvabilitatea arat capacitatea unui potenial client de a efec-tua plile i poate fi verificat prin dou metode:

antreprenorul verific personal, utiliznd aa-numitele grile de scor pentru credit n cadrul punctajului de bonitate;

antreprenorul externalizeaz verificrile solvabilitii (de ex., unui furnizor de servicii extern).

Verificrile creditului pot fi aplicate cu succes att n ceea ce privete clienii activi din punct de vedere comercial (ntreprinderi/categoria B2B), ct i n ceea ce privete consumatorii (categoria B2C).

Astfel, ageniile de credit ofer informaii cu privire la denumirea comercial a unei compa-nii, la statutul su juridic i la datele privind forma sa juridic, precum i detalii financiare i informaii referitoare la situaia financiar. Ageniile pentru verificarea creditelor asigur asisten cu privire la nivelul de credit care va fi oferit (pentru achiziiile n avans etc.).

De regul, informaiile personale includ numele, adresa, elemente cum ar fi data naterii, angajatorul i, n special, evenimentele de plat, cum ar fi caracteristicile negative. i n acest caz, ageniile de credite acord o valoare a scorului n ceea ce privete potenialul client.

II. Stabilirea legii aplicabile i a jurisdiciei competente n cazul disputelor

n plus, este foarte importat s se cunoasc ce lege se aplic pentru contract i ce instan ar fi competent n cazul unei dispute dintre prile implicate.


1. Legislaia aplicabil pentru obligaiile contractualeLegislaia aplicabil pentru contractul respectiv dintre dou pri reiese din Regula-mentul 593/2008 din 17 iunie 2008, privind legea aplicabil obligaiilor contractuale (Regulamentul Roma I). Este important s se abordeze aspectul privind legislaia aplica-bil pentru contract, deoarece aceasta este esenial pentru interpretarea contractului i pentru realizarea obligaiilor n baza contractului (Articolul 12).

n Regulament exist principiul alegerii libere a legislaiei (inter alia n Articolul 3, adic prile contractante sunt libere s cad de acord asupra legislaiei care trebuie s se aplice pentru obligaiile contractuale specifice). Dac prile nu aleg nicio legislaie, legea aplicabil pentru contractele de vnzare cu privire la bunuri mobile, servicii, franize sau contracte de vnzri va fi determinat n funcie de domiciliul prii care asigur operaia caracteristic (aport n natur Articolul 4; exemplu: n cazul unui contract de vnzri, acesta ar fi domiciliul vnztorului). De regul, acest lucru se aplic i pentru contractele de livrare (Articolul 5) i pentru contractele de asigurri (Articolul 7).

n general, contractele cu consumatorii sunt supuse legislaiei statului membru n care consumatorul (consumator privat) i are reedina obinuit (Articolul 6); contractele indi-viduale de munc sunt supuse legislaiei din ara n care angajatul i desfoar de obi-cei munca sa. Reedina obinuit/locul de munc obinuit este, n general, acelai loc ca cel n care locuiete individul, chiar dac, n mod natural, se pot aplica alte reguli n cazuri excepionale. Regulamentele individuale (excepionale) reies direct din Regulament (3).

Pentru a evita nevoia de a cunoate alte sisteme juridice (numeroase), se recomand ca Termenii i condiiile generale de afaceri s conin o clauz cu privire la alegerea legis-laiei, care s permit alegerea legislaiei naionale proprii (4).

2. Jurisdicia competentProblema instanei care are jurisdicie n procedurile civile i comerciale reiese, de obicei, din Regulamentul 44/2001 din 22 decembrie 2000, privind competena judiciar, recunoa-terea i executarea hotrrilor n probleme civile i comerciale (Regulamentul Bruxelles I). n baza acestui Regulament, instanele de jurisdicie corespunztoare sunt n general instanele acelui stat membru n care este domiciliat acuzatul (Articolele 2-4). Dac apare o situaie n care IMM-ul trebuie s aduc n faa unei instane o crean transfrontalier, instana competent este, n esen, instana n a crei jurisdicii i are domiciliul clientul.

3 Mai multe informaii la: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/jl0006_ro.htm

4 Consultai i Articolul B. / II. / 1. / g. de mai jos.

10

Ca o alternativ, n anumite circumstane, este posibil i intentarea unui proces mpo-triva prii adverse n faa unei instane din alt stat membru. Acest lucru este posibil n cazul n care exist o jurisdicie special (Articolele 5-7), o jurisdicie exclusiv (Articolul 22) sau o jurisdicie referitoare la cazurile de asigurri (Articolele 8-14), la contractele cu consumatorii (Articolele 15-17) i/sau la contractele individuale de munc (Articolele 18-21), n baza Regulamentului Bruxelles I. Pe lng acestea, n baza Regulamentului exist i opiunea unui acord cu privire la tribunalul competent (Articolele 23-24) (5).

Pentru a asigura ca recursul s se fac numai la instanele naionale domestice, care, apoi (dac se aprob), n conformitate cu alegerea legislaiei aplicabile, trebuie s se fac numai n baza legislaiei naionale proprii, se recomand ca n Termenii i con-diiile generale de afaceri (6) s fie inclus o clauz cu privire la tribunalul competent corespunztor.

Pentru informaii detaliate, se recomand consultarea Atlasului Judiciar European n materie civil (7), care asigur accesul facil la anumite informaii relevante cu privire la cooperarea n materie civil, unde, de exemplu, se pot gsi on-line instana competent i anumite formulare completate sau chiar traduse.

B. PREGTIREA OFERTEI

Jane i Joe trebuie s elaboreze o ofert individual financiar i de servicii, n conformi-tate cu cererea primit care, n plus, trebuie s includ Termenii i condiiile de afaceri i termenele de plat general aplicabile ale microntreprinderii, i care trebuie redactat n vederea utilizrii regulate n toate contractele, cotaiile, comenzile i n celelalte documente comerciale.

I. Oferta individual

Jane i Joe trebuie s se asigure c toate aspectele urmtoare sunt acoperite n fiecare propunere individual pe care o elaboreaz.

1. Desemnarea prilor contractantePrile sunt, pe de o parte, vnztorii Jane i Joe, iar pe de alt parte, coala primar privat i reprezentantul legal al acesteia.

5 Mai multe informaii la: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l33054_ro.htm

6 Consultai i Articolul B. / II. /1. / h. de mai jos.

7 http://ec.europa.eu/justice_home/judicialatlascivil/html/index_ro.htm


Desemnarea exact trebuie s includ urmtoarele:

numele complet; adresa; profesia, unde este cazul, numele comercial individual i numele i prenumele

proprietarului afacerii; n cazul companiilor, denumirea complet, sediul social, numrul de nregistrare

n Registrul Comerului i detaliile privind reprezentantul juridic.

2. Desemnarea bunurilor i a serviciilorPentru a evita disputele cu privire la natura bunurilor vndute, Jane i Joe trebuie s le descrie ct mai exact posibil. n acest scop, ei ar putea s fac trimiteri la un catalog sau la un eantion, dac este necesar.

Acelai lucru este valabil i pentru ofertele i contractele de servicii: ei trebuie s ofere o descriere exact a serviciilor care vor fi efectuate i a intervalului de timp n care va fi executat lucrarea.

3. Preuln fiecare ofert individual i n fiecare moment din timpul activitilor lor comerciale Jane i Joe trebuie s specifice un pre realist, care s asigure o marj realist i corespun-ztoare a profitului.

n mod obinuit, la stabilirea preului care va trebui pltit, pentru Jane i Joe vor exista urm-toarele opiuni:

un pre de achiziie fix desemnat sau; trimiterea la o list de preuri.

Desigur, n acest caz specific, Jane i Joe sunt liberi s includ n oferta lor, indiferent de calculele lor anterioare privind preul, diverse regularizri ale preurilor.

a. RabatulReducerile pot face o propunere mai atractiv pentru potenialii clieni, n cazul comen-zilor de dimensiuni mari.

n cazul de fa, cei doi tineri antreprenori decid s ofere un rabat de 3 % la preul net, avnd n vedere mrimea comenzii colii primare.

12

b. ReducereaPentru a stimula clienii s achite plile cu promptitudine, Jane i Joe ar putea oferi de ase-menea o reducere. n acest caz, clientul ar primi o reducere a preului fa de suma original facturat, dac plata este primit n perioada de timp stabilit la alegere de Jane i Joe.

c. Taxa pe valoare adugatPentru a preveni nenelegerile i disputele, Jane i Joe trebuie s specifice n oferta lor i dac preul cotat include sau nu TVA. Legile aplicabile stabilesc dac bunurile i serviciile sunt supuse TVA-ului i la ce rat. n caz de dubiu, Jane i Joe trebuie s solicite consultan fiscal (8).

d. MonedaJane i Joe au decis s vnd produsele n moneda lor naional, n toate cazurile, inclusiv n cazul comerului on-line.

Dac ntreprinderile decid s vnd bunurile i serviciile ntr-una sau mai multe monede negociabile n cadrul UE, este necesar s se determine rata de schimb dintre moneda naional i cea strin, la o dat final de plat specificat.

8 Putei gsi mai multe informaii la urmtoarea legtur: http://europa.eu/youreurope/business/managing-business/paying-taxes/index_ro.htm

NOT > REGULILE DIN UE PRIVIND STABILIREA PREURILOR

n UE exist un numr mare de drepturi standardizate ale consumatorilor, de care trebuie s in cont Jane i Joe pentru urmtorii factori speciali privind stabilirea preurilor:

Cnd cetenii din UE (potenialii clieni) achiziioneaz bunuri i servicii de oriunde din UE, acestora nu li se poate cere un pre mai ridicat dect cetenilor din ara respectiv, dect dac aceast diferen de pre este justificat. Prin urmare, Jane i Joe trebuie s se asigure, n principiu, c le ofer cetenilor strini servicii la acelai pre ca i concetenilor lor.

Totui, anumite diferene de pre sunt justificate de exemplu, n cazul acesta, costurile mai mari pentru livrarea bunurilor n strintate.


De exemplu: 100,00 = 745,92 DDK la 4 februarie 2013

4. Perioada de execuieJane i Joe trebuie s stabileasc o perioad specific sau un anumit moment din timp pentru execuie.

Perioada de execuie difer substanial ntre, pe de o parte, un serviciu oferit i, pe de alt parte, un serviciu care rezult din comercializarea/furnizarea bunurilor.

ntotdeauna este vorba despre un contract de servicii, n cazul n care clientul ncheie un contract cu o companie, n schimbul unei pli al crui obiect l reprezint un serviciu, adic, de regul, n cazul n care nu este implicat nicio comand de furnizare sau de construcie sau vreo procedur de recompensare, obiectul fiind furnizarea serviciilor.

ntotdeauna este vorba despre un contract de furnizare, n cazul n care clientul ncheie un contract cu o companie, n schimbul unei pli al crui obiect este un acord de furnizare, adic, de regul, n cazul n care clientul achiziioneaz, nchiriaz sau concesioneaz un serviciu, precum i n cazul n care contractele de furnizare sunt contracte pentru achiziia de bunuri care sunt asociate, n special, cu achiziia, achiziia n rate, nchirierea sau conce-sionarea, cu sau fr opiunea de cumprare.

Contractele mixte (de ex., acordurile care implic att furnizri, ct i servicii) sunt conside-rate a fi contracte de furnizare, atunci cnd furnizarea bunurilor reprezint cea mai mare parte din valoarea total.

Perioada/momentul de timp pentru furnizare este intervalul/momentul de timp n care urmeaz a fi efectuat furnizarea.

Obiectul i perioada serviciului ncep odat cu nceperea activitii stabilite contractual i se ncheie, n general, la finalizarea serviciului convenit.

Prin urmare, n aceast privin, msura i perioada n care va fi efectuat serviciul trebuie s fie definite cu exactitate i aprobate n contracte sau n ofert, alturi de beneficiarul serviciului i trebuie coordonate detaliat ntre potenialii contractani i client.

Capacitatea de furnizare este definit ca fiind capacitatea de a furniza produse ntr-o perioad de timp specificat, de ex., 48 ore i ntr-un cadru aprobat. Sigurana livrrii: aceasta este definit ca fiind capacitatea de a respecta un termen final stabilit iniial.

14

5. Perioadele de valabilitate ale cotaiilorDac unui client i se trimite o cotaie n forma unui contract, aceasta trebuie s specifice perioada pentru care cotaia rmne obligatorie pentru ntreprinderea care prezint oferta. Acest lucru este important, deoarece multe sisteme juridice consider c o cotaie rmne valabil pn cnd este anulat n mod expres.

6. Natura i obiectulPerformana trebuie s fie definit att de exhaustiv i neambiguu, nct s previn orice nenelegeri, iar preurile trebuie s poat fi identificate sau calculate fr lucrri prelimi-nare extinse sau discuii i acorduri. Pentru a facilita calcularea adecvat a preurilor, trebuie lmurite i definite n documentele cotaiei/contractului toate circumstanele care au vreo influen. n final, prile contractante trebuie s poat s deduc din descrierea detaliat ce nu se ncadreaz n domeniul convenit pentru performan.

7. SemnturileEste absolut necesar s se asigure c textul contractului final este semnat de ambele pri, specificndu-se n special data i locul semnrii. n cazul n care contractul are mai multe pagini, se recomand ca prile contractante s le parafeze pe fiecare dintre acestea.

8. Forma ofertei (i a contractului ulterior)n absena unei stipulri din lege (sau din jurispruden) contrare iar Jane i Joe trebuie s se informeze neaprat n aceast privin n principiu, nu exist obligativitatea ela-borrii contractelor n scris.

Totui, n vederea pstrrii dovezilor, Jane i Joe trebuie s elaboreze ntotdeauna contractele n scris. Astfel, n multe cazuri, se pot evita de la nceput disputele cu privire la coninutul exact al contractului. Totui, n cazul n care apare o controvers legal, documentul scris al contractului reprezint, n plus, un mijloc foarte important de a dovedi coninutul exact al documentului i obiectul contractului.

Ca o alternativ la un document scris al contractului, ncheierea contractului poate fi ates-tat de martori (de ex., angajaii participani) sau prin nregistrare pe caset. Totui, astfel de forme de dovezi implic ntotdeauna un oarecare grad de risc. Ca regul general, o valoare probatorie particular se atribuie documentelor legalizate la notar, n timp ce faxurile sau e-mailurile sunt deseori considerate ca avnd mai puin autoritate.

n cazul comenzilor prin telefon, trebuie s se insiste ntotdeauna mai ales asupra confir-mrii urgente n scris.


II. Termeni i condiii generale de afaceri caracteristici speciale ale contractelor internaionale

n general, Jane i Joe pot recurge la contractele model sau se pot referi la Termenii i condiiile generale de afaceri pentru clauzele care necesit ntotdeauna un acord. Dar i acestea trebuie mai nti elaborate i ajustate, n funcie de cerinele exacte ale lui Jane i Joe. Prevederile contractuale detaliate stabilesc cerinele de baz clare, care sunt, cate-goric, utile n cazul gestionrii problemelor din timpul realizrii contractului sau n cazul n care apar controverse legale.

Totui, trebuie s se asigure, cu orice pre, ca n funcie de sistemul juridic anumite configurri sau soluii legale s nu fie posibile. Astfel, urmtoarea ilustraie trebuie luat n considerare doar pentru a indica, n form abstract, ce opiuni privind prevederile legale pot fi luate n considerare n principiu. Pentru o structurare mai detaliat, Jane i Joe trebuie s solicite asisten juridic.

Chiar i n cadrul aceluiai sistem juridic, gama de configurri permise pentru contract poate varia de asemenea. Acest lucru se aplic, n special, pentru Termenii i condiiile generale de afaceri, spre deosebire de acordurile contractuale individuale. Totui, n prin-cipal, anumite prevederi sunt, n multe cazuri, neadmisibile vizavi de consumatori (B2C), dar pot fi n mod eficient aprobate n ceea ce privete companiile (B2B). Prin urmare, Jane i Joe trebuie s fie informai cu privire la cerinele sistemelor juridice naionale referi-toare la acest aspect.

1. Prevederi generalea. PreambulPrin intermediul unui preambul se poate documenta ce semnificaie i ce scop au avut n vedere prile n cadrul prevederilor contractuale. n cazul unei dispute, un preambul poate fi, deseori, un ajutor util pentru interpretarea semnificaiei reale a unei prevederi contractuale. Cu ct este mai complex subiectul prevederii, cu att este mai important preambulul, pentru a putea afla pe ce s-au bazat prile n afacerea lor.

b. Definiiin special n Dreptul comun, se obinuiete ca, nainte de coninutul efectiv al contractu-lui, s se introduc o list cu definiiile termenilor utilizai n contract (care poate fi, pn la un punct, indiscutabil, detaliat). Aceste definiii pot reprezenta ulterior un ajutor sigur pentru interpretare. n funcie de sistemul juridic aplicabil, n cazul de fa pot fi necesare liste mai lungi sau mai scurte.

16

c. ncheierea, nceperea i terminarea contractuluiPentru a putea determina cu precizie legalitatea perioadelor de limitare, al perioadelor de garanie etc., este necesar s se stabileasc momentul ncheierii contractului. De aseme-nea, se poate stabili o anumit dat la care efectul juridic (i, astfel, obligaiile contrac-tuale) va intra n vigoare sau aceast dat poate fi condiionat de existena anumitor circumstane.

n special pentru furnizarea serviciilor, este important s se includ n contract o prevedere privind terminarea contractului (la o anumit dat, dup ce contractul s-a derulat o anu-mit perioad de timp, printr-o notificare adecvat privind terminarea, cu respectarea unei anumite forme i unei anumite perioade de notificare sau prin notificarea extraordinar privind terminarea).

d. Clauza de form scrisPrin intermediul unei clauze de form scrise se stabilete faptul c actele adiionale sau modificrile la contract pot fi fcute numai n scris. n acest mod, clauza de form scris asigur faptul c prevederile contractuale sunt nregistrate n totalitate n documentul scris al contractului i, astfel, protejeaz funcia probatorie a contractului scris, deoarece acor-durile verbale suplimentare pot provoca dubii cu privire la coninutul real al contractului.

e. Clauza de separabilitateIndiferent de ct atenie se acord la elaborarea contractului, nu se poate exclude fap-tul c anumite prevederi coninute n acesta se pot dovedi a fi nevalabile sau irealizabile. Pentru o asemenea eventualitate, trebuie s se prevad o clauz de separabilitate, prin intermediul creia se previne ca o singur clauz nevalid s fac ntregul contract nul i neavenit.

f. Alegerea limbii n prezent, UE recunoate 24 limbi oficiale i de lucru. Deoarece Jane i Joe i majorita-tea clienilor lor vorbesc limba englez, ei elaboreaz, n general, ofertele/contractele n limba englez. O alt posibilitate este ca oferta/contractul n cauz s fie tradus n lim-bile oficiale ale acelor ri din care provin majoritatea clienilor, dei exist ntotdeauna un risc de apariie a erorilor de traducere.


g. Alegerea legislaiei aplicabileLegea crei ri se va aplica pentru contract (9)?

La aceast ntrebare se rspunde, n general, n Regulamentul Roma I (10).

Pentru a evita nesigurana cu privire la legile care se aplic pentru soluionarea unei dis-pute, se recomand anexarea la contract a unei clauze privind legea aplicabil. Astfel, Jane i Joe se pot asigura de asemenea c sunt aplicabile legile rii lor native.

h. Acordul cu privire la tribunalul competentn cazul unei dispute juridice cu privire la obligaiile contractuale sau dac este nevoie de asisten juridic pentru colectarea unei creane, n cazurile internaionale apare n mod inevitabil urmtoarea ntrebare: ce instan are jurisdicie pentru a decide asupra dispu-tei juridice?

n cadrul UE, acest lucru este stabilit n Regulamentul Bruxelles I (11).

Totui, prevederile cu privire la jurisdicie din Bruxelles I au doar scop indicativ, n cazul n care, ntre prile contractului, nu s-a ncheiat niciun acord cu privire la tribunalul competent.

O astfel de clauz prezint o serie de avantaje:

se poate specifica o instan care s fie uor accesibil pentru Jane i Joe; ca o form de intimidare, se poate specifica o instan la care partenerul

contractual poate ajunge numai cu dificultate; se poate specifica o instan care este familiarizat cu legislaia naional

aplicabil pentru contract (care, n general, va fi o instan din ara al crui sistem juridic este ales ca legislaie aplicabil).

Trebuie reinut faptul c, pentru unele contracte, cum ar fi, de exemplu, contractele cu consumatorii, opiunea unui acord cu privire la tribunalul competent este restricionat n baza Regulamentului Bruxelles I.

9 Consultai i articolul A./II. /1. de mai sus.

10 Consultai articolul A./II. /1. de mai sus.

11 Consultai i articolul A./II./ 2 de mai sus.

18

i. Acordurile cu privire la tribunalul de arbitrajEste admisibil i faptul c jurisdicia instanelor naionale poate fi exclus prin interme-diul unei clauze cu privire la tribunalul de arbitraj, prin nominalizarea unui arbitru (sau a mai multora), n eventualitatea apariiei disputelor.

2. Prevederi cu privire la asumarea riscurilor, garanii, rspunderi i compensarea daunelor

Urmtoarele clauze pot fi deosebit de importante pentru gestionarea creanelor n cadrul comerului transfrontalier:

a. Clauzele cu privire la transferul risculuiPunctul cu privire la transferul riscului este foarte important pentru livrarea bunurilor. Este important s se fac diferena ntre riscul de performan (sau riscul de furnizare) i riscul de pre (sau riscul de plat a profitului).

n cazul riscului de performan, este important aspectul cu privire la cine trebuie s suporte riscul sau dezavantajul n cazul pierderii, avarierii sau distrugerii obiectului achi-ziiei: ca vnztori, Jane i Joe sunt obligai s livreze obiectul achiziiei. n asemenea cazuri, ei trebuie s continue asigurarea performanei promise sau cumprtorul i pierde creana pentru respectiva performan?

Riscul cu privire la pre, pe de alt parte, se refer la ntrebarea dac, n ciuda avarierii, pierderii sau distrugerii obiectului achiziiei, cumprtorul mai trebuie s plteasc preul de achiziie.

n mod normal, este n interesul lui Jane i Joe s stabileasc transferul riscurilor de pre i de performan la un moment ct mai timpuriu (de ex., chiar n momentul predrii ctre [primul] comisionar, nu pn cnd bunurile sunt primite de cumprtor) i s prevad ca locul de performan s fie domiciliul nregistrat al afacerii lor, astfel nct (ntr-o perioad de timp specificat, dup care transferul riscului are loc n mod asemntor) cumprtorul s fie obligat s ridice bunurile.

b. Prevederile cu privire la rspunderea pentru defecte i mpiedicarea execuieiaa. Generalitin termeni generali n cadrul diverselor perioade de timp i ntr-o msur diferit, n funcie de sistemul juridic vnztorul este responsabil pentru defectele obiectului achiziiei. Riscuri corespunztoare cu privire la rspundere exist i n ceea ce privete furnizarea serviciilor etc.


n aceast privin, Jane i Joe ar trebui s ncerce s exclud sau s i limiteze prin con-tract, n msura necesar, rspunderea pentru defectele grave i obligaiile de garanie. Msura n care este permis o asemenea excludere depinde n special de sistemul juri-dic relevant, de statutul juridic al prii contractuale (ntreprindere sau client) i de natura formei contractului (Termeni i condiii generale de afaceri sau contract individual).

n mod similar cu rspunderea pentru defecte, Jane i Joe trebuie s se protejeze mpo-triva rspunderii (extinse) pentru mpiedicarea execuiei, de exemplu, pentru nerespec-tarea datelor sau perioadelor de livrare. Acordul privind timpii totali de livrare sau termenele limit mai flexibile, la care bunurile trebuie primite de cumprtor cel trziu, este avantajos n aceast privin.

De asemenea, Jane i Joe pot lua msuri suplimentare prin aprobarea prevederilor cu privire la ntrziere; de exemplu, ei pot stabili solicitarea de prelungire a termenului limit al execuiei sau pot exclude rspunderea pentru daunele cauzate de ntrziere (de ex., n cazul n care sunt refuzate autorizaiile oficiale, for major etc.).

Limitri asemntoare trebuie stabilite i cu privire la dreptul cumprtorului de a se retrage din contract n asemenea cazuri.

bb. Drepturile consumatorului n statul membru al consumatorului i n UE i. Garania pe doi aniIndiferent de locul din care achiziionai bunurile n cadrul UE, avei dreptul de a solicita repa-rarea sau nlocuirea pn la doi ani dup livrare, n cazul n care bunurile se dovedesc a fi defecte sau nu respect descrierea produsului. Dac repararea sau nlocuirea nu sunt posibile ntr-o perioad de timp corespunztoare i fr inconveniene semnificative, avei dreptul de a solicita o rambursare sau o reducere a preului de achiziie.

Perioada de garanie de doi ani ncepe la momentul livrrii bunurilor. Trebuie s l informai pe vnztor n decurs de dou luni de la momentul n care descoperii defectul. Vnztorul este responsabil n orice caz i, n unele ri din UE, cumprtorul are i dreptul de a cere reparaii de la productor.

ii. Bunurile la mna a douan cazul achiziiilor de bunuri la mna a doua, cumprtorul i vnztorul pot cdea de acord asupra unei garanii, a crei durat este mai mic de doi ani, dar nu mai mic de un an. Dar aceasta trebuie s fie indicat n mod expres n momentul achiziiei.

20

iii. Reparaii, nlocuiri i rambursriDac bunurile sau serviciile sunt achiziionate prin comand potal, prin telefon, fax sau on-line (12) de la un distribuitor comercial domiciliat n UE, de la vnztori se pot solicita aceleai drepturi de reparaie, nlocuire sau rambursare ca i n cazul unei achiziii din magazin. Dac bunurile sunt achiziionate de la un vnztor on-line din cadrul UE, se poate solicita reparaia sau nlocuirea gratuit a acestora, dac bunurile se dovedesc a fi defecte sau dac nu respect descrierea.

Dac repararea sau nlocuirea nu este posibil ntr-o perioad de timp corespunztoare i fr inconveniene semnificative, atunci avei dreptul la rambursare sau la reducerea preului de achiziie.

Aa-numita soluie prin apsare pe buton asigur transparena costului i sigurana legal n cazul achiziiilor on-line de bunuri i servicii. Un contract B2C (Business-to-Consumer ntreprindere-consumator) ncheiat pe Internet n mod corespunztor va fi aplicabil n viitor numai n cazul n care consumatorul confirm n mod expres c respec-tiva comand presupune o obligaie de plat. n cazul n care comanda se face prin ap-sarea sau activarea unui buton, atunci pe buton trebuie s fie clar lizibile cuvintele comand cu plat sau acesta trebuie etichetat cu formularea neechivoc n acest sens.

c. Alte prevederi cu privire la rspundereJane i Joe trebuie s prevad i alte reguli sau limitri pentru celelalte riscuri de rspun-dere (de ex., pentru nclcarea obligaiilor contractuale secundare). n aceast privin, clauzele cu privire la compensarea daunelor (care limiteaz rspunderea n msura per-mis de sistemul juridic relevant, de exemplu, la rspunderea pentru dauna cauzat cu intenie sau prin neglijen cras) i alocarea unor sume forfetare pentru daune trebuie stabilite n contract.

d. Relevan special: plata trzien aceast privin, trebuie s se acorde o atenie deosebit n stabilirea prevederilor privind compensarea daunelor, daunele forfetare etc., inclusiv pentru eventualitatea plii ntrziate de ctre debitor (cumprtor). n acest sens, n primul rnd, (lund n considerare valorile limit maxime permise sau sumele maxime permise n baza sistemului juridic relevant) trebuie reglementate urmtoarele:

taxele pentru memento datorate n cazul plii ntrziate; dobnda pentru ntrziere;

12 http://europa.eu/youreurope/citizens/index_ro.htm


suprataxele pentru pli ntrziate; compensarea pentru daune forfetare; penalizrile contractuale n cazul plii ntrziate sau al neplii, inclusiv pentru

refuzarea sau retragerea din contract.

3. Termene de livrare a. Termene de livrare individualen principal, termenele de livrare trebuie s ia n considerare urmtoarele aspecte:

Cine suport costul livrrii cumprtorul sau vnztorul? n special n comerul tran-sfrontalier pot fi implicate articole valoroase, nu doar n ceea ce privete taxele efective pentru transportul de marf (taxe pentru comisionar, marf i ncrcare etc.) ci i, n special, n ceea ce privete asigurarea transportului.

b. Termene standardizaten special n cazul comerului internaional, este recomandat s se recurg (n mare parte) la termenele de livrare standardizate, din urmtoarele motive:

apracticile de afaceri obinuite n rile individuale sunt deseori necunoscute partenerilor contractuali care au origini diferite;

datorit interpretrii divergente sau nelegerii diferite a clauzelor comune n alte sisteme juridice care, n caz contrar, duc la nenelegeri i controverse legale asociate cu acestea, la costuri, la pierderea timpului i la aspecte necuantificabile cu privire la aplicabilitatea creanelor.

n acest scop este disponibil, Reglementrile internaionale pentru interpretarea terme-nilor contractuali obinuii (International Commercial Terms, Incoterms). Versiunea curent valabil este Incoterms 2010, pus n aplicare la 1 ianuarie 2011. Termenii aces-teia, care au fiecare cte o abreviere din trei litere, reglementeaz obligaiile de baz pentru cumprtor i vnztor.

Totui, dac se dorete evitarea erorilor de reglementare, nu este suficient doar s se includ Incoterms n contract, fr a introduce prevederile proprii, deoarece acestea reglementeaz, n particular, transferul costurilor i transferul riscului de pre, inclusiv ntrebarea cu privire la momentul n care datoria de a ngriji a vnztorului se transfer la cumprtor (13).

13 Pentru mai multe informaii, consultai: http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/

22

4. Drepturile de anulare i de returnaren baza prevederilor legale, n prima instan, toi clienii i cei implicai n vnzarea la distan trebuie s primeasc dreptul de anulare, n anumite cazuri. Cu condiia s respecte anumite perioade de restricie, clientul poate n baza anumitor precondiii n aceast privin s se retrag din contract. Prevederile din diversele state membre ale UE cu privire la acest aspect sunt, n mare parte, armonizate n baza Directivelor UE.

Durata limitei de timp prescrise legal pentru anulare depinde, n principal, i de faptul c acel client a fost informat n mod corespunztor sau nu despre dreptul de anulare.

n multe sectoare, practica obinuit este s se acorde n mod voluntar clientului dreptul de a se retrage din contract.

Prin urmare, Jane i Joe trebuie s ia n considerare urmtoarele aspecte n Termenii i condiiile lor generale de afaceri, care sunt anexai la contractele corespunztoare:

instruciunile cu privire la anulare (formularul stabilit, perioada de restricie, destinatarul);

consecinele anulrii i retragerii (returnarea contractului, returnarea plilor primite de ambele pri, adic preul bunurilor i preul de achiziie i plile proporionale; renunarea la avantajele obinute etc.);

compensarea daunelor n cazul deteriorrii bunurilor; costurile suportate pentru transportul de returnare.

n UE exist dreptul de a anula achiziiile efectuate pe Internet n decurs de apte zile lucrtoare de la primirea bunurilor. Aceast perioad de retragere de apte zile ncepe de la data la care cumprtorul a primit bunurile achiziionate. n aceast perioad, comanda poate fi anulat din orice motiv. Vnztorul trebuie s ramburseze preul i cos-turile de achiziie n urmtoarele 30 zile. Costurile rambursate trebuie s includ toate taxele de transport care au fost pltite la momentul achiziiei bunurilor.

Acest lucru se aplic n toate cazurile n care bunurile au fost achiziionate din afara unui magazin, fie prin telefon, prin fax, prin comand potal sau de pe Internet. Din peri-oada de anulare de apte zile se exclud: biletele de avion i de tren, biletele la concerte, rezervrile la hotel i alimentele livrate regulat (de ex., livrrile de la un serviciu de livrare a produselor lactate sau de la un supermarket) plus achiziiile private.


5. Garaniile pentru creanePentru funcionarea afacerii lui Jane i Joe, este esenial ca ei s primeasc plata aprobat prin contract de la clienii lor. Dar cum i pot Jane i Joe proteja lichiditile fa de neplata din partea clienilor care nu doresc s plteasc?

Este posibil (totui, n funcie de sistemul juridic relevant sau de sectorul implicat sau n anumite cazuri neobinuite sau inaplicabile) utilizarea urmtoarelor instrumente pentru a oferi garanie pentru o crean.

a. Rezervarea titluluiDificultile n colectarea creanelor pot aprea atunci cnd cumprtorul nu reuete s i respecte obligaiile de plat, n ciuda faptului c deja a primit i a obinut titlul pentru obiectul achiziiei deoarece, ntr-un asemenea caz, vnztorul poate, practic, doar intenta proces (prin aciune legal) pentru plata preului de achiziie, dar nu mai poate cere returnarea obiectului achiziiei.

n multe sisteme juridice, mpotriva acestei circumstane exist opiunea de a cdea de acord asupra unei aa-numite rezervri a titlului: n acest mod, titlul pentru obiectul achiziiei se transfer cumprtorului numai dup plata total a preului de achiziie.

n anumite circumstane, contractul de achiziie necesit o anumit form (conform legii sau prin acordul dintre pri) aceasta trebuie apoi respectat cu privire la (n cazul majo-ritii formularelor de contract) acordul de reinere a titlului.

n msura n care o declaraie unilateral sau ulterioar, cu privire la rezervarea titlului, este posibil sau permis de lege precum i detaliile referitoare la variantele de pro-iectare ulterioare ale contractului aceasta va depinde de sistemul juridic relevant (14).

Pe lng simplul acord de rezervare a titlului, contractul trebuie s reglementeze i n ce condiii vnztorul poate solicita predarea obiectului achiziiei de ctre cumprtor, ce consecine legale ulterioare poate avea acest lucru, dac acestea exist, ce obligaii are cumprtorul n acest sens i cine trebuie s suporte costurile implicate n returna-rea bunurilor.

Cu ct se reglementeaz mai detaliat aceste proceduri, cu att poate fi utilizat mai efi-cient rezervarea titlului, ca un instrument pentru gestionarea creanelor.

14 n acest sens, consultai i Capitolul 2/A./II. /1 de mai sus.

24

b. Alte opiuni cu privire la garaniiDei se utilizeaz n cazuri rare, se poate aproba desemnarea unui titlu de valoare, cesiona-rea unei creane, a unei cauiuni, a unei garanii sau a dreptului de sechestru pentru bunuri imobiliare. Aceste instrumente de garanie suplimentar sunt foarte complexe, aa c, n aceast privin, Jane i Joe trebuie s solicite consultan juridic profesionist, n cazul n care consider necesar o astfel de garanie suplimentar.

6. Ageniile comerciale de evaluare a solvabilitiiPentru protecia datelor, legea argumenteaz c nu este ntotdeauna posibil comuni-carea informaiilor referitoare la ratingul creditului. n anumite cazuri poate fi necesar obinerea consimmntului clientului n acest sens. Prin urmare, Jane i Joe trebuie s includ n contractele lor o clauz n acest sens adaptat cerinelor reale ale legii cu privire la protecia datelor relevante.

7. Despgubiri legale n cazul nefurnizrii bunurilorn baza legislaiei UE, bunurile comandate prin Internet trebuie livrate n termen de 30 zile de la data comenzii, n absena unui acord contrariu cu vnztorul.

Dac afl c bunurile pltite de ctre destinatar nu sunt disponibile, vnztorul trebuie s l informeze pe cumprtor n acest sens n termen de 30 zile i s ramburseze suma pltit.

Costurile suplimentare pentru anumite tipuri de pli (de ex., plata prin cardul de credit) pot fi facturate clientului numai n cazul n care antreprenorul a achitat efectiv costurile acestea.

III. Termene de plat

1. Situaia intereselor corespunztoarePentru gestionarea creanelor, acordul contractual privind termenele de plat are, desi-gur, un rol central, deoarece n acest mod se stabilete procesarea tranzaciilor de plat.

n timp ce cumprtorul va dori s efectueze plata ct mai trziu posibil pentru a-i con-serva propriile lichiditi, vnztorul va avea interesul de a primi plata imediat, n cel mai bun caz. Pentru a evita descurajarea potenialilor clieni, este necesar o echilibrare atent a acestor poziii de interes. Factorii decisivi sunt:


solvabilitatea clientului; practicile obinuite n sectorul afacerii i practicile de plat obinuite; recrutarea clienilor i aspectele de loialitate (prin intermediul opiunilor

de plat avantajoase); costurile metodelor de plat individuale; practicile naionale obinuite.

2. Metodele de platCa urmare a unei analize a libertii de aciune existente, n lumina punctelor enumerate, se pot lua n considerare, n principal, urmtoarele opiuni de configurare (enumerate n funcie de intervalul de timp pn la primirea plii sau de scaden):

plata n avans sau acontul (nainte de livrare); plata prin card bancar (n momentul comandrii sau la livrare); plata (n numerar) la livrare; plata (la livrare); nota de debit (la livrare) n multe sisteme juridice aici trebuie s se fac

o distincie ntre o autoritate de debitare direct i un ordin de retragere direct: avantajul unui ordin de retragere direct, din punctul de vedere al creditorului, este c debitorul nu are dreptul de anulare, n timp ce plile efectuate prin intermediul unei autoriti de debitare direct pot fi anulate de debitor, astfel nct plile prin debitare direct nu sunt complet garantate legal;

plata prin trat (la livrare) n aceast privin, trebuie s se asigure c se accept numai tratele bncii, care rezult ntr-un transfer imediat de credit n contul bancar al vnztorului (numai un cec aprobat de banc asigur colectarea efectiv a creanei deoarece, pe lng emitent, i banca celui din urm este pasibil de plata sumei cecului);

plata n cont direct (dup livrare); plata n cont cu o dat de plat specific (dup livrare).

Se nelege c numai una dintre aceste metode de plat este permis i, de asemenea, c se poate oferi clientului opiunea ctorva soluii alternative.

3. ScadenaDe asemenea, este deosebit de important s se aprobe o prevedere clar cu privire la data scadent a preului de achiziie, adic data de la care Jane i Joe pot solicita plata preului de achiziie de ctre cumprtor.

26

4. Caz special: plata n rateO alt opiune de plat important n viaa comercial este acordul pentru plata n rate, n baza cruia se efectueaz pli egale la intervale fixe. n acest caz, se acord, deseori, mprumuturi, iar bncile pot deveni implicate ca un creditor n aceast privin. n ceea ce privete consumatorii, n cazul acordrii unui credit, se aplic legile speciale pentru protec-ia consumatorilor, ale cror detalii reies din sistemul juridic particular, totui armonizat n parte, prin implementarea acordurilor de credit cu consumatorii (15). n ceea ce privete proiectarea contractului pe lng stabilirea numrului, a nivelului i a datelor scadente ale ratelor (eventual incluznd un depozit) trebuie s se includ o prevedere n aceast privin, ce stabilete rata pltibil de ctre client.

5. Drepturile de despgubire i de reinereUn aspect suplimentar ce trebuie luat n considerare n termenele de plat configurate cu pruden se refer la msura n care debitorului i sunt permise drepturile de desp-gubire i de retenie.

6. Prevederile privind ntrzierea plii, inclusiv Directiva privind ntrzierea plilor (Directiva 2011/7/UE)

Pentru a consolida, n mod special, competitivitatea IMM-urilor, la 16 februarie 2011 a fost promulgat Directiva privind ntrzierea plilor (16), pe care statele membre ale UE trebuie s o implementeze n legislaia naional pn la 16 martie 2013. Aceasta nlo-cuiete Directiva 2000/35/CE care se va aplica pn la acea dat i este menit s creeze o cultur a plii imediate.

15 Directiva 2008/48/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 23 aprilie 2008 privind contractele de credit pentru consumatori i de abrogare a Directivei 87/102/CEE a Consiliului.

16 Directiva 2011/7/UE a Parlamentului European i a Consiliului din 16 februarie 2011 privind combaterea ntrzierii n efectuarea plilor n tranzaciile comerciale.

NOT

De asemenea, clientului i se pot acorda stimulente care l ndeamn s aleag o metod de plat prin intermediul creia Jane i Joe i primesc banii n avans, n special oferindu-le reduceri pentru plata timpurie.


Obiectivele acestei Directive sunt, inter alia: armonizarea termenelor reciproce de plat dintre companii i dintre companii i

autoritile publice; libertatea contractului n tranzaciile comerciale (companiile trebuie s i achite

facturile n termen de 60 zile, n absena unui acord contrariu i cu condiia ca aceste termene s nu fie nejuste); i

compensarea forfetar pentru costurile de recuperare, n valoare de 40 pentru companii (care au, n plus, dreptul de a cere dobnd pentru plata ntrziat).

Mai mult, n baza Directivei privind ntrzierea plilor, rata legal a dobnzii pentru plata ntrziat crete la o valoare minim de opt procente peste rata de baz a dobnzilor Bncii Centrale Europene. Statele membre pot pstra sau adopta reglementri care sunt mai favorabile pentru creditor dect msurile necesare pentru a respecta noua Directiv (17).

IV. ncorporarea Termenilor i condiiilor generale de afaceri sau a termenelor de plat

1. Formularean multe sisteme juridice, Termenii i condiiile generale de afaceri pot fi ncorporai direct n contractul principal sau pot fi structurai ca text separat.

n ultimul caz, este extrem de important ca Termenii i condiiile generale de afaceri s fie ncorporai n contractul n sine. Msura n care se consider c acetia sunt respectai depinde de reglementrile relevante din statele membre ale UE.

Prin urmare, cea mai sigur soluie n aceast privin este de a stipula n mod expres n con-tractul principal c se vor aplica propriii termenii i condiii de afaceri i de a solicita clientu-lui s confirme recunoaterea acestui fapt. n plus, Jane i Joe trebuie s ataeze textul Termenilor i condiiilor generale de afaceri la contractul principal i s solicite clientului s le semneze separat, dac este posibil.

Mai mult, Termenii i condiiile generale de afaceri trebuie incluse nu numai n contractul pro-priu zis, ci i n perioada premergtoare ncheierii contractului, n toate cotaiile, propunerile, comenzile, mputernicirile etc. Acest lucru se aplic oricror alte contracte (suplimentare) care exist alturi de contractul principal i oricror documente similare sau aferente.

17 Mai multe informaii putei gsi la: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/single-market-goods/fighting-late-payments/index_en.htm

28

Prin configurarea separat a Termenilor i condiiilor generale de afaceri, poate aprea problema c, n special fa de consumatori (adic B2C), exist substanial mai puin libertate de aciune n formularea unor asemenea clauze, dect fa de alte ntreprinderi (adic B2B). n aceast privin, prin intermediul referinelor difereniate n mod cores-punztor, se pot ncorpora Termenii i condiiile generale de afaceri concepui diferit sau, ca o alternativ, se poate exclude ncorporarea Termenilor i condiiilor generale n ceea ce privete consumatorii.

n orice caz, se recomand termeni i condiii de afaceri coereni din punct de vedere al temei i structurai cu atenie claritatea mbuntit a prezentrii generale contribu-ind la evitarea nenelegerilor i, astfel, n analiza final, controversele legale se pot dovedi a fi utile n gestionarea creanelor.

2. Clauzele care resping n mod expres termenii i condiiile prii celeilalte

Problemele apar atunci cnd att oferta, ct i declaraia de acceptare fac trimitere la aplicarea Termenilor i condiiilor generale de afaceri (B2C) ale prilor. Acest conflict al formularelor este soluionat n multe sisteme juridice prin stipularea faptului c Termenii i condiiile generale de afaceri cu ntietate sunt cei ai prii care le-a trimis cel mai recent sau care a declarat aplicabilitatea acestora (regula ultimei versiuni) de obicei, cu condi-ia ca cealalt parte s fi acceptat acei termeni, fie n mod expres, fie implicit, prin faptul c nu au protestat i/sau au oferit serviciile proprii.

Cea mai eficient modalitate de a preveni presupunerea acordului implicit pentru Termenii i condiiile generale de afaceri ai prii celeilalte este de a ncorpora n propriii dvs. Termeni i condiii generale de afaceri sau n contractul principal o clauz cu privire la aprare, care elimin n mod expres aplicabilitatea simultan a Termenilor i condiiilor generale de afaceri concurente i exprim, n mod clar, intenia de ntietate pentru propriii dvs. termeni i condiii.

Cel mai bine este s evitai simpla formulare a Clauzelor de aplicabilitate, care indic doar aplicabilitatea Termenilor i condiiilor generale de afaceri proprii, care sunt considerabil mai slabi.


3. Obligaia de a furniza informaii n comerul on-lineVnztorii on-line din UE sunt obligai s afieze urmtoarele informaii pe pagina lor de baz, nainte de plasarea comenzii:

adresa potal a comerciantului i adresa de e-mail; caracteristicile eseniale ale bunurilor sau ale serviciilor relevante; preul total al bunurilor sau al serviciilor, inclusiv toate taxele; taxele de livrare; procedurile de plat; indicaii cu privire la posibilitatea anulrii unei comenzi; data de expirare a ofertei de preuri; durata minim a contractului.

Acest lucru este valabil i pentru comenzile efectuate prin intermediul comercianilor on-line, dar nu i pentru achiziiile efectuate pe site-urile Web de licitaii on-line.

V. Important: consultana juridic competent

nainte de elaborarea oricror contracte speciale sau a modelelor de contracte, Jane i Joe trebuie, n primul rnd, s se informeze i s cad de acord asupra celor mai impor-tante modaliti pentru contract.

Ei trebuie s solicite consultan juridic profesionist pentru a se asigura c:

prevederile efectiv elaborate sunt eficiente i c ndeplinesc obiectivele dorite; prevederile nu sunt contradictorii; i se acoper toate aspectele eseniale ale situaiei reale care trebuie reglementate.

De asemenea, este important s se asigure c formularea este clar i precis, pentru a preveni interpretrile multiple ale prevederilor care pot cauza dispute, ajungndu-se eventual n instan.

Proiectarea contractului este un factor esenial n ceea ce privete asigurarea exigibili-tii creanelor: n cel mai ru caz, ntregul contract poate fi nul i neavenit, iar Jane i Joe vor ntmpina dificulti n executarea creanei lor (n instan).

30

Acum, Jane i Joe trebuie s ia n considerare expedierea facturii pentru bunurile lor ctre client, la momentul livrrii sau imediat dup aceea. Acest lucru este relativ obinuit n tranzaciile comerciale i este, deseori, de dorit.

Ei trebuie s se asigure c toate informaiile relevante sunt incluse pe factur, nu n ultimul rnd pentru a evita orice eventual ntrziere a plii.

n acest context, este necesar s subliniem c facturarea prompt poate ajuta la prote-jarea lichiditii i, de asemenea, la evitarea nenelegerilor i a investigaiilor ulterioare.

A. O FACTUR OBINUIT

Un exemplu de factur, care conine toate componentele necesare, ar putea arta astfel.

B. COMPONENTELE FACTURII

1. Expeditorul O factur trebuie s indice numele complet i adresa companiei furnizoare (de ex., com-pania lui Jane i Joe), inclusiv numele comercial al companiei i numele i prenumele proprietarului. Aceste detalii pot fi coninute n antetul sau n subsolul foii de scris a com-paniei, n funcie de modelul de paginare al formularelor companiei sau pot fi aliniate la dreapta pe factur, deasupra textului acesteia.

FACTURAREA


Compania de mici dimensiuni a lui Jane i Joe

Joe i Jane 1Strada X 5Oraul X 4444ara ATelefone: 00.0000000Telefax: 00.000000Email: info@joe&jane.com

Client xxxx Ltd. 3Strada 5 XY Oraul 77777ara B

4 Oraul X, 1 ianuarie 2013Factura nr. 01/2013 5

Stimate client xxxx,

V mulumim pentru efectuarea comenzii. Factura pentru serviciile noastre este urmtoarea:

6 Data Quantidade Descrio/ Cdigo do produto

Pre unitar (EUR)

Preo total (EUR)

01/01/2013 50 Mese pentru copii (pin) nr. 82790

100,00 EUR 8 5.000,00 EUR

01/01/2013 200 Scaune pentru copii (pin) nr. 82778

40,00 EUR 8 8.000,00 EUR

01/01/2013 50 Fee de mas cu model Harry Potter (ceruite)

35,00 EUR 8 1.750,00 EUR

Sub-total (fr TVA) 9 14.750,00 EURTVA (19 %) 10 2.802,50 EURTotal 11 17.552,50 EUR

2 Nr. dvs. de nreg. TVA B 00 0000 00 12 Taxa este pltibil de ctre client. 13 Termene de plat: numerar n avans

7 V rugm transferai valoarea de mai sus n 20 zile. V rugm menionai numele dvs. i numrul facturii pe borderoul de plat.

14 n cazul n care nu ai specificat altceva, data facturii corespunde datei de livrare. Livrarea se face exclusiv pe baza Termenilor notri generali i a condiiilor noastre de afaceri.

Directori generali 2 Nr. nreg. TVA A 000 0000 00 15 Banca XX Joe i Jane Nr. IBAN: 00 000 BIC: 000 000 00

32

Dac este disponibil o nregistrare n Registrul Comerului, este necesar s se includ numele i prenumele complet al Directorului/Directorilor General/i i numrul de nregis-trare n Registrul Comerului. Acesta poate fi plasat n antetul scrisorii sau, ca n exemplu, n subsol.

Adresa complet a furnizorului de servicii este o component important a facturii. Pentru a facilita aciunile ulterioare i contactarea, la informaiile privind adresa trebuie adu-gate numrul de telefon, numrul de fax sau, dac este cazul, adresa de e-mail.

2. Numrul de identificare n scopuri de tax pe valoarea adugat (Nr. id. TVA) Se recomand ca numrul de identificare n scopuri de tax pe valoarea adugat al fur-nizorului s fie indicat pe factur, de obicei lng adresa companiei, dei acest lucru nu este necesar n cazul n care este vorba de valori facturate minore.

Dac destinatarul facturii, i anume clientul sau cumprtorul, este domiciliat n alt ar din cadrul UE i are acolo un numr de identificare fiscal valabil, factura poate fi emis pentru valoarea net (consultai nr. 9), ceea ce nseamn c serviciile sunt scutite de TVA. Totui, ambele numere de identificare n scopuri de TVA trebuie indicate pe factur.

3. DestinatarulPentru a evita greelile la expedierea ctre destinatar att a facturii, ct i a bunurilor (de ex., coala primar din ara B), trebuie s se indice adresa complet a destinatarului n spaiul din partea din stnga sus a facturii. Similar, este util s se includ numele unei even-tuale persoane de contact, pentru a accelera procesul de facturare de ctre destinatar.

4. Indicarea oraului i a datei Data de facturare este importat pentru calculele ulterioare referitoare la servicii i la perioadele de livrare.

5. Numrul facturii Numrul facturii trebuie s fie ntotdeauna indicat, cu excepia cazului n care se dato-reaz numai valori minore. Strict vorbind, numrul facturii nu trebuie s fie secvenial, dar trebuie s permit desemnarea ntr-un interval numeric definit. Un interval de alocare se poate urmri cel mai uor i, nu n ultimul rnd, faciliteaz monitorizarea eficient a fac-turilor, adic reuita monitorizrii plilor efectuate, ceea ce este recomandabil. La fel de important este i ca numrul facturii s fie unic i atribuit o singur dat. Dac este nece-sar i n funcie de cerinele i dimensiunea operaiilor ntreprinderii, se poate emite numrul clientului i/sau numrul comenzii.


6. Coninutul facturiiConinutul facturii trebuie prezentat n form tabelar, pentru a asigura o nelegere mai bun a serviciilor individuale, n special n cazul n care acestea sunt numeroase.

7. Data execuieiTrebuie s se includ i data livrrii sau a altor servicii sau cea de colectare a plii, chiar dac aceasta este identic cu data emiterii facturii.

8. Specificarea valorilor nete individuale, n cazul mai multor articoleValorile nete trebuie enumerate separat, n funcie de cantitatea i tipul articolelor fur-nizate sau al serviciilor oferite i trebuie identificate prin intermediul notaiei comerciale standard. Acest lucru se aplic i pentru sumele mici facturate.

Este obligatorie, n cazul n care se indic defalcarea remuneraiei nete n funcie de rata de impozitare i de scutirile de tax individuale, pentru sumele facturate care depesc 150 .

9. Preul total (net) Se obinuiete s se specifice preurile nete totale pentru articolele individuale ca o sum net total.

10. Impozitul pe cifra de afaceri (Taxa pe valoarea adugat) Rata de impozitare dominant trebuie s fie ntotdeauna specificat. n cazul unor rate de impozitare diferite, fiecare dintre acestea trebuie s fie indicat mpreun cu baza de calcul, cu rata de impozitare i cu suma calculat. n timp ce rata de impozitare trebuie ntotdeauna indicat, valoarea impozitului poate fi omis atunci cnd sunt implicate sume mici. De asemenea, este importat s se ia n considerare dac acel client este ndreptit s beneficieze de o deducere a taxei aferente intrrilor (18).

11. Preul total (brut)n final, preul total brut trebuie declarat brut. Valoarea facturat calculat ca valoare brut este egal cu preul net total, plus valoarea complet a impozitului declarat.

12. Indicarea bazei legale Dac facturile scutite de TVA sunt emise pentru un client din alt stat membru al UE, trebuie ntotdeauna s se indice baza legal corespunztoare.

18 Putei gsi mai multe informaii la urmtoarea legtur: http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/vat_refunds/index_en.htm

34

13. Indicarea metodei de platPentru a evita nenelegerile, metoda de plat trebuie s fie ntotdeauna indicat pe factur. n exemplu, pe lng plata n numerar, se indic i metoda plii n avans, care este, practic, lipsit de riscuri. n acest caz, serviciul nu este furnizat (sau livrarea nu este efectuat) pn cnd beneficiarul serviciului nu a pltit suma. Totui, n principal, pe factur se indic i alte metode de plat ce nu implic numerarul. Printre acestea se numr:

transferul bancar ulterior primirii serviciului; cecul; cardul de credit; cambia.

n funcie de metoda de plat, Jane i Joe ar putea fi nevoii s contacteze furnizorii de servicii corespunztori i, n cazul comerului de la distan, de exemplu, ar putea fi nece-sar ca ei s ofere clientului cteva platforme de plat. Aceasta este o regul asociat unui tip de comision care este, de obicei, dedus de la furnizorul serviciului. n aceast privin, acest lucru trebuie luat n considerare la calcularea preului.

n special n cazul metodelor de plat ce nu implic numerar, este important s se stabileasc un termen de plat ferm. n baza Directivei privind ntrzierea plilor, exist o perioad de plat armonizat, care se aplic pentru plile ntre companii sau ntre companii i autoritile publice.

Dac nu s-a aprobat niciun termen de plat fix, compania debitoare va fi considerat n situaie de neplat la 30 zile de la primirea facturii. Dac primirea facturii nu poate fi stabilit cu certitudine, situaia de neplat ncepe la 30 zile de la primirea bunurilor sau a serviciilor. Pentru tranzaciile comerciale cu autoritile publice exist reguli variate.

Nu exist o alocare minim de timp pentru plat. Dac o dat de plat poate fi stabilit calendaristic (pltibil pn la 10 ian. 2013), atunci nu mai este necesar niciun memento pentru a considera debitorul (beneficiarul serviciului, n exemplul nostru, coala primar pri-vat) n situaie de neplat la acea dat. Totui, dac factura specific pltibil n apte (7) zile de la data facturrii, atunci data scadent nu poate fi stabilit calendaristic i, prin urmare, este necesar un memento pentru a-l considera pe debitor ca fiind n situaie de neplat. Colectarea compensaiilor de venit trebuie aranjat astfel nct debitorul s nu sufere niciun cost suplimentar. Un transfer bancar dureaz maxim trei zile lucrtoare i, prin urmare, trebuie s se estimeze c o perioad de plat dureaz cel puin apte zile.


14. Data de livrare i ncorporarea Termenilor i condiiilor generale de afaceri Dac biroul fiscal relevant descoper c o factur nu conine data de livrare, n cazul unui audit, se poate, de exemplu, solicita returnarea TVA-ului care a fost deja rambursat. Cea mai scurt versiune este: data plii este aceeai cu data facturrii sau data de livrare este aceeai cu data facturrii.

Dac data efecturii sau data livrrii serviciului sunt n aceeai lun, se poate specifica livrare n aceeai perioad lunar de facturare. Termenul data livrrii se refer, de obi-cei, la o livrare, n timp ce data execuiei se refer la efectuarea unui serviciu.

Indicarea Termenilor i condiiilor generale de afaceri:

n baza Directivei 93/13, statele membre se angajeaz s adopte anumite norme juridice care protejeaz consumatorul de condiiile contractuale nejuste (19).

Termenii i condiiile generale de afaceri sunt abordate n alt capitol (Capitolul 2).

15. Detalii bancare n ultima etap, detaliile bancare ale furnizorului (de ex., Jane i Joe) pentru plata facturi-lor trebuie indicate n mod clar i neambiguu n subsolul facturii. Fiecare cont bancar din Uniunea European este definit cu exactitate de numrul de cont bancar internaional (IBAN). Niciun numr de cont bancar nu este duplicat. Codul IBAN este alctuit din cel mult 34 caractere alfanumerice. Pentru fiecare ar este definit o lungime fix.

Societatea pentru telecomunicaii financiare interbancare mondiale (SWIFT) reglemente-az schimbul internaional de date ntre bnci. Societatea opereaz o reea global i defi-nete standardele referitoare la transmiterea mesajelor. Fiecare banc participant primete un cod unic: Codul de identificare bancar (BIC). Codul BIC are opt sau unspre-zece caractere.

19 http://ec.europa.eu/consumers/cons_int/safe_shop/unf_cont_terms/index_en.htm

36

Bunurile au ajuns la timp i se bucur de o mare popularitate. Factura a fost corect ca form i a fost trimis cu toate detaliile necesare, mpreun cu bunurile comandate sau imediat dup aceea.

Acum este crucial pentru Jane i Joe s stabileasc i s utilizeze un sistem de manage-ment intern pentru microntreprindere, care va monitoriza i va urmri aceasta, precum i toate ncasrile, astfel nct s nu rmn neobservate eventualele pli cu termen dep-it sau alte neregulariti i n cazul n care apar dificulti s se poat reaciona imediat.

Pentru a atinge acest obiectiv, adic pentru a putea verifica plata prompt a facturilor, sunt necesar o serie de msuri organizatorice i de alt fel.

A. COMPETENELE TEHNICE ALE LUI JANE I JOE

n ceea ce privete paii de lucru zilnici care trebuie luai n calcul pentru facturile emise n ara de batin, trebuie luate n considerare urmtoarele particulariti:

cerinele lingvistice; cerinele legale; controlul fluxului de lucru; cerinele speciale privind software-ul de monitorizare intern; aspectele de contabilitate; noua structur a costurilor.

MANAGEMENTUL INTERN MONITORIZAREA EFICIENT A PLILOR


I. Cerinele lingvistice

Ca antreprenori, este ideal ca pe lng propria limb naional, s se stpneasc bine i limba englez. nainte de elaborarea documentelor individuale, se pot utiliza de asemenea unele formulare deja standardizate, n limbile oficiale ale pieelor int relevante.

Pentru ca partenerii de afaceri i clienii din alte state membre ale UE s i poat contacta cu rapiditate i uurin pe Jane i Joe, se recomand ca acetia s utilizeze o adres de e-mail uoar i simpl i s dezvolte i s ntrein un site Web accesibil, att n limba lor naional, ct i n limba englez.

Este de asemenea avantajos ca motoarele de cutare obinuite s permit gsirea rapid a companiei lor. Acest lucru crete ncrederea n cadrul clientelei existente i faci-liteaz obinerea clienilor noi (20).

II. Cerinele legale

nainte de a efectua tranzacii transfrontaliere, trebuie s v informai cu privire la cele mai importante aspecte juridice.

Prin urmare, Jane i Joe trebuie s introduc cerine legale suplimentare n procedurile lor de lucru i s fie contieni de faptul c termenele limit de plat i procesarea extern a plilor sunt diferite de cele din ara lor natal. De asemenea, este important s se infor-meze dac au luat n considerare toate cerinele de reglementare ale legislaiei naio-nale respective (din cellalt stat membru al UE). Prin urmare, trebuie s existe numerele de identificare necesare (de ex., numrul de identificare TVA, IBAN, BIC/SWIFT) i trebuie s se tie ce organizaie ofer asisten cu privire la aspectele juridice (21).

20 Mai multe informaii putei gsi la urmtoarele legturi: https://e-justice.europa.eu/content_find_a_legal_translator_or_an_interpreter-116-ro.do sau http://europa.eu/eu-law/index_ro.htm

21 Mai multe informaii la: https://e-justice.europa.eu/home.do?plang=ro&action=home

MANAGEMENTUL INTERN MONITORIZAREA EFICIENT A PLILOR

38

B. MANAGEMENTUL FLUXULUI DE LUCRU

I. Baza de date a clienilor

Pentru controlarea i monitorizarea fluxurilor de plat, se poate dezvolta un sistem de control intern simplu. Un astfel de sistem faciliteaz accesul rapid la baza de date a cli-enilor, aa c este logic dezvoltarea acestuia n format electronic, att pentru afacerile naionale, ct i pentru cele transfrontaliere (22).

n momentul n care un nou client depune comanda, datele sale sunt adugate la fiie-rul electronic al clienilor, n conformitate cu ndrumrile prevalente cu privire la protecia datelor. Joe i Jane trebuie s efectueze acest lucru manual i cu promptitudine. Datele pot fi exportate i transferate din procesarea comenzii.

Urmtoarele date trebuie s fie ntotdeauna cunoscute:

setul de date cu adresa complet a clientului (adresa de livrare/adresa de facturare);

detaliile bancare ale clientului (IBAN, BIC/SWIFT); numerele de contact ale clientului (telefon/fax/adres de e-mail/Twitter,

dac este cazul).

II. Gestionarea electronic a facturilor

Pentru generarea i procesarea mai simpl a facturilor, un sistem electronic poate fi util pentru a putea constata rapid ce facturi sunt generate, trimise sau scadente sau ce fac-turi au termenul de plat depit.

Urmtoarele informaii sunt relevante pentru o vedere de ansamblu practic:

numele clientului; numrul facturii/Numrul clientului/Numrul de expediere/Numrul comenzii; data facturii; data scadent; suma de plat; data memento-ului; data de plat.

22 Pentru a verifica datele companiei, consultai urmtoarea legtur: http://www.ebr.org/section/2/index.html


Pentru microntreprinderi, se recomand ca facturile s fie ntotdeauna pregtite i tri-mise clientului mpreun cu bunurile sau n ziua urmtoare. Factura trebuie inclus n pachet sau trebuie trimis clientului prin pot.

III. Gestionarea returnrilor

De asemenea, se recomand reglarea ciclului de lucru n zona de gestionare a return-rilor (att pentru pachete, ct i pentru scrisorile nelivrabile). Dac o factur se returneaz ca fiind nelivrabil, atunci clientul trebuie s fie contactat prin intermediul mijloacelor de comunicare cunoscute. Acest lucru nu trebuie amnat pn la data de plat scadent.

IV. Monitorizarea unui cont special pentru pli internaionale

n cazul n care n cadrul companiei se stabilete un cont bancar pentru plile externe, se recomand monitorizarea zilnic a ncasrilor, utiliznd, eventual, un software bancar standard, care respect cerinele SEPA.

Dac o factur a fost pltit, data plii i valoarea plii trebuie introduse n lista elec-tronic. Dac valoarea pltit este diferit de valoarea facturat, clientul trebuie s fie informat imediat.

V. Formularele standard

Pentru cazurile frecvente, se poate lua n considerare pregtirea unor modele de formu-lare pentru rile int. Acestea ajut la desfurarea fluxurilor de munc ntr-un mod economic i fr dificulti. De obicei, modelele pot fi elaborate ieftin i rapid, prin inter-mediul unei agenii locale de traduceri.

VI. Expedierea articolelor restante i a mementourilor

Se recomand meninerea unei liste de creane restante, care trebuie editat la intervale regulate totui, cel puin o dat pe sptmn.

Jane i Joe au ncorporat n fluxul de lucru un memento de plat amiabil, care este trans-mis nainte de termenul limit de plat specificat. n acest mod, este posibil s se soli-cite clientului informaii referitoare la produs i dac acesta are defecte neraportate. n acest mod, clientului i se reamintete cnd este scadent plata.

40

Ce trebuie s conin memento-ul de plat?

tipul, obiectul i data livrrii/serviciului; referine la factur, prin intermediul numrului i datei facturii i la suma restant.

Aici ar fi util s se ataeze o copie a facturii corespunztoare; solicitarea achitrii facturii; detaliile bancare; adugarea unei chitane de transfer deja completate poate ajuta la accelerarea

transferului sumei facturate; not prin care clientul este informat c poate ignora mementoul, n cazul n care

a efectuat plata ntre timp.

Un memento de plat nu trebuie s conin:

formulri sau instruciuni ostile sau agresive, ameninri sau insulte cu ncrctur emoional direcionate ctre client.

Memento-ul de plat al lui Jane i Joe este formulat dup cum urmeaz:

Factura nr. 01/2013 din data de 1 ianuarie 2013

Stimate Client xxxx,

V-am livrat 50 mese pentru copii, 200 scaune pentru copii i 50 fee de mas la data de 1 ianuarie 2013. Deja am facturat aceast livrare pentru o sum total de 17.552,50 EUR (scrisoarea noastr din data de 1 ianuarie 2013).

Registrele noastre indic faptul c nc nu am primit plata pentru factura de mai sus.

n cazul n care nu ai observat factura de mai sus, putei gsi ataat o copie i o chitan de transfer bancar completat. Am fi recunosctori dac aceast factur restant va fi pltit ct mai curnd posibil.

n cazul n care ai efectuat deja plata, v rugm s ignorai aceast scrisoare.

Cu stim,

Jane i Joe


Dac lista creanelor restante indic faptul c, n ciuda mementoului amiabil, plata nu a fost efectuat i c termenul facturii a fost depit, din baza de date electronic se va trimite ime-diat clientului o notificare oficial privind neplata, cu o dat stabilit pentru plat. Perioada stabilit pentru plat trebuie s ofere clientului suficient timp pentru a rspunde. Mementoul trebuie trimis prin pot. Desigur c acesta poate fi trimis simultan prin e-mail sau prin fax.

Chiar dac, n general, este suficient s se elaboreze mementoul n limba englez, desigur c s-ar facilita nelegerea dac notificarea privind neplata ar fi scris n limba clientului.

C. CERINE PRIVIND SOFTWARE-UL

Nu este nevoie de achiziii costisitoare pentru a dezvolta i a ntreine gestionarea sigur a creanelor. Procesele de lucru necesare pot fi efectuate utiliznd un pachet software stan-dard de birou, fr nicio adaptare special.

Indiferent de sistemul de operare, pachetul software pentru birou trebuie s includ o apli-caie de procesare a textului i o aplicaie pentru foi de date, pentru a pstra datele primare i lista creanelor restante. Pentru corespondena prin e-mail trebuie s se utilizeze un pro-gram de gestionare a informaiilor personale (PIM).

Aplicaia bancar necesar poate fi obinut de la banca obinuit a companiei. Aceasta din urm i va asuma responsabilitatea pentru ntreinere i va garanta accesibilitatea facilitii SEPA.

D. CONTABILITATEA ZILNIC

Pentru contabilitatea zilnic, se recomand transmiterea acestor registre la intervale regulate unui consultant fiscal cu experien n comerul transfrontalier.

Pentru a controla tranzaciile comerciale transfrontaliere, se pot stabili conturi noi pentru procesele de contabilitate.

Agenia de consultan fiscal aleas trebuie s cunoasc i s fie bine familiarizat cu aspectele legate de TVA n cadrul Uniunii Europene. ntr-o edin iniial, anterioar nce-perii comerului transfrontalier, consultantul fiscal indic, n general, problemele fiscale speciale i poate verifica nc o dat modelele de factur care vor fi utilizate i le poate corecta, dac este necesar.

42

Declaraiile juridice i de impunere pentru autoritile respective sunt efectuate de agenia fiscal aleas.

E. NOUA STRUCTUR A COSTURILOR

n cazul n care se adapteaz structura companiei, cum este cazul n care livrrile se fac ctre clieni externi, n anumite circumstane, se poate lua n calcul introducerea unor noi structuri de pre. Se aplic noi elemente ale preului, n special n cazul tranzaciilor bancare i pentru companiile de logistic. Acestea trebuie luate n calcul i reflectate n calculele interne.

A. IMPLICAI-V PERSONAL

Dac Jane i Joe nc nu au nicio nregistrare a tranzaciei, dup trecerea perioadei de graie stabilit pentru plat, ei au la dispoziie o ntreag gam de opiuni, pentru a se implica personal n recuperarea sumei restante, dac este posibil, fr mari ntrzieri, timp de administrare i efort.

Pentru a nu pune n pericol relaia bun pe care o au, pn n prezent, cu clienii, n multe cazuri este logic ca ei s ia problemele n propriile mini i s ia n considerare o proce-dur de lucru proprie pentru procesarea facturilor restante.

Se poate alege o abordare proactiv, care favorizeaz o colectare amiabil a facturilor restante de la clieni. Iniial, aceast soluie trebuie redactat n scris, deoarece reprezint o copie de rezerv avantajoas pentru procesarea automat a monitorizrii plilor.

Jane i Joe se decid asupra unui sistem n dou etape pentru recuperarea facturilor restante. Acesta const n urmtoarele dou scrisori:

sondajul privind nivelul de satisfacie al clienilor cu privire la performanele companiei;

mementoul cu privire la factura restant.


OPIUNI PENTRU COLECTAREA CREANELOR

44

I. Scrisoarea de memento, cu sondajul privind nivelul de satisfacie al clienilor cu privire la performanele companiei

n cazul n care plile facturilor de ctre clieni se monitorizeaz regulat i se stabilete perioada medie de creditare pentru client, care arat c valoarea stabilit este con-stant i c exist puine variaii n procesarea facturilor restante, scrisorile de sondaj ctre client pot fi programate pe baza acelei perioade de creditare. Dac valoarea fac-turii restante este mai mare dect media expedierilor, scrisoarea va fi propus automat de sistemul bazei de date a clienilor.

Coninutul scrisorii trebuie s fie ntotdeauna orientat spre investigarea nivelului de satis-facie a clientului n ceea ce privete performanele companiei i s fac referiri politi-coase la data iminent a plii. Pe de o parte, clientul are impresia c este luat n serios i, pe de alt parte, i se reamintete, n mod politicos, c factura este nc restant. Prin urmare, clientul poate raporta n mod activ orice defecte ale bunurilor care nu au fost nc anunate i i poate exprima ngrijorrile.

Aceast scrisoare poate fi trimis clientului prin pot, prin fax sau prin e-mail. Rspunsul poate fi rapid i uor pentru client. De exemplu, Jane i Joe pot avea eventuale rspun-suri pre-formulate, elaborate n funcie de experiena lor zilnic. Rspunsul este introdus notnd un X ntr-o caset.

Jane i Joe au elaborat urmtorul chestionar pentru clieni.

Un asemenea memento/formular reprezint adeseori metoda cea mai uoar de a aci-ona i poate fi perceput de client ca fiind mai plcut dect contactarea prin telefon, ca primul pas de extindere dup factur.

De asemenea, Jane i Joe trebuie s se decid asupra acestui tip de memento de plat deoarece ei au cunotine limitate privind limba rii int. Abordarea scris are avantajul c, i n acest caz, se pot utiliza documente traduse i scrisori de rspuns standardizate.


Stimate Client,

Acesta este un memento amiabil, care v amintete c factura noastr din data de 1 ianuarie 2013 (factura nr. 01/2013) nu a fost nc achitat.

Pentru a v servi mai bine n cadrul viitoarelor comenzi, v rugm s ne cotai performanele, deoarece satisfacia dvs. este prima noastr prioritate.

Prin urmare, am aprecia dac ai putea s ne acordai cteva minute pentru a com-pleta acest chestionar. Aceasta ne va ajuta s ne efectum operaiile mai bine i mai eficient pentru dvs. V rugm s returnai acest chestionar completat (putei s-l scanai i s ni-l trimitei napoi ca ataare la mesajul de e-mail).

Cum ai cota1. atitudinea prietenoas a angajatului respectiv? Bun Potrivit Nesatisfctoare

2. durata procesrii comenzilor? Rapid Cum era de ateptat/rezonabil Prea lent

3. calitatea bunurilor? Bun Medie Proast (v rugm s adugai comentariile proprii pe o foaie separat)()

6. Spaiu pentru comentarii interne:V mulumim mult pentru c v-ai fcut timp s completai acest chestionar! Abia ateptm s facem afaceri cu dvs. n viitor.

Cu respect,

Jane i Joe

46

II. Notificarea privind neplata facturii restante

ntotdeauna trebuie s se anticipeze c acest memento politicos poate s nu aduc niciun rspuns. Clientul nu reacioneaz prin nicio notificare cu privire la defecte sau prin plata fac-turii restante i nu returneaz chestionarul. n acest caz, trebuie s se trimit un memento cu privire la factura restant (dup data scadent).

Memento-ul trebuie emis o singur dat, pentru a accentua seriozitatea acestei aciuni. Aspectele legale trebuie considerate ca o chestiune urgent. Subiecte precum calcularea dobnzii de penalizare pentru aplicarea perioadei de credit sau calcularea costurilor de colec-tare trebuie indicate n scrisoarea memento-ului.

Scrisoarea de memento trebuie s includ i consecinele suplimentare, n cazul nereuitei clientului de a plti factura restant. Nu trebuie s se omit stabilirea unei perioade de graie juste pentru plat.

n aceast etap, se recomand pregtirea unei liste tabelare cu cele mai importante cmpuri i informaii din scrisoarea mementoului, pentru o imagine de ansamblu mai bun. Lista trebuie s conin urmtoarele informaii:

numele clientului i numrul clientului; adresa clientului (adresa de facturare i/sau adresa de livrare); numrul facturii i data facturii; data memento-ului; termenul limit de plat final; nota cu privire la dobnda de penalizare pentru plile restante; nota cu privire la costurile de colectare suplimentare;

Cbb Brochure Ro

Documents

Transcript of Cbb Brochure Ro