CAIETUL DE PRACTICA

PROESS., este o societate comerciala cu raspundere l imitata, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/11108/29.12.1995, si are CUI 725822, atribut f iscal R.

Obiectul principal de activitate al societati i , conform H.G. 656/1997, i l constituie t inerea evidentei contabile pentru societati comerciale si instituti i publice, cod CAEN 741- „Activitati de contabil i tate, revizie contabila, consultanta in domeniul f iscal”.

1. Sistemul de documente privind constituirea si functionarea unitatii economice

a) Constituirea societati iPentru constituirea societati i au fost necesare urmatoarele

documente:-cerere de inmatriculare-declaratie de inregistrare-copie autorizatie emisa de Administratia publica Sector 3, in temeiul

Decretului-Lege nr.54/1990;-copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vanzare-

cumparare;-declaratie pe propria raspundere pentru inregistrare, data de

fondatori, prin care atesta calitatea de a f i demni de profesia de comercianti (original)

-actul constitutiv al societati i – contract de societate si statut, redactat la notariat

-copii de pe actele de identitate ale asociati lor, actele privind activitatea comerciala anterioara, dar in cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru ambii asociati

-declaratie pe propria raspundere cu privire la averea detinuta si la modul de evaluare a acesteia (original)

-dovada depunerii capitalului social- chitanta CEC -specimenul de semnatura, depus la Oficiul Registrului Comertului si

certif icat prin semnarea unui document t ip in prezenta judecatorului delegatDosarul pentru inmatriculare a fost depus la Camera de Comert si

Industrie a Romaniei.A dobandit calitatea de comerciant odata cu inmatricularea la

Registrul Comertului si publicarea documentelor constitutive in Monitorul Oficial.

2)Functionarea societatii comerciale Societatea functioneaza ca o societate cu raspundere l imitata. Capitalul social al societati i subscris si

1

varsat este de 2000.000 lei, impartit in 20 parti sociale cu valoare nominala 100.000 lei/actiune, conform cu Legea 31/1990 (republicata).

Asociati i societati i , in numar de doi, sunt persoane fizice de origine romana, cetateni rezidenti,respectiv Diaconescu Adriana, detine 55% din profit, aportul la capitalul social f i ind de 1.100.000 lei si Belgun Cleopatra, detine 45% din profit cu un aport la capitalul social de 900.000 lei. Ei raspund in l imita aportului de capital social

Administratorul societati i este Belgun Cleopatra, ales pe o perioada de 2 ani, acesta raspunzand solidar fata de societate.3. Organizarea si tinerea contabilitatiiPentru t inerea contabil i tati i foloseste un program computerizat autorizat. Evidentei contabila se desfasoara conform standardelor ISA si IAS, se elaboreaza lunar statele de plata, se t ine evidenta personalului, a materialelor, a facturi lor pe clienti (stocuri, facturi emise, facturi achitate), evidenta contabila a produselor, etc, Pentru o mai buna exemplif icare a structuri i organizatorice a societati i , raporturi le ierarhice si functionale intre posturi si compartimente, anexez oraganigrama societati i . Diagrama organizationala a societati i este schema care reglementeaza cooperarea si controlul in cadrul f irmei, sarcini, responsabil i tati, autoritate etc.

Contabil i tatea societati i este t inuta de Popa Cornelia, contabil angajat cu contract de munca, in programul de contabil i tate OMC. Programul avizat si l icentiat, este conceput in l imbajul de programare Paradox, program predefinit cu inregistrari contabile si are mai multe module: salari i , productie, comert, gestiune comerciala, trezorerie etc.. Functioneaza in forma – „pe jurnale” , inregistrandu-se toate documentele primare si actele justif icative, la data la care au fost emise, in f iecare jurnal auxil iar in parte:- jurnalul de cumparari- facturi de cumparare de marfa si servici i ,

cheltuieli diverse;- jurnalul de vanzari – facturi de vanzare, emise de firma catre cl ienti

persoane juridice si persoane fizice;- registrul de casa – chitantele de incasare de la cl ienti persoane

juridice, incasari le aferente bonuri lor de casa de marcat ( prin specif icarea TVA colectat 4427 se transfera automat in jurnalul de vanzari), chitante de plata catre furnizori i de marfa si servici i si alte bonuri f iscale de cheltuieli diverse;

- jurnalul de banca – ordine de plata, bi lete la ordin, CEC, ( incasari si plati prin banca);

- jurnalul de operatiuni diverse – note de contabil i tate, respectiv regularizari de TVA, nota de salari i , nota de amortizare, nota de inchidere a contului de profit si pierdere (aceasta se face automat), alte note contabile.

- Balanta de verif icare

4.Prezentarea principalelor registre de contabilitate

2

Principalele registre de contabil i tate, obligatori i pentru orice societate comerciala sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare sah

Registrul Jurnal – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic, toate operati i le economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot f i recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxil iar, care sta la baza inregistrari i in Registrul- jurnal. Unitati le pot uti l iza jurnale auxil iare pentru operatiunile de casa si banca, decontari le cu furnizori i , situatia incasari i-achitari i facturi lo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justif icativ, explicati i privind operatiunile respective si conturi le sintetice debitoare si creditoare, in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitati le care uti l izeaza jurnale auxil iare pot inregistra in Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale,

Registrul-inventar – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.Registrul-inventar se intocmeste la infi intarea unitati i , cel putin o data pe an pe parcursul functionari i unitati i , cu ocazia fuziunii,divizari i sau incatari i activitati i , precum si alte situati i prevazute de lege pe baza de inventar faptic. Se scriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justif ica continutul f iecarui post al bi lantului. Se completeaza pe baza inventarieri i faptice a f iecarui cont de activ si pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise, au la baza l istele de inventariere sau alte documente care justif ica continutul lor. Daca inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza solduri le existente la data inventarieri i , la care se adauga rulajele intrari lor si se scad rulajele iesiri lor de la data inventarieri i pana la data incheieri i exercit iului f inanciar.

Cartea mare sah –registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin gruparea conturi lor, miscarea si esistenta tuturor elemetelor de activ si pasiv, la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizeaza si contine simbolul contului debitor si al conturi lor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru f iecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate contine cate o f i la pentru f iecare cont sintetic uti l izat de unitate Cartea mare sta la baza intocmiri i balantei de verif icare. Poate f i inlocuit cu f isa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Carti i mari se efectueaza numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitati le propri i . Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se in unitate.

3

5.Prezentarea documentelor justificative si formularelor financiar contabile; forme de inregistrare contabila, metode de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor .

Documentele justif icative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si f inanciare si constituie, de regula sursele de informati i pentru toate formele evidentei, reprezentand tabloul de bord al managementului f inanciar contabil. Inscrisuri le dobandesc calitatea de documente justif icative in momentul efectuari i unei operati i patrimoniale, daca furnizeaza toate informati i le prevazute in normele legale in vigoare, daca provin din relati i le de cumparare a unor bunuri de la persoane si pot f i inregistrate cand se face dovada intrari i in gestiune a bunuri lor respective, iar daca se refera la cheltuieli de prestari servici i , acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventi i intocmite in acest scop.

Registrele de contabil i tate, precum si documentele justif icative se pastreaza in arhiva, t imp de 10 ani, cu exceptia statelor de salari i care se pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor originala, grupate in functie de natura operati i lor si in ordine cronologica. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in ternenele prevazute de lege si respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se cronologic si sistematic in cadrul f iecarui exercit iu f inanciar la care se refera, documentele se pastreaza in spati i ferite degradari i , distrugeri i sau sustrageri i , dotate cu mij loace de prevenire a incendii lor.,evidenta lor la arhiva se tine cu ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Formele de inregistrare in contabil i tate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabil i tate a operatiunilor economice si f inanciare.principalele forme de inregistrare in contabil i tate a operatiunilor economice si f inanciare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma combinata maestru sah cu jurnale.

Contabil i tatea analit ica a bunuri lor se poate t ine pe baza uneia din urmatoarele metode : operativ contabila, cantitativ valorica, global valorica. Metoda operativ contabila se poate aplica pentru contabil i tatea analit ica a materi i lor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor f inite, produselor reziduale, marfuri lor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate folosi pentru contabil i tatea analit ica a materi i lor prime, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor f inite, produselor reziduale, marfuri lor, animalelor si ambalajelor. Metoda global valorica se poate uti l iza pentru contabil i tatea analit ica a marfuri lor si ambalajelor din unitati le de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, etc

4

6. Organizarea contabilitatii imobilizarilor

Imobil izari le corporale si necorporale, respectiv mij loacele f ixe intrate in societate se inregistreaza in contabil i tate pe baza facturi i de cumparare. Pentru evidenta mij loacelor f ixe se folosesc urmatoarele documente:

1. Registrul numerelor de inventar –document de atribuire a numerelor de inventar mij loacelor f ixe intrate in unitate, in vederea identif icari i lor. Se intocmeste pe grupe de mij loace fixe, prin inregistrarea cronologica a mij loacelor f ixe intrate in unitate . In cadrul unitati i prezentate aceasta evidenta se tine computerizat prin modulul de mij loace fixe, rezultand Lista amortizari lor lunare pe grupe si numar de inventar.

2. Fisa mij locului f ix – document de evidenta analit ica a mij loacelor f ixe, se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul f inanciar-contabil, pentru f iecare mij loc f ix sau pentru mai multe mij loace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceeasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Nu circula, f i ind document de inregistrare contabila, se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.

3. Bon de miscare a mij loacelor f ixe – document justif icativ de predare-primire a mij loacelor f ixe intre doua locuri de folosinta ale unitati i (sectie, serviciu, brigada, atelier etc., insoteste mij locul f ix in t impul transportului de la subunitatea predatoare la cea primitoare, este t inuta de responsabilul cu mij loacele f ixe si in contabil i tate, de aceea se intocmeste in doua exemplare, un exemplar circula de la o sectie la alta, unul la compartimentul f inanciar- contabil pentru inregistrare, unde se si arhiveaza. Continutul minimal obligatoriu de informati i al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;- numarul documentului; data eliberari i ; predator, primitor;-numarul curent;denumirea mij locului f ix si caracteristici tehnice;

numarul de inventar; bucati; valoarea de inventar;-subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura;-subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura;-aprobat: data si semnatura.

Societatea nu foloseste acest document.

4.Proces-verbal de scoatere din functiune a mij loacelor f ixe, a unor bunuri materialeServeste ca document de constatare a indeplinir i i condit i i lor scoateri i din functiune a mij loacelor f ixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mij loacele f ixe, potrivit dispozit i i lor legale, document de consemnare a scoateri i efective din functiune, document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mij loacelor f ixe, document justif icativ de inregistrare in evidenta magazii lor si in contabil i tate.

5

Se intocmeste in doua exemplare.Documentul este structurat in trei capitole:- capitolele I si II, se completeaza de catre comisia constituita in acest

scop (administrator la societati le cu capital privat), cu constatari le si concluzii le rezultate din analiza documentatiei primite si din verif icarea stari i mij loacelor f ixe propuse pentru a f i scoase din functiune, si a materialelor de natura obiectelor de inventar;

- Capitolul III, dupa aprobarea propunerilor si efectuarea scoateri i din functiune, din uz sau declasari i , de catre comisia de analiza si avizare a propunerii de declasare a bunuri lor materiale sau de delegati i numiti de conducerea unitati i care semneaza pentru realitatea operatiunilor.

Serveste si ca document de predare la magazie a nasamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea din functiune a mij loacelor f ixe. Documentul circula:- la persoana fizica autorizata sa aprobe scoaterea din functiune;

(ambele exemplare)- la sectie pentru inregistrarea in evidenta (ambele exemplare);- la magazie pentru descarcarea gestiunii (ambele exemplare);- la magazia primitoare pentru primirea in gestiune a ansamblelor,

subanasamblelor mij loacelor f ixe dezasamblate (ambele exemplare);- la compartimentul f inanciar-contabil pentru inregistrare (exemplarul

1), unde se si arhiveaza;- la compartimentul care a facut propunerile, pentru inregistrare

(exemplarul 2);Exemplarul 2 se arhiveaza la departamentul care t ine evidenta mij loacelor f ixe.Continutul minimal obligatoriu:- denumirea unitati i ;- denumirea, numarul si data intocmiri i formularului;- aprobat;data;- predatorul;- constatari le si concluzii le comisiei;- mijloacele f ixe scoase din functiune sau bunuri le materiale declasate;- numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar;

valoarea; amortizarea pana la scoaterea din functiune;- ansamble, subansamble, piese, componente si materiale rezultate;- numarul si data documentului;- predatorul;- primitorul;- numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar;

valoarea;- numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei si a gestionarului

pentru primire.Societatea analizata nu a scos din functiune nici un mij loc f ix.

6

Alte documente folosite in organizarea contabil i tati i imobil izari lor:Proces-Verbal de receptieProces-Verbal de receptie provizorieProces-Verbal de punere in functiune

7.Organizarea contabilitatii materialelor se face cu ajutorul documentelor:

Nota de receptie si constatare de diferente – serveste ca document pentru receptia bunuri lor aprovizionate, este document justif icativ pentru incarcarea in gestiune, act de proba in l i t igi i le cu carausii, furnizori i , pentru diferentele constatate la receptie; document justif icativ de inregistrare in contabil i tate. Serveste ca document distinct de receptie in cazul:-bunuri lor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfi i , care face parte din gestiuni diferite;-bunuri lor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;-bunuri lor materiale procurate de la persoane fizice;-bunuri lor materiale care sosesc neinsotite de documente de l ivrare;-bunuri lor materiale care prezinta diferente la receptie;-marfuri lor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros.

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuari i receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente de receptie.

Circula:- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a materialelor receptionate

(toate exemplarele)- la compartimentul f inanciar-contabil, pentru intocmirea formelor

privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), si pentru inregistrarea in contabil i tatea sintetica si analit ica;

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea l ipsuri lor stabil i te.

Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabile.

Bon de primire in consignatie – serveste ca dovada de primire/predare a obiectului spre vanzare in consignatie; act de plata catre deponent; document de inregistrare in contabil i tate. Se intocmeste la unitati le de consignatie in doua exemplare. La primirea obiectului se face descierea caracteristici lor obiectului si se stabileste pretul de vanzare in functie de pretul de evaluare sau de achizit ie. Exemplarul al doilea constituie f isa de evidenta pentru inregistrarea in contabil i tatea unitati i de consignatie.

7

Circula la deponent (exemplarul 1), la casierie pentru plata sumei (exemplarul 1), la compartimentul f inanciar-contabil (exemplarul 2). Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-conatbil (exemplarele 1 si2).Societatea Progress Audit nu foloseste aceste documente.Bon de predare, transfer, restituire In cazul uti l izari i ca bon de predare a produselor f inite la depozit Serveste ca document de predare la magazie a produselor f inite, document justif icativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabil i tate, sursa de date pentru urmarirea realizari i productiei, sursa de date pentru calaculul si plata salari i lor.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predari i la magazie a produselor, de catre sectie, atelier etc.

Circula:- la magazia de produse finite, semnanadu-se de predare de catre

sectie si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru certif icarea acestui control (ambele exemplare);

- la compartimentul f inanciar-contabil pentru efectuarea inregistrari lor in contabil i tatea sintetica si analit ica (exemplarul 1)

- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2)Se arhiveaza la compatimentul f inanciar contabil sau persoana care conduce evidenta (exemplarul 1), si la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2)

In cazul uti l izari i ca bon de predare a materialelor refolosite la magazieServeste ca document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secti i le de fabricatie prinicpale si auxil iare, document justif icativ pentru incaracarea in gestiune, document justif icativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabil i tate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predari i la magazie a materialelor refolosibile,se semneaza de seful sectiei care dispune predarea.

Circula:- la magazia de materiale refolosibile, semnanadu-se de predare de

catre delegatul sectiei si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

- la compartimentul f inanciar-contabil pentru efectuarea inregistrari lor in contabil i tatea sintetica si analit ica (exemplarul 1)

Se arhiveaza la compatimentul f inanciar contabil sau persoana care conduce evidenta (exemplarul 1).

In cazul uti l izari i ca bon de predare a semifabricatelor la magazie se foloseste ca i cazul produselor f inite.In cazul uti l izari i ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitati i :

8

Serveste ca dispozit ie de transfer a valori i materialelor de la o gestiune la alta in incinta unitati i , document justif icativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, cde catre persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespuinzatoare. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfi i

Circula:-la magazia predatoare (ambele exemplare)-la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1 si retine exemplarul ;- la compartimentul f inanciar-contabil, ambele exemplare care dupa confruntarea lor, stau la baza efectuari i inregistrari lor in evidenta magazii lor.Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.De asemenea se poate uti l iza si ca bon de restituire, dispozit ie de restituire la magazie a valori lor materiale nefolosite (materiale si semifabricate) de secti i le de fabricatie principale si auxil iare.Bon de consum – serveste ca document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor, document justif icativ de scadere din gestiune, de inregistrare in evidenta magaziei si in contabil i tate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansari i , respectiv eliberari i materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitati i , care solicita materiale pentru a f i consumate. In condit i i le folosiri i tehnici i de calcul se poate intocmi intr-un exemplar.Circula:-la persoanele autorizate se semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare)-la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor inlocuitoare;-la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitati lor prevazute, semnanadu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare)-la compartimentul f inanciar- contabil, pentru efectuarea inregistrari lor in contabil i tatea sintetica si analit ica (ambele exemplare)Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.Fisa l imita de consum – document de stabil ire a cantitati i l imita dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executari i unui produs (comanda sau a unei lucrari,Lista zi lnica de alimente – serveste la stabil irea meniuri lor zi lniceDispozit ie de l ivrare – serveste ca document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfuri lor sau altor valori materiale destinate vanzari i , document justif icativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare, document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfi i sau a facturi i , dupa caz.

9

Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere. Circula:-la magazie, pentru eliberarea produselor, marfuri lor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitati le l ivrate (ambele exemplare);-la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitati lor l ivrate acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfi i sau facturi i , dupa caz (exemplarul 2)Se arhiveaza la magazie (exemplarul 1), la compartimentul desfacere (exemplarul 2)Borderoul de predare a documentelor – serveste ca document de predare la contabil i tate, de catre gestionar, a documentelor justif icative privind miscarea bunuri lor, document de control al sumelor inregistrate in contabil i tatea sintetica, prin confruntarea acestora cu totalul borderoului.Se intocmeste in doua exemplare, zi lnic sau pe masura predari i documentelor, separat pentru intrari si separat pentru iesiri, pe gestionar, care completeaza toate datele prevazute de formular, cu exceptia celor referitoare la valoare, care se completeaza de compartimentul f inanciar-contabil. Se intocmeste pe baza documentelor justif icative privind miscarea bunuri lor materiale si se semneaza de gestionar, pentru predarea documentelor si de persoana din compartimentul f inanciar-contabil desemnata pentru primirea documentelor. Fisa de magazie – serveste ca document de evidenta la locul de depozitare a intrari lor, iesiri lor si stocuri lor bunuri lor, cu una sau doua unitati de masura, dupa caz. Este folosit ca document de contabil i tate analit ica, sursa de informati i pentru controlul operativ curent si contabil al stocuri lor de valori materiale. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru f iecare fel de material si se completeaza de compartimentul f inanciar-contabil la deschiderea fisei, si de gestionar, cu intari le si iesiri le, stocul de marfa. Se intocmeste obligatoriu zi lnic. Se pastreaza la locul de depozitare a valori lor materiale. Se verif ica inopinat , cel putin o data pe luna, de persoane desemnate de la compartimentul f inanciar-contabil. Nu circula f i ind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentelor si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz.Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura dari i in folosinta a bunuri lor pe fiecare persoana, de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta acestora.Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de organizarea depozitari i acestora si anume:-la eliberarea obiectelor noi direct personalului muncitor, pe baza bonului de consum si pe baza bonului de restituire

10

-la eliberarea din magazia de exploatare. Atat eliberarea cat si restituirea obiectelor date in folosinta peronalului se fac pe baza de semnatura direct din f isa. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul f inanciar- contabil.Registrul stocuri lor – este un document ce serveste pentru evaluarea stocuri lor de bunuri si de verif icare a concordantei inregistrari lor efectuate in f isele de magazie si in contabil i tate. Se intocmeste de compartimentul f inanciar-contabil la sfarsitul f iecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii, conturi, grupe, subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocuri lor din f isele de magazie si evaluarea lor la preturi de inregistrare. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.

8. Organizarea contabilitatii mijloacelor banestiPentru organizarea contabil i tati i mij loacelor banesti se folosesc documentele:

Chitanta pentru operatiuni in valuta- document ce se intocmeste la unitati le care efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca document justif icativ pentru incasari le si plati le in valuta efectuate in numerar si se inregistreaza in registrul de casa in valuta si in contabil i tate. Exemplarul 1 , cu stampila unitati i merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit ca document de verif icare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se arhiveaza la compartimentul f inanciar contabil, dupa uti l izarea completa a carnetului.Proces verbal de plati - document justif icativ pentru sumele predate de casierul unitati i mandatarului platitor, in vederea efectuari i plati lor, un document justif icativ al sumelor primite de mandatarul platitor, un document de inregistrare in contabil i tate a salari i lor si altor drepturi neachitate.Se intocmeste intr-un singur exemplar astfel:fata formularului se completeaza se casieria unitati i , care semneaza de predare a sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati Se arhiveaza la compartimentul f inanciar contabil. Dispozit ie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)- serveste pentru achitarea in numerar a unor sume( avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare) si a incasari in numerar a unor sume (sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, a diferentei de incasat de catre t i tularul de avans ). Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar de compartimentul f inanciar contabil in cazul uti l izari i ca dispozit ie de plata cand nu exista alte documente prin care se dispune plata, ca dispozit ie de plata a avansuri lor pentru cheltuieli de deplasare, iar ca dispozit ie de incasare cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea. Se arhiveaza la departamentul f inanciar contabil, anexa la registrul de casa.Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare . Este un document justif icativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si un document de predare la contabil i tate a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.Se

11

intocmeste de catre gesationarul carnetului de cecuri pe masura uti l izari i f i lelor din carnet.Borderoul se intocmeste separate pe feluri de cecuri.Registrul de casa- document de inregistrare operativa a incasari lor si plati lor in numerar, efectuate prin casieria unitati i pe baza actelor justif icative; document de stabil ire, la sfarsitul f iecarei zi le, a soldului de casa; document de inregistrare in contabil i tate a operatiunilor de casa. Se intocmeste zi lnic, in 2 exemplare, de casierul societati i , pe baza actelor justif icative. Soldul de casa al zi lei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabil i tate care primeste exemplarul 2 si toate actele justif icative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul f inanciar contabil.Registrul de casa in valuta-se rveste ca document de inregistrare a incasari lor si plati lor in valuta, efectuate prin casieria unitati i pe baza actelor justif icative; document de stabil ire, la sfarsitul f iecarei zi le, a soldului de casa; document de inregistrare in contabil i tate a operatiunilor de casa in valuta.In antetul coloanelor se inscrie f iecare fel de valuta care se incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza sumele in valuta, iar in ult ima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul de schimb din data operatiunilor. Se intocmeste zi lnic, in 2 exemplare, de casierul societati i , pe baza actelor justif icative. Soldul de casa al zi lei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabil i tate care primeste exemplarul 2 si toate actele justif icative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul f inanciar contabil.Borderou de achizit ie- s erveste ca document de inregistrare in gestiune a produselor cumparate, document pentru justif icarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achizit i i sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizit i i . Se intocmeste in 2 exemplare, un exemplar la departamentul f inanciar contabil si un exemplar la delegatul achizitor.Decont pentru operatiuni in participatie- document pe baza caruia se deconteaza cheltuieli le si venituri le realizate din operatiuni in participatie. Se intocmeste de unitatea care t ine contabil i tatea asocieri lor in participatie, lunar, in 2 exemplare, cu venituri le si cheltuieli le ce revin acestuia. Se arhiveaza la compartimentul f inanciar contabil.Extras de cont . Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relati i economico-financiare, precum si ca instrument de concil iere prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul f inanciar-contabil al unitati i beneficiare, pe baza datelor din contabil i tatea analit ica.Merge la conducatorul compartimentului f inanciar-contabil si la conducatorul unitati i emitente, pentru semnare (toate exemplarele) si la unitatea debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitati i emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitati i si conducatorul compartimentului f inanciar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontari i prin posta sau prin banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele

12

obiecti i asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitati i si conducatorul compartimentului f inanciar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al extrasului de cont.Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil al unitati i emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2) si la compartimentul f inanciar-contabil al unitati i debitoare (exemplarul 1).

9 Contabilitatea drepturilor salariale . Societati le comerciale care au personal angajat trebuie sa incheie contracte individuale de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea societati i , in schimbul unei remunerati i denumite salariu. Societatea are obligatia de a infi inta un registru general de evidenta a salariati lor. Totodata pentru evidenta salariati lor si remuneratia lunara acordata acestora de intocmesc unele din urmataorele formulare:Stat de salari i . Este un document pentru calculul drepturi lor banesti cuvenite salariati lor, precum si al contributi i lor si al altor sume datorate; document justif icativ de inregistrare in contabil i tate .Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe secti i , ateliere, etc, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a t impului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a salari i lor individuale pentru muncitori i salarizati in acord, a evidentei si a documentelor privind retineri le legale, a l istelor de avans chenzinal, a concedii lor de odihna, certif icatelor medicale. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul f inanciar si sa aprobe plata; la casieria unitati i pentru efectuarea plati lor, la compartimentul contabil i tate pentru inregistrare, la compartimentul care a intocmit statele de salari i . Se arhiveaza la compartimentul f inanciar contabil, separat de celelalte acte justif icative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salari i .Lista de avans chenzinal . Serveste ca document pentru calculul drepturiulor banesti cuvenite salariati lor ca avansuri chenzinale; ca document pentru retinerea prin statele de salari i a avnasuri lor chenzinale platite, ca document justifocativ de inregistrare in contabil i tate. Se intocmeste lunar. Se arhiveaza la contabil i tate si la compartimentul care a intocmit l ista de avans.Ordin de deplasare . Serveste ca dispozit ie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; ca document pentru decontarea de catre t i tularul de avans a cheltuieli lor efectuate si ca document pentru stabil irea diferentelor de primit sau de restituit de t i tularul de avans; este un document justif icativ de inregistrare in contabil i tate. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru f iecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justif icarea avansuri lor acordate in vederea procurari i de valori materiale in numerar. Se arhiveaza la departamentul f inanciar contabilOrdin de deplasare in strainatate . Serveste ca dispozit ie catre conducatori i auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitati i , ca document de stabil ire a avansului in valuta , document pentru justif icarea valutei r idicate de la casierie, document justif icativ de inregistrare in

13

registrul de casa in valuta si in contabil i tate.Se intocmeste la societati le care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru f iecare deplasare. Se arhiveaza la departamentul f inanciar-contabil.Decont de cheltuieli pentru deplasari externe .document pentru decontarea de catre t i tularul de avans a cheltuieli lor efectuate cu ocazia deplasari i in strainatate. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuieli le efectuate pe intreaga durata a deplasari i .Decont de cheltuieli valutare(transporturi internationale) Document pentru decontarea de catre t i tularul de avans a cheltuieli lor efectuate in valuta si in lei, cu ocazia deplasari i in strainatate. Se intocmeste la unitati le care executa transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre t i tularul de avans.Evidenta salariati lor si a remunerati i lor, la SC Progress Audit SRL este t inita de un inspector de personal, angajat al f irmei , in sistem electronic, in modulul Salari i al programului OMC. Societatea nu uti l izeaza decat statul de salari i .

10. Gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special Formularele t ipizate cu regim special se asigura de catre Regia

Autonoma "Imprimeria Nationala" sau de alte unitati t ipografice sub supravegherea acesteia, selectate pe baza criteri i lor stabil i te prin ordin al ministrului f inantelor. Necesarul de formulare t ipizate cu regim special se stabileste anual de catre f iecare societate, care va transmite comenzi ferme si administrati i lor f inanciare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediul.

Formularele t ipizate cu regim special se distribuie uti l izatori lor, contra cost, prin unitati le teritoriale ale Ministerului Finantelor sau prin unitati agreate de acestea. Evidenta operativa a formularelor t ipizate cu regim special se t ine cu ajutorul Fisei de magazie a formularelor cu regim special . Aviz de insotire a marfi i . Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de fi le, formate din 50 de seturi a cate trei f i le, in culori diferite albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3. Serveste ca document de insotire a marfi i pe t impul transportului; ca document ce sta la baza intocmiri i facturi i ; ca dispozit ie de transfer al valori lor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.Se completeaza in trei exemplare de catre unitati le care nu au posibil i tatea intocmiri i facturi i in momentul l ivrari i produselor, marfuri lor sau altor valori materiale, datorita unor condit i i obiective si cu totul exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfi i va purta mentiunea "Fara factura".Se emite, pe masura l ivrari i , de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru

14

intocmire. Circula la furnizor: la delegatul unitati i care face transportul sau al cl ientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1); la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitati lor l ivrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturi i (exemplarele 2 si 3); la compartimentul f inanciar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la cumparator: la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfuri lor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitati lor aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1); la compartimentul f inanciar-contabil, pentru inregistrarea in contabil i tatea sintetica si analit ica, atasat la factura (exemplarul 1). Se arhiveaza ,la furnizor, la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul f inanciar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturi i (exemplarul 3); si la cumparator, la compartimentul f inanciar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturi i (exemplarul 1).Chitanta. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit in carnete cu cate 100 de fi le. Serveste ca document justif icativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitati i si ca document justif icativ de inregistrare in registrul de casa (cu respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabil i tate. Se intocmeste in doua exemplare, pentru f iecare suma incasata, de catre casierul unitati i si se semneaza de acesta pentru primirea sumei. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitati i). Exemplarul 2 ramane in carnet, f i ind folosit ca document de verif icare a operatiunilor efectuate in registrul de casa. Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil, dupa uti l izarea completa a carnetului (exemplarul 2).Chitanta f iscala. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Se distribuie numai platitori lor de T.V.A.Tiparit in carnete cu 100 de fi le.Serveste ca document justif icativ privind cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servici i , in condit i i le in care nu se intocmeste factura;document justif icativ de inregistrare in contabil i tate, atunci cand este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta si de deducere a T.V.A. Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestatorul de servici i . Eliberarea chitantei f iscale se face dupa ce bunuri le si servici i le au fost achitate, in care sens s-a eliberat bonul de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta. Circula, la cumparator, pentru inregistrare in jurnalul pentru cumparari (exemplarul 1); la furnizor, in cazul in care este scutit de obligatia emiteri i facturi i (exemplarul 2). Se arhiveaza la cumparator, la compartimentul f inanciar-contabil, impreuna cu bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau chitanta eliberata de vanzator (exemplarul 1); la furnizor sau la vanzator, dupa uti l izarea completa a carnetului (exemplarul 2).Factura f iscala Este un formular cu regim special de inseriere si de numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de fi le, formate din 50 de seturi cu cate 3 f i le in culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3. Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste

15

instrumentul de decontare a produselor si marfuri lor l ivrate, a lucrari lor executate sau a servici i lor prestate; ca document de insotire a marfi i pe t impul transportului; ca document de incarcare in gestiunea primitorului;ca document justif icativ de inregistrare in contabil i tatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnici i de calcul, in trei exemplare, la l ivrarea produselor si a marfuri lor, la executarea lucrari lor si la prestarea servici i lor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozit iei de l ivrare, a avizului de insotire a marfi i sau a altor documente t ipizate care atesta executarea lucrari lor si prestarea servici i lor si se semneaza de compartimentul. Circula la furnizor la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control f inanciar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control f inanciar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitati i (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea inregistrari i in evidentele operative si pentru eventualele reclamati i ale cl ienti lor (exemplarul 2 al facturi i , la care se anexeaza dispozit ia de l ivrare); la compartimentul f inanciar-contabil, pentru inregistrarea in contabil i tate (exemplarul 3); la cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfi i care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1); la compartimentul care efectueaza operatiunea de control f inanciar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfi i , inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz); la compartimentul f inanciar-contabil, pentru acceptarea plati i , precum si pentru inregistrarea in contabil i tate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfi i , inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2) si la compartimentul f inanciar-contabil (exemplarul 3); iar la cumparator la compartimentul f inanciar-contabil (exemplarul 1).Bon de comada –Chitanta .Formular cu regim special de t iparire, inseriere si numerotare. Serveste ca document pentru: contractarea servici i lor, confirmarea primiri i si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la cl ient, determinarea volumului servici i lor prestate si a materialelor consumate. Se intocmeste numai de catre platitori i de T.V.A.Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea prestatoare. Circula exemplarul 1, la compartimentul f inanciar-contabil; exemplarul 2 se preda clientului; exemplarul 3 ramane in carnet. Se arhiveaza exemplarul 1, la compartimentul f inanciar-contabil; exemplarul 3 ramane in carnet.Fisa de magazie a formularelor cu regim special . Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Serveste ca document de evidenta a intrari lor, iesiri lor si stocuri lor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire; document de

16

evidenta a formularelor anulate; document pentru stabil irea grupelor de numere (seri i), pe compartimentele unitati i , in vederea numerotari i formularelor; sursa de informati i pentru controlul operativ curent si contabil al stocuri lor de formulare. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru f iecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar. Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se t in la locul de depozitare a formularelor. Nu circula, f i ind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.

11. Organizarea contabilitatii generaleContabil i tatea generala se tine cu ajutorul unor documente de

inregistrare. Nota de debitare-creditare –document de inregistrare a operatiunilor

de decontare intervenite intre unitate si subunitati care t in contabil i tate proprie si intre subunitati ale aceleiasi unitati care t in contabil i tate proprie, se intocmeste in doua exemplare, este un document care circula, se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil al parti lor participante la operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul 2 la emitent)

Nota de contabil i tate – document justif icativ de inregistrare in contabil i tatea sintetica si analit ica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente justif icative (stornari etc). Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul f inanciar-contabil.

Circula:- la peroana autorizata se verif ice si sa semneze documentul- la persoana care asigura contabil i tatea sintetica si analit ica in

cadrul compartimentului f inanciar-contabil.Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma

inregistrari i notelor rezultand –Jurnal privind operatiuni diverse.

Extras de cont Jurnal privind operatiunule de casa si bancaJurnal privind decontari le cu furnizori iSituatia incasari i-achitari i facturi lor – se genereaza automat din

program, conturi le de clienti si furnizori avand create analit ice pentru f iecare client si furnizor in parte.

Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuriJurnal privind salari i le, contributia pentru asigurari sociale, protectia

sociala a somerilor si asigurari le de sanatate Borderou de primire a obiectelor in consignatieBorderou de iesire a obiectelor din consignatieJurnal privind operatiuni diverse – serveste ca jurnal auxil iar pentru

inregistrarea operatiunilor, in creditul conturi lor fara dezvoltare analit ica sau a caror dezvoltare se asigura pe fise separate, dar care nu sunt

17

cuprinse in alte jurnale, la unitati le care aplica forma de inregistrare „pe jurnale”, la completarea jurnalului Cartea mare.

Fisa de cont analit ic pentru cheltuieli efective de productieFisa de cont analit ic pentru cheltuieli- document de inregistrare in

contabil i tatea de gestiune a cheltuieli lor comune ale sectiei, cheltuieli lor generale de administratie, pe secti i si feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a cheltuieli lor de desfacere (la intern), a cheltuieli lor de circulatie. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru f iecare cont sintetic de cheltuieli, se completeaza pe baza documentelor justif icative,la sfarsitul f iecarei perioade se totalizeaza in vederea intocmiri i balantei analit ice de verif icare a operatiunilor inregistrate in contabil i tatea de gestiune. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul f inanciar contabil.

Fisa de cont pentru operatiuni diverse- serveste la t inerea contabil i tati i analit ice a conturi lor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc.. la t inerea contabil i tati i sintetice a operatiunilor economice si f inanciare.

Document cumulativ – document de centralizare a datelor din mai multe documente justif icative care reflecta operatiuni economice si f inanciare de acelasi fel dintr-o anumita perioada, document justif icativ centralizator de inregistrare in contabil i tatea sintetica si analit ica.

Balanta de verif icare , document de verif icare, uti l izat pentru verif icarea exactitati i inregistrari lor contabile si controlul concordantei dintre contabil i tatea sintetica si cea analit ica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situati i le f inanciare. Balanta de verif icare a conturi lor sintetice, precum si balanta de verif icare ale conturi lor analit ice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercit iului f inanciar sau la termenele de intocmire a situati i lor f inanciare periodice, la alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare, si de cate ori se considera necesar. Nu circula f i ind document de sinteza, si se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil. Exista mai multe t ipuri de balanta : cu patru egalitati, cu cinci egalitati , cu sase egalitati, balanta analit ica a stocuri lor.

12 Organizarea Inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitati i la data

18

la care aceasta se efectueaza. Inventarierea are ca scop principal stabil irea situatiei reale a patrimoniului f iecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunuri le si valori le detinute cu orice t i t lu, apartinind altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmiri i bi lantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei f inanciare si a rezultatelor obtinute.

Societati le au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitati i , cel putin o data pe an, de regula la sfirsitul anului, pe parcursul functionari i sale, in cazul fuzionari i , divizari i sau incetari i activitati i , precum si in urmatoarele situati i : in cazul modificari i preturi lor; la cererea organelor de control, cu pri lejul efectuari i controlului, sau a altor organe prevazute de lege; ori de cite ori sint indici i ca exista l ipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot f i stabil i te cert decit prin inventariere; ori de cite ori intervine o predare-primire de gestiune; cu pri lejul reorganizari i gestiunilor; ca urmare a calamitati lor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege.

La inceputul activitati i unitati i patrimoniale, inventarierea are ca scop principal stabil irea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se inscriu in registrul-inventar, grupate pe conturi.Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheieri i exercit iului f inanciar, avindu-se in vedere si specif icul activitati i unitati lor patrimoniale.In situatia inventarieri i unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocuri lor faptice inventariate si inscrise in l istele de inventariere, actualizate cu intrari le si iesiri le de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarieri i si data de 31 decembrie.

Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate In decizia de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarieri i , gestiunile supuse inventarieri i , data de incepere si terminare a operatiunilor.La unitati le mici, inventarierea poate f i efectuata de catre o singura persoana. Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrari lor de inventariere, potrivit prevederi lor legale. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionari i depozitelor supuse inventarieri i si nici contabil i i care t in evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitati lor mici prevazute in prezentele norme.

Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-sef sau a altei persoane numite sa indeplineasca aceasta functie, l istele de inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii ce urmeaza a f i inventariata in vederea efectuari i inventarieri i f izice.

19

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in f isete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigi late. Sigil iul se pastreaza, pe durata inventarieri i , de catre responsabilul comisiei de inventariere.

Toate bunuri le ce se inventariaza se inscriu in l istele de inventariere care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categori i de bunuri Disponibil i tati le aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea solduri lor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabil i tate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia inventarieri i , se verif ica realitatea solduri lor conturi lor respective, iar pentru cele aflate la tert i se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la l istele respective, dupa primirea confirmarii. Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare f i la, de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere serveste ca document pentru stabil irea l ipsuri lor si a plusuri lor de valori materiale constatate cu ocazia inventarieri i prin preluarea din l istele de inventariere numai a pozit i i lor cu diferente.

Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale este suficienta prezentarea lor in situati i analit ice distincte care sa fie totalizate si sa justif ice soldul conturi lor sintetice respective in care acestea sint cuprinse, si care se preiau in centralizatorul l istelor de inventariere.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza l istele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care justif ica continutul f iecarui post din bilantul contabil. Rezultatele inventarieri i se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in l istele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (f isele de magazie) si din contabil i tate.Constatari le comisiei de inventariere privind stocuri le, respectiv solduri le bunuri lor materiale inventariate si stabil irea diferentelor, se consemneaza in l istele de inventariere. Rezultatele inventarieri i se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabil i tate a solduri lor scriptice, intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarieri i trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmiri i ; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperi i si terminari i operatiunii de inventariere; rezultatele inventarieri i ; concluzii le si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusuri lor si ale l ipsuri lor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocuri lor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrari i lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritati i bunuri lor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii

20

inventariate.Pentru toate plusuri le, l ipsuri le si deprecieri le constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicati i scrise de la persoanele care au raspunderea gestionari i .

Lista de inventariere . Serveste ca document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate in gestiunile unitati i ; este un document de baza pentru stabil irea l ipsuri lor si plusuri lor de valori materiale (imobil izari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc; este un document justif icativ de inregistrare in evidenta magazii lor (depozitelor) si in contabil i tate a plusuri lor si minusuri lor constatate ; este un document pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document pentru stabil irea provizioanelor pentru deprecieri ; este un document centralizator al operatiunilor de inventariere. Se intocmeste intr-un exemplar, la locuri le de depozitare, de regula anual sau in situati i le prevazute de dispozit i i le legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valori le materiale si mij loacele f ixe ale unitati i si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitati i la data inventarieri i , primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.Se arhiveaza la compartimentul f inanciar-contabil.

13 Prezentarea bilantului contabil

Persoanele juridice, indiferent de forma de organizare, t ipul de proprietate si de reglementari le contabile aplicate, inclusiv persoanele juridice aflate in curs de l ichidare, pana la terminarea l ichidari i , au obligatia sa intocmeasca si sa depuna situati i f inanciare anuale la unitati le teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice.

Situati i le f inanciare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere urmatoarele formate:

Persoanele juridice care aplica Reglementari le contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitati lor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabil i tate, aprobate prin Ordinul ministrului f inantelor publice nr. 94/2001, cu modificari le si completari le ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40;

Persoanele juridice care aplica Reglementari le contabile simplif icate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului f inantelor publice nr. 306/2002, cu modificari le ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40.

Microintreprinderi le uti l izeaza aceleasi formate, cu exceptia formularului cod 40.

21

Persoanele juridice vor completa formatele situati i lor f inanciare, in functie de reglementari le contabile aplicabile f iecarei categori i .

Situati i le f inanciare anuale sunt semnate de persoanele in drept. Persoanele juridice anexeaza la situati i le f inanciare anuale depuse

la unitati le teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice formularele "Date informative" (cod 30) si "Situatia activelor imobil izate" (cod 40).

Situati i le f inanciare anuale se întocmesc pe baza balantei de verif icare rezultata dupa aplicarea IAS, mai putin IAS 29 "Raportarea financiara în economii hiperinflationiste" si SIC 19 "Moneda de raportare - Evaluarea si prezentarea în situati i le f inanciare în conformitate cu IAS 21 si IAS 29", si se depun la organele în drept, potrivit legii.

Informati i le cuprinse în situati i le f inanciare anuale sunt exprimate în mii lei.

Pentru asigurarea informati i lor destinate sistemului institutional al statului, un exemplar al situati i lor f inanciare anuale se depune la unitati le teritoriale ale f inantelor publice, astfel:

a persoanele juridice care aplica Reglementari le contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitati lor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabil i tate, aprobate prin Ordinul ministrului f inantelor publice nr. 94/2001, cu modificari le si completari le ulterioare, in termen de 150 de zile de la incheierea exercit iului f inanciar;

persoanele juridice care aplica Reglementari le contabile simplif icate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului f inantelor publice nr. 306/2002, cu modificari le ulterioare, inclusiv microintreprinderi le, in termen de 120 de zile de la incheierea exercit iului f inanciar;

persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat activitate vor depune o declaratie in acest sens, in termen de 60 de zile de la incheierea exercit iului f inanciar.

Situatia fluxurilor de trezorerie

Se face la sfarsitul exercit iului f inanciar

a) Metoda directa Fluxuri le de numerar din activitati de exploatare :- incasari le in numerar din vanzarea bunuri lor si prestarea de servici i ;- incasari le in numerar provenite din redevente, onorari i , comisioane si alte venituri;-plati le in numerar catre furnizori i de bunuri si servici i ;-plati le in numerar catre si in numele angajati lor;

22

-plati le in numerar sau restituir i de impozit pe profit, doar daca nu pot f i identif icate in mod specif ic cu activitati le de investit i i si de f inantare.Fluxuri de numerar din activitati de investit i i :-plati le in numerar pentru achizit ionarea de terenuri si mij loace fixe, active necorporale si alte active pe termen lung;-incasari le de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalati i si echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;-plati le in numerar pentru achizit ia de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;- incasari le in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;-avansuri le in numerar si imprumuturi le efectuate catre alte parti;- incasari le in numerar si imprumuturi le efectuate catre alte parti;- incasari le in numerar din rambursarea avansuri lor si imprumuturi lor efectuate catre alte parti;- incasari le in numerar din rambursarea avansuri lor si imprumuturi lor efectuate catre alte parti.Fluxuri le de numerar din activitati de f inantare:-venituri le in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de capital propriu ;-plati le in numerar catre actionari pentru a achizit iona sau a rascumpara actiunile intreprinderi i ;-venituri le in numerar din emisiunea de obligatiuni, credite, ipoteci si alte imprumuturi;-rambursari le in numerar ale locatarului pentru reducerea ogligati i lo legate de o operatiune de leasing financiar.Fluxuri de numerar -total Numerar la inceputul perioadeiNumerar la f inele perioadei

b) Metoda indirectaFluxuri de numerar din activitati de exploatare:-rezultatul net;-modificari le pe parcursul perioadei ale capiatlului circulant;-ajustari pentru elementele nemonetare si alte elemente incluse la activitati le de investit i i sau de finantare.Fluxuri de numerar din activitati de investit i i :-plati le in numerar pentru achizit ionarea de terenuri si mij loace fixe, active necorporale si alte active pe termen lung;-incasari le de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalati i si echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;-plati le in numerar pentru achizit ia de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;- incasari le in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;-avansuri le in numerar si imprumuturi le efectuate catre alte parti;

23

-incasari le in numerar din rambursarea avansuri lor si imprumuturi lor efectuate catre alte parti.Fluxuri le de numerar din activitati de f inantare:-venituri le in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de capital propriu;-plati le in numerar catre actionari pentru a achizit iona sau a rascumpara actiunile intreprinderi i ;-venituri le in numerar din emisiunea de obligatiuni,credite,ipoteci si alte imprumuturi;-rambursari le in numerar ale unor sume imprumutate;-plati le in numerar ale locatarului pentru reducerea obligati i lor legate de o operatiune de leasing financiar.Fluxuri de numerar –totalNumerar la inceputul perioadeiNumerar la f inele perioadei

Situatia modificarilor capitalului propriu Cuprinde existenta si dinamica structuri lor componente ale capitalului propriu si ca urmare datele necesare completari i se extrag din ct.101.104.105.106.107.11.129 ct. sintetice de gr.II si ct. analit ice) Anexez formular.Prezentari le cifr ice trebuie sa fie insotite de informati i (note) referitoare la:-natura modificari lor;-tratamentul f iscal aplicat, acolo unde este cazul;-orice alte informati i semnificative.Lista notelor explicative la situati i le f inanciare

1. Active imobil izate existente si dinamica (ct. clasa 2 )2. Provizioane pentru riscuri si cheltuieli:existenta si dinamica (ct.151)3. Repartizarea profitului: ct.129.107.106.4574. Analiza rezultatelor din exploatare:ct. din clasa 6 si 7 de conturi5. Situatia creantelor si datori i lor:existenta si vechime ct. din clasele 4

si 56. Principii, polit ici si metode contabile7. Actiuni si obligatiuni:existente si dinamica pe categori i , cantitativ si

valoric (unitar si total) ct. din clasele 1.2.5. si evidente analit ice)8. Informati i privind salariati i , administratori i si directori i :numar, salari i

si alte venituri si avantaje acordate (ct.421.401.425.44.641.645 etc.)9. Calculul si analiza principali lor indicatori economico-financiari10.Alte informati i

24