1

BROȘURĂ CAF

(Cadrul comun de autoevaluare a

modului de funcționare a

instituțiilor publice)

UAT Municipiul TECUCI

2

Introducere

Această broșură este elaborată în cadrul proiectului “Calitate și

performanță în administrația publică – Primaria Municipiului Tecuci”

vizează consolidarea capacității administrative a (UAT) a Municipiul

Tecuci, județul Galati, din regiunea mai puțin dezvoltată Sud-Est, pentru

susținerea unui management calitativ și performant prin implementarea

și utilizarea a doua sisteme unitare de managenent al calității CAF si ISO,

aplicabile administrației locale.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

- OS 1. Implementarea și utilizarea instrumentului de autoevaluare de

tip CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a

instituțiilor publice) la nivelul UAT Municipiul Tecuci pentru susținerea

schimbării în vederea obținerii de performanță, de îmbunătățire a

modului de realizare a activităților și de prestare a serviciilor publice.

- OS 2. Implementarea și certificarea sistemului de management al

calității ISO 9001 în UAT Municipiul Tecuci pentru o administrație

publică locală consolidată și eficientă și îmbunătățirea serviciilor

publice furnizate. Pentru a-și îmbunătăți procesul de management al

calităii la nivelul întregii organizatii, instituția va implementa noul

standard de management al calității ISO 9001.

- OS 3. Dezvoltarea/creșterea abilităților și certificarea unui număr de

120 de persoane din toate nivelurile ierarhice din cadrul unitățtii

administrativ teritoriale, UAT Municipiul Tecuci.

Pentru atingerea OS1, pentru implementarea Activității 2 – Sprijinirea

introducerii CAF ca instrument de management al calității și

performanței s-a achiziționat un serviciu de consultanță și expertiză

asigurat de S.C. ALMARO Training S.R.L.

3

1. Despre CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de

funcționare a instituțiilor publice)

Modelul CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare

ainstituțiilor publice) a fost inițiat de Rețeaua Administrației Publice

Europene și a fost lansat în 2000 ca primul instrument de management al

calității dezvoltat de către sectorul public pentru sectorul public

Modelului CAF 2013 este ultima versiune rezultată a colaborării intensive

dintre Corespondenții CAF Naționali din statele membre sprijiniți de

Centrul European de Resurse CAF din cadrul Institutului European de

Administrație publică din Maastricht.

Principalele obiective ale CAF sunt:

- Să introducă administrațiile publice în cultura excelenței și a

principiilor TQM/MCT (Managementului Calității Totale);

- Să ghideze progresiv administrațiile publice către un ciclu complet

PDCA/PIVA (planificare, implementare, verificare, acțiune);

- Să faciliteze autoevaluarea unei organizații din sectorul public

pentru aobține o analiză diagnostic și o definiție a acțiunilor de

îmbunătățire;

- Să funcționeze ca o punte de legătură între diferite metode folosite

în managementul calității, atât în sectorul public, cât și în cel privat;

- Să faciliteze bench learningul între diferite instituții din sectorul

public.

Principalele faze de implementare CAF UAT Municipiul Tecuci au fost:

- faza de organizare;

- faza de evaluare;

- faza de utilizare a rezultatelor procesului de autoevaluare CAF.

4

2. Documente suport CAF

În faza de organizare, s-au elaborat documentele suport sub formă de

proceduri operaționale, astfel încât s-a procedurat fiecare activitate

necesară pentru implementarea cu succes a CAF.

Procedurile operaționale elaborate au drept scop stabilirea modului de

implementare și utilizare a instrumentului de autoevaluare de tip CAF

(Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor

publice) la nivelul UAT Municipiul Tecuci pentru susținerea schimbării în

vederea obținerii de performanță, de îmbunătățire a modului de

realizare a activităților și de prestare a serviciilor publice.

Cele două proceduri operaționale sunt în concordanță cu politica UAT

Tecuci, cu privire la sistemul instituțional de management al calității și cu

instrumentul de autoevaluare de tip CAF dezvoltat la nivelul statelor

membre și cuprind:

1. Procedură operațională 1 – AUTOEVALUARE CAF (Cod: CAF-PO-01)

ANEXA 1 - Declarație angajament conducere CAF (CAF – PO-01-

PSP-01);

ANEXA 2 – Ghid de procedură autoevaluare CAF (CAF - PO-01 –

GP-01);

ANEXA 3 – Chestionar CAF 2013 (CAF – PO-01-PSP-02).

2. Procedură operațională 2 - PLAN DE ÎMBUNĂTĂȚIRE CAF (Cod: CAF-

PO-02)

ANEXA 1 – Ghid de procedură Plan îmbunătățire CAF (CAF - PO-

02 –GP-01);

ANEXA 2 – Structură cadru Plan de îmbunătățire CAF (CAF – PO-

02-PSP-01).

5

3. Procesul de autoevaluare CAF Tecuci

Resursele umane direct implicate în procesul de autoevaluare CAF din

cadrul UAT Tecuci au fost selectate de factorii de decizie din instituție,

pe baza criteriilor propuse de consultantul extern și pot fi grupate astfel:

- Grup de coordonare CAF (1 responsabil CAF și 3 membrii

coodonatori CAF);

- Grup evaluatori voluntari (15 angajați).

În 28 iunie 2018 consultantul extern a susținut o primă instruire cu

membrii Grupului de coordonare CAF.

În 12 iulie 2018 a avut loc a doua instruire susținută cu membrii Grupului

de coordonare CAF și cu cei 15 evaluatori voluntari.

Membrii Grupului de coordonare CAF, pentru a putea asigura asistență

evaluatorilor, au avut acces (pe bază de user și parolă) la completarea

test a chestionarului online, fără ca rezultatele completate să fie luate în

calcul.

Cei 15 evaluatori voluntari au completat cu succes online chestionarul

CAF în perioada luni 16 iulie 2018, 9:00 – vineri 20 iulie 2018, 14:00.

Evaluatorii au primit asistență online sau telefonică de la consultantul

extern, pe toată perioada completării chestionarelor.

În cadrul procedului de autoevaluare, s-au consemnat:

- punctele tari UAT TECUCI 2018

- domeniile de îmbunătățit UAT TECUCI 2018

6

- acțiunilor de îmbunătățire UAT TECUCI 2018

- notele evaluatorilor UAT TECUCI 2018

Pe 25 iulie 2018, consultantul extern a facilitat întâlnirea de consens, la

care au participat 12 dintre cei 15 evaluatori voluntari. În aceste condiții,

s-a obținut consens pentru 2 dintre cele 25 subcriterii luate în discuție, în

condițiile în care pentru 3 dintre cele 28 subcriterii se obținuse marja de

consens din notarea inițială.

Punctajul cel mai mare (76,8 puncte) s-a obținut la criteriul 4 –

Parteneriate și resurse, subcriteriul 4.3 – Gestionarea finanțelor.

Pentru acest subcriteriu se consideră că în sistemul PDCA (PIVA) “Planul

de acțiuni este pus în aplicare și este monitorizat/verificat și pe baza

verificării/revizuirii se fac modificarile necesare”.

Un punctaj mare s-a obținut și la criteriul 4 - Parteneriate și resurse,

subcriteriul 4.2 - Dezvoltarea și punerea în aplicare a parteneriatelor cu

cetățenii /beneficiarii.

Punctajul cel mai mic (61,8 puncte) s-a obținut la criteriul 7 – Rezultate

referitoare la angajați, subcriteriul 7.1 - Măsurători ale percepției

(evaluează dacă angajații percep instituția ca un loc de muncă atractiv și

dacă sunt motivați în activitatea lor de zi cu zi să munceacă la capacitate

maximă pentru instituție).

Pentru acest subcriteriu se consideră că “Rezultatele indică tendințe de

îmbunătățire și/sau majoritatea țintelor/ obiectivelor relevante au fost

atinse/ sunt îndeplinite”.

7

4. Utilizarea rezultatelor procesului de autoevaluare CAF Tecuci

Rezultatele obținute în urma procesului de autoevaluare au fost

consistente, urmând ca acestea să fie prelucrate pentru ca împreună cu

conducerea UAT Tecuci să se elaboreze Planul de acțiuni de îmbunătățire

CAF 2019 – 2021.

Pentru aceasta este nevoie ca împreună cu conducerea UAT Tecuci să se

identifice domeniile de îmbunătățit și să se prioritizeze acțiunile de

îmbunătățire pe baza punctelor tari identificate de evaluatori.

In luna februarie 2019 a fost elaborat Planul de actiuni de îmbunătățiri CAF

2019 – 2021 UAT Municipiul Tecuci care este rezultatul prelucrării datelor

rezultate în urma procesului de autoevaluare CAF (Cadrul comun de

autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor publice): completarea

chestionarelor (puncte tari, domenii de îmbunătăție, măsuri de

îmbunătățit, scor general pentru fiecare dintre cele 28 subcriterii CAF),

feedback-lui obținut în cadrul cursurilor (managementul calității și

planificare strategică) organizate în cadrul proiectului, prelucrarea datelor

și asumarea conducerii instituției a domeniilor/temelor și a măsurilor

prioritare.

Totodată, acest plan este elaborat în corelare cu Strategia de

dezvoltare durabilă a municipiului Tecuci, jud.Galaţi 2017-2027, capitolul

4.5. Administrație publică locală, unde este asumat obiectivul generat

„întărirea capacității administrative”, cu următoarele obiective specifice:

1.Îmbunătățirea capacității administrative;

2.Îmbunătățirea relației cu cetățenii și mediul de afaceri;

3.Introducerea de noi instrumente și tehnologii.

Obiectiv general: Consolidarea încrederii reciproce, fidelității și respectului

între lideri / manageri / angajați/părți interesate/comunitate

Obiective specifice:

1. Îmbunătățirea calității procesului decizional la nivelul UAT Municipiul

Tecuci;

8

2. Îmbunătățirea managementului de resurse umane la nivelul UAT

Municipiul Tecuci;

3. Creșterea gradului de accesibilitate a părților interesate la informații;

4. Îmbunătățirea proceselor interne la nivelul UAT Municipiul Tecuci

folosind instrumente inovative;

5. Creșterea calității cooperării cu părțile interesate (cetățeni, mediul de

afaceri, societate civilă, parteneri sociali, instituții din domeniul

educațional și cultural).

În cadrul Planului de actiuni de îmbunătățire CAF 2019 – 2021 UAT

Municipiul Tecuci, s-a stabilit Structura cadru si s-au asumat

următoarele obiective:

OBIECTIV GENERAL Consolidarea încrederii reciproce, fidelității și respectului între lideri /

manageri / angajați/părți interesate/comunitate Obiectiv specific 1 – Îmbunătățirea calității procesului decizional la nivelul UAT Municipiul Tecuci DOMENIU DE ÎMBUNĂTĂȚIT – Managementul deciziilor. 1.1 Corelarea/revizuirea obiectivelor strategice în mod pragmatic și participativ prin : -Organizarea de întâlniri ale conducerii cu personalul angajat -Organizarea de întâlniri de lucru la nivelul conducerii -Elaborare documentație revizuită -Diseminare informații dedicate -Rapoarte de monitorizare a atingerii obiectivelor strategice corelate /revizuite. 1.2 Corelarea managementului strategic instituțional cu managementul pe proiecte prin: -Întălniri grup de analiză a nevoilor de atragere de resurse externe corelat cu capacitatea organizațională.

9

-Întâlniri grup de monitorizare a corelării sarcinilor resurselor umane. -Realizare raport de monitorizare. 1.3 Monitorizarea/revizuirea fișelor de proiecte din Strategia de dezvoltare durabilă a municipiului Tecuci, jud.Galaţi 2017-2027, prin: -Organizarea de întâlniri ale grupului de lucru de monitorizare. -Organizarea de întâlniri de lucru ale conducerii. -Prezentarea stadiului implementării fișelor de proiecte în Consiliul Local. -Diseminare informații dedicate. 1.4 Dezvoltarea de sisteme informatice pentru asistare a deciziei funcționale (documente, date, cunoștințe, modele) prin Sisteme informatice pentru asistare a deciziei funcționale (documente, date, cunoștințe, modele) : -Dezvoltare/implementare de aplicații de management al documentelor. -Dezvoltare alte aplicații asistare a deciziei. Obiectiv specific 2 – Îmbunătățirea managementului de resurse umane la nivelul UAT Municipiul Tecuci. DOMENIU DE ÎMBUNĂTĂȚIT – Managementul resurselor umane. 2.1 Definirea clara a responsabiliăților, procedurilor și standardelor ce urmează a fi utilizate în procesul de evaluare a rezultatelor angajaților: -Realizare procedură operațională cu structurarea pe proiecte a funcțiunilor instituției. -Diseminare procedură operațională. -Dezvoltare criterii de performanță a angajaților. -Implementare/monitorizare criterii de performanță a angajaților. 2.2 Elaborarea participativă a planului anual/multianual de formare a angajaților/aleșilor locali - Plan anual/multianual de formare implementat: -Evaluare implementare plan de formare. -Organizarea de întâlniri cu personalul angajat. -Elaborare Plan revizuit.

10

-Aprobare Plan de formare.

-Diseminare Plan formare

Obiectiv specific 3 – Creșterea gradului de accesibilitate a părților

interesate la informații.

DOMENIU DE ÎMBUNĂTĂȚIT – Managementul informațiilor

3.1 Realizarea unui plan de măsuri de îmbunătățire a comunicării Interne

/externe:

-Organizarea de întâlniri ale conducerii cu personalul angajat.

-Elaborare Plan

- Diseminare Plan formare

3.2 Dezvoltarea unor canale interne pentru diseminarea informațiilor în

întreaga instituție, pentru a se asigura că toți angajații au acces la

informațiile și cunoștințele relevante pentru atribuțiile și obiectivele lor -

Canale interne de diseminare a informației funcționale:

-Îmbunătățire sistem intranet.

-Elaborare buletin informativ intern online.

-Diseminare buletin.

3.3 Mediatizarea mai intensă a rolului UAT Tecuci în comunitate -

Campanii de presă desfășurate, prin:

-Stabilire mesaje cheie campanie de presă.

-Elaborare comunicate de presă/articole de presă.

-Organizare conferințe de presă.

-Diseminare informații.

3.4 Promovarea către cetățeni a mecanismului de de plăți online și de

depunere online de documente/ răspunsuri chestionare -Campanie de

promovare, prin:

- Stabilire mesaje cheie campanie si diseminare informații.

11

3.5 Îmbunătățirea sistemului transparent de comunicare trimestrială a

implementării/monitorizării bugetului local consolidat - Acces îmbunătățit

al cetățenilor al modului de gestionare a banului public:

-Elaborare documentație (inclusiv varianta sintetică explicitată).

-Diseminare informații.

3.6 Îmbunătățirea accesului la informații de interes public - Acces

îmbunătățit la informații de interes public, prin:

-Actualizare/reconfigurare site instituție.

-Actualizare informații/dezvoltare sistem de date deschise.

3.7 Măsurarea nivelului de satisfacție a cetățenilor/părților interesate

relevante pe bază de chestionar online - Raport anual realizat, prin:

-Realizare chestionare online

-Derulare campanie informare cetățeni/ părți interesate.

-Aplicare chestionare

-Prelucrare date chestionare.

-Diseminare rezultate chestionare.

Obiectiv specific 4 – Îmbunătățirea proceselor /proceduri la nivelul UAT

Municipiul Tecuci folosind instrumente inovative

DOMENIU DE ÎMBUNĂTĂȚIT – Managementul proceselor.

4.1 Implementarea Sistemului integrat de Management al Calității la

nivelul instituției - Standardul ISO 9001: 2015 implementat

-Monitorizare implementare ISO 9001: 2015.

-Raport de progres.

-Diseminare rapoarte

-Standarde SCIM implementate/ monitorizate

-Monitorizare SCIM.

-Raport de progres si diseminare rapoarte.

12

Plan de îmbunătățiri CAF 2018 – 2020 implementat.

-Monitorizare SCIM.

-Raport de progres.

-Diseminare rapoarte.

4.2 Dezvoltarea de mecanisme și proceduri privind etica și integritatea în

cadrul UAT Tecuci - Mecanisme și proceduri privind etica și integritatea

implementate, prin:

-Elaborare mecanisme și proceduri.

-Implementare mecanisme și proceduri.

-Monitorizare implementare proceduri și ghiduri.

-Diseminare informații.

4.3 Actualizare baze de date integrată părți interesate (administrație

publică, societate civilă, parteneri sociali, mediul de afaceri, lideri ai

comunității) - Bază de date integrată părți interesate funcțională, prin:

-Actualizare bază de date integrată părți interesate funcțională.

-Diseminare informații referitoare la baza de date.

4.4Dezvoltarea unui serviciu de arhivare digitală a documentelor - Arhivă

digital funcțională:

-Evaluarea arhivei fizice și stabilirea regulilor de scanare și indexare.

-Conversia în format electronic a documentelor din arhiva fizică

-Stocarea pe suport electronic a arhivei.

4.5 Îmbunătățire acces baze de date legislație actualizată - Baze date

legislație actualizată accesibile angajaților, prin:

-Extinderea accesului la baze de date legislație actualizată de către

angajați.

13

Obiectiv specific 5 – Creșterea calității cooperării cu părțile interesate

(cetățeni, mediul de afaceri, societate civilă, parteneri sociali).

DOMENIU DE ÎMBUNĂTĂȚIT – Managementul părților interesate.

5.1 Organizarea de dezbateri publice pe teme de interes ale părților

interesate - Dezbateri publice desfășurate, prin:

-Stabilire temă de dezbatere si elaborare documente/ propuneri

-Organizare dezbatere publică.

-Diseminare informații pre și post eveniment.

5.2 Dezvoltarea de parteneriate relevante (asociații profesionale, mediul

de afaceri, alte autorități publice) - Parteneriate încheiate, prin:

-Elaborare bază de date potențiali parteneri.

-Identificare surse de finanțare si elaborare condiții de parteneriat.

-Încheiere parteneriat.

5.3 Atragerea de resurse externe prin propuneri de cereri de finanțare în

parteneriat, prin:

-Scrierea de cereri de finanțare în parteneriat si proiecte aprobate

5.4 Demersuri pentru înfrățiri cu UAT-uri din alte țări - Înfrățiri înițiate

-Identificare potențiale UAT-uri pentru înfrățire

-Elaborare condiții de înfrățire.

Planul de îmbunătățire CAF Tecuci 2019 – 2021 a fost definitivat în cursul

lunii februarie 2019, pe baza unui proces participativ de elaborare.

PRIMAR

MANAGER PROIECT

14

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020!

_________________________

Titlul proiectului: Calitate si performanta în administratia publica -

Primaria Municipiului Tecuci

Codul proiectului: SIPOCA 69

Denumirea Beneficiarului: Municipiul Tecuci

Data publicării: februarie 2019

Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu

Poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României

_____________________