CAIET DE SARCINI privind achiziția de “SERVICII ORGANIZARE ...

Fondul Bilateral la Nivel Național finanțat din Granturi SEE și Norvegiene Titlul proiectului “Dezvoltarea capacității instituționale de gestionare a conflictelor colective de muncă” Contract nr. 963/26.03.2015

1

CAIET DE SARCINI

privind achiziția de “SERVICII ORGANIZARE EVENIMENTE INTERNE” în cadrul proiectului “Dezvoltarea capacității instituționale de gestionare a conflictelor colective de muncă”, finanțat prin Mecanismele financiare SEE și Norvegian 2009-2014, Programul RO 01, Fondul Bilateral la Nivel Național, conform Contract nr. 963/26.03.2015

SERVICII PENTRU EVENIMENTE - COD CPV 79952000-2

Prezentul caiet de sarcini cuprinde specificaţiile tehnice pentru achiziţia publică de “Servicii organizare evenimente interne” în cadrul proiectului “Dezvoltarea capacității instituționale de gestionare a conflictelor colective de muncă ”, finanțat prin Mecanismele financiare SEE și Norvegian 2009-2014, Programul RO 01, Fondul Bilateral la Nivel Național, conform Contract nr. 963/26.03.2015.

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi conţine indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate, astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze oferta tehnică şi oferta financiară corespunzător cu necesităţile Autorităţii Contractante.

Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse.


2

1. OBIECTUL PROCEDURII DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI

Prezentul caiet de sarcini este elaborat în scopul atribuirii către un operator economic specializat în domeniu a unui contract de achiziție publică pentru servicii de organizare evenimente interne, în vederea desfășurării următoarelor evenimente:

- Curs de formare privind medierea conflictelor colective de muncă; - Conferință de prezentare a rezultatelor proiectului;

Serviciile de organizare evenimente interne solicitate:

- Asigurare transport intern și internațional; - Asigurare servicii de cazare la hotel, cu mic dejun inclus; - Asigurare servicii de catering: masă de prânz, masă de seară, pauză de cafea; - Închiriere, amenajare săli de evenimente și asigurare logistică pentru evenimente (închiriere

echipamente săli de conferinţă, personal tehnic supervizare). - Asigurare servicii de interpretariat; - Asigurare materiale evenimente;

2. ACTIVITĂȚI ÎN CADRUL CONTRACTULUI

2.1. Aspecte generale

Cursul de formare privind medierea conflictelor colective de muncă este planificat să se desfășoare în septembrie, la București și va avea o durată de 5 zile. Va fi susţinut de 2 experţi norvegieni, reprezentanţi al Mediatorului Naţional al Norvegiei, precum şi de experţi români, conform temelor stabilite prin curriculă.

În cadrul cursului vor fi pregătiţi 27 specialişti în domeniul medierii conflictelor colective de muncă. Cei 27 de participanţi vor fi desemnaţi din cadrul: Ministerului Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice, inspectoratelor teritoriale de muncă, organizaţiilor sindicale și patronale reprezentative la nivel naţional şi societăţii civile.

Conferința de prezentare a rezultatelor proiectului este planificată să se desfășoare în ziua a 5-a, la finalul evenimentului “Curs de formare privind medierea conflictelor colective de muncă”.

2.2. Activități specifice

2.2.1. Asigurare transport intern și internațional

Prestatorul va efectua rezervarea și emiterea biletelor de avion pentru transportul în străinătate a 2 experți norvegieni, la solicitarea Beneficiarului, conform cerințelor acestuia.

Cerințele Beneficiarului pot face referire, fără a se limita la acestea, la detalii privind: clasa economic, data și ora plecării/sosirii, ruta de deplasare, escale, compania aeriană.

Prestatorul va asigura transferul tur-retur de la/către aeroport/structura de cazare pentru 2 experți norvegieni, la solicitarea Beneficiarului, conform cerinţelor acestuia.

Nr. crt.

Tip serviciu solicitat

Condiții

1. Rezervare și emitere biletele de avion pentru 2 experți norvegieni

Ruta de deplasare: Oslo, Norvegia – București, România - Oslo, Norvegia.

Clasa economic.

Serviciile de transport internațional vor include toate taxele de aeroport și vor permite transport de bagaj la cală, minim 22 kg,


3

fără costuri suplimentare.

Exclus companii aeriene low-cost!

2. Transfer tur-retur de la/către aeroport/structura de cazare pentru 2 experți norvegieni.

Autoturism cu șofer;

Autoturismul va avea un aspect interior şi exterior îngrijit, nu va avea rulaj mai mare de 70.000 km și va avea instalaţie de aer condiţionat.

Transferul va include taxele de parcare şi aeroport, carburant etc.

Cei 2 experți norvegieni vor fi aşteptați cu pancardă. Se va pune la dispoziţia Beneficiarului numărul de telefon al şoferului, precum şi numărul de înmatriculare al autoturismului.

Prestatorul trebuie să îşi ia toate măsurile necesare pentru planificarea, coordonarea şi efectuarea transferului în cele mai bune condiţii.

2.2.2. Asigurare servicii de cazare la hotel, cu mic dejun inclus

Se vor asigura 6 nopți de cazare cu mic dejun inclus, într-o singură structură de cazare, pentru 10 persoane, în 10 camere în regim single.

Nr. crt.


Condiții

1. 6 nopți de cazare cu mic dejun inclus, într-o singură structură de cazare, pentru 10 persoane, în 10 camere în regim single.

Structura de cazare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:

să dispună de camere în regim de 3 stele;

să se situeze în izocronă de aproximativ 15 minute de mers pe jos de la sediul Ministerului Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice, Direcția Dialog Social (Bulevardul General Gheorghe Magheru, nr. 7, sector 1, București);

să dispună de sală de conferinţă şi spaţiu organizare evenimente;

să asigure permanent igiena în camere;

să asigure furnizarea apei calde şi reci 24/24 ore;

să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia acestora în ultima zi de cazare;

să dispună de rampe de acces şi grupuri sanitare pentru persoanele cu dizabilităţi.

Camerele trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:

să dispună de lumină naturală, să fie confortabile şi curate;

să dispună de baie proprie cu cadă sau duş;

să fie dotată cu instalaţii de control al temperaturii (încălzire, aer condiţionat);

să asigure acces gratuit la Internet;

să dispună de TV color și televiziune prin cablu / satelit;

să dispună de minibar;

mobilierul, instalaţiile şi echipamentele să fie în perfectă stare de funcţionare;


4

Prestatorul va asigura minim 1 persoană pentru rezolvarea operativă a formalităţilor de cazare a persoanelor cazate. Notă: Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, etc) vor fi achitate de către participanţi înainte de plecare. 2.2.3. Asigurare servicii de catering: masă de prânz, masă de seară, pauză de cafea;

Prestatorul va asigura în structura de cazare pusă la dispoziția participanților la eveniment:

- masa de prânz în regim “bufet suedez” pentru 27 persoane/5 zile; - masa de seară în regim “bufet suedez” pentru 27 persoane/2 zile și la porție pentru 10

persoane/4 zile; - trei pauze de cafea/zi, pentru 27 persoane;

Nr. crt.


Condiții

1. Masa de prânz în regim “bufet suedez” pentru 27 persoane/5 zile

Meniul pentru masa de prânz va avea un gramaj mediu de minim 1300 gr/pers și va include: - apă minerală plată (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană) și

carbogazoasă (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană); - supă, minim 2 tipuri de produse; - fel principal, minim 3 tipuri de produse; - garnitură, minim 3 tipuri de produse; - salată de sezon, minim 3 tipuri de produse; - desert, minim 2 tipuri de produse; - pâine; - 20% din meniu va fi vegetarian sau de post.

Meniul pentru masa de seară va avea un gramaj mediu de minim 1300 gr/pers și va include: - apă minerală plată (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană) și carbogazoasă (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană);

- aperitive calde și reci, minim 3 tipuri de produse; - fel principal, minim 3 tipuri de produse; - garnitură, minim 3 tipuri de produse; - salată de sezon, minim 3 tipuri de produse; - desert, minim 2 tipuri de produse; - pâine; - 20% din meniu va fi vegetarian sau de post.

Prestatorul va amplasa brandingul evenimentului în spațiile de servire.

Se va asigura numărul de locuri egal cu numărul de participanți.

Spațiile de servire vor fi amenajate corespunzător și vor respecta normele în vigoare de igienă și de poziționare în raport cu alte spații (toalete, holuri etc).

2. Masa de seară în regim “bufet suedez” pentru 27 persoane/2 zile și la porție pentru 10 persoane/4 zile

3. 3 pauze de cafea pentru 27 persoane / 5 zile

Meniul va include: - cafea cu cofeină și ceai (minim 200 ml/persoană din fiecare

produs enumerat); - lapte pentru cafea, zahăr alb și brun, îndulcitor; - apă minerală plată (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană) și


5

carbogazoasă (1 sticlă de 0,5l pentru fiecare persoană); - sucuri carbogazoase și necarbogazoase (minim 1 sticlă de 0,25l

pentru fiecare persoană); - mix de produse de patiserie și cofetărie dulci și sărate (minim 250

g/persoană).

Standul de pauză cafea va fi disponibil pe toată durata evenimentului.

Standul de pauză cafea va fi amplasat într-o sală adiacentă sălii de eveniment.

Prestatorul va asigura următoarele:

- Accesorii de servire pentru pauzele de cafea (pahare, ceşcuţe de cafea, platouri, farfurii, şerveţele, linguriţe, coșuri pentru deșeuri etc), feţe de masă albe și recipiente pentru păstrarea la cald a cafelei și apei pentru ceai;

- Accesorii de servire pentru masa de prânz și seară (pahare, ceşcuţe de cafea, platouri, farfurii, şerveţele, tacâmuri, etc) și recipiente pentru păstrarea la cald a preparatelor;

- Două persoane pentru a asigura serviciul (chelneri), cu o ținută decentă (eventual uniformă).

Prestatorul va stabili împreună cu reprezentanții beneficiarului orele la care vor fi livrate produsele.

Prestatorul are obligaţia de a oferi produse proaspete, în termenul de garanţie şi să asigure prepararea şi transportul lor în conformitate cu toate prevederile legale în vigoare.

2.2.4. Închiriere, amenajare săli de evenimente și asigurare logistică pentru evenimente (închiriere echipamente săli de conferinţă, personal tehnic supervizare).

Prestatorul va asigura următoarele servicii:

Nr. crt.

Tip eveniment Tip serviciu solicitat

1. Curs de formare privind medierea conflictelor colective de muncă / 5 zile

Asigurare sală, cu îndeplinirea următoarelor condiții: - să fie disponibilă în perioada evenimentului, pe durata a 4 și ½

zile; - să fie amplasată în structura de cazare pusă la dispoziția

participanților la eveniment; - să aibă capacitate de aproximativ 50 persoane; - să dispună de posibilitate de instalare și capacitate de funcționare

pentru sistem de sonorizare și sistem de traducere simultană pentru 2 interpreți – română/norvegiană;

- să dispună de mobilier modular specific (prezidiu de 3 persoane, mese şi scaune pentru fiecare participant) cu posibilităţi variate de aranjare (sala de clasă, tip „U”, careu, tip „grupe de lucru”), astfel încât să permită o bună vizibilitate a participanților, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului;

- să fie dotată cu următoarele echipamente tehnice și materiale: videoproiector multimedia (cu posibilitatea reglării dimensiunii si calităţii imaginii proiectate şi cu asigurarea unei bune vizibilităţi pentru toate locurile din sală); ecran proiecție, cu telecomandă care să permită schimbarea slideurilor de la distanţă și pointer


6

ecran de proiecţie; imprimantă (posibilitatea de a imprima min. 2 top-uri hârtie); scanner; 1 laptop cu posibilitatea de a fi conectat la imprimantă, scanner și videoproiector; whiteboard magnetic mobil și markere whiteboard; suporţi speciali pentru afișarea vizibilă, în engleză, a numelui şi instituției pentru fiecare participant, conform cerințelor Beneficiarului.

- să dispună de lumină naturală; - nu trebuie să aibă stâlpi de susținere sau alte elemente

arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală;

- să fie izolată fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere;

- să aibă acces către grupurile sanitare și către locurile amenajat special pentru pauzele de cafea și fumat.

- să dispună de internet WIFI în sală (funcțional si gratuit); - să dispună sistem de climatizare cu posibilitatea reglării

temperaturii.

Servicii de sonorizare, cu îndeplinirea următoarelor condiții: - 1 sistem complet de sonorizare (mixer, sistem de amplificare,

boxe, sistem anti-microfonie etc); - 3 microfoane tip lavalieră pentru lectori; - 1 sistem complet de traducere simultană (română/norvegiană)

pentru 2 interpreți: cabina de traducere simultană izolată fonic pentru 2 persoane; 30 emițători cu microfon inclus și 30 de receptori;

Punct de înregistrare al participanţilor într-un spaţiu adecvat, la intrarea în sală: 1 masă;

2. Conferință de prezentare a rezultatelor proiectului / 1 zi

Asigurare sală, cu îndeplinirea următoarelor condiții: - să fie disponibilă în perioada evenimentului, pe durata a ½ zi; - să fie amplasată în structura de cazare pusă la dispoziția

participanților la eveniment; - să aibă capacitate de aproximativ 50 persoane; - să dispună de posibilitate de instalare și capacitate de funcționare

pentru sistemul de sonorizare; - să dispună de mobilier modular specific (1 prezidiu pentru 5

persoane şi scaune pentru fiecare participant la conferință), cu posibilităţi de aranjare de tip “teatru”, astfel încât să permită o bună vizibilitate a participanților;

- să fie dotată cu următoarele echipamente tehnice și materiale: videoproiector multimedia (cu posibilitatea reglării dimensiunii si calităţii imaginii proiectate şi cu asigurarea unei bune vizibilităţi pentru toate locurile din sală); ecran proiecție, cu telecomandă care să permită schimbarea slideurilor de la distanţă și pointer ecran de proiecţie; 1 laptop cu posibilitatea de a fi conectat la videoproiector; suporţi speciali pentru afișarea vizibilă a numelui, funcției şi instituției pentru fiecare persoana din prezidiu, conform cerințelor Beneficiarului.

- să dispună de lumină naturală; - nu trebuie să aibă stâlpi de susținere sau alte elemente


7

arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală;

- să fie izolată fonic, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere;

- să aibă acces către grupurile sanitare și către locurile amenajat special pentru pauzele de cafea și fumat.

- să dispună de internet WIFI în sală (funcțional si gratuit); - să dispună sistem de climatizare cu posibilitatea reglării

temperaturii.

Servicii de sonorizare, cu îndeplinirea următoarelor condiții: - 1 sistem complet de sonorizare (mixer, sistem de amplificare,

boxe, sistem anti-microfonie); - microfoane fixe pentru 5 speakeri și 2 microfoane mobile

Punct de înregistrare al participanţilor într-un spaţiu adecvat, la intrarea în sală: 2 mese;

Pe durata ambelor evenimente, prestatorul va asigura personalul necesar pentru buna desfăşurare a următoarelor activități și în conformitate cu solicitările Beneficiarului:

- Primirea şi înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă, informarea şi îndrumarea acestora;

- Distribuirea documentelor elaborate de către Beneficiar (mape, materiale de diseminare, documente de lucru, etc);

- Distribuirea și asigurarea completării formularelor specifice transmise de autoritatea contractantă.

- Informarea participanţilor asupra oricăror elemente de interes; - Instalarea și dezinstalarea materialelor de informare (roll-up-uri, călăreți); - Fotografierea principalelor momente ale reuniunii şi punerea materialului la dispoziţia

Beneficiarului. - Amenajarea sălii: mobilier și echipamente. - Instalarea, asigurarea funcţionării echipamentelor asociate sălii şi asistenţă tehnică pe

parcursul derulării evenimentelor pentru utilizarea în parametri normali a tuturor echipamentelor asociate sălii (sistem sonorizare, sistem traducere simultană, instalare și montaj videoproiector multimedia, ecran de proiecţie, imprimantă, scanner, 1 laptop, whiteboard, cabluri și adaptoare specifice etc.)

2.2.5. Asigurare servicii de interpretariat;

Prestatorul va asigura interpretariat simultan în/din limba norvegiană în limba română, pe durata a 40 de ore.

Nr. crt.

Tip serviciu solicitat Condiții

1. Interpretariat simultan în/din limba norvegiană în limba română, pe durata a 40 de ore.

Durata de 8 ore/zi, timp de 5 zile, respectiv 40 ore.

2 interpreți autorizați.

Interpreții trebuie să cunoască limbajul de specialitate în domeniul comunicării și al relațiilor de muncă.


8

În cazul în care un interpret devine indisponibil înainte sau în timpul perioadei de prestare a serviciilor, din motive de forţă majoră, prestatorul are obligaţia de a-l înlocui cu un alt interpret care are un nivel de calificare şi experienţă similare. 2.2.6. Asigurare materiale evenimente;

Prestatorul va realiza 27 de seturi suport curs, 15 seturi suport conferință și 2 roll-up-uri.

Prestatorul va multiplica un număr de 27 de exemplare materiale Conferință, max. 10 pag/exemplar.

Nr. crt.


Condiții

1. 27 seturi suport curs

Fiecare set suport de curs va conține:

a) mapă personalizată format A4 (policromie) pe copertele exterioare (din carton plastifiat);

b) agenda cursului;

c) materiale de curs - pe suport de hârtie (format A4) și suport multimedia (CD-ROM);

d) bloc-notes personalizat format A5, copertele 1 şi 4 personalizate (policromie), 50 file (hârtie de 80 grame normale);

e) pix personalizat;

f) diplomă de absolvire a cursului pentru fiecare participant;

2. 15 seturi suport Conferință

Fiecare set suport conferință va conține:

a) mapă personalizată format A4 (policromie) pe copertele exterioare (din carton plastifiat);

b) agenda Conferinței;

c) materiale de prezentare a proiectului pe suport de hârtie (format A4);

d) bloc-notes personalizat format A5, copertele 1 şi 4 personalizate (policromie), 50 file (hârtie de 80 grame normale);

e) pix personalizat;

3. 27 exemplare materiale Conferință, max. 10 pagexemplar

suport de hârtie (format A4);

27 agende de Conferință;

27 materiale de prezentare a proiectului;

4. 2 roll-up-uri personalizate;

dimensiuni de 2000x800mm

Prestatorul va asigura tipărirea şi multiplicarea documentelor (agenda cursului, materialele de curs, agenda Conferinței, materialele de prezentare a proiectului) şi va pregăti fiecare mapă, conform conţinutului şi instrucţiunilor transmise de Beneficiar.

Prestatorul va distribui participanților materialele necesare desfășurării evenimentelor, inclusiv exemplarele multiplicate către cei 27 de cursanți în ziua desfășurării Conferinței.

Prestatorul va asigura transportul materialelor la locul de desfășurare al evenimentelor.


9

Roll-up-urile vor fi amplasate la intrarea în sălile de desfășurare a evenimentelor.

Toate materialele vor fi în prealabil personalizate, conform Manualului de comunicare și design pentru Granturile SEE și Norvegiene şi instrucţiunilor transmise de Beneficiar. Manualul de comunicare și design pentru Granturile SEE și Norvegiene poate fi consultat la adresa web http://www.eeagrants.ro/ro/alte-documente.

Nota 1: Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica numărul de seturi suport curs, cu până la 5 seturi în plus (fără diplomă de absolvire a cursului pentru fiecare participant).

Nota 1: Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica numărul de seturi suport conferință, cu până la 5 seturi în plus.

3. CERINŢELE DE RAPORTARE, LIVRABILE ȘI DOCUMENTELE PENTRU PLATA SERVICIILOR PRESTATE

Prestatorul va avea în vedere păstrarea și furnizarea către autoritatea contractantă a tuturor documentelor justificative solicitate pentru rambursarea cheltuielilor de către finanțator, în conformitate cu Mecanismele financiare SEE și Norvegian 2009-2014, așa cum sunt solicitate de Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de Punct Național de Contact pentru Granturile SEE și Norvegiene, Programul RO 01, Fondul Bilateral la Nivel Național.

Lista documentelor justificative poate fi consultată la adresa http://www.eeagrants.ro/ro/-/nou-extinderea-perioadei-de-depunere-de-aplicatii-pentru-apelul-ii-la-nivelul-programului-ro01-asistenta-tehnica-si-fondul-bilateral-la-nivel-national.

Prestatorul va prezenta Beneficiarului o mostră a setului de material și obiecte promoționale cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data începerii evenimentului.

Toate materialele publicitare vor fi în prealabil personalizate, conform Manualului de comunicare și design pentru Granturile SEE și Norvegiene şi instrucţiunilor transmise de Beneficiar cu 7 zile înainte de data începerii evenimentului, cu bun de tipar dat de Beneficiar cu minimum 4 zile lucrătoare înainte de eveniment.

Cu 5 zile lucrătoare înainte de data începerii evenimentului, prestatorul va înainta Beneficiarului o notă în care se vor preciza toate detaliile de organizare. În termen de 2 (două) zile lucrătoare, autoritatea contractantă va putea cere clarificări și/sau completarea/ modificarea notei, prestatorul având obligația de a remedia sau completa nota în termen 24 de ore.

În maxim 5 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului, prestatorul va prezenta un Raport final al evenimentelor, care va include, pentru fiecare activitate şi sarcină, detalii tehnice, administrative și financiare, precum şi o evaluare a rezultatelor obţinute, în conformitate cu indicatorii stabiliți la pct. 6 din Caietul de sarcini.

Raportul final va avea atașate:

- Lista participanţilor, în original; - 1 exemplar complet al setului de materiale diseminat participanţilor; - Un CD cu fotografiile realizate; - Documentele justificative solicitate pentru rambursarea cheltuielilor de către finanțator.

Raportul va avea o pagină iniţială ce va include elementele de identitate vizuală, conform Manualului de comunicare și design pentru Granturile SEE și Norvegiene şi instrucţiunilor transmise de Beneficiar.

http://www.eeagrants.ro/ro/alte-documente

http://www.eeagrants.ro/ro/-/nou-extinderea-perioadei-de-depunere-de-aplicatii-pentru-apelul-ii-la-nivelul-programului-ro01-asistenta-tehnica-si-fondul-bilateral-la-nivel-national




10

După definitivarea formei finale a raportului, ca urmare a observațiilor formulate de autoritatea contractantă, acesta se va preda, împreună cu toate materialele anexate, autorității contractante, pe baza unui proces verbal de recepţie cantitativă şi calitativă a serviciilor prestate.

Plata facturii fiscale reprezentând contravaloarea serviciilor prestate se va efectua în lei, prin ordin de plată, în contul prestatorului, în termen de 30 zile de la înregistrarea facturii fiscale la sediul achizitorului, după încheierea procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate.

Plata facturilor de către achizitor va fi condiţionată de primirea și aprobarea Raportului final întocmit de către prestator.

Factura va fi emisă de către prestator pentru serviciile efectiv prestate, după aprobarea procesului–verbal de recepţie cantitativă şi calitativă.

Pentru a fi acceptată la plată, factura fiscală va fi însoţită de procesul verbal de recepţie cantitativă şi calitativă a serviciilor prestate semnat şi însuşit de ambele părţi şi aprobat de achizitor.

Dacă factura sau documentele care însoţesc factura nu sunt întocmite corespunzător şi sunt necesare clarificări suplimentare sau alte documente suport din partea Prestatorului, termenul de 30 de zile pentru plata facturii se suspendă. Repunerea în termen se face de la momentul îndeplinirii condiţiilor de formă şi de fond ale facturii.

4. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA

4.1 Definiţia indicatorilor

Pentru atingerea obiectivului general al prezentului proiect trebuie implementate activitățile din contract, în intervalul definit în cadrul prezentului caiet de sarcini. Activitatea va fi considerată implementată cu succes în măsura în care sunt realizaţi următorii indicatori:

Nr. crt.

Tip eveniment Denumire indicator Cantitate

1. Curs de formare privind medierea conflictelor colective de muncă

Curs de formare privind medierea conflictelor colective de muncă realizat

1

2. Bilet avion tur-retur pe ruta Oslo, Norvegia – București, România - Oslo, Norvegia.

2

3. Transfer tur-retur de la/către aeroport/structura de cazare

2 pers

4. Cazare cu mic dejun inclus, într-o singură structură de cazare

6 nopți/10 persoane

5. Masa participanți: - masă de prânz - masă de seară - pauză de cafea

27 pers/5 zile 27 pers/2 zile +10 pers/4 zile 27 pers/3 pauze cafea/5 zile


11

6.

Echipamente tehnice și materiale: - videoproiector multimedia; - ecran de proiecţie; - pointer ecran proiecție; - telecomandă pentru schimbarea slideurilor la

distanță; - imprimantă - top hârtie - scanner; - laptop; - whiteboard magnetic mobil - markere whiteboard; - suporţi speciali de masă tip „călăreţi”

1 1 1 1 1 Min. 2 1 1 1 5 30

7. Sistem complet de sonorizare (mixer, sistem de amplificare, boxe, sistem anti-microfonie etc) - microfon tip lavalieră;

1 3

8. Sistem complet de traducere simultană (română/norvegiană) pentru 2 interpreți: - cabina de traducere simultană izolată fonic; - emițător cu microfon inclus; - receptor;

1 2 pers 30 30

9. Interpreţi română-norvegiană 2 pers/5 zile/40 ore

10. Set suport curs formare 27

11. Personal pentru asigurarea serviciilor de catering pe durata evenimentului

2

12. Conferință de prezentare a rezultatelor proiectului

Conferință de prezentare a rezultatelor proiectului realizată

1

13. Echipamente tehnice și materiale: - videoproiector multimedia; - ecran de proiecţie; - pointer ecran proiecție; - telecomandă pentru schimbarea slideurilor la

distanță; - laptop; - suporţi speciali de masă tip „călăreţi”

1 1 1 1 1 5-10

14. Sistem complet de sonorizare (mixer, sistem de amplificare, boxe, sistem anti-microfonie etc) - microfon fix ; - microfon mobil;

1 5 2

15. Materiale necesare: - set suport conferință - exemplar materiale Conferință

15 27, max. 10 pag/exemplar

16. Pentru ambele evenimente

Roll-up 2

17. Personal pentru asigurarea logisticii necesare desfăşurării evenimentelor și a serviciilor aferente (formalităţi de cazare, primire, înregistrare și

Minim 1 persoană


12

informare participaţi, distribuire documente, organizare pauze de cafea, fotografiere etc).

18. Personal tehnic pentru instalarea, asigurarea funcţionării echipamentelor asociate sălii şi asistenţă tehnică pe parcursul derulării evenimentelor pentru utilizarea în parametri normali a tuturor echipamentelor asociate sălii

1 persoană

5. MODUL DE ELABORARE A OFERTEI TEHNICE

Ofertanții vor prezenta oferta tehnică sub forma unei metodologii de prestare a serviciilor, document în care vor descrie modul în care își propun să abordeze obiectivele, implementarea activităților și prestarea serviciilor contractului, astfel încât să obțină rezultatele așteptate de autoritatea contractantă, precum și modul concret în care va respecta și îndeplini fiecare cerință din caietul de sarcini.

Oferta tehnică va cuprinde următoarele informaţii:

1. Descrierea activităţilor pe care Prestatorul înţelege să le presteze.

2. Organizare şi metodologie

a) Resurse umane - Descrierea aportului ofertantului, în termeni de resurse umane specializate, definirea atribuţiilor și responsabilităţilor acestora, pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor. Operatorul economic va asigura personalul adecvat, cât şi echipamentele necesare pentru derularea eficientă a tuturor activităţilor stipulate în contract din punct devedere al termenelor, costurilor şi calităţii.

Resursele umane minime necesare pentru implementarea activităţilor prezentului contract sunt:

Coordonator proiect – care va asigura comunicarea directă cu Autoritatea Contractantă şi va monitoriza întreaga derulare a contractului şi a cerinţelor prevăzute în cadrul acestuia,

Responsabil cu asigurarea logisticii necesare desfăşurării evenimentelor și a serviciilor aferente (formalităţi de cazare, primire, înregistrare și informare participaţi, distribuire documente, organizare pauze de cafea, fotografiere etc).

Responsabil tehnic pentru instalarea, asigurarea funcţionării echipamentelor asociate sălii şi asistenţă tehnică pe parcursul derulării evenimentelor pentru utilizarea în parametri normali a tuturor echipamentelor asociate sălii.

Cerințe minime de calificare pentru Coordonator proiect:

Calificări și abilități

• Experienta specifică de minim 1 an în domeniul organizării de evenimente;

Cunoașterea limbii engleze nivel avansat; Alte abilități

- Capacitatea de a rezolva eficient problemele apărute pe parcursul programului de instruire - Capacitatea de planificare şi de a acţiona strategic - Capacitatea de a lucra în echipă - Capacitatea de a rezolva eficient problemele apărute pe parcursul programului de instruire - Competență în gestionarea resurselor allocate - Cunoaşterea foarte bine a limbii române scris şi vorbit - Cunoaşterea foarte bine a limbii vorbite în ţara în care se desfăşoară evenimentul.

Pentru demonstrarea criteriilor menționate se va depune un CV al Coordonatorului de proiect.


13

b) Logistică - Descrierea facilităţilor suport (resurse tehnice, informatice) pe care ofertantul le pune la dispoziţie în scopul susţinerii îndeplinirii contractului. Ofertanții vor prezenta în oferta tehnică o Listă cu:

- 3 propuneri de locații propuse desfășurarea evenimentelor: denimire, date de identificare, imagini edificatoare, atât pentru camere, cât și pentru sălile de desfășurare a evenimentelor, descriere amănunțită a facilităților puse la dispoziție în săli (suprafață, posibilități de aranjare, echipamente tehnice și alte dotări);

- 3 propuneri de meniu pentru prânz, cină și pauzele de cafea;

6. MODUL DE ELABORARE A OFERTEI FINANCIARE

Oferta financiară va fi exprimată în format tabelar, conform centralizatorului de prețuri, fiind exprimată atât în costuri unitare, cât și în costuri totale.

Serviciile ce nu sunt detaliate ca preț, se consideră a fi incluse în prețul total al ofertei.

7. ALTE CERINȚE

Prestatorul este responsabil de prestarea la timp a obligaţiilor asumate prin ofertă şi de calitatea tuturor cerinţelor stabilite în Caietul de sarcini respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu.

Prestatorul va informa de urgenţă Beneficiarul despre orice eveniment sau circumstanţe ce pot împiedica îndeplinirea la timp şi cu eficienţă a obiectului achiziţiei.

Toate activităţile se vor realiza cu aprobarea Autorităţii Contractante.

Toate materialele și documentele elaborate în cadrul contractului vor conține însemnele de identitate vizuală ale proiectului și vor respecta regulile de identitate vizuală din Manualul de de comunicare și design pentru Granturile SEE și Norvegiene.

Toate drepturile de autor și de proprietate asupra eventualelor materiale/produse realizate în cadrul contractului vor fi confidenţiale şi proprietatea absolută a Autorităţii Contractante.

Sprijinul acordat de către Autoritatea Contractantă

Beneficiarul va furniza Prestatorului toate informaţiile şi/sau documentele considerate necesare pentru buna desfăşurare a evenimentului major, într-un timp cât mai scurt posibil.

Beneficiarul va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire preliminară cu operatorul economic câştigător, pentru a explica şi discuta în detaliu cerinţele specifice referitoare la derularea contractului.

8. DISPOZIŢII FINALE

Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale. În acest sens, orice ofertă prezentată va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale menţionate în prezentul Caiet de sarcini.

Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse.

CAIET DE SARCINI privind achiziția de “SERVICII ORGANIZARE ...

Documents

Transcript of CAIET DE SARCINI privind achiziția de “SERVICII ORGANIZARE ...