BAZELE INFORMATICII
-
Upload
ivona-mihon -
Category
Documents
-
view
99 -
download
3
Transcript of BAZELE INFORMATICII
Mihon Ivona
BAZELE INFORMATICII
Firma SC.TRENDY_BAGS.SRL
Documentul contine:prezentarea modului de lucru a paginilor din documentelor:- excel- acces- power point- word
1
Mihon Ivona
Modul de lucru
Am relizat acest proiect cu ajutorul programelor din pachetul Microsoft Office 2003 si contine:
Fisiere in programul de calcul tabelar Microsoft Excel 2003; Prezentare in Power point 2003; O baza de date realizata in programul Micrisoft Access 2003; Un fisier Word;
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar.
- se deschide aplicaţia Excel fie prin dublu click pe icoana afişată pe desktop fie intrare in meniul START - All Programs - Microsoft Office - Excel.- se salvează documentul din Bara de meniu: File - Save As;
- în configuraţia prestabilită, fiecare registru de calcul creat conţine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3); pentru a adăuga mai multe foi de calcul se procedează astfel:
1. Se pozitionează cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul);
2. Se aplică un click folosind butonul drept al mouse-ului;
2
Mihon Ivona
3. Pe ecran va apărea un meniu din care se selectează comanda Insert.
- fiecare tip de prelucrare se va realiza într-o foaie de calcul separată astfel încât să se evidenţieze fiecare operaţie efectuată.
- fiecare foaie de calcul va fi denumită cu un nume reprezentativ operaţiilor ce se vor regăsi în acea foaie; ex: diagrame, formule, editare, organigrame, bază de date, subtotaluri.
- denumirea foilor de calcul va fi făcută astfel:1. se pozitionează cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul;2. se aplică dublu click sau cu click dreapta – Rename.3. se scrie denumirea dorită;4. se accesează tasta Enter.
Tabelul
Pentru a incadra tabelul am apasat click dreapta-format cells-boders.Si alegem tipul de contur tdorit(linie simpla,dublaetc).
3
Mihon Ivona
Pentru a colora tabelul am intrat la Format-autoformat si am ales tipul de format dorit
Completarea tabelului:
- pentru a scrie conţinutul tabelului ne poziţionăm pe celula în care vrem să scriem, cu ajutorul mouse-ului, după care se poate începe scrierea. Pentru validarea conţinutului scris, se apasă tasta Enter.
- domeniu A12:Q12 se va scrie cu Font „Arial”,Bold, size 11; după scrierea textului se alege, din meniul de context (click dreapta – format cells):
- pagina Number – Category – Text;- pagina Alignment – Horizontal: Center;
Vertical: Bottom;- pagina Font – caracteristicile dorite;- pagina Border – Presets: Outline;
Line: Style – linie dublă;Color – galben.
4
Mihon Ivona
Am formatat fiecare coloana de celule in moduri diferite, folosind toate tipurile de date acceptate. Se selecteaza coloana apoi se efectueaza click dreapta – format cells – number- si se selecteaza tipul de data dorit.
De ex :
- coloana „ numar de telefon „ am selectat coloana am dat click dreapta- Format cells - Number – Special – Numar de telefon.
- coloana „ data angajarii – click dreapta - Format cells - Number- Date
5
Mihon Ivona
- coloana “ Spor vechime”- click dreapta – Format cells - Number- Accounting
-
coloana “ Nume” click dreapta – Format cells – Number - Text
- colona “ Nr.crt” click dreapta – Format cells – Number - General
6
Mihon Ivona
- Pentru celulele : E 12 , G12 , H12 , I12 , K12 , P12 se marchează caseta „Wrap Text”
- Pentru celula A12
- Pentru celula Q12 – Am dat click dreapta- Format cells- Alignment.Apoi am colorat casuta tot din Format cells - Patterns si am selectat culoarea dorita.
7
Mihon Ivona
Am introdus in aplicatia excel mai multe calcule tabelare. Pe prima foaie de lucru, denumita salariati, contine calculul salariilor angajatiilor nostrii. Pentru aceasta am folosit urmatoarele formule:
Pentru vechime ani: =DATEDIF(F13,TODAY(),"Y"); Pentru spor vechime:
=IF(F13<3,0,IF(F13<=5,3%,IF(F13<=10,5%,IF(F13<=15,10%,IF(F13<20,15%,20%)))))*G13;
Pentru salariu brut: =(H13+I13); Pentru CASS: =6.5%*K13; Pentru CAS: =(9.5%*K13); Pentru impozit: =16%*(K13-L13-M13-N13); Pentru salariu net: =(K13-O13); Pentru rest de plata: =(K13-L13-M13-N13);
Unde: F12 - data angajarii G12 – vechime ani H12 -salariu de incadrare I12 -spor vechime L12 - somaj M12 - CASS N12 - CAS K12 - salariu brut
O12 - impozit
Titlul - chenarul în care este introdus titlul se bordează acţionând click dreapta –
Format cells – Border si alegem culoarea si conturul chenarului dorit.
- titlul tabelului este dispus într-o singură celulă, suprapus pe două rânduri.
8
Mihon Ivona
Imaginile au fost inserate in foaia de lucru astfel: Insert-> Picture-> From File:
9
Mihon Ivona
Pentru ai da un contur imaginii am dat click dreapta pe imagine – Format Picture- Colors and Lines.
Pentru a se obeserva mai usor calculele introducem un comentariu celulei respective.Acesta se introduce prin meniul Insert → Comment → se tastează comentariul → Enter.Acesta va putea fi vizualizat în momentul în care mouse-ul este pe celula respectivă, care va fi marcată cu un triunghi roşu în colţul dreapta sau putem sa setam optiunea show coment pentru a vedea comentariu.
Pentru a se evidentia mai bine valorile furnizate in tabelul salarii am creat cateva grafice in felul urmator:
10
Mihon Ivona
Am selectat cate doua sau mai multe coloane dupa care am intrat in meniu “Insert” si am ales optiunea “Chart”.
La fiecare Chart am pus un fond. Am dat dublu click pe chart si din optiunea Format Chart Area – Patterns -am selectat culoarea dorita sau putem selecta un fond de la Fill Effects..
Putem pune ca fundal si o imagine Dublu click pe chart – Patterns- Fill Effects…- Picture – Select Picture.
11
Mihon Ivona
12
Mihon Ivona
Pentru a se evidential mai bine ierarhia personalului am realizat urmatoarea organigrama:
Aceasta organigrama a fost realizata in felul urmator : Insert-> Diagram, alegand una din urmatoarele:
- pentru editarea acesteia meniul ei, care este afişat odată cu aceasta.
13
Mihon Ivona
In tabelul 2 numit”produse” am dorit sa conditionez cantitaile de produse si am folosit Format-Conditional Formating pentru a se inrosii celula daca cantitatea scada sub cea normala.
Filtrarea datelor ce îndeplinesc anumite condiţii poate fi necesară pentru a obţine anumite informaţii utile.
14
Mihon Ivona
Se pot atribui nume seriilor de date din coloane, pentru a putea fi referite mai uşor. Se selectează denumirea coloanelor si datele existente, apoi din meniul Insert se alege Name-define.Comanda Go To faciliteaza mutarea rapida in alta locatie a pagoniidocumentului al
carui nume se cunoaste.
15
Mihon Ivona
Titlul primului tabel este dispus într-o singură celulă, acest lucru se realizează astfel: 1. pentru titlul „FORMULE” se selectează domeniul C2:D2;2. se acţionează comanda – Merge cells –
3. . se alege ca Font
16
Mihon Ivona
Foaia de calcul - Formule
Am selectat coloanele de la B45 –H45 – click dreapta format cells si bifat optiunile dorite.
17
Mihon Ivona
- data din celula E60 aflată sub coloana numită „Vechime ani” reprezintă data cea mai veche vechime din cadrul intreprinderii şi va fi introdusă cu ajutorul funcţiei „Min”. Acest lucru se face astfel:
- se selectează celula E60; - din meniul Insert se alege opţiunea Function – Statistical – Min;
- se selectează apoi domeniul pe care se va aplica funcţia, respectiv domeniul E46:E59;
- se finalizează prin tastarea comenzii „Enter” sau OK.
Iar din celula E61 reprezinta valoarea actuala a inteprinderii prin intermediul functiei „Max”. (la fel se calculeaza).
18
Mihon Ivona
- celula F60 va conţine valoarea minimă înregistrată în domeniul F46:F59 şi va fi completată cu ajutorul formulei „Min”, iar celula F61 va conţine valoarea maximă înregistrată în domeniul F46:F59 obţinută prin aplicarea formulei „Max”; utilizarea formulelor din celulele F60, F61 se va face respectând paşi utilizaţi în completarea coloanei E60, iar pentru celula F62 se va utiliza formulei „Sum”, ce reprezintă suma tuturor valorilor existente în domeniul F46:F59.
- pentru celula G60 se va utiliza formulei „Min”, pentru celula G61 se va utiliza functia „Max”, Pentru celula G62 „Sum”, iar pentru celula G63 functia „AVERGAGE”,care reprezintă media tuturor înregistrărilor din domeniul G46:G59.
- celula H61 va conţine suma tuturor valorilor existente în domeniul H46:H59 cu ajutorul functiei „Count”- prin care se determină numărul de înregistrări din cadrul domeniului H46:H59.
- ataşăm o coloană suplimentară primului tabel, numită „Sex” calculată din coloana „Cod numeric personal” cu formula =LEFT(adresa celulei în care este codul personal al primei înregistrări;1). Această coloană va fi scrisă pe un fond rosu iar titlul acesteia va fi scris cu un font mov.
- la fel se ataşează şi coloana în care se vor introduce codul oraşului cu formula: =MID(adresa codului personal a primei înregistrări; 8; 2). Această coloană va fi scrisă pe un fond albastru iar titlul acesteia va fi scris cu un font mov.
Pentru tektul din domeniul C28-C42- click dreapta – Format cells- Numbers – Category -Text .Pentru tektul din domeniul D28-D42 – click dreapta – Format cells – Numbers – Category – Date. Pentru tektul din domeniul G28-G42 click dreapta – Format cells- Numbers – Category – Special – Type – Phone number.Pentru tektul din domeniul H28-H42 click dreapta – Format cells- Numbers – Category – Special – Type – Zip code.Pentru tektul din domeniul I28-I42 click dreapta – Format cells- Numbers – Category – Special – Type – Special security number.
Tabelul pentru data si timp
19
Mihon Ivona
– pe domeniu D71:E84 se va acţiona comanda „merge and center” iar în interiorul coloanei nou apărute se va introduce textul „Funcţii pentru dată şi timp”, ce arată tipul formulelor ce urmează a fi folosite; celula va fi bordată cu linie groasă, albastră.
Pentru a scrie un cuvant veritical:Format cells-selectez casuta cu “text”scris vertical.-
se va completa tabelul de mai sus, după cum se vede, respectând etapele prezentate pe parcurs.- toate celulele ce conţin formule se vor scrie cu culoare roşie- celulele din coloana „Număr zile trecute” vor fi completate cu ajutorul funcţiei pentru dată „DAYS360”; celulele din coloana „Ziua angajării” vor fi completate cu ajutorul funcţiei „WEEKDAY”; celulele din coloana „Luna angajării” vor fi completate cu ajutorul funcţiei „MONTH”; iar cele din coloana „Anul angajării” vor fi completate cu ajutorul funcţiei „YEAR”.
- selectarea funcţiilor se face astfel:- din meniul Insert se alege submeniul Function, iar aici, din categoriile afişate,
se selectează tipul funcţiei care se doreşte a fi uitlizată.
20
Mihon Ivona
Tabelul - Funcţii informaţionale
- pe domeniu C88:D88 se va acţiona comanda „merge cells” iar în interiorul coloanei nou apărute se va introduce textul „Funcţii informaţionale”, ce arată tipul formulelor ce urmează a fi folosite; celula va fi bordată cu linie groasă, verde si un fond portocaliu.
- se va
completa tabelul de mai sus, după cum se vede, respectând etapele prezentate pe parcurs.- coloana a doua va fi completată cu funcţia înformaţională „ISTEXT”- în ceea ce priveşte ultima coloană: a patra celulă va fi completată cu funcţia „ISERROR”, a cincea celulă cu funcţia „IS NONTEXT”, a noua celulă cu funcţia „ISTEXT”, iar celelalte celule vor fi completate cu funcţia „ISNUMBER”.- ultima celulă din tabel este obţinută cu ajutorul comenzii „merge cells”, iar informaţia este introdusă cu ajutorul funcţiei „COUNTBLANK”.
- se va completa prima coloană, însă, în celula a treia se va inregistra INCORECT funcţia „average” .- ultima coloană se completează cu funcţia „TYPE”.
21
Mihon Ivona
Tabelul - functii text
- se va completa prima coloană, iar cea de-a doua coloană va fi completată cu formulele precizate în prima coloană, respectiv: prima celulă – funcţia „LEN”, a doua coloană – funcţia „TRIM”, iar ultima coloană – funcţia „UPPER”.
Hide- Unhide
Pentru a fi afişate doar coloanele cele mai relevante se pot ascunde celelalte astfel: se selectează coloana dorită – Window – Hide, iar daca vrem sa nu mai fie ascunsa selectam optiunea unhide.
22
Mihon Ivona
In urmatoarea foaie de calcul, pe langa cele doua imagini inserate am realizat un tabel folosindu-ma de formula: =IF(C4>13,"produse scumpe","produse reduse"), unde am C4 reprezinta pretul produsilui.
Cu ajutorul veniturilor si al cheltuielilor am calculat profitul net (I3-J3).Dupa ce am scris numele coloanelor, se colorează fondul cu mov astfel: se selectează celulele de la H2 la K2 - click dreapta - Format cells - Patterns - se selectează culoarea dorită - OK. (pentru a se deosebi de restul tabelului).
23
Mihon Ivona
Freeze Panes- Unfreeze Panes
Din meniul Window putem selecta optiunea Freeze Panes, iar pentru a o dezactiva Unfreeze Panes.(se foloseste pentru inghetarea unor date).
Imaginile au fost inserate in foaia de lucru astfel: Insert-> Picture-> From File
24
Mihon Ivona
Pentru ai da un contur imaginii am dat click dreapta pe imagine – Format Picture- Colors and Lines.
Pentru putea găsi mai usor inregistrările se foloseşte sortarea datelor.- se va face sortarea datelor din tabel în funcţie de coloana „Stoc”. Sortarea se face astfel:
1. se selectează baza (tabelul);2. din meniul Data se optează pentru submeniul Sort;3. în fereastra apasă buonul Options – Orientation – se selectează Sort top to
bottom, după care se acţioneată comada OK ce face revenirea către fereastra Sort;4. se alege Sort by „Stoc” – Ascending;5. înregistrarea comenzii se vace prin apăsarea comenzii OK.
25
Mihon Ivona
Datele din tabel pot fi vizualizate şi interpretate mai clar cu ajutorul reprezentărilor grafice. Construirea graficelor se face folosind Chart Wizard. Se selectează domeniul de celule pe baza căruia se doreşte a fi construit graficul şi din meniul Insert se alege opţiunea Chart. Se vor parcurge 4 paşi: se alege tipul de grafic dorit, seriile de date ale graficului, titlul, denumirea axelor, etc. Ultimul pas presupune stabilirea modului de salvare al graficului, fie pe o foaie separată de tip chart, fie pe foaia curentă de calcul.
Split –Remove Split
Putem imparti paginiile in 4 sau 2 parti identice prin comada”Split”.
26
Mihon Ivona
In
foaia de calcul valoarea produselor am vrut sa aflu stocul cu ajutorul formulei =IF(D15<1400,"stoc insuficient","stoc suficient").
27
Mihon Ivona
- se va proteja pagina - din meniul Tool – Protection – Protect Sheet iar parola va fi
„simona”.
Am calculat si suma unor produse cu ajutorul functiei „SUM”.
28
Mihon Ivona
Am realizat si o factura pentru a evidentia mai bine valoarea produselor:
29
Mihon Ivona
Microsoft Access
- se deschide aplicaţia Microsoft Access- in baza de date access am facut opt tabele in care am introdus date legate de firma SC.TRENDY-BEGS.SRL.
TABELE:
30
Mihon Ivona
- din meniul apărut se selectează „Create table in design view”. Prin aceată comandă se presupune, mai întâi, definirea câmpurilor tabelului respectiv, a tipurilor de câmp şi a proprietăţilor fiecărui câmp în parte. O dată cu acţionarea comenzii se deschide o fereastră pentru proiectarea tabelului, care conţine două panouri: grila de câmpuri şi panoul de proprietăţi ale fiecărui câmp în parte.
- în cadrul grilei de câmpuri, vor fi trecute toate denumirile de câmpuri din cadrul tabelului respectiv, în fiecare celulă a coloanei „Field Name”. Pentru fiecare câmp în parte este obligatorie precizarea tipului câmpului, adică ce fel de date va conţine acesta (de tip text, de tip, număr, de tip dată calendaristică, etc).- pentru tabelul
„Date personale” tipurile de câmpuri vor fi următoarele:
31
Mihon Ivona
- pentru tabelul „salarii” tipurule de campuri vor fi urmatoarele”
- pentru tabelul „angajati” tipurule de campuri vor fi urmatoarele:
32
Mihon Ivona
- pentru tabelul „angajati - Sibiu” tipurule de campuri vor fi urmatoarele:
- pentru tabelul „angajati – alte orase” tipurule de campuri vor fi urmatoarele:
INTEROGĂRI:
- pentru crearea acestora se alege New – Simple Query Wizard – ok. Dupa ce am dat ok, la optiunea Table/Queries alegem tabelul dupa care vrem sa facem, iar la Available Fields selectam ce anume vrem din acel tabel, apoi dam Next si Finish.
33
Mihon Ivona
După selectarea cîmpurilor dorite si terminarea operaţiei prin apăsarea butonului Finish, se deschide interogare în Design view. Aici se vor selecta criterii precum „=...” caută
valori egale cu...; ...; „<>...”afişează toate valorile, toate datele cuprinse în intervalul precizat, „Like „M*”.
- interogarea „qData personale” în Design view va arăta astfel:
- interogarea „qAngajati din alte orase” în Design view va arăta astfel:
34
Mihon Ivona
- interogarea „qAngajati din Sibiu” în Design view va arăta astfel:
- interogarea „qTOP5salarii” în Design view va arăta astfel: Pentru interogarea „Top 5 salarii” se va executa astfel:
- la Tables/Querz se selectează tabelul „Salarii”, din care se vor selecta câmpurile: Nume şi Prenume, vechime ani, Salariu de încadrare, Spor vechime, Salariu brut , Salariu net, Impozit.
- interogarea se va salva cu numele qTop 5 salarii- se va edita interogarea astfel creată în modul Design în felul următor: criteriul
de sortare pentru câmpul Salariul brut va fi Descending şi din meniul View se va selecta SQL VIEW adăugându-se în cererea de interogare TOP 5 între SELECT şi primul câmp.
Relatiile intre tabele
„One to one”- legatura de tip „one to one”(unu la unu) cand unei interogari dintr-o tabela ii corespund o singura inregistrare in celalta tabela.
35
Mihon Ivona
„One to many”- legatura de tip „one to many” (unu la multi” cand unei interogari dintr-o tabela ii corespund mai multe inregistrari in cealalta tabela.„Many to many „- legatura „many to many” (multi la multi) cand mai multor interogari dintr-o tabela ii corespund mai multe inregistrari in cealalta tabela.
„One to one”
„One to many”
36
Mihon Ivona
OBIECTE DE TIP FORMULAR:
- conform tabelelor şi interogărilor se vor creea diferite obiecte de tip formular.
Aceste obiecte se realizează astfel: din meniul Forms se va acşiona dublu click pe acţiunea Create Form by Using Wizard:- în fereasta afişată se va selecta tabela dorită iar apot câmpurile dorite;- trecerea la etapa următoarea se face acţionând comanda Next;
Formular „date personale”
37
Mihon Ivona
Formular „angajati-sibiu”
38
Mihon Ivona
Formular „salarii”
Formular „angajati-alte orase”
39
Mihon Ivona
Formular „angajati”
RAPOARTE:
- după realizarea tuturor interogărilor se va trece la realizarea rapoartelor cu Report Wizard selectându-se fiecare interogare; astfe, unei interogări îi va corespunde un raport.- pentru crearea unui raport se alege Create report by using wizard din caseta New Query. - selectarea comenzii este urmată de apariţia ferestrei de mai jos în care sunt selectate cîmpurile dorite;- realizarea unui raport se face astfel: se alege Create report by using wizardse alege Create report by using wizard
40
Mihon Ivona
- în etapa următoare se va alege o grupare a raportului după un anumit câmp; acest lucru poate fi sau nu poate fi precizat.
- pasul următor constă în sortarea unui anumit câmp în ordine crescătoare sau descrescătoare; ca şi etapa anterioară, acest lucru poate fi selectat sau nu.
- se selectează apoi formatul dorit pentru raport şi tipul paginii „Portrait” sau „Landscape
- următorul pas constă în alegerea designului pentru raport; se finalizează procesul prin acţionarea comenzii Finish.
41
Mihon Ivona
După selectarea cîmpurilor dorite si terminarea operaţiei prin apăsarea butonului Finish, se deschide interogare în Design view.- după realizarea fiecărui raport, acesta se vor deschide în modul Design unde se vor edita .- odată apărut raportul în modul design se poate edita după cum se doreşte.- se vor muta câmpurile şi titlurile lor şi se vor schimba culorile fondului, culorile fontului şi aranjarea în pagină din fiecare structură:
42
Mihon Ivona
Power Point
- se deschide aplicaţia Microsoft Power Point fie prin dublu click pe icoana afişată pe desktop, fie intrare in meniul START - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Power Point.- se salvează documentul din Bara de meniu: File - Save As;
43
Mihon Ivona
- pentru obţinerea a mai multor slide-uri se selectează din Bara de instrumente butonul “New Slide”; prin apasare trebuie obţinute 13 slide-uri;
- din slide design selectam cum vrem sa arate slide-ul, iar din colors shemes culoarea dorita.
44