Auditul Public Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANEAUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

1.1. GESTIUNEA RESURSELOR UMANE – DOMENIU AUDITABILGESTIUNEA RESURSELOR UMANE – DOMENIU AUDITABIL

1.1 DEFINIREA POLITICII DE MANAGEMENT AL RESURSELOR UMANE

Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport

importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în mare

măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile care le

însoţesc.

Gestiunea resurselor umane se defineşte în mod convenţional ca un „ansamblu de

activităţi prin care se asigură procurarea, dezvoltarea şi conservarea resurselor umane de care

are nevoie o organizaţie pentru a-şi atinge obiectivele”.

Mult timp s-a crezut că o creştere a satisfacţiei în muncă trebuie, în mod normal, să se

traducă într-o creştere de productivitate, Totuşi, rezultatele a numeroase lucrări de cercetare nu

confirmă întotdeauna legătura de cauzalitate dintre cele două variabile. Există situaţii în care:

productivitatea unui individ se îmbunătăţeşte în urma unei modificări de tehnologie sau

de proces de producţie fără ca aceasta să conducă, în mod necesar la o creştere a

satisfacţiei în muncă;

satisfacţia creşte ca urmare a modificării condiţiilor fizice de muncă, fără ca în mod

obligatoriu să aibă loc o creştere de productivitate.

Având în vedere aceste aspecte, se considera că PRODUCTIVITATEA şi SATISFACŢIA ÎN

MUNCĂ sunt două finalităţi distincte ale sistemului de management al resurselor

umane.

Pentru a răspunde acestor exigenţe de ordin economic şi uman, managementul

resurselor umane îşi propune să obţină următoarele rezultate:

să pună la dispoziţia organizaţiei efective de personal, corespunzătoare sub raport cantitativ

şi calitativ, în concordanţă cu posturile existente;

să asigure stabilitatea relativă a personalului;

să ofere indivizilor şi grupurilor posibilitatea de a găsi răspuns la aşteptările lor şi la

nevoile lor, sau astfel spus, să creeze şi să menţină un mediu de muncă satisfăcător şi

valorizant.

În organizaţiile unde există sindicat, politicile de personal sunt totdeauna incluse în

diverse clauze ale convenţiei colective de muncă, clauze care acoperă aspectele importante ale

2


managementului resurselor umane: angajarea, formarea, promovarea, tratarea justă şi

echitabilă a forţei de muncă, pornind de la o bază individuală şi colectivă etc.

Prezentarea unor astfel de politici nescrise şi asociate unor reglementări existente, nu

este suficientă pentru a asigura uniformitatea criteriilor care servesc la luarea deciziei în

domeniul utilizării eficiente şi valorizante a resurselor umane. De aceea, fără a aluneca într-o

formalizare excesivă şi fără a încuraja birocraţia, se recomandă formularea în scris şi difuzarea

politicii de managementul resurselor umane.

Politica de management al resurselor umane reflectă intenţiile, aptitudinile şi

obiectivele managementului de vârf în domeniul procurării, conservării şi dezvoltării resurselor

umane. Ea este expresia obiectivelor urmărite şi a mijloacelor folosite şi este, totodată, un ghid

de orientare şi acţiune pentru cei care îşi asumă responsabilităţi manageriale.

Pentru a clarifica noţiunea de politică de management al resurselor umane, pot fi reţinute

următoarele exemple.

a) În domeniul selecţiei personalului: refuzul angajării candidaţilor care au o legătură de

rudenie cu lucrătorii existenţi în organizaţie.

Motivele adoptării unei astfel de politici pot fi următoarele:

grija de a evita influenţa pe care o poate exercita o legătură de rudenie asupra

deciziei de angajare şi promovare;

păstrarea obiectivitătii şi a spiritului de echitate. Selectarea unui candidat pentru

un post trebuie să răspundă, atât cât este posibil, următoarelor criterii: abilitatea

(îndemânare, pricepere); experienţă; pregătire; inteligenţă; caracter; sănătate

fizică etc.

b) În domeniul promovării pot fi adoptate politici în care:

meritul personal constituie criteriul de bază pentru a decide o promovare. În condiţii egale,

preferinţa se poate îndrepta către lucrătorul cu cea mai mare vechime;

se va urmări în primul rând, atât cât este posibil, să se promoveze lucrătorii din interiorul

organizaţiei, înainte de a se recurge la candidaţi din exterior.

În domeniul formării obiectivul principal poate fi acela de a asigura fiecăruia

posibilitatea ca, de 3 – 4 ori în viaţa profesională, să facă un efort de formare orientat în

raport cu obiectivele organizaţiei şi în funcţie de competenţele şi dorinţele individului.

3


1.2 FORMULAREA POLITICILOR

În elaborarea sau reformularea politicilor, iniţiativa revine directorului de resurse

umane, dar aprobarea finală este dată de echipa managerială.

În vederea elaborării politicii de management resurselor umane, directorul de personal, împreună cu

colaboratorii săi, trebuie să culeagă şi să prelucreze următoarele informaţii:

a) natura problemelor cu care se confruntă responsabilii ierarhici în cazul în care ei

decid în domeniul angajării, alocării efectivelor, formării, promovării precum şi a

problemelor care apar în respectarea convenţiei colective şi în aplicarea

reglementărilor interne;

b) natura plângerilor formulate de lucrători şi funcţionari cu privire la tratarea

echitabilă şi justă a indivizilor;

c) rezultatele anchetelor psihosociologice care evidenţiază satisfacţia sau insatisfacţia,

în raport cu ansamblul condiţiilor de muncă care predomină în organizaţie;

d) evantaiul cererilor sau revendicărilor sindicale, delimitând pe cele care pot face

obiectul politicilor de cele care vor fi discutate la masa negocierilor;

e) natura plângerilor (nemulţumirilor) care au parcurs deja diferite etape ale procedurii

de recurs şi fac obiectul unei audieri în faţa unui consiliu de arbitraj sau a unui

arbitru, dacă organizaţia este sindicalizată.

Dispunând de aceste informaţii, directorul de resurse umane poate pregăti o primă redactare a

politicilor, având grijă să precizeze pentru fiecare:

obiectivul vizat;

secvenţa de activităţi ce trebuie efectuate pentru punerea în aplicare a politicii;

procedurile şi reglementările asociate aplicării politicii;

categoria de personal vizată de această politică;

condiţii generale de aplicare (costuri implicate, momentul intrării în vigoare, durata etc.).

Aprobarea politicii de către echipa managerială nu este întâmplătoare. În acest fel,

managementul organizaţiei se angajează şi sprijină politica din domeniul resurselor umane

care, în aceste condiţii, capătă o greutate mai mare.

4


1.3 APLICAREA POLITICILOR

Pentru a fi aplicată, o politică trebuie să fie comunicată, de preferat, în scris. Această

modalitate va permite o mai mare uniformitate în planul interpretării conţinutului şi va oferi

posibilitatea de a se recurge la textul scris atunci când anumite elemente se pierd din memorie.

Pentru organizaţiile de mari dimensiuni, unde există o mai mare mobilitate la nivelul resurselor

manageriale, această precauţie este chiar mai necesară.

De asemenea, politica trebuie să fie difuzată şi explicată tuturor celor implicaţi în

punerea sa în aplicare, fapt ce impune organizarea unor sesiuni de informare. Aplicarea unei

politici implică, în egală măsură, un aspect de „control”, o supraveghere exercitată de directorii de

resurse umane şi de colaboratorii acestora. Aceştia vor verifica realismul şi eficacitatea politicii şi

în acest sens, vor răspunde la următoarele întrebări:

În ce măsură, politica facilitează sau nu, atingerea obiectivului vizat?

Prin aplicarea sa, politica se înscrie în prevederile (dispoziţiile) legislative

privind nediscriminarea , angajarea, formarea, orarul de muncă, igiena şi

securitatea personalului?

În ce măsură politica, atât sub raportul conţinutului său cât şi sub raportul

aplicării sale, este compatibilă cu filosofia de management din organizaţie şi cu

caracteristicile acesteia.

Pentru a înţelege mai bine legăturile care există între etapele procesului

propriu-zis de planificare a efectivelor şi variabilele exogene care influenţează evoluţia cererii

şi a ofertei de muncă, prezentăm în schema următoare, un model de planificare a efectivelor.

Inventarierea

efectivelor

categoriei

Inventarul

posturilor ocupate

în prezent şi

5


calificarea cerută

- +

Piaţa

munciiPlecări anticipate

Numărul de

posturi ce trebuie

create

Expansiune,

diversificare

+ - Productivitate

Politici de

formare şi

de

promovare

Acces prin

promovare internă

şi mutare

Numărul de

posturi ce vor fi

desfiinţate

Tehnologie

Reorganizare

= =

Număr de indivizi

care pot fi

disponibili

Numărul de

posturi

descoperite care

vor fi efectiv

acoperite

Disponibilităţi

financiare

Surplus

Deficit

Acţiuni de

angajare,

reafectare ,

Revizii

periodice,

corecţii

1.41.4 GESTIUNEA PREVIZIONALA A RESURSELOR UMANEGESTIUNEA PREVIZIONALA A RESURSELOR UMANE

6


Gestiunea previzională a resurselor umane constă în conceperea, punerea în aplicare şi

urmărirea politicilor şi planurilor de acţiune care vizează reducerea, în mod anticipat, a

diferenţelor dintre resursele umane ale organizaţiei (sub raportul efectivelor şi al

competenţelor) şi disponibilităţile ei la un moment dat.

- calificărilor evoluează pe termen scurt, în funcţie de proiectele societăţii.

Necesitatea managementului previzional al resurselor umane este extrem de actuală. Analiza

situaţiei existente în numeroase întreprinderi permite formularea următoarelor concluzii:

pe măsură ce constrângerile economice au impus managementul previzional al locurilor

de muncă, întreprinderile au dobândit în general o bună stăpânire a aspectelor

cantitative, cel puţin pe termen scurt. Rareori însă, ele au reuşit să depăşească acest

stadiu şi au manifestat o capacitate redusă de anticipare;

atunci când în managementul resurselor umane intervin restricţii limitative, ele

generează fenomene negative. Astfel, exemplul cel mai semnificativ priveşte

pensionările sistematice la o vârstă mai redusă, fapt ce afectează atât salariaţii cât şi

capitalul de competenţe pe care ei îl reprezintă. De cele mai multe ori, ataşamentul

exclusiv faţă de ideea reducerii efectivelor dăunează unei bune gestiuni a competenţelor

şi a calificărilor. Astfel, asistăm la:

pierderea anumitor deprinderi profesionale speciale sau transmiterea lor insuficientă;

demotivarea segmentelor de vârstă care se apropie de un sfârşit anticipat de carieră;

constituirea unui “nucleu dur” de salariaţi de care depinde efectiv reuşita unor operaţii

cheie.

în societăţi au loc mutaţii rapide care afectează conţinutul muncii şi competenţele cerute

salariaţilor. Aceste mutaţii produc decalaje dificil de recuperat în absenţa unei concepţii

anticipative în gestiunea locului de muncă şi a resurselor umane. Dintre factorii care

determină aceste mutaţii, putem reţine:

factori exteriori societăţii: pieţe puternic concurenţiale, produse sau procedee de

fabricaţie noi, evoluţia mentalităţilor şi a aspiraţiilor salariaţilor;

factori interiori societăţii, legaţi de căutarea unei mai bune competitivităţi, de gestiunea

schimbărilor organizaţionale etc.

- salariaţii existenţi în organizaţie la un moment dat constituie, pe un orizont mediu de

timp, baza efectivelor şi a competenţelor disponibile.

7


Cu excepţia unor cazuri specifice, proiectul sau speranţa unei fluctuaţii maşive care ar

putea permite reînnoirea completă a personalului sunt complet iluzorii şi aceasta, din mai

multe motive, respectiv:

motive legate de însăşi funcţionarea organizaţiei: dificultatea de a face să coexiste lucrătorii

vechi cu cei noi, în general mult mai tineri, a fost deja probată şi are tendinţa să crească,

putând astfel să antreneze pierderi de eficacitate considerabile;

starea pieţei nu permite, în numeroase domenii de activitate, să se găsească, cu uşurinţă, în

exterior, calificările şi specializările profesionale dorite. Cu excepţia unui segment de personal

calificat, a unor specialişti de vârf, organizaţia este „condamnată” să gestioneze adaptarea şi

dezvoltarea propriilor sale resurse umane.

Toate aceste aspecte evidenţiază necesitatea de a anticipa. În caz contrar, menţinerea

situaţiilor anterioare conduce la: apariţia de supraefective de lucrători; lipsa de forţă de muncă

pentru anumite calificări; dezechilibrare în structura pe vârstă a lucrătorilor etc., ceea ce

determină:

creşterea costurilor de producţie din cauza unor cheltuieli nejustificate cu salariile;

imposibilitatea fabricării produselor cerute pe piaţă din cauza lipsei resurselor umane;

lipsa perspectivei profesionale a unor lucrători etc.

1.5 NECESITATEA AUDITĂRII NECESITATEA AUDITĂRII RESURSELOR UMANE

8


În momentele de criză, când productivitatea nu este cea corespunzătoare şi nivelul

motivaţiei este foarte coborât sau când apar situaţii conflictuale, tensionate, organizaţia ajunge

să semene cu un corp bolnav. Pentru a putea stabili tratamentul (planul de acţiune) optim, este

necesara o diagnosticare cât mai exacta a companiei din punct de vedere al resurselor umane.

A te baza doar pe "anticorpii" generaţi de către organizaţie (acţiunea departamentului de

resurse umane sau a managerilor, bazata pe o proprie evaluare a situaţiei de criză) poate

reprezenta un risc prea mare pentru a fi asumat. Este vorba in primul rând de subiectivitatea

cu care este analizata compania. Managerul de resurse umane este parte a acelei organizaţii,

traversează la rândul lui situaţia mai dificilă, este influenţat de ea, relaţiile lui cu ceilalţi

membri ai companiei pot sta sub semnul simpatiei sau antipatiei, incertitudinea generata de

criza îl poate duce la concluzii superficiale sau eronate. O alta situaţie în care auditul de

resurse umane poate fi benefic este situaţia in care un investitor doreşte achiziţionarea unei

alte companii. Rapoartele financiare, contabile, cele privind activele organizaţiei care va fi

preluata nu sunt suficiente pentru a lua o decizie bine argumentata. Uneori, pericolele mari

stau in situaţia dezastruoasă în care se găsesc resursele umane. O auditare atentă şi un raport

în această privinţă pot evita multe probleme ulterioare sau le pot măcar anticipa.

2.2. AUDITUL PAUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA

RESURSELOR UMANE STUDIU DE CAZ S.C. APATERM S.A GALATI

9


2.12.1 ORGANIZAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN LAORGANIZAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN LA

S.C.APATERM SAS.C.APATERM SA

Organizarea activităţii de audit public intern la S.C. APATERM S.A. se realizează în

strânsă concordanţă cu specificul activităţii şi caracteristicile unităţii.

S.C. APATERM S.A. a luat fiinţă ca urmare a transformării Regiei Autonome de

Gospodărire Comunală Galaţi în societate comercială cu capital integral de stat la data de

06.08.1998, având ca unic acţionar Consiliul Local Galaţi, prin preluarea activului şi pasivului

Regiei Autonome de Gospodărire Comunală Galaţi1

Începând cu data de 09.11.2004, structura organizatorica a suportat modificări, ca urmare a divizării

SC APATERM SA, in doua societăţi distincte :

SC APATERM SA ;

SC APA - CANAL SA.

Societatea comercială APATERM S.A. Galaţi este persoană juridică română, având

forma juridică de societate pe acţiuni de interes public local ,al cărei obiect de activitate îl

reprezintă asigurarea şi realizarea serviciilor de producere şi distribuţie a energiei termice şi a

apei calde menajere.

La nivelul SC APATERM SA s-a organizat serviciul de audit public intern conform

HCL 143/ 17.04.2003 ce funcţionează în subordinea directă al conducătorului unităţii.

În cadrul serviciului de audit public intern activează un număr de doi auditori şi un şef

serviciu, cărora le revine să auditeze la data întocmirii prezentelor norme următoarele structuri

la nivelul structurii funcţionale :

16 servicii

2 birou

la nivelul structurii de producţie sunt incluse exploatări, districte, ateliere, formaţii,

servicii şi compartimente clasificate astfel :

Departamentul de Producţie: 6 secţii

5 compartimente

formaţii

La data de 31.12.2007 structura personalului se prezenta conform diagramei:

1 Regulamentul de organizare şi funcţionare al S.C. APATERM S.A. Galaţi, pag.1-2.

10


2.22.2 ATRIBUŢIILE SERVICIULUI DE AUDIT PUBLIC INTERNATRIBUŢIILE SERVICIULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Pentru societatea S.C. Apaterm S.A. aportul serviciului de audit intern este de a

contribui la buna gestiune a fondurilor publice şi în promovarea unei culturi privind realizarea

unui management eficient şi de a evalua eficacitatea şi performanţa structurilor funcţionale în

vederea îmbunătăţirii activităţii.

În desfăşurarea activităţii sale, serviciul de audit intern va avea următoarele atribuţii :

Elaborează norme metodologice specifice SC APATERM SA GALAŢI,

care aprobate de Directorul general al societăţii se transmit spre

avizare organului ierarhic imediat superior, respectiv Serviciului de

audit public intern din cadrul Primăriei municipiului Galaţi, semnat pe

fiecare pagină de auditorul care l-a elaborat;

Elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Informează Serviciul de audit public intern din cadrul Primăriei Galaţi

în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului sinteze ale recomandărilor

neînsuşite de către conducătorul societăţii precum şi despre

consecinţele acestora;

Raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor

rezultate din activităţile sale de audit;

Elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern şi îl

transmite la Serviciul de audit public intern din cadrul Primăriei Galaţi

11


până la 5 ianuarie;

În cazul identificării unor iregularităţi sau prejudicii, raportează

conducătorului societăţii şi structurii de control intern abilitate;

Sprijină conducătorul unităţii în identificarea şi evaluarea riscurilor

semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management,

al riscurilor privind fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi

operaţionale, eficacitatea şi eficienţa operaţiilor, protejarea

patrimoniului, respectarea legilor, reglementărilor şi procedurilor;

Efectuează activitatea de audit public intern asupra tuturor activităţilor

desfăşurate de SC APATERM SA GALAŢI

2.32.3REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PRIVINDREALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PRIVIND

GESTIUNEA RESURSELOR UMANEGESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului

de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a funcţionalităţii

sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ, fiind

structurate pe următoarele domenii auditabile:

1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFEŞIONALE

7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

8. FUNCŢIONALITATEA ŞISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Caracterul misiunii de audit public intern : sondaj, documentar ;

Tipul auditului : audit de regularitate, respectiv examinarea acţiunilor asupra

efectelor financiare sub aspectul respectării normelor procedurale aplicabile.

12


Tehnici de audit public intern utilizate: observarea ; interviul , documentarea.

Instrumente de audit public utilizate : CLC, CLV, FIAP.

Documente /materiale examinate : decizii, organigrama, regulamentul de organizare şi

funcţionare, contract colectiv de munca 2006 şi 2007, state de funcţiuni, interviuri, dosare de

personal, fise de post individuale, BVC/2007 rapoarte economice, rapoarte de producţie şi

situaţii întocmite de serviciile funcţionale.

Baza legala pentru realizarea misiunii : Legea 53/2003 privind Codul Muncii, OUG

79/2001 privind întărirea disciplinei economico-financiare, Ordin 502/2001 privind normele

de aplicare a OUG 79/2001, OMF 616/2000 privind normele metodologice de întocmire a

bugetului de venituri şi cheltuieli de către agenţii economici, OMF 2121/2001 privind modul

de întocmire a BVC la societăţile comerciale la care statul este acţionar majoritar, CCM la

nivel naţional pe anul 2005, Legea 215/2001 privind administraţia publica locala, Legea

76/2002 privind protecţia şomerilor.

ETAPA DE PREGĂTIRE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

In aceasta etapa au fost întocmite documentele standard şi s-au adus clarificări, faţă de

norme, cu privire la modul concret de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea

documentelor, structura acestora şi modul de completare, nivelul de apreciere şi împărţire a

acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării

procedurii Analiza riscurilor .

S-a întocmit NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MIŞIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN conform model B-01 şi s-a transmis cu 15 zile înainte de data declanşării

misiunii.

Şeful misiunii de audit pune la dispoziţia auditorilor DECLARATIA DE

INDEPENDENTA model A-02 , pe care aceştia o completează şi o semnează pe propria

răspundere conform prevederilor Legii nr.672/2002, având obligaţia sa fie sinceri.

Şeful Serviciului audit întocmeşte in 2 exemplare ORDINUL DE SERVICIU model –

01, in care nominalizează tema sau obiectele auditabile, tipul de auditare (de regularitate, de

sistem, de performanta), termenul maximal şi obligatoriu in care auditorii trebuie sa realizeze

misiunea precum şi echipa de auditori.

După trecerea a 4-5 zile de la expedierea notificării auditorii efectuează şedinţa de

deschidere in vederea prezentării auditorilor, a activităţii şi obiectivelor supuse auditării,

asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii, punerea la dispoziţie a

13


documentelor in vederea realizării misiunii, precum şi a termenului de finalizare a acesteia.

Şedinţa de deschidere va fi finalizată prin încheierea MINUTEI DE DESCHIDERE- model

B-02.

În continuare auditorii identifică obiectele şi operaţiile auditabile parcurgând

următoarele etape:

- detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizare

până la înregistrare (Circuitul auditului), parcurgând cu atenţie bibliografia aferentă,

extrăgând succesiv operaţiile, acţiunile şi documentele ce se cer a fi realizate şi întocmite.

(Definirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare operaţie pentru a se elimina

riscurile specifice ).

- întocmirea LISTEI CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR DE AUDITAT.

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor in vederea identificării riscurilor

Din acest moment auditorii continua sa colecteze şi sa prelucreze informaţii şi sa

efectueze

lucrări cu privire la cunoaşterea structurii auditate, a modului sau de organizare, a tehnicilor

de lucru utilizate, a particularităţilor şi a punctelor cheie, a factorilor a fi susceptibili a fi

periculoşi, a competenţei salariaţilor, a implicării managerului precum şi contextul

instituţional şi sociologic de desfăşurare a activităţii structurii auditate in cadrul SC

APATERM.

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA (CLC) şi CHESTIONARUL DE

CONTROL INTERN (CCI) sunt documente care expun în forma scrisă rezultatele prelucrării

informaţiilor colectate. (Se obţine organigrama, statul de funcţii, Regulamentul de Organizare

şi Funcţionare, Fisele de post, procedurile scrise de control, reglementările specifice unităţii

şi structurii auditate, Raportul de audit anterior, se identifica persoanele răspunzătoare, etc.)

Analiza şi evaluarea riscurilor

Pe baza Listei centralizatoare a obiectelor de auditat auditorii:

- stabilesc riscurile;

- calculează pe baza de punctaj nivelul acestora;

- clasează riscurile.

De regula, riscurile se obţin prin adăugarea conjuncţiei “să” nu fi făcut, “să” nu fi

realizat, “să” nu existe, etc. în faţa operaţiilor enumerate în Lista centralizatoare a obiectelor

de auditat.

Nivelul riscurilor se notează astfel:

1 = Mic

14


2 = Mediu

3 = Mare

Riscul = orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra

capacităţii SC APATERM de a realiza obiectivele.

Componentele riscului sunt:

I. Probabilitatea de apariţie- care se determina cu ajutorul criteriilor de analiza şi anume:

a. Aprecierea vulnerabilităţii structurii auditate (apreciere calitativa)

- se examinează factorii de incidenţă asupra vulnerabilităţii entităţii

(resursele umane, complexitatea lucrărilor, etc.)

Vulnerabilitatea poate fi:

Nivel 1 = redusa

Nivel 2 = medie

Nivel 2= mare

b. Aprecierea controlului intern :

- se apreciază capacitatea controlului intern asupra activităţii structurii auditate de a

preveni producerea riscurilor sau de a le minimiza.

Controlul intern se apreciază pe 3 nivele astfel:

Nivel 1 = control intern corespunzător

Nivel 2 = control intern insuficient

Nivel 3 = control intern cu lipsuri grave

Impactul financiar (criteriu cantitativ) care poate fi:

Nivel 3 = Important daca in cadrul structurii auditate exista o atitudine necooperantă

manifestata de conducerea structurii auditate şi /sau salariaţii din cadrul structurii; nu sunt

tehnici de control iar pierderile sunt mari;

Nivel 2 = Mediu daca exista tehnici de control suficiente iar pierderile pot fi

suportate de societate;

Nivel 1 =Scăzut daca exista tehnici de control intern adecvate, pierderile sunt mici ,

conducerea şi salariaţii din cadrul structurii auditate manifesta o atitudine cooperanta.

Pentru stabilirea punctajului total utilizat (T) se atribuie un factor de greutate şi un

nivel de risc fiecărui criteriu; produsul acestor 2 factori da punctajul pentru criteriul respectiv,

iar suma punctajelor pentru o operaţie auditată conduce la determinarea punctajului total al

riscului operaţiei respective.

Punctajul total al riscului se obţine utilizându-se formula:

T = Pi x Ni unde T = punctajul total al criteriului utilizat

15


Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu

Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu

In cursul realizării misiunii de audit, auditorii trebuie sa aibă în vedere următoarele:

în toate cazurile există un risc inerent ca o eroare să apară de la început;

există un risc al neputinţei controlului intern de a preveni sau a depista erori materiale;

există un risc de depistare atunci când procedeul de audit nu poate să identifice riscurile.

Din aceste motive, auditorii trebuie să se asigure că misiunea de audit efectuată

permite obţinerea unei asigurări rezonabile ca :

sistemul de management al riscurilor este eficace;

sistemul de control intern al entităţii publice este eficace şi eficient, putând să prevină sau

să diminueze orice risc;

managementul entităţii publice este corespunzător şi guvernează bine entitatea .

Ponderea factorului control intern poate fi de pana la 60%, a impactului financiar de pana

la 30%, iar a vulnerabilităţii de 10% (nu sunt obligatorii ci apreciative în funcţie de situaţia

concretă).

În aprecierea controlului intern exercitat asupra structurii auditate, chestionarul întocmit în

studiile de caz poate fi de un real folos.

Ierarhizarea activităţilor şi operaţiunilor ce urmează a fi auditate

Această etapă a misiunii de audit se realizează prin întocmirea Tabelului Puncte Tari

– Puncte Slabe care prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi şi permite

stabilirea riscurilor de auditat.

Riscurile clasificate ca fiind mici nu se cuprind în acest tabel.

Un rol important în stabilirea punctelor tari (riscuri) şi a punctelor slabe o are ‘’ gradul

de încredere’’ al auditorilor în calitatea controlului intern al structurii auditate în care

implicarea şi preocuparea managerului în activităţile desfăşurate şi auditate ca şi

competenta salariaţilor au rolul cel mai important.

Ca regulă, urmează să fie auditate doar punctele stabilite de auditori ca fiind slabe, iar

dacă pentru unele puncte tari gradul de încredere al auditorilor este scăzut, atunci şi acestea

pot fi auditate.

ETAPA DE INTERVENŢIE LA FAŢA LOCULUI

În aceasta etapă s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în

etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele

de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de

16


identificare şi analiză a problemelor şi eventual a formularelor de constatare şi raportare a

iregularităţilor.

În urma misiunii de audit public intern cu tema Gestiunea Resurselor Umane au fost

întocmite mai multe fişe de identificare şi analiza a problemelor .

În etapa următoare, de elaborare a Raportului de audit intern se urmăreşte

redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor

auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor,

consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.

Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandărilor consta in :

Elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

Stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

Punerea in practica a recomandărilor

Comunicarea periodica a stadiului progresului acţiunilor;

Evaluarea rezultatelor obţinute.

Responsabilitatea serviciului audit public intern

Serviciul audit public intern din cadrul S.C APATERM S.A GALATI verifica şi

raportează la organul ierarhic imediat superior respectiv Serviciului de audit din cadrul

Primăriei Municipiului Galaţi, asupra progreselor înregistrate în implementarea

recomandărilor.

Implementarea recomandărilor este urmărita prin formularul « fişa de urmărire a

recomandărilor », iar şeful compartimentul de audit public intern va comunica atât

conducătorului unităţii S.C APATERM S.A GALAŢI cât şi Serviciului de audit din cadrul

Primăriei Municipiului Galaţi stadiul implementării acestora.

CONCLUZII ŞI PROPUNERI- DIFICULTĂŢI ÎNTÂMPINATE ÎN DOMENIUL

AUDITULUI INTERN ŞI MĂSURI PROPUSE PENTRU ATENUAREA ACESTORA

Din practică s-a constatat că managerii nu acordă suficientă apreciere evaluării

17


propriilor riscuri şi nu au preocupări de a orienta specialiştii în această direcţie. Activitatea de

conducere, managementul, se desfăşoară încă empiric, fără a ţine cont de recomandările

auditorilor şi ale bunei practici in domeniu. Auditorii interni simt o modificare în cultura

organizaţională privitor la evaluarea riscurilor, dar nu sunt optimişti cu privire la

îmbunătăţirea atitudinii managerilor în timp real.

Se impune susţinerea de către manageri a efortului auditorilor interni , prin perceperea

corectă a activităţii de audit intern şi a auditorilor, ca fiind de aceeaşi parte a « baricadei » şi

nu ca pe un « nou control » (aşa cum este perceput în prezent de majoritatea managerilor) ,

respectiv ca pe un ajutor, un sprijin competent şi independent pentru atingerea ţintelor

organizaţiei. Auditorii interni trebuiesc priviţi de către manageri ca parteneri şi nu ca

adversari, având aceleaşi obiective, printre care eficacitatea actului managerial şi realizarea

obiectivelor propuse. 2

Managerul trebuie să înţeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care îl

primesc pentru stăpânirea riscurilor are apar şi evoluează continuu.

Cultura de conştientizare asupra riscurilor, unde fiecare, în cadrul organizaţiei joacă un

anumit rol în managementul riscului, are o percepţie redusă, ca dovadă că majoritatea

entităţilor publice au acordat prea puţină atenţie creării unor sisteme pentru identificarea

riscurilor potenţiale într-un stadiu incipient prin constituirea unui sistem de avertizare

timpurie asupra tendinţelor riscurilor.

Din practică, a rezultat în mod clar că nici un proces de gestionare a riscurilor nu este

perfect pentru identificarea eşecurilor, pentru evitarea surprizelor.

În general, la analiza eşecurilor financiare semnificative, majoritatea managerilor au

evidenţiat drept cauze următoarele:

- lipsa de conformitate cu politicile şi procedurile interne;

- riscurile neidentificate la timp ;

- riscuri identificate dar care au fost apreciate ca fiind improbabil sa se producă

şi care au avut influente majore in perioada imediat următoare ;

- slăbiciuni ale sistemului de control intern, s.a..

Constatările prezentate ne conduc la o serie de aprecieri ; astfel, dacă nu s-au

respectat politicile şi procedurile interne, acestea ne sugerează ca managementul a eşuat

în a-şi îndeplini

eficace unul dintre rolurile sale fundamentale, iar dacă directorii nu sunt de acord cu aceasta

2 Marcel Ghita şi Mihai Spranceana “ Auditul intern al institutiilor publice”

18


constatare se impune ca auditorii interni să intervină mai mult pentru a-i responsabiliza pe

aceştia.

Din acest punct de vedere este nevoie ca directorii să înţeleagă că recomandările

auditului trebuie transpuse în practica pentru evitarea într-o măsura mai mare a eventualelor

riscuri.

De asemenea neidentificarea riscurilor sau aprecierea greşita ca riscurile identificate

sunt improbabil să se producă, demonstrează neacordarea atenţiei cuvenite acestei activităţi,

neactualizarea sistematică a analizei riscurilor şi lipsa de preocupare pentru a-i determina pe

manageri şi pe ceilalţi salariaţi să gândească pe baza evaluării riscurilor, propriile atribuţii pe

care le desfăşoară. Toate acestea cestea au contribuit la apariţia unor slăbiciuni ale sistemului

de control intern.

Asigurarea credibilităţii unui cadru de gestiune al managementului riscului şi de

control al organizaţiei este în prezent provocarea cea mai importantă pentru manageri, pe

lângă care şi auditorii interni au un rol important de jucat.

Buna practică internaţionala în domeniu consideră că directorii şi auditorii interni care

lucrează împreuna în problema evaluării riscurilor specifice entităţii, vor fi în stare să obţină o

valoare adăugata mult mai mare din partea misiunilor de audit intern.

Se impune o mai mare autonomie a auditorilor interni deoarece in practica se constata

afectarea independentei acestora , fiind supuşi ingerinţelor de ordin intern, respectiv sub

autoritatea deplina a conducătorului entităţii publice care stabileşte misiunile de audit public

intern, şi poate dispune in orice moment sistarea acestora la prezentarea Fisei de Constatare

şi Raportare a Iregularităţilor. Mai exact, in conformitate cu prevederile legale in vigoare

auditorul, pe parcursul misiunilor de audit, este obligat, ca in 3 zile de la constatarea unor

iregularităţi majore (încălcarea legislaţiei in vigoare, posibile prejudicii, etc.) sa întocmească

şi sa prezinte conducătorului unităţii Fişa de Constatare şi Raportare a Iregularităţilor (FCRI).

Conform legii, după analizarea FCRI, conducătorul unităţii poate sa suspende misiunea de

audit invocând : informaţiile insuficiente, accesul limitat la informaţie, etc.)

În aceasta situaţie, independenta de decizie in continuarea misiunii, valorificarea

rezultatelor şi eliminarea riscurilor existente şi a impactului produs de iregularităţile

constatate de auditor sunt în mod evident şi real afectate.

In amplul proces de reorganizare administrativa prin crearea structurilor de audit intern au

apărut o serie de probleme în cazul entităţilor publice centrale şi locale. Conducerile acestor

entităţi publice se confruntă cu o serie de probleme şi întâmpină unele restricţii de natură

conjuncturală în organizarea şi funcţionarea compartimentelor de audit intern:

19


- volumul mic al fondurilor bugetare alocate;

- lipsa personalului calificat şi care sa aibă pregătirea profesionala necesară exercitării

activităţii de audit intern, mai ales în primăriile din comune şi oraşele mici;

- lipsa de înţelegere a rolului auditului intern din partea unor conducători ai acestor entitati,

care este privit in continuare ca un nivel suplimentar de control intern şi ca atare inutil.

O problemă dificilă pentru entităţile publice rămâne aceea a identificării şi recrutării

personalului adecvat şi al menţinerii celor formaţi prin cursurile de pregătire profesională în

sistemul public. Această situaţie se va ameliora pe măsura progreselor înregistrate în reforma

administraţiei din sectorul public, având în vedere că majoritatea auditorilor interni sunt şi

funcţionari publici.

De asemenea, lipsa funcţiei de conducere la un număr însemnat al structurilor de audit

constituite la nivelul administraţiei publice centrale, diminuează considerabil posibilităţile

auditorilor de a-şi manifesta contribuţia la îmbunătăţirea activităţii instituţiei din care face

parte.

Dezvoltarea procedurilor de control intern ca parte componenta a sistemului de

management şi dezvoltarea unui sistem de audit public intern eficace nu este problema unei

singure instituţii, aceasta trebuie să fie preocuparea comună a tuturor instituţiilor din

administraţia publică.

Procedurile detaliate pentru toate activitatile sunt esentiale pentru ca ele furnizează

tuturor factorilor implicaţi in procesul de management informaţii concrete referitoare la

funcţionarea optima a activitatilor. Elaborarea şi implementarea corespunzătoare a acestor

proceduri vor avea un impact pozitiv asupra atingerii obiectivelor entitatii publice.

Ministerul Finanţelor Publice, în calitatea sa de integrator trebuie să trateze, în viitorul

apropiat, problemele cheie ridicate , astfel încât sistemul de control şi audit intern să

contribuie într-o mai mare măsură la buna gestiune a banului public în România.

Direcţiile de perfecţionare a activitatii de audit public intern, vor viza în primul rând

conţinutul cadrului procedural, orientarea acestei activităţi către domeniile cu risc major,

creşterea calităţii rapoartelor de audit intern, cât şi dezvoltarea unor legături mai bune şi a

schimburilor profesionale între auditorii interni, auditori externi, controlori, directori

financiari şi contabili.

Se impune deasemeni :

a) Perfecţionarea cadrului normativ

b) Reducerea gradului de formalizare şi rigiditate a procedurilor de audit intern, care să ofere

flexibilitatea necesară exercitării judecăţii profesionale a auditorilor interni în funcţie de

20


circumstanţe şi contextul derulării misiunilor;

c) Asigurarea independenţei reale a auditorilor interni, care sa permită desfăşurarea misiunilor

de audit în condiţii de maximă obiectivitate şi fără ingerinţe manageriale;

d) Continuarea procesului de evaluare a activităţii desfăşurate de auditorii interni;

e) Organizarea unor examinări dintr-o perspectivă adaptata contextual, prin utilizarea de

personal experimentat în auditul intern ;

f) Conştientizarea permanentă a managerilor pentru înţelegerea corectă a activitatii de audit

intern, atât în ceea ce priveşte regulile după care aceasta se desfăşoară, dar şi modul în care se

fructifică cel mai bine această nouă funcţie.

g) Dezvoltarea coordonării şi cooperării în domeniul auditului public intern prin:

-dezvoltarea unei funcţii în cadrul UCAAPI care să faciliteze informarea, dialogul şi

acordarea de asistenţă a auditorilor publici interni pe linia utilizării instrumentelor şi

practicilor de audit;

-crearea unui site cu facilităţi pentru întrebări şi răspunsuri în vederea generalizării experienţei

şi bunei practici în domeniul auditului intern, inclusiv sistem de raportare a activitatii de audit

intern in sistem informatizat;

-dezvoltarea instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiză

a riscului) în derularea misiunilor de audit;

- organizarea de conferinţe anuale privind auditul public intern;

- întărirea rolului structurilor teritoriale UCAAPI în coordonarea, îndrumarea şi schimbul de

informaţii la nivelul judeţului.

h) Extinderea cooperării între auditul intern şi auditul extern (Curtea de Conturi, Camera

Auditorilor Financiari) prin încheierea de protocoale care sa prevadă:

- formarea comună a auditorilor interni şi celor externi;

- metodologii compatibile;

- armonizarea planurilor şi programelor de audit in vederea realizării complementaritatii intre

activităţile de audit intern şi audit extern;

21


ANEXE

ORDIN DE SERVICIU

22


În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a

O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea

activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au

aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului

de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor

Umane în perioada 01.02.2008 – 15.05.2008.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a

activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu

cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare

a funcţiilor publice;

organizarea concursurilor;

susţinerea concursurilor;

emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

- stabilirea elementelor de natură salarială;

- modificarea drepturilor salariale;

- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;

Evoluţia carierei personalului;

Pregătirea profesională continuă a personalului

Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de muncă;

Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane

cuprinzând:

- evaluarea sistemului informatic;

- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;

- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a

activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Echipa de auditori interni este formată din următorii:

1. Ionescu Mihai Şef Serviciu Audit Public Intern,

23


Constantiniu Iulian

2. Morar Angela

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Ionescu MihaiIonescu MihaiMisiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.01.2008

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditatăDa Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

- X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

X -

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

- X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

- X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

- X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - XAveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea /structura ce va fi auditată?

- X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

X -

Auditor, Şef serviciu,Ionescu Mihai Constantiniu Iulian

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

24


Către: Direcţia Resurse Umane

De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a

resurselor umane din entitatea publică”

Stimate domnule Răileanu Viorel

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmează ca în perioada

01.02.2008-15.05.2008 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor

umane.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în

vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;

- scopul misiunii de audit intern;

- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

- programul intervenţiei la faţa locului;

- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la

dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor

umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei

dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile

scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al

rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe

domnul Georgescu Ion - auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern.

Cu stimă,

Data: 15.01.2008

Şef Serviciu Audit Public Intern

Constantiniu Iulian

25


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2007- 31.12.2007Întocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Data: 15.02.2008Avizat: Constantiniu Iulian Data: 15.02.2008

Nr.

crt.DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor

Organizarea concursurilor Statul de funcţii

Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Constituirea comisiilor de concurs

Anunţul de concurs

Publicarea anunţului de concurs

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Procesul verbal privind analiza dosarelor

Contestaţii privind respingerea dosarelor

Susţinerea concursurilor Stabilirea subiectelor

Susţinerea probei scrise

Susţinerea probei interviu

Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

26


Nr.


Comunicarea rezultatelor

Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire Emiterea deciziei de numire

Comunicarea deciziei de numire

II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Salariul de bază

Indemnizaţii de conducere

Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

Sporul pentru complexitatea în muncă

Sporul de vechime în muncă

Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Salariul de merit

Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale

Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salarialeSalarizarea muncii peste

programul normal de lucru Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal

de lucru Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Utilizarea foilor colective de prezenţă

27


Nr.


Evidenţa concediilor de odihnă

Evidenţa concediilor de medicale

Evidenţa concediilor de studii

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

V. PREGĂTIREA PROFEŞIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Planurile individuale de pregătire profesională

Realizarea programelor de pregătire profesională

Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFEŞIONALE Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Constituirea dosarelor profesionale

Accesarea dosarelor profesionale

Actualizarea dosarelor profesionale

VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

Constituirea carnetelor de muncă

Accesarea carnetelor de muncă

Actualizarea carnetelor de muncă

28


Nr.


VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Securitatea bazelor de date Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

29


Nr.


Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTA:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.

30


SC APATERM SA

SERV.AUDIT PUBLIC INTERN

CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI

RISCURILOR

MIŞIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE PERIOADA AUDITATA: 01.01.2007- 31.12.2007

RISCURI

FACTORIMICI MEDII MARI PONDERE

Aprecierea controluluiintern

≤ 1,50 1,5 ≥ 2,50 > 2,50 60%

Aprecierea cantitativaImpact financiar

≤ 1,50 1,50 ≥ 2 > 2 30%

Aprecierea calitativaVulnerabilitate

≤ 1 1,50 ≥ 2 > 2 10%

Evaluarea importantei fiecărui criteriu de analiza a riscului pentru activitatea auditată, precum şi in funcţie de nivelurile stabilite

Aprecierea controlului intern - pana la 1,50 inclusiv, risc mic- peste 1,50 şi pana la 2,50,incluşiv, risc mediu- peste 2,50, risc mare

Impact financiar - pana la 1,50 inclusiv, risc mic- intre 1,50 şi 2, inclusiv, risc mediu- peste 2, risc mare

Vulnerabilitate - pana la 1 inclusiv, risc mic- peste 1,50 şi pana la 2, inclusiv, risc mediu- peste 2, risc mare

31


Delimitarea clasării riscurilor mari

Aprecierea controlului intern 2,50 x 60% = 1,50Impact financiar 2 x 30% = 0,60Vulnerabilitate 2 x 10% = 0,20

TOTAL = 2,30

Delimitarea clasării riscurilor mici

Aprecierea controlului intern 1,50 x 60% = 0,90Impact financiar 1,50 x 30% = 0,45Vulnerabilitate 1 x 10% = 0,10

TOTAL = 1,45

Riscurile care au un punctaj mai mic de 1,45 vor fi clasate ca riscuri miciRiscurile care au un punctaj cuprins intre 1,45 şi 2,30 vor fi clasate ca riscuri mediiRiscurile care au un punctaj mai mare de 2,30 vor fi clasate ca riscuri mari

32


SC APATERM SA

SERV.AUDIT PUBLIC INTERN

STABILIREA CRITERIILOR DE ANALIZA

A RISCURILOR

MIŞIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE PERIOADA AUDITATA: 01.01.2007- 31.12.2007

NIVELUL

FACTORINIVELUL 3 NIVELUL 2 NIVELUL 1

Aprecierea controluluiintern

Nu exista proceduri Exista proceduri, dar nu se aplica

Exista proceduri şi se aplica

Aprecierea cantitativaImpact financiar

Impact financiar ridicat > 100 mil.lei

Impact financiar mediu < 100 mil.lei

Impact financiar scăzut < 50 mil.lei

Aprecierea calitativaVulnerabilitate

Vulnerabilitate ridicată Vulnerabilitate medie Vulnerabilitate scăzuta

Pentru factorii de risc s-au stabilit următoarele ponderi :

Aprecierea controlului intern = 60%

Impact financiar = 30%

Vulnerabilitate = 10%

TOTAL = 100%

33


CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2007- 31.12.2007Întocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Data: 15.03.2008Avizat: Constantiniu Iulian Data: 15.03.2008

Nr.crt.

DOMENIULOBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVECriterii de analiza a riscurilor

Punctaj total

P1

Ni

P2

Ni

P3

Ni60% 30% 10%

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI


1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6 Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Utilizarea unor proceduri neadecvate 0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,1

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare 0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

Bibliografia incompletă neactualizată 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

4. Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

34


Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

5. Anunţul de concurs

Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 0,6 1 0,3 2 0,1 1 1,3 Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile

de participare la concurs 0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,46. Publicarea anunţului de concurs

Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Neconcordanţa între conţinutul anunţului de

concurs stabilit de comisie şi cel publicat

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,77. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate 0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6 Acceptarea unor dosare incomplete

0,6 3 0,3 2 0,1 1 2,5 Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,78. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,6 1 0,3 1 0,1 2 1,1

35


9. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6 Respingerea nejustificată a contestaţiilor

0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,4 Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

0,6 1 0,3 2 0,1 1 1,3Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

0,6 3 0,3 3 0,1 2 2,9 Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6

11. Susţinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,6 3 0,3 2 0,1 3 2,712. Susţinerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6 Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile

lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

0,6 2 0,3 2 0,1 2 213. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de

membri comisiei

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

36


Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,714. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,415. Comunicarea rezultatelor

Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

0,6 1 0,3 1 0,1 2 1,116. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen

despre rezultatul contestaţiei 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6Deciziile de numire 17. Emiterea

deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului

admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,1 Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7

18. Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9II. STABILIREA

DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE


19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6

37


PERSONALULUI

20. Salariul de bază

Stabilirea eronată a salariului de bază

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,621. Indemnizaţii de conducere

Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite 0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6

22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,923. Sporul pentru complexitatea în muncă

Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,924. Sporul de vechime în muncă

Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,925. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,926. Salariul de merit

Acordarea de salarii de merit necuvenite0,6 2 0,3 1 0,1 3 1,8

27. Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6 Modificarea neargumentată a drepturilor salariale 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6

38


Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,6 2 0,3 2 0,1 2 231. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 32. Evidenţa

timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,633. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI,

ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi

0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,135. Utilizarea foilor colective de prezenţă

Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6

39


36. Evidenţa concediilor de odihnă

Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

0,6 2 0,3 2 0,1 2 237. Evidenţa concediilor de medicale

Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,938. Evidenţa concediilor de studii

Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9IV. EVOLUŢIA CARIEREI

PERSONALULUI39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

0,6 3 0,3 2 0,1 3 2,7 Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7

40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectată0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,6

Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6 Calificativele anuale acordate nu au fost respectate 0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,4

V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9 Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,4

40


42. Planurile individuale de pregătire profesională

Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,743. Realizarea programelor de pregătire profesională

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,744. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională 0,6 2 0,3 1 0,1 1 1,6 Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9 Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,746. Constituirea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,447. Accesarea dosarelor profesionale

Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,748. Actualizarea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale nu au fost actualizate

0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,1

41


VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9 Responsabilii pentru actualizarea normelor

şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,750. Constituirea carnetelor de munca

Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,451. Accesarea carnetelor de munca

Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca

0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,152. Actualizarea carnetelor de munca

Carnetele de munca nu au fost actualizate0,6 2 0,3 3 0,1 2 2,3

VIII FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,954. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

0,6 2 0,3 3 0,1 2 2,355. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2

42


56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,757. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Informarea personalului implicat în

operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficientă

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,959. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune ş.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2

43


61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2Securitatea bazelor de date

62. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

0,6 3 0,3 2 0,1 2 2,663. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2 Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat 0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9

64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

Actualizarea programelor antivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează zilnic

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,965. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

0,6 2 0,3 2 0,1 2 2IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9 Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este

inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7

44


Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor 0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,4

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

0,6 2 0,3 3 0,1 2 2,368. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Existenţa unei umidităţi ridicate 0,6 2 0,3 1 0,1 2 1,7 Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2

69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale 0,6 2 0,3 2 0,1 1 1,9 Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,1

NOTA :Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.

45


TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2007- 31.12.2007Întocmit: Ionescu Mihai

Morar Angela Data: 15.03.2008Avizat: Constantiniu Iulian Data: 15.03.2008

46


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecinţele funcţionării / nefuncţionării

controlului intern

Grad de încredere al auditorului în controlul intern

Obs.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSO-NALULUI


1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

S Scăzut

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate S Scăzut

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

S Mediu

47


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Bibliografia incompletă / neactualizată

S Mediu

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

- Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

S Scăzut

Acceptarea unor dosare incomplete

S Scăzut

Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

TExistă sistem de control eficient

Ridicat

NU Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori


Ridicat

11. Susţinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S Scăzut

12. Susţinerea probei interviu

- Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut

48


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

S Scăzut

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

S Scăzut

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut

18. Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

S Scăzut

II. STABILI-REA DREPTURILOR SALARIA-LE CUVENITE PERSONA-


19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

S Scăzut

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază

S Scăzut

21. Indemnizaţii de conducere

Acordarea unor indemnizaţii de conducere

S Mediu

49


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

LULUI 22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor


Ridicat NU

23. Sporul pentru complexitatea în muncă

Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă

S Mediu

24. Sporul de vechime în muncă

Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

S Mediu

25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

S Mediu

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite

S Scăzut

27. Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

S Scăzut

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

a) Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

S Scăzut

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

S Scăzut

50


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor

S Scăzut

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

S Scăzut

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S Scăzut

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei,

S Scăzut

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi

S Mediu

51


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

35. Utilizarea foilor colective de prezenţă

Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

36. Evidenţa concediilor de odihnă

Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

37. Evidenţa concediilor medicale

Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

38. Evidenţa concediilor de studii

Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

S Scăzut

40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectată


Ridicat NU

V. PREGĂTIREA PROFEŞIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

41. Planurile strategice şi anuale de pregătire

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi

S Scăzut

52


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

profesională perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFEŞIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

S Scăzut

48. Actualizarea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale nu au fost actualizate S Scăzut

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă

S Scăzut

51. Accesarea carnetelor de muncă

Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă


Ridicat NU

52. Actualizarea carnetelor de muncă

Carnetele de muncă nu au fost actualizate S Scăzut

VIII

FUNCŢIONALITATEA ŞISTEMULUI

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare şi utilizare a

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

S Scăzut

53


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

sistemului informatic Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

S Scăzut

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale S Scăzut

- Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni /proiectanţii

S Scăzut

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

S Scăzut

57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă

S Scăzut

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat

Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

S Scăzut

54


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

în operarea în sistemul informatic

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta


Ridicat

59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

S Scăzut

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune s.a.) nu se utilizează

S Scăzut

61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

1. Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

S Scăzut

Securitatea 62. Existenţa unui Insuficienta sistemului de S Scăzut

55


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

bazelor de date

sistem de prevenire /detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.)

prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.)

63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

Calendarul privind modificarea periodică a parolelor de acces nu se respectă

S Scăzut

Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

S Scăzut

64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic

S Scăzut

65. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Rapoartele /listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

S Scăzut

56


Nr.

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



controlului intern


Obs.

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

S Scăzut

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

S Scăzut

68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură T

Există sistem de control eficient

Ridicat NU

69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

1) Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

S Scăzut

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut

NOTA

57


Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.

Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.

Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor / obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate .

58

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2007- 31.12.2007Întocmit: Ionescu Mihai


A. Lista participanţilor

Numele FuncţiaDirecţia /Serviciul

Nr. telefon

E-mail Semnătura

Constantiniu Iulian Auditor Şef SAPIIonescu Mihai Auditor SAPIMorar Angela Auditor SAPI

Popescu Teodor DirectorDirecţia Resurse

Umane

Mândra Vasile InspectorDirecţia Resurse

Umane

Alexandru Ion InspectorDirecţia Resurse

Umane

Marinescu Emlia InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţei

În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;

Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în

special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;

Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se

intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii

structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;

Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat;

Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;

Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de

teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar

59


pentru realizarea acestor proceduri;

condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de

audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul

misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;

modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).

Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi

discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a

calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea

recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,

60


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN



ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1-17

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1 obiectivele nou preluate au influenţat

fundamentarea planului?X

- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?

X

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

există o fundamentare detaliată a planului? X dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.

XFundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X

vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

XAtribuţiile

postului; ROF

planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?

X

există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X

Nu există lista activităţilor

realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri:

-

operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-

-

61



list), care nu respectă în totalitate prevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?

XNu se elaborează

check-list-uri- examinarea procedurilor:

există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?

-

există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

există proceduri de lucru X dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.

XNu există proceduri

Organizarea concursurilor 2-9- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X

aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea concursurilor?

XExistă, dar nu

sunt formalizate dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X atribuirea responsabilităţilor, delegarea

competenţelor, separarea sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului

procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului

procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor ,delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele

X

62



postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;

există proceduri?/ (nu există proceduri?) dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind

experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară?

X

statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele procesului de recrutare?

X

dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după ultimul concurs

X Statul de funcţii


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor 10-15

există un sistem privind susţinerea concursurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17

aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X există stabilită persoană responsabilă? X respectaţi principiul dublei semnături? X există lista activităţilor pentru realizarea

obiectivului/ subobiectivului?X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

18-32

Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26 există un sistem de proceduri pentru stabilirea

elementelor de natură salarială?X

Există dar nu sunt formalizate

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi

actualizarea procedurilor?X


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

63



vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale 27-28

există un sistem procedural de organizare al activităţii privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?

XExistă, dar nu este

formalizat există stabilită persoana responsabilă? X vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor?

X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului există lista activităţilor pentru realizarea


dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32

exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru?

XExistă dar nu este

formalizat se ţine un registru special? X aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea

fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?

X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării

muncii peste programul normal de lucru?X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR

33-37

există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor?

XExistă, dar nu este

formalizat

dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea

acestui sistem?X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului există personal responsabil pentru completarea foilor

colective de prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale şi a concediilor de studii?

X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor respective.

X


X

64




Obiectivul IV.EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

38-39

există o procedură scrisă şi formalizată? X Există, dar nu este formalizată

dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X este asigurată concordanţa între obiectivele

entităţii şi capacitatea profesională a personalului?

X

există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia?

X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X

există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei?

X

dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune există lista activităţilor pentru realizarea


dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul V.

PREGĂTIREA PROFEŞIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

40-43

există proceduri scrise şi formalizate?X


dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat

fundamentarea planurilor de pregătire profesională?

X

- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire profesională ale fiecărui salariat?

X

- există o fundamentare detaliată a planurilor? X aveţi persoane responsabile cu elaborarea

planurilor strategice şi anuale de pregătire profesională?

X

există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?

X

aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X

vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii.

X Fişa postului

există un sistem de indicatori de performanţă privind pregătirea profesională?

X

dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori.

X

există persoana responsabila cu urmărirea realizării indicatorilor de performanţă?

X

dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X

65




X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţiObiectivul VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFEŞIONALE44-47

- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale?

X

- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor profesionale?

X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.

XLista persoanelor

care au acces


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu

sunt formalizate dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul VII.GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

48-51

- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă?

X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare.

X

- aveţi personal responsabil? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele

persoanelor şi fişa postului.X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de muncă?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au acces.

X Listă persoane


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul VIII.FUNCŢIONALITATEA ŞISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

52-64

Evaluarea sistemului informatic 52-58 subsistemul informatic al gestiunii resurselor

umane este integrat în sistemul informatic X

66



general? vă rugăm să ne prezentaţi cerinţele utilizatorilor? X- asigură prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi

corecte?X

- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le deţină personalul de specialitate.

X

personalul responsabil are experienţa necesară? X există pregătire profesională continuă pentru

personalul de specialitate?X

dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.

XPrograme pregătire


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X aveţi proceduri scrise şi formalizate pentru

utilizarea subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?

XExistă, dar nu

sunt formalizate

dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSiguranţa in exploatare a sistemului informatic 59-60

sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric?

X

există personal responsabil pentru această activitate?

X

dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor.

X Listă persoane

vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le deţină personalul de specialitate.

X

personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?

X


XPrograme pregătire


X

dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XManual de instrucţiuni neactualizat

dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSecuritatea bazelor de date 61-64

există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate în sistem?

X

aveţi personal responsabil de specialitate? X dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele

persoanei şi fişa postului.X Fişa postului

personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?

X

67




X

utilizaţi programe antivirus, antispyware şi firewall?

X

aceste programe sunt actualizate sistematic? X completaţi lista activităţilor pentru realizarea


dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul IX.ARHIVAREA DOCUMENTELOR

65-68

aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor?

X

există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?

X

dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X Fişa postului

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară?

X

- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X- spaţiul destinat arhivării documentelor

corespunde cerinţelor?X

completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X aveţi proceduri scrise şi formalizate privind

arhivarea documentelor?X



FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01 – 31.12.2007

PROBLEMAExistenţa copiilor legalizate sau certificate de către membrii comisiei în dosarele candidaţilor la

ocuparea posturilor vacante.

68


CONSTATARIDosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care

nu sunt certificate pentru conformitate de către comisia de angajare şi promovare.

CAUZE Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a posturilor

vacante;

Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;

Neinstruirea membrilor comisiei de concurs în vederea organizării concursurilor.

CONSECINŢE Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc atât cerinţele posturilor

vacante cat şi condiţiile prevăzute de lege;

Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din

dosarul de concurs şi documentele originale;

Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică alocări suplimentare de

resurse pentru organizarea unui nou concurs.

RECOMANDĂRI Instruirea membrilor comisiei de angajare şi promovare privind procedura de recrutare, şi

promovare care va include etapele şi metodele preliminare de organizare a concursurilor şi

de întocmire /verificare a dosarelor candidaţilor iar rezultatele verificării vor fi consemnate

într-un proces verbal care se va ataşa fiecărui dosar personal al candidatului.

Deasemeni vor fi instruiţi în acest scop şi salariaţii din cadrul Serviciului Resurse Umane

care au atribuţii specifice în acest sens ,precum şi a persoanelor care asigură munca de

secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii;

Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor

de ocupare a posturilor vacante, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile

personale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR.2



PROBLEMA: Comunicarea posturilor vacante şi stabilirea condiţiilor de ocupare a posturilor

CONSTATARI:

69


1. Posturile vacante nu au fost comunicate in termenele stabilite, astfel încât să permită participarea la

concursul pentru ocuparea acestora atât a potenţialilor candidaţi din cadrul societăţii cât şi a

potenţialilor candidaţi din afara societăţii.

2. Nu au fost stabilite condiţiile de ocupare a posturilor şi tematica de concurs în concordantă cu

cerinţele postului vacant (studii, competenţe profesionale şi personale, experienţa în domeniu,

aptitudini).

CAUZA :

Lipsa metodologiei cadru cu privire la activitatea de gestiune a resurselor umane a determinat o

abordare incorecta cu privire la angajarea personalului

CONSECINTE :

- Aceasta abordare a determinat participarea unui singur candidat pentru ocuparea

postului, conform procesului verbal de examinare întocmit de comisia de angajare şi

promovare , existând riscul ca persoana angajată sa nu aibă competentele profesionale şi

personale corespunzătoare cerinţelor postului /funcţiei ocupate.

- Societatea nu a beneficiat de diminuarea cheltuielilor cu personalul prin angajarea de

absolvenţi, ca urmare a facilităţilor acordate conform Legii 76/2002 .

- Imposibilitatea participării la concursul pentru ocuparea funcţiilor şi a salariaţilor din

cadrul societăţii care îndeplineau condiţiile aferente postului vacant, ce ar fi condus la

costuri de recrutare a personalului mult mai mici.

RECOMANDARI:

Serviciul Resurse Umane va înştiinţa AJOFM in termen de 5 zile de la vacantarea postului

Serviciul Resurse Umane va lua măsuri pentru promovarea în mod transparent a unor

politici de recrutare care sa asigure participarea unui număr cât mai mare de candidaţi

potenţiali pentru realizarea unei selecţii pe baze obiective, ce va conduce la stabilirea unor

structuri ocupaţionale raţionale. Politicile de recrutare se vor adresa atât salariaţilor din

cadrul societăţii, cât şi altor candidaţi din afara acestora, utilizând, diferite metode de

mediatizare a postului vacant.

Se vor respecta prevederile CCM/2006 şi CCM/2007, art.28 al 1, prin care posturile

disponibile, condiţiile de ocupare a acestora şi tematica de concurs vor fi aduse la

cunoştinţa sindicatelor şi a salariaţilor prin afişare la sediul societăţii cu 15 zile înainte de

data susţinerii concursului.

Se vor lua toate măsurile pentru angajarea cu prioritate a categoriilor de personal

prevăzute de CCM / 2007, art.46 şi 47.

70



FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

PROBLEMĂ

Nestabilirea în contractul individual de munca a perioadei de probă .

CONSTATĂRI:

Nu s-a stabilit prin contractul individual de munca perioada de proba pentru salariaţii nou

angajaţi pe funcţii de execuţie şi funcţii de conducere, aşa cum este evidenţiat în CCM/2007:

71


5 zile calendaristice pentru muncitorii necalificaţi (are caracter excepţional) ;

30 de zile calendaristice pentru funcţii de execuţie ;

90 de zile pentru funcţii de conducere ;

6 luni pentru absolvenţii instituţiilor de învăţământ mediu şi superior la debutul în profesie.

CAUZA :

1. Nerespectarea CCM cu privire la perioada de probă şi acordarea unor clase /trepte superioare

de salarizare noilor angajaţi /promovaţi.

2. Ambiguitatea conceptuală a prevederilor CCM cu privire la stabilirea perioadei de probă, prin

cele doua articole, 31 şi 91, respectiv modul imperativ abordat in art.31 este contrazis de modul echivoc

prezentat de art.91 prin cuvintele ‘’ de regula’’.CONSECINTE :

1. Implicaţii asupra fondului de salarii al societăţii, în condiţiile în care nu se poate previziona

capacitatea deplină a persoanelor nou angajate de a realiza activităţile cerute la locul de muncă,

la nivelul calitativ specificat în standardul ocupaţional şi eventuala necesitate de înlocuire a

acestora.

2. Riscul ca factorii de producţie să coste mai mult decât produc.

RECOMANDĂRI:

1. La încheierea contractului individual de muncă, în scopul verificării aptitudinilor salariaţilor se

vor respecta prevederile CCM\2005, art.31 prin care la angajarea în societate, indiferent de gradul de

calificare şi nivelul de pregătire al persoanei se va stabili o perioadă de probă care va fi de :

5 zile calendaristice pentru muncitorii necalificaţi (are caracter excepţional) ;

30 de zile calendaristice pentru funcţii de execuţie ;

90 de zile pentru funcţii de conducere ;

6 luni pentru absolvenţii instituţiilor de învăţământ mediu şi superior la debutul în profesie .

2. Salariul persoanei nou angajate va fi cel corespunzător perioadei de probă stabilite prin contractul

individual de muncă, iar la sfârşitul perioadei de probă salariatul se definitivează pe post în urma

evaluării efectuate în scopul verificării aptitudinilor salariatului, respectiv confirmarea aptitudinilor

profesionale în îndeplinirea atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului.



72



Perioada auditată: 01.01. - 31.12.2007

PROBLEMA

Neasigurarea securităţii sistemului informatic.

CONSTATARI

Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui

responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.

Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de

securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE

Nu a fost stabilita şi aplicata o procedura privind schimbarea sistematică a parolelor,

precum şi verificarea acestora de către o persoană responsabilă;

Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează

programul informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINŢE

Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către

persoane neautorizate;

Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri

informaţionale.

RECOMANDĂRI

Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului

informatic;

Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării

periodice a parolelor de acces;

Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei

desemnate;

Realizarea unui program eficient de dezvoltare a personalului care să aibă ca scop

final introducerea unui sistem de management al resurselor umane bazat atât pe

gestiunea competenţelor cât şi pe securitatea şi adaptabilitatea nevoilor interne ale

societăţii în concordanta cu obiectivele sale generale

În cadrul acestui program, pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi

informarea sistematică a utilizatorilor va constitui o prioritate

73






PROBLEMA

Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a documentelor elaborate în cadrul

Serviciului Resurse Umane.

CONSTATAREA

Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului

dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.

CAUZE

Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune

neimportantă;

Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;

Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE

Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;

Posibilitatea pierderii /dispariţiei unor documente;

Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

74


RECOMANDĂRI Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a

documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi

utilizare a dosarelor arhivate;

Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Resurse Umane care va avea

atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva

instituţiei.

Întocmit, Supervizare, Pentru conformitate,

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE



75


A. Lista participanţilor

Numele FuncţiaDirecţia /Serviciul

Nr. telefon

E-mail Semnătura

Constantiniu Iulian Auditor Şef SAPIIonescu Mihai Auditor SAPIMorar Angela Auditor SAPI

Popescu Teodor DirectorDirecţia Resurse

Umane

Mândra Vasile InspectorDirecţia Resurse

Umane

Alexandru Ion InspectorDirecţia Resurse

Umane

Marinescu Emilia InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

Auditori, Auditaţi,

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

76


ENTITATEA PUBLICĂServiciul de audit public

intern

Data:

30.06.2008

Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit public intern:Gestiunea resurselor umane

Raport de audit nr.V/ ......2008

RecNo.

RecomandareaImplem

entat

Parţial impleme

ntat

Neimplementat

Data planificată/

Data implementăr

ii1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea

şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor şi evaluarea sistematică a acestuia

X 30.07.2008

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor

X 30.06.2008

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor .

X 30.07.2008

4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X 30.06.2008

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor

X 30.06.2008

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire

emise în anul 2007 şi informarea Serviciului Audit

Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2008

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în

activitatea de organizare şi gestionare a resurselor

umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică

a acestuia

X 31.12.2008

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control

intern ierarhic pentru operaţiile specifice

activităţilor privind organizarea şi gestiunea

resurselor umane din cadrul entităţii

X 30.06.2008

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru

sistemul de emitere al deciziilor de numire X 30.06.2005

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor X 30.09.2008

77



intern

Data:

30.06.2008



pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2007 şi

informarea Serviciului Audit Public Intern asupra

rezultatelor verificării

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2007 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X 30.06.2008

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

X 30.09.2008

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea

timpului efectuat peste programul normal de lucru

în vederea compensării în timp sau în bani şi

implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de

control şi a responsabilităţilor adecvate

X 30.06.2008

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar

pentru evidenţierea prezenţei personalului şi

justificării nerespectării planificării concediilor de

odihnă, pe o perioadă de 6 luni

X 31.12.2008

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a salariaţilor

X 30.09.2008

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

X 30.06.2008

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru

gestionarea dosarelor profesionale X 30.06.2008

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu

gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor

prin fişele de post

X 30.06.2008

19. Constituirea unei comişii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a

X 31.12.2008

78



intern

Data:

30.06.2008



şefului compartimentului de audit intern20. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru

gestionarea carnetelor de muncă în care să fie

înglobate activităţile de control şi persoanele

responsabile

X 30.06.2008

21. Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă

X 31.12.2008

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea

evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testăriX 31.12.2008

. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea

manualului de instrucţiuniX 30.06.2008

24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces,

achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire

şi utilizare a datelor

X 30.09.2008

25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale

pentru toţi utilizatoriiX 30.09.2008

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

X 30.06.2008

27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

X 31.12.2008

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

X 30.06.2008

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

X 30.06.2008

30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

X 30.06.2008

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

X 31.12.2005

832. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare,

X 30.06.2008

79



intern

Data:

30.06.2008



stocare şi utilizare a dosarelor arhivate33. Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia

Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

X 30.06.2008

Instrucţiuni1. Se introduc recomandările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit

2. Se verifică coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat

3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Entitatea/structura auditată: Direcţia Resurse Umane

Data şi semnătura conducătorului:

Auditor:

Data şi semnătura:

BIBLIOGRAFIE

1. Androniceanu, A- Management public.- Bucureşti, Editura economică, 1999

2. Boulescu ,M., Ghiţă M., Mareş V .,- Fundamentele auditului, Bucureşti, Editura Didactică

80


şi Pedagogică, 2001

3. Boulescu ,M., Ghiţă M., Mareş V., -Controlul fiscal şi auditul financiar-fiscal, Bucureşti,

Editura CECCAR, 2003

4. Boulescu,M.-Alte informaţii în audit, Bucureşti, Editura Tribuna Economică ,2004

5. Burloiu, P- Managementul resurselor umane. Tratare globală interdisciplinară., Bucureşti,

Lumina Lex, 1997

6. Cornescu ,V. , Marinescu P., Corteanu D., Toma S ., -Management – de la teorie la

practică, Universitatea din Bucureşti ,2004

7. Crouly Michel, Galai, D. , Robert Mark- Risk Management, Mc Grow Hill, 2000

8. Dobroţeanu, L.,Dobroţeanu, C. L. -Audit – concepte şi practici. Abordare naţională şi

internaţională,Bucureşti, Editura Economică, 2002

9. Gavrilă ,T., Lefter , V.,- Managementul general al firmei, Editura Economică, Bucureşti,

2003

10. Lazar, I. -Management general, Bucureşti, Editura Economica, 1997,

11. Lefter, V., Manolescu, A.- Managementul resurselor umane ,Bucureşti, Editura Didactică

şi Pedagogică, 1995, Manolescu, A-Managementul resurselor umane.- Bucureşti, Editura

RAI, 2001

12. Matei, A., ş.a.- Integrarea managementului resurselor umane în reforma funcţiei publice.-

Bucureşti, Editura Economică, 2001

13. Moldovan-Scholz, M- Managementul resurselor umane. , Bucureşti, Editura Economică,

2000

14. Nicolescu, O., Verboncu, I.- Management şi eficienţă. , Bucureşti, Editura Nora, 1994,

15. Pitariu, M.- Managementul resurselor umane. Măsurarea performanţelor profesionale.

Bucureşti, Editura Economică, 1994

16. Robert L Mathis, Panaite ,C Nica, Rusu ,C. (coord.) - Managementul resurselor umane.

Editura economică.

17. Rusovici, A.-Manager în misiunea de audit, Editura Regia autonomă Monitorul Oficial

Bucureşti,2008

18. Stoian ,A. , Turlea E - Auditul financiar-contabil ,Editura Economica, 2001

19. Auditul intern şi controlul financiar preventiv -ediţia I,Bucureşti,Editura Best

Publishing,2008

20. Revista Administratie si management public-Auditul Resurselor Umane -funcţie de bază a

managementului resurselor umane ,nr.2/2004, p.105 asist. univ. drd. Irinel MARIN

81


21. Ghiţă ,M., Sprânceană, Auditul intern al instituţiilor publice, Bucureşti, Editura Tribuna

Economică, 2004

22. *** Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, M.Of. nr. 953/2002

23. *** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii

de audit public intern, M.Of. nr. 130 bis/2003

24. *** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor generale privind

exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003

25. .*** OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii sau destituirii

şefilor compartimentelor de audit public intern din entităţile publice

26. *** OMFP nr. 946/28.07.2005, Ordin al ministrului finanţelor publice pentru aprobarea

Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la

entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, M.Of. nr.

675/28.07.2005

27. *** Ordonanţa Guvernului României nr. 119/1999 privind auditul public intern şi

controlul financiar-preventiv, modificată şi completată de Legea nr. 301/2002, Legea nr.

84/2003 publicată în M.Of. nr. 195/2003

28. *** Ordonanţa Guvernului României nr.37/2004 pentru modificarea şi completarea

reglementărilor privind auditul intern, M.Of. nr. 91/2004

29. *** Norme profesionale ale auditului intern, Institutul Francez al Auditorilor Consultanţi

Interni (IFACI)

30. Standardul 24 de audit - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

31. Standardul 25 de audit- AUDITUL INTERN

82

Auditul Public Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Documents

Transcript of Auditul Public Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane