UNIVERSITATEA DE VEST VASILE GOLDI ARADMASTER AUDIT I EXPERTIZ CONTABILCoordonator disciplin : lect.univ.dr. David DeliaTutori : conf.univ.dr. Sabou Felicia, conf.univ.dr. Pop Radu, lect.univ.dr.Boby Costi

CURS :

AUDITUL OPERAIUNILOR BANCARE

- 2 -

C U P R I N S

I. AUDITUL BANCAR NECESITATE, ROL, PREMISE I EVOLUIE .....................................- 4 -

I.1. ROLUL I NECESITATEA AUDITULUI BANCAR ................................................................................... - 6 -I.1.1. Managementul Direciei de Control i Audit ....................................................................................- 6 -I.1.2. Funciile Direciei de Control i de Audit ......................................................................................... - 7 -I.1.3. Carta Direciei de Control i Audit....................................................................................................- 8 -I.1.4. Programul de audit ............................................................................................................................ - 8 -I.1.5. Desfurarea misiunilor.....................................................................................................................- 9 -I.1.6. Controlarea auditorului .....................................................................................................................- 9 -I.1.7. Scrisoarea de misiune......................................................................................................................- 10 -I.1.8. Noiunea de domeniu ......................................................................................................................- 10 -I.1.9. Noiunea de finalitate ......................................................................................................................- 10 -I.1.10. Noiunea de restricie ....................................................................................................................- 11 -I.1.11. Noiunea de funcie .......................................................................................................................- 11 -I.1.12. Noiunea de interaciune................................................................................................................- 12 -I.1.13. Dosarele permanente .....................................................................................................................- 12 -I.1.14. Contextul socio-cultural ...............................................................................................................- 13 -

I.2. PREMISELE AUDITULUI BANCAR ..................................................................................................... - 15 -I.2.1 Pregatirea misiunii ........................................................................................................................... - 15 -I.2.2. Diagnosticarea punctelor forte i a punctelor slabe .........................................................................- 18 -

I.2.2.1..Principii fundamentale..................................................................................................... - 19 -I.2.2.2. Identificarea vulnerabilitilor......................................................................................... - 29 -I.2.2.3. Evaluarea consecinelor .................................................................................................. - 30 -I.2.2.4. Stabilirea recomandrilor ................................................................................................ - 30 -I.2.2.5. Redactarea rapoartelor .................................................................................................... - 31 -

I.2.3. Verificarea angajamentelor .............................................................................................................- 35 -I.2.4.Bilanul misiunii............................................................................................................................... - 36 -

I.3. EVOLUIA AUDITULUI BANCAR N ROMANIA .................................................................................. - 37 -I.3.1. Tendinele armonizarii i implementarea Standardelor Internaionale de Contabilitate.................- 37 -I.3.2. Analiza comparativ intre prevederile Normelor contabile romnesti i Standardele Internaionale deContabilitate .............................................................................................................................................- 44 -

II. ACTIVITATEA DE CONTROL A RISCURILOR BANCARE ..................................................- 48 -

II.1. CONTROLUL RISCULUI DE LICHIDITATE ......................................................................................... - 48 -II.1.1. Analiza lichiditii bancare ............................................................................................................- 48 -II.1.2. Factorii de influen a riscului de lichiditate ..................................................................................- 49 -

II.2. CONTROLUL RISCULUI DE CAPITAL................................................................................................ - 53 -II.2.1. Rolul i tendinele de evoluie a capitalului bancar........................................................................- 53 -II.2.2. Formele capitalului bancar.............................................................................................................- 54 -II.2.3. Planificarea necesarului de capital bancar .....................................................................................- 54 -

II.3. CONTROLUL RISCULUI DE PIA.................................................................................................... - 57 -II.3.1. Riscul de pia i componentele sale.............................................................................................. - 57 -II.3.2. Factorii de apariie a riscului de pia ............................................................................................ - 58 -II.3.3. Analiza riscului de variaie a dobnzii ........................................................................................... - 58 -

- 3 -

II.3.4. Analiza riscului valutar ..................................................................................................................- 61 -II.3.5. Riscul de variaie a valorii activelor financiare din portofoliu.......................................................- 65 -

II.4. CONTROLUL RISCULUI DE CREDITARE ........................................................................................... - 66 -II.5. CONTROLUL RISCULUI DE FRAUDA ................................................................................................ - 68 -

II.5.1. Corupia fenomen i factor al generrii fraudelor bancare .......................................................... - 71 -II.6. CONTROLUL RISCULUI DE FALIMENT PRIN METODA PUNCTAJELOR............................................... - 72 -

III. PERSPECTIVE MANAGERIALE OFERITE DE AUDITUL INTERN I EXTERN ............- 74 -

III.1. ANALIZA SWOT .......................................................................................................................... - 74 -III.2. ANALIZA RISCURILOR EXTERNE RISCUL DE AR...................................................................... - 76 -

III.2.1. Delimitri conceptuale ale riscului de ar ...................................................................................- 77 -III.2.2. Indicatorii utilizai n analiza riscului de ar ...............................................................................- 78 -IV. EXEMPLU

BIBLIOGRAFIE ....................................................................................................................................- 92 -

- 4 -

Cap I.

Auditul bancar necesitate, rol, premise i evoluie

Cu deficitul unui climat economic instabil i cu o ar ce depaise cu mult un simpluprecedent (situaia Bancorex) , n anul 2000, existau n Romnia 42 de societai bancare ,persoane juridice romdne i sucursale ale unor bnci strine (CITIBANK, ING BANK,DEMIRBANK).Economia de pia presupune un sistem bancar snatos care s orientezedisponibilitile financiare ale persoanelor fizice i juridice, n direcia desfaurrii deactiviti economice profitabile i a dezvoltrii sociale n ansamblu.Progresul societilorcontemporane a fost posibil datorit utilizrii unor modele economice n care riscul iincertitudinea erau utilizate ntr-o mai mare masur dect n economiile centralizate.Gestionarea riscurilor este ansamblul instrumentelor, tehnicilor i dispozitivelororganizatorice necesare unei bnci pentru a avea un profit superior.Intr-un sistemeconomic n care bncile sunt snatoase i au un profit deosebit, i societatea nansamblul ei are de ctigat. Apar activiti economice noi, de vrf, economia serestructureaz potrivit cerinelor momentului. Apar noi locuri de munc, retribuiasalariailor crete i asistm la o ridicare a nivelului de trai al populatiei n ansamblu.Constatm ca persoanele fizice au posibilitatea s deschid conturi noi n bnci, bani careintra astfel n sistemul economic al societii, producnd la randul lor ali bani.

Riscurile bancare mbraca forme diverse i au dimensiuni diferite. Ele trebuiecuantificate, urmarite i controlate (cap II), n caz contrar ele pot duce la falimentulsocietii bancare. O banc nu este ca o societate comercial obinuit care, prinprabusire, n funcie de mrimea ei, poate produce o oarecare tulburare n viaaeconomic a unei ri.Dereglarea mecanismului unei bnci, din diferite motive, poateprovoca convulsii masive, deoarece ea se afl n legatur cu diveri ageni economici icu instituii financiare sau personae fizice, pe care cu siguran i va influena negativ prinprabuirea ei. Falimentul consecutiv al mai multor bnci dintr-un sistem bancar aducegrave prejudicii economiei n ansamblul ei, dezechilibrnd o societate din punct devedere economic i provocnd adevarate convulsii sociale.

Din motivele aratate mai sus, legea care reglementeaz activitatea bancar dinRomania acorda o atentie sporita supravegherii bancare prin comparaie cu legeaanterioara 33/1991. Astfel, BNR supravegheaz activitatea bncilor pe baza raportarilorde pruden bancar fcute potrivit reglementarilor legale, precum i prin inspecii lasediile bncilor (art 66,67). Dac BNR constat, n urma efecturii aciunilor desupraveghere i a analizei raportarii bancilor, ncalcarea legii i o situaie financiarprecar, aceasta stabilete msuri speciale de supraveghere ( se instituie Comisia desupraveghere a bncii).

Dac n activitatea acesteia apar n continuare deficiene grave care nu au fostremediate de comisia mai sus amintit, Consiliul de Administraie al BNR poate hotrtrecerea la administrarea special a bncii, lundu-se n continuare msurile care seimpun.

Supravegherea efectuat de BNR este necesar, foarte important, dar nu suficient.

- 5 -

In societaile bancare, controlul propriu intern are un rol deosebit pentru a asiguraun echilibru n raportul risc/performan.

Controlul financiar propriu la o societate comercial (bancar) este organizat subforma controlului financiar preventiv i a controlului financiar de gestiune i sedesfoar potrivit prevederilor existente n cadrul instituiilor publice.

Controlul financiar preventiv urmarete s prentampine nclcarea legilor(dispoziiilor legale) n vigoare i producerea de pagube. El se exercit asupradocumentelor care conin operaiile de utilizare a resurselor financiare din care derivdrepturi i obligaii patrimoniale. Aceast activitate se desfaoar de ctre persone care austudii economice superioare cu o experien practic necesar i care, pe parcursulactivitaii lor, au dat dovad de cinste i corectitudine. Ele sunt conduse de catre efuldepartamentului financiar-contabil care se subordoneaz conducatorului societiibancare.

Controlul financiar de gestiune este un control ulterior prin care se verificrespectarea dispoziiilor legale privind gestionarea i gospodarirea mijloacelor materialei financiare pe baza documentelor contabile i a celor din evidenta tehnico-operativa.Compartimentul care desfaoar aceast activitate este, de asemenea, format din personalcu studii economice superioare.

Dac controlul financiar preventiv are menirea de a prentampina pagubele,controlul ulterior constat lispsurile existente n activitate, pagubele produse, cuamtumulacestora, vinovaii, stabilete sanciunile care se impun, propune msuri pentru ca, nviitor, acestea s nu se mai produc.

Din cele aratate mai sus n mod succint, rezult clar importana controlului financiarintern n asigurarea unui climat sntos activitii dintr-o banc.

Experiena societilor bancare n rile dezvoltate a artat ca, pe lang acest controlintern, este necesar infiinarea unui comportament specializat care s asigure auditulintern, serviciu ncadrat tot cu personal de specialitate, care asigur un control maiobiectiv, deoarece nu este implicat n vreun fel n activitile pe care le auditeaz.

Auditul intern nu exclude auditul extern, importana acestuia fiind recunoscut decatre Legea 58 din 1998 care prevede ca fiecare banca va numi un auditor independent,acesta putnd fi exclusiv o societate de expertiza contabila. Legea prevede c bilanulcontabil al unei bnci sa fie publicat dup aprobarea sa de catre Adunarea Generala aAcionarilor cu opinia auditorului independent (extern).

Cuplul risc-performana aparine, far ndoial, n mod decisiv, lumii bancare.Definirea riscurilor i performantelor este un demers important deoarece este punctul deplecare al gestionarii riscurilor.

Gestiunea riscurilor (risk management) este ansamblul instrumentelor, tehnicilor idispozitivelor organizatorice necesare bncii pentru obinerea unui profit superior.Bncilecare administreaz riscurile i le accepta n mod contient anticipeaz evoluiileadverse ale evenimentelor viitoare.

Acest demers nu poate fi atins dect intelegnd importana funciei de control i/saude audit care nseamn analiza permanent sau periodic a unei activiti, a unei situaii,pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msurile de imbuntire imediat.Totodat, sestrng informaii care vor sta la baza nceperii unui ciclu de afaceri profitabile.

Prin corelarea sarcinilor i a scopului final al fiecareia, reiese clara ideea cgestiunea nu poate fi desprins de control. De altfel, i dicionarul limbii romane arat c

- 6 -

o gestiune, cere rspunderea pstrrii bunurilor i a folosirii fondurilor, presupune oanaliz permanent sau periodic a acestei activiti pentru a urmari mersul ei i pentru alua msuri de mbuntire atunci cnd este cazul.

Auditul bancar reprezint complexul de activiti care au ca obiectiv controlul lanivelul diverselor structuri de concepie i execuie ale unei banci, buna gestiune ipstrare a patrimoniului, ct i corecta aplicare a deciziilor luate.

In rile cu un sistem bancar puternic, care aduce profituri uriae, literatura despecialitate ridic importana controlului i auditului la un nivel deosebit. Marile bncialoca sume importante acestei activitati, au creat n structura lor intern compartimente,servicii i chiar direcii independente de control i audit.

1.1. Rolul i necesitatea auditului bancar

1.1.1. Managementul Direciei de Control i Audit

Ca orice funcie din organigram, managementul Direciei de Control i Audittrebuie s raspund la trei obiective principale:

- un obiectiv de gestiune;- un obiectiv de organizare;- un obiectiv de angrenare (animare).

Conducatorul Directiei de Control i Audit are sarcina de a stabili orientrileprincipale privind controlul i auditul pentru a atinge, mpreuna cu colaboratorii si,scopul stabilit de conducerea bncii. Privind lucrurile din acest perspectiv i apreciindrolul deosebit pe care l are interviul n aceasta activitate bazat pe cunostine dindomeniul psihologiei i sociologiei, este de netagaduit apreciat calitatea personaluluiangajat n acest domeniu de a asculta.

Nu trebuie uitat faptul ca audit vine din latinescul auditere, care semnific a asculta.Orientarile Directiei de Audit trebuie definite printr-o Carta a Controlului, n care s fieprecizate obiectivele controlului intern i finalitatea acestui demers.

Conform acestor orientari, se au n vedere obiectivele pentru anul financiar n curs,precum i pentru cel viitor, printre care enumerm evaluarea controalelor n centralbncii, n sucursale, filiale i agenii, precum i auditarea back-office-ului.

Pornind de la aceste obiective fundamentale, se definete un program care sraspund n mod corespunztor nevoilor bncii. Practica arat ca sunt previzionate celmai adesea circa 50-75% din nevoile bncii.

Definirea indicatorilor de control ai activitii bancare i permite controloruluigeneral s conduc activitatea Directiei de Control i Audit.

Obiectivul de organizareDirectorul departamentului de Control i Audit (controlorul general) trebuie s

organizeze periodic activitatea echipei. Dup necesitate, n funcie de volumul deactivitate al bncii, se poate separa direcia n dou servicii: de control i de audit.

Conducatorul departamentului se va ocupa personal de asigurarea unor condiiicorespunztoare de lucru pentru colectivul din subordine, dotarea acestuia cu mijloace

- 7 -

tehnice adecvate (telefoane, calculatoare, reportofoane etc.). Se va preocupa, totodat, deasigurarea securitii locului de munc, avnd n vedere c n acest compartiment seconcentreaz la un moment dat informaii de o importan deosebit pentru prezentul iviitorul bncii (sisteme electronice cu cifru care nu permit accesul persoanelorneautorizate n birourile direciei).

In sarcina persoanelor care avizeaz organizarea controalelor, se nscrie iplanificarea misiunilor echipei de audit pe parcursul anului, innd seama i de evitareaperioadelor de vrf de activitate din banca.

Obiectivul animrii echipeiControlorul general de audit convoac lunar o edin, pentru a analiza rezulatele

lunii precedente i pentru a trasa obiectivele viitoare.Pe lang aceste reuniuni curente, de cte ori este nevoie, au loc ntlniri n care sunt

analizate cele mai dificile misiuni de audit, tragndu-se concluziile corespunzatoare.In acelai timp, este avut n vedere i formarea permanent a echipei de auditori,

att prin atragerea unor tineri absolveni cu rezulate deosebite, ct i prin cursuri depunere la curent a acestora cu legislaia n vigoare i de perfecionare a cunostinelor decontabilitate, finane, statistic, informatic i tehnici de comunicare.

Motivarea personalului constituie o preocupare important a echipei de conducere.Pe lang satisfaciile profesionale ce apar prin prestarea unei munci cu un grad nalt decalificare i remunerare, mai ales prin intermediul primelor, reprezint un stimulent carecontribuie la o eficientizare muncii.

1.1.2. Funciile Direciei de Control i de AuditIn cadrul Direciei de Control i de Audit dintr-o banc este necesar delimitarea cu

ct mai mare precizie a competentelor i responsabilitilor, pornind de la director pna laauditor.

Bncile care au un departament sau o direcie de control i audit sunt ataate ideii caceast structur trebuie subordonat direct preedintelui bncii.

Conducatorul Direciei de Control i Audit, care se mai numete icontrolor general, are n vedere, n principal, urmatoarele aspecte:

- ntocmirea programului de audit;- programarea controalelor;- urmarirea relizrii programelor de audit;- aprecierea colaboratorilor;- implementarea unor metode de munc, ct mai eficiente;- validarea rapoartelor pentru fiecare misiune de auditare;- implicarea personal n misiunile de audit strategice i n dosarele cele maiimportante. eful misiunii de audit rspunde direct n faa controlorului general, fiindnumit cu acordul acestuia. Acesta:- vegheaz conducerea operaiilor de audit;- repartizeaz lucrrile de audit n cadrul unei misiuni concrete;- urmrete desfurarea procesului de audit;- stabileste punctele tari i slabe ale departamentului, serviciului din bancanalizat;

- 8 -

- evalueaz consecinele, stabilete propunerile privind mbuntireaactitivitii controlate i redacteaz raportul de audit;- se implic personal n activitatea de control i audit pe care o coordoneaz.

1.1.3. Carta Direciei de Control i Audit

Carta Direciei de Control i Audit are la baz reglementrile n vigoare, stabileteregulile de control intern care trebuie s funcioneze ntr-o banc, este un documentfundamental. Ea este redactat de ctre controlorul general, semnat de preedintelebncii i se difuzeaz factorilor de decizie din banc.

Acestea cart conine urmatoarele rubrici: obiectivele controlului intern (cu referire la reglementrile bancare, la tipul i

structura bncii); rolul direciilor operaionale (prima faza de control) i al Direciei de Control i

Audit (a doua faz); regulile de funcionare a Direciei de Control i Audit determinate de funcia de

control intern; drepturile i ndatoririle auditorilor (accesul la orice informaie i ,respectiv, deontologia profesional).

1.1.4. Programul de audit

Elaborat n cel de-al patrulea trimestru al anului, programul de audit este pentruDirecia de Control i Audit ceea ce este, de exemplu, planul de aciune comercialpentru Direcia Comercial. Acesta cuprinde:

lista misiunilor de control i audit ce vor fi ndeplinite n anul urmator; obiectivele misiunilor; perioada de efectuare a acestora;Unele misiuni, mai ales cele strategice, au la baz, pe lang scrisoarea de misiune,

i un ordin de misiune.Factorii care influenteaz cel mai mult misiunea sunt: experiena controlorului general, a efilor de misiune i a auditorilor; contextul socio-cultural n care se desfaoar misiunea; complexitatea tehnic a domeniului; perioada de desfurare; existena dosarelor permanente n serviciul documentare al bncii.Dup civa ani de practic, controlorul general are suficient experien pentru a

determina durata fiecarei misiuni, n funcie de complexitatea controlului care trebuieefectuat.

Metodologia

Metodologia realizrii unei misiuni de audit cuprinde 8 faze:Faza 1: pregtirea misiunii;

- 9 -

Faza 2: diagnosticarea punctelor forte i a punctelor slabe;Faza 3: identificarea cauzelor;Faza 4: evaluarea consecinelor;Faza 5: recomandrile;Faza 6: redactarea raportului misiunii;Faza 7: supravegherea punerii n practic a recomandrilor;Faza 8: bilanul misiunii.

In funcie de caracteristicile socio-culturale ale domeniului n care se desfaoarmisiunea de audit, metodologia se poate aplica n diferite moduri:

Maniera traditional const n utilizarea metodei faz dupa faz i nvalidarea rezultatelor misiunii odata cu prezentarea raportului detaliatresponsabililor n domeniu (faza 6); Cea de-a doua manier const n utilizarea metodei faz dupa faz i nvalidarea rezultatelor la sfritul fiecarei faze, n colaborare cu responsabilii ndomeniu (fazele 2,3,4,5 si 6); Cea mai interesant manier const n diagnosticarea punctelor forte i acelor slabe, identificarea cauzelor, evaluarea consecinelor i determinarearecomandrilor n mod simultan. Fiecare punct slab identificat n faza 2 esteanalizat n intregime (n fazele 3,4,5) i redactat (faza6).

1.1.5. Desfaurarea misiunilor

Fiecare misiune este condus de un ef de misiune i realizat de mai muli auditori.Programul stabilit trebuie urmrit cu exactitate pentru a mri ansele de realizare a

tuturor misiunilor nscrise n planul de audit.Timpul planificat pentru o misiune i cel real sunt consemnate ntr-un tablou de

misiune.Acesta indic timpul consacrat fiecarei misiuni de ctre: eful misiunii; Diferii auditori.Tabloul trebuie s precizeze timpul prevzut iniial pentru fiecare intervievat i

pentru fiecare faz, ct i timpul real n care s-a desfurat misiunea.

1.1.6. Controlarea auditoruluiFiecare auditor i fiecare ef de misiune este monitorizat de controlorul general.Consumarea timpului acordat fiecrui auditor este urmrit lunar cu ajutorul unui

tablou individual.Acesta indic:

- Timpul productiv afectat misiunilor prin plan, cel prevzut i cel real, sau misiunilorneprevazute;- Timpul productiv afectat altor activiti utile (formare, documentare, deplasri, edinede coordonare);- Timpul neproductiv.

Ca i pentru tabloul pe misiune, pe tabloul auditorului se noteaza timpul prevazutpentru misiune, pentru fiecare faz i timpul real de execuie.

- 10 -

Confruntarea celor dou tablouri: al auditorului i de misiune, permite o compararea informaiilor, i de aici validarea lor.

1.1.7. Scrisoarea de misiuneAuditorul este abilitat s desfoare misiunea de audit prin emiterea unui ordin din

partea conducerii bncii.Acest ordin poate fi sub forma unui ordin de misiune sau, mai frecvent, a unei

scrisori de misiune.Redactat de controlorul general i semnat de conducerea bncii, scrisoarea are ca

scop: Definirea cu precizie a misiunii; Accesul la toate informaiile utile pe timpul misiunii;Scrisoarea de misiune conine urmatoarele informaii: Numele efului misiunii i al auditorilor; Obiectivele misiunii; Aria de intervenie; Durata i perioada; Metodologia.

1.1.8. Noiunea de domeniuDomeniul este un segment decupat din totalitatea funciilor unei banci, care este

controlat (auditat) folosind uniti de msura specifice. Este, altfel spus, unitatea demsur pentru a dimensiona (ncadra) misiunea de audit.

Domeniul este definit prin: finalitile sale, funciile sale i contextul specific ncare opereaz.

Exemplu de domeniu: formarea personalului unei bnci.

1.1.9. Noiunea de finalitateUn domeniu se definete prin trei tipuri de finaliti:

Finalitatea principal se refer la satisfacerea unor cerine de prim ordin.Exemplu pentru domeniul formare profesional: conceperea i realizareaaciunilor de formare (pregatire ) profesional a personalului bncii.. Finalitile secundare se refer , ca i finalitatea principal, lasatisfacerea unor nevoi raionale ale beneficiarilor domeniului. Ele constituieopiuni suplimentare pe care domeniul le ofera beneficiarilor pe langa finalitateaprincipal.

Exemplul pentru domeniul formare profesionala: organizarea primirii noilor angajaintr-un cadru mai deosebit, de catre conducerea bncii.

Finalitile morale se refer la satisfacerea ateptrilor beneficiarilor.Constituie ambalajul prestrilor oferite de ctre finalitile principale isecundare.

- 11 -

Exemplu pentru domeniul formare: organizarea seminariilor de pregatireprofesionala n funcie de nivelul participanilor.

Performanele unui domeniu trebuie s fie puse sub control, lucru ce va permiteevaluarea rezultatelor preconizate i a celor obinute.

1.1.10. Noiunea de restricieOrice domeniu, pentru realizarea finalitilor sale, trebuie s respecte anumite reguli

proprii sectorului de activitate al bncii respective. Acestea corespund restriciilordomeniului.

Restriciile externeSe refer la satisfacerea nevoilor altor beneficiari. Aceste nevoi pot fi interne sau

externe bncii i nu reprezint raiunea de existen a domeniului. Restriciile externereprezint restricii n sensul propriu al cuvntului, caci ele sunt consumatoare de timp,fr s aduc vreun beneficiu vizibil domeniului.

Exemplu pentru domeniul formare: furnizarea catre autoriti a informaiilorsolicitate prin lege.

Restriciile interneEle se refer la interiorul domeniului. Acestea constituie reguli care trebuie

respectate n realizarea finalitii principale i finalittilor morale.

Exemplu pentru domeniul formare: bilanul cursurilor profesionale i evidenapersoanelor participante.

1.1.11. Noiunea de funcieIn cadrul analizei domeniului, se pot distinge patru tipuri de funcii.

Funcia de transformareAceasta funcie va crea valoarea adaugat a domeniului, adic transformarea

intrrilor, mbogatirea acestora prin acordarea unei valori suplimentare.Exemplu pentru domeniul formare: conducerea unui seminar. Presupunem c

stagiarii reprezint intrarile domeniului. Inaintea seminarului, acetia au un anumit nivelde cunostine. Tot ei sunt i ieirile domeniului. La terminarea seminarului, au un nivel decunostine superior. A avut deci loc un proces de creare de valori.

Functia de reglareAceasta funcie permite domeniului s detecteze anomaliile care apar la intrarea n

domeniu sau pe cele generate n cadrul funciei de transformare. Asupra intrarilor dintr-un domeniu este necesar sa desfuram o munc de informare i documentare.

Prin compararea intrarilor cu normele n vigoare putem constata ca sunt necesareanumite modificari. Funcia de reglare const ntr-o munc de corectare care va permitedomeniului s-i indeplineasca funciile, fr a periclita calitatea serviciilor.

Aceasta funcie poate fi, in parte sau n totalitate, ncredintata unei persoane (care aprimit n prealabil o delegaie) sau unei echipe (semiautonome).

Exemplu pentru domeniul formare: conducerea unui seminar al carui numar departicipani depaete limita optim, grupul de participani poate fi mparit n dou sautrei grupe conduse de tot ataia instructori.

- 12 -

Funcia de pilotajAceasta funcie permite domeniului s fie condus n mod organizat pe baza unei

ierarhii.Sunt sarcini de serviciu delegabile, care se refer la tot ce are legatur cu funciile

de transformare i de reglare (repartiia muncii i planificarea) i nedelegabile: stabilireaobiectivelor principale , alocarea mijloacelor, aprecierea performanelor echipei.

Exemplu pentru domeniul formare: repartizarea sarcinilor de animare n cadrulunui seminar ntre instructori (sarcina delegabil).

Funcia strategicaAceasta funcie permite plasarea domeniului ntr-un context exterior bncii,

compararea acestuia cu activiti similare, atentionnd astfel asupra necesitaii unorschimbri.

Exemplu pentru domeniul formare: suprimarea serviciului formare al bncii incredinarea acestei activiti unui organism exterior. Aceste funcii sunt repartizate nmod diferit, dupa cum este realizat managementul bncii.

1.1.12. Noiunea de interaciuneBanca este un sistem compus dintr-un anumit numar de domenii. Intre domenii

circul fluxuri de informaii.In mod obinuit, se disting doua tipuri de fluxuri: Fluxurile pentru informare sunt compuse din ansamblul de informaii de cultur

general, care sunt asimilate rapid i au o durat de via limitat; Fluxurile pentru aciune sunt compuse dintr-un ansamblu de informaii de tipul

reglementrilor i documentelor. Aceste informaii au o durata de via mai lung, eletrebuie inelese perfect, memorate i consemnate.

1.1.13. Dosarele permanenteDosarele permanente regrupeaz toate informaiile importante cunoscute despre

fiecare domeniu al bncii i constituie astfel o adevarat baz de date a Direciei deControl i Audit. Ele conin:

Reglementri bancare Proceduri interne ale bncii Rapoarte privind misiunile efectuate anterior asupra aceluiai domeniu.In faza de pregtire a misiunii, auditorul se documenteaz din dosarele permanente,

pentru a gsi informaiile de care are nevoie.In principiu, n bnci exist un serviciu de documentare la care auditorul apeleaz

pentru a redacta un dosar de misiune ct mai bogat n informaii.Totui, informaia fiind perisabil, nu e necesar s se pstreze informaiile prea

vechi. S-a remarcat deseori c, dup 3 ani, informaia nu mai este interesant pentru c,ntre timp, contextul se schimb.

- 13 -

1.1.14. Contextul socio-culturalContientizarea contextului socio-cultural al domeniului asupra cruia se

desfoar o misiune de control i audit are o deosebit importan pentru succesulacesteia. De fapt, contextul este cel care va indica:

1. modul de conducere a misiunii (persoane mputernicite, instrumentele utilizate,perioada de timp preconizat pentru control);

2. dificultile previzibile;3. intervalul de timp ntre recomandri i rezolvarea acestora.Misiunile de control i audit sunt efectuate de oameni asupra altor oameni.Starea sufleteasc a acestora, dorina lor de a lucra eficient i pozitiv pentru banc

sunt determinate de o serie ntreag de parametri, cum ar fi: nevoile fiziologice majore,nevoia de securitate, nevoia de via social, nevoia de stim, de realizare.

Misiunea de audit trebuie s aib n vedere nevoile pe care persoanele din domeniulsupus controlului vor s i le satisfac. Astfel, recomandrile vor fi cu att mai repedeacceptate i ndeplinite cu ct vor rspunde mai repede acestor nevoi.

Se poate utiliza un anumit numr de modele.Nevoile au fost puse n eviden n anii '60 de psihologul Abraham Maslow.Comportamentul unei persoane n viaa de zi cu zi, n familie i la munc, nu este

rodul ntmplrii, ci este determinat de cutarea satisfacerii a cinci tipuri de nevoi:- nevoile fiziologice majore reprezint dorina angajatului de a avea un

salariu, prime sau diverse alte avantaje care s-i permit acestuia striasc i s-i ntrein familia n mod corespunztor;

- nevoia de securitate nseamn necesitatea de a avea un contract demunc pe o durat nedeterminat, de a fi reprezentat prin sindicate, de aavea pensie la ncheierea activitii profesionale;

- nevoia de viat social. Aceasta se traduce, n condiiile activitiidintr-o banc, prin dorina de integrare ntr-un colectiv, prin modul ncare este apreciat de colegi;

- nevoia de stim se traduce la locul de munc prin recunoaterea meritelorpersonale, prin nevoia de a avea un birou corespunztor, prin dorina de a constata cideile sale sunt apreciate de efi;

- nevoia de realizare. Aceasta se traduce prin nevoia angajatului bncii de a invatacum se utilizeaza si alte instrumente de lucru, care, odata stapanite, sa-I permita sa ocupeun alt loc de munca superior.

Orice individ se afla pe unul din cele cinci niveluri ale piramidei Maslow si dorestesa promoveze. Totusi, nu intotdeauna se indeplineste acest deziderat.

In acest caz, individul va cauta s-i satisfaca aceste nevoi n afra bncii(compensare), avand la serviciu un randament din ce in ce mai slab, corespunzandnevoilor de nivel inferior (fiziologice si de securitate).

Caracteristicile socio-culturaleAceste criterii au fost stabilite n anii 70 de catre sociologul olandez Geert

Hofstede, cu ocazia studiului realizat pentru compania I.B.M.

- 14 -

Distana ierarhicaDistana ierarhica este marcat de existena sau inexistena claselor sociale n

societate. Diferenele ierarhice se traduc printr-o puternic dependen a angajailor fade efii lor (management paternalist), prin teama sau respectul pentru acetia, i prinaccesul foarte dificil la posturile care nu corespund clasei sociale careia i aparineangajatul.

Controlul risculuiControlul riscului reprezint gradul de toleran a unei societi n raport cu viitorul.

O slab toleran, ca n Frana, se manifest prin necesitatea de a prevedea, de a planifica,de a stabili un program, de a analiza rezultatele, de a apela la experi.

Vrsta naintat a conducatorilor vine n contradicie cu spiritul novator,creativitatea, viteza de reacie. Astfel, tinnd cont de vrsta personalului responsabil,structurile sunt foarte rigide i nu sunt deschise spre schimbare.

IndividualismulIn unele societi, colectivul conteaz mai mult decat individul, n altele este valabil

contrariul.Cand interesul individual este mai presus dect cel general, acest lucru se manifest

n cadrul instituiei prin strategii individuale, prin conflicte de interese, prin sisteme decomunicare verticale, toate acestea n detrimentul interesului general i al calitiiprestaiilor ctre clieni.

FeminitateaUnele societati sunt de cultur< feminina, ceea ce corespunde prtii noastre de

anima (Venus, zeita iubirii) ce ne indeamna sa dm celorlalti, alte societati sunt decultura masculin, ceea ce corespunde prii noastre de animus (Marte, zeulrzboiului), ce ne ndeamn sa lum de la ceilali (dominare).

Cand o societate este mai curnd feminin, acest lucru se manifesta n colectivitateprin sisteme de management paternalist, greelile angajailor fiind mai putin criticate ipedepsite, fapt ce corespunde unui nivel de exigen scazut.

Totui, comportamentul personalului este judecat i controlat.

Nivelurile de dezvoltare a colectivitatilor au fost studiate in anii 80 de catre VicentLenhardt. Acestea pot fi comparate cu nivelurile de dezvoltare necesare unui sugar pentrua ajunge adult.

DependenaCorespunde relaiei existente ntre sugar i prinii si : ea este total, sugarul

neputnd supravieui fr parini. Intr-o instituie acest nivel corespundepaternalismului.

ContradependenaCorespunde relaiei existente ntre copil, adolescent i prinii si. Ea debuteaz

cnd copilul ncepe s mearg, devine din ce n ce mai puternic i atinge apogeul nadolescen. Parinii vor fi din ce n ce mai aspru criticai. Aceast perioad este

- 15 -

obligatorie n dezvoltarea personalitii copilului care trebuie sa fie capabil intr-o zi s-iexprime propriile preri.

In ntreprindere, acest nivel corespunde stadiului n care salariaii sunt foarte criticifa de superiori. Acest lucru se manifest prin revendicri, activitate sindical puternic,prin greve i absenteism. Acest nivel este mai puin confortabil pentru cei care conduc.

IndependenaIndependena corespunde relaiei existente ntre tineri i parinti. Nevoia de

independena i determin s paraseasc familia i s ncerce s se descurce singuri.Aceast etap este obligatorie n dezvoltarea copilului i transformarea ntr-un adultreponsabil.

Intr-o institutie, acest nivel corespunde etapei n care salariaii revendic o anumitautonomie n raport cu superiorii.

Asa cum exist copii care ii critic parinii toat viaa, dar nu i parsesc, tot aaexist i ntreprinderi n care salariaii sunt foarte critici, dar refuza s-i asume cea maimica responsabilitate. Este adevarat c trecerea de la contradependen la independennecesit renunarea la confortul situaiei precedente, asumarea reponsabilitilor iacceptarea libertii de initiativ de catre superiori.

InterdependenaInterdependena corespunde relaiei care exist ntre copilul devenit adult i prinii

si: nevoia de interdependen va duce la stabilirea unui nou tip de relaie, care sebazeaz pe respect i complementaritate. Acest nivel reprezint apogeul de dezvoltare dela sugar la adultul responsabil.

Intr-o institutie, acest nivel corespunde stadiului n care salariaii, beneficiind de oanumit autonomie n raport cu superiorii, adopt n mod spontan un comportament decolaborare, n interesul ntreprinderii.

Aa cum exist copii care, odata plecai din familie, nu-i mai caut parinii, tot aaexist ntreprinderi n care angajaii sunt extrem de independeni i nu fac efortul pentru acomunica cu ceilali.

1.2. Premisele auditului bancar1.2.1 Pregtirea misiunii

Misiunea reprezint o sarcin ncredinat cuiva.Pregtirea misiunii este primadin cele opt faze ale metodologiei de conducere a unei misiuni de audit bancar.

Aceasta faz const n trecerea de la scrisoarea de misiune la planul de lucru.Dosarul de misiune cuprinde una sau mai multe pri, n care auditorul adun

informaii n legtur cu domeniul studiat i stabilete obiectivele pe care trebuie s leating n timpul controlului.

Dosarul de misiune are drept obiectiv strngerea ntr-un singur loc a tuturorinformaiilor care privesc misiunea preconizat.

De aceea, primele informaii care figureaz n dosarul de misiune sunt cele caresunt consemnate i n dosarul permanent al domeniului. Apoi, n fiecare faz, auditoruladaug alte informaii.

- 16 -

La sfritul misiunii, materialul rezultat n urma controlului va fi clasat n dosarulpermanent al domeniului.

Planul de lucruElaborat de ctre eful de misiune mpreun cu auditorii, acesta constituie ghidul

metodologic al conducerii misiunii i cuprinde:- repartiia sarcinilor ntre auditori;- planificarea celor opt faze, n funcie de perioada prevzut pentru control i

termenul de finalizare a acestuia;- instrumentele folosite;- n funcie de caracteristicile socio-culturale i de obiectivele misiunii, este

stabilit metodologia de desfurare a controlului.Cnd contextul socio-cultural al domeniului este de dependen sau de

contradependen, misiunea de audit este privit ca o misiune de inspecie. Intr-uncontext n care relaiile dintre superiori i colaboratori sunt de tipul prini-copii, estedificil s coordonezi o misiune de control i audit. Intre auditori i auditai se face unschimb de informaii incomplet, iar rezultatele misiunii uneori nu corespund situaieireale.

Cnd contextul socio-cultural al domeniului este de independen sau deinterdependen, misiunea de control i audit are mai multe anse de a stabili situaiareal n domeniul controlat, n acest caz, ntre salariaii controlai i auditori sestabilesc relaii de colaborare, se folosete un limbaj comun ca ntre aduli, informaiilevor fi complete, reale, misiunea de audit avnd toate ansele sa corespund realitilor dindomeniul controlat.

Scrisoare de misiuneOrice misiune de control i audit se declaneaz n momentul cnd se emite

scrisoarea de misiune. Ea trebuie s cuprind n mod obligatoriu, anumite elemente.Exemplificm:

Scrisoarea de misiune Echip:eful misiunii: Dl. lonescu Vasile Auditor: Dl.Popescu Mircea- Obiectul misiunii: Misiunea are ca obiectiv auditul serviciului formare al bncii

ALFA.- Cmpul misiunii: Misiunea se va axa pe serviciul formare, condus de

Dl. Constantinescu Grigore. Auditul se va referi la scopurile principalei la cele secundare ale serviciului, ca i la funciile strategice, de pilotaji de transformare.

- Durata misiunii: Misiunea se va derula n perioada ianuarie-februarie 2002.- Metodologia:Misiunea va respecta metodologia corespunztoare unei astfel de misiuni i va folosi

mijloacele adecvate.Director general, Controlor general,

Dl. MIHILESCU FLORIN Dl. GRIGORESCU CTLIN

- 17 -

Se declaneaz faza I a misiunii de audit: pregtirea misiunii, ncepedocumentarea, strngndu-se ntr-o map documente referitoare la domeniul controlat.Este conceput i aprobat planul de lucru.

Finalitile i obligaiile serviciului Finalitatea principal:Conceperea i realizarea aciunii de formare n funcie de cererile bncii Finaliti secundare:- asigurarea de asisten persoanelor care se pregtesc pentru un

examen profesional;- organizarea primirii noilor angajai;- organizarea programelor de formare pentru persoanele care i

schimb funcia. Finaliti morale:Organizarea de seminarii n funcie de nivelul de pregtire a participanilor.- Obligaii externe:Furnizarea ctre autoriti a tuturor informaiilor legale- Obligaii interne: inerea unei evidene a programelor de formare.

Plan de formare

Program de formare comercialAnimator: D-ra STANCIU ELENAPlan de aciune comercial: 1x4 zile n luna decembrieTehnici de vnzare: 3x2 zile n lunile ianuarie, aprilie, septembrieInstrumente de plat: 3x2 zile n ianuarie, aprilie i septembrieGestiunea patrimoniului: 3x2 zile n februarie, mai, octombrieCredite pentru persoane fizice: 3x2 zile n martie, iunie, noiembrieCredite pentru persoane juridice: 3x2 zile n martie, iunie, noiembrie. Programe de informaticAnimator; D-ra VOICULESCU MIHAELAEditarea textelor: 3x2 zile n ianuarie, mai, noiembrieEditarea tabelelor: 3x5 zile n februarie, iunie, decembrieBaze de date: 2x5 zile n martie i septembrieTransferuri n reea: 5x3 zile n ianuarie, martie, mai, septembrie, noiembrie

Curs de contabilitate i dreptAnimator: D-na NEAGOE NICOLETAContabilitate bancar: 3x10 zile n ianuarie, mai i noiembrieAnaliz financiara: 3x10 zile n februarie, iunie i decembrieFiscalitate: 2x5 zile n martie i septembrieDrept de succesiune: 2x5 zile n aprilie i octombrie

Trebuie inut evidena acestor cursuri de formare pe domenii, numr decursuri, numr de participani i de zile alocate acestora, de exemplu:- Stagii comerciale:

- 18 -

Nr. stagiilor: lNr. zilelor: 40Nr. participanilor: 10- Stagii de informatic:Nr. stagiilor: 20Nr. zilelor: 80Nr. participanilor: 200- Stagii de contabilitate i drept:Nr. stagiilor: 10Nr. zilelor: 80Nr. participanilor: 100

Este inut, de asemenea, evidena personalului care se ocup cu activitatea deformare profesional a salariailor bncii, artnd pe scurt gradul de pregtire, funciileocupate anterior, vechimea n cadrul serviciului. Se fac, de asemenea, aprecieri privindcadrul socio-cultural n care i desfoar activitatea serviciul auditat: ierarhie binestabilit, grad ridicat de incertitudine pentru viitor, individualism, nivel de dezvoltare,dependen.

Urmeaz conceperea i aprobarea unui plan de lucru:Plan de lucru

- Instrumente- Tabloul repartizrii sarcinilor- Statistici Flow-chart- Metodologia conducerii misiunii Interviu cu participanii Interviu cu responsabiliioperaionali Interviu cu toi membrii serviciului formare- Obiective i spaiul liber" schimbului

In continuare, se trece la faza a doua prevzut n metodologia controlului.

1.2.2. Diagnosticarea punctelor forte i a punctelor slabe

Diagnosticarea punctelor forte i a punctelor slabe este a doua din cele opt faze alemetodologiei de organizare i realizare a unei misiuni de audit bancar.

Aceast faz const n stabilirea punctelor forte (pozitive) i a celor slabe(negative) din activitatea auditat. Neajunsurile reale vor fi consemnate m foile de risc.

Elaborarea unui bun diagnostic presupune parcurgerea anumitor etape de lucru:- identificarea punctelor pozitive aparente;- identificarea slbiciunilor aparente;- verificri suplimentare pentru confirmarea sau infirmarea celor

constatate anterior;- inventarierea slbiciunilor reale;- propuneri pentru nlturarea punctelor negative constatate.Cnd un domeniu nu a mai fost supus unei misiuni de audit, dosarul permanent

cuprinde puine informaii, n acest caz, auditorul procedeaz la strngerea deinformaii de la auditai i le va consemna n dosarul permanent, informaiile existente n

- 19 -

dosarul permanent trebuie s fie reverificate de ctre auditor. Verificarea continu ainformaiilor este unul dintre principiile fundamentale ale auditului.

1.2.2.1..Principii fundamentaleAuditorul, n cutarea punctelor slabe ale domeniului auditat, trece n revist

punctele slabe valabile pentru toate ntreprinderile, instituiile consemnate n manualelede specialitate pe care acesta le-a studiat anterior ntr-o form de nvmnt superior.

Aceste puncte slabe corespund, de obicei, nerespectrii principiilorPrincipiile fundamentale clasice sunt urmtoarele:- separarea funciilor de conducere, executare, validare i de control. Aceste

funcii diferite nu trebuie ndeplinite de aceeai persoan;- veridicitatea informaiilor. Informaiile trebuie s fie conforme cu realitatea;- pistele de audit. Toate operaiunile de control trebuie efectuate ntr-o ordine

logic;- mputernicirile, delegrile, autorizrile. Trebuie verificat dac lista cu numele

persoanelor care au o mputernicire, o delegaie sau o autorizaie este conformrealitii;

- codurile de acces. Trebuie sa existe coduri informatice confideniale, care slimiteze accesul la fiiere, programe al persoanelor neautorizate. Din acest motiv,codurile de acces sunt complexe, avnd un numr mare de caractere i sunt schimbateperiodic.

Cnd operatorul nu folosete calculatorul cteva minute, acesta trebuie s intreautomat n stand-by pentru a evita ca altcineva s aib acces la informaie.

Suita de operaii pe care le regsim n orice domeniu i care ajut latransformarea intrrilor" nainte s devin ieiri":

- nregistrarea intrrii";- autorizarea operaiei de transformare;- realizarea operaiei;- contabilizarea operaiei;- validarea operaiei (control Ia primul nivel);- memorarea operaiei;- nregistrarea ieirii.In instruciunile de uz intern (manualele de procedur) sunt artate modurile de

nregistrare a operaiunilor ntr-o banc, precizate persoanele abilitate de a efectuaperiodic controale, precum i natura lor (control exhaustiv, prin sondaj, sau cuexcepii):

- n cazul controlului exhaustiv, toate operaiile trebuie controlate;- n cazul controlului prin sondaj, controlul se efectueaz pe un eantion de

operaii;- n cazul sondajului global, sunt verificate, de exempiu, toate operaiunile

financiar contabile, indiferent de valoarea acestora; n cazul controlului prin excepii,numai operaiile care depesc o anumit valoare trebuie controlate.

Foile de lucruAuditorul, dup interviuri i analize, consemneaz rezultatele pe foile de lucru.

Acestea conin referine privind numele auditatului, data interviului i tema

- 20 -

In anumite situaii, unele foi de lucru vor figura i n anexele raportului de misiune,care aparine Direciei de Control i Audit.

In cazul unui interviu, auditorul are interesul s prezinte foaia sa de lucru persoaneiauditate pentru a fi validat, din mai multe motive:

- validarea informaiilor;- completarea acestora de ctre cel auditat;- recompensarea persoanei auditate n schimbul informaiilor pe care le-a dat, dac

au o valoare deosebit.Tabloul intrri-ieiri

Inainte s analizeze domeniul (funciile de transformare, de reglare i de pilotaj),auditorul trebuie s inventarieze schimburile pe care acesta le face cu mediul.

De fapt, orice domeniu este dependent de mediul su. A nelege mediul unuidomeniu nseamn a nelege nsui domeniul

Tabloul intrri-ieiri este instrumentul care va permite sintetizarea:La intrare:- cine: a transmis informaia;- ce: informaiile care intr n domeniul respectiv;- de unde: proveniena informaiilor;- cnd: datele de intrare ale informaiilor;- cum: modul de comunicare;- cat: volumul de informaii.

La ieire:- cine: destinatarii informaiilor;- ce: informaiile ce reies din domeniul respectiv;- unde: destinaia informaiilor;- cnd: datele de plecare a informaiei;- cum: modul de comunicare;- ct: volumul de informaii.Auditorul are de efectuai multe interviuri pentru a culege rapid informaii de la cei

auditai. Pentru a fi eficace, interviul trebuie s respecte mai multe reguli:- pregtirea prealabila (stabilirea unui plan de ntrebri referitor la

domeniul auditat)- alegerea intervalului de timp n care se realizeaz interviul, pentru a nu deranja

interlocutorul de la activitile de baz;- derularea interviului la locul de munc;- durata maxim:- redactarea unei dri de seama;- validarea drii de seam de ctre persoanele intervievate.Scopul interviului este obinerea de informaii precise privind domeniul controlat,

cei auditai uneori neputnd furniza rspunsuri corecte, n ciuda bunvoinei lor.Principalele motive care duc la o astfel de situaie sunt:

- Rspunsul celui auditat nu conine informaii suficiente.Exemplu: documentele pe care le-am primit conin greeli".Auditorul va trebui s pun ntrebri de tipul: ce documente?", de unde provin?"

- Informaia este vagExemplu: se estimeaz un cost mare"

- 21 -

Auditorul va trebui s pun ntrebri de tipul: cine estimeaz acest lucru?", careva fi costul?"

- Comparaia este incompletExemplu: n unele servicii se muncete necorespunztor."Auditorul va trebui s pun ntrebri de tipul: ce servicii?", ce nelegei prin

necorespunztor?", care este pentru dvs. criteriul calitativ?"

- Cel auditat folosete verbe cu o semnificaie vag:Exemplu: tiu c se muncete bine".

Auditorul va trebui s pun ntrebri de tipul: de unde tii c se muncetebine?

- Cel auditat se exprim prin totul sau nimic".Exemplu se ntmpl mereu la fel"

Auditorul va trebui s pun ntrebri de genul: chiar mereu e la fel?", nu a existatnici un moment n care s fie altfel?"

- Cel auditat impune reguli i limite:Exemplu: trebuie", tiu", nu pot".Auditorul va trebui s pun ntrebri de genul: de ce trebuie sa procedai aa?",

ce s-ar ntmpla dac...?", ce v mpiedic s...?", daca ai putea, ce s-ar ntmpla?"

- Cei auditat emite o judecat de valoareExemplu: angajaii nu sunt responsabili pentru ceea ce fac" Auditorul va

trebui s pun ntrebri de genul: toi angajaii?", ntlnit nici un angajatresponsabil?", suntei singurul care gndii astfel? Ce v face s spunei acestlucru?"

- Cel auditat folosete cuvinte abstracteExemplu: nu avem nici o libertate".Auditorul va trebui s pun ntrebri de genul: cum definii cuvntul libertate?",

dac ai fi fost liber, ce s-ar fi ntmplat?", cu ce v deranjeaz lipsa libertii n muncdvs.?"

- Cel auditat atribuie anumite gnduri auditoruluiExemplu: tiu ce credei despre situaia aceasta."Auditorul va trebui s pun ntrebri de genul: ce v face s credei asta?", pe ce

v bazai?"

- Cel auditat stabilete o relaie de cauzalitate ntre dou fapte. Exemplu: a vrea sfac mai multe controale, dar sunt foarte ocupat". Auditorul va trebui s pun ntrebri degenul: cnd timpul v-o permite, facei mai multe controale?", a fost vreo zi cnd aifcut controale chiar dac erai foarte ocupat?"

- Cel auditat d o informaie din care pot reiei una sau mai multe supoziii.

- 22 -

Exemplu: dac situaia economic ar fi fost mai bun, nu am fi fost controlai demisiunea de audit."

Auditorul va trebui s pun ntrebri de genul de unde tii c auditul nu poateinterveni dect ntr-o situaie proast?", n-ai mai fost niciodat auditai cnd situaia erabun?"

ntrebrile pe care le pune auditorul se nvrt mereu n jurul acestora:Auditorul trebuie s se pun la curent cu organigrama domeniului auditat.Organigrama are ca obiectiv prezentarea organizrii ierarhice a unui domeniu:- prezentarea piramidei ierarhice;- repartizarea activitilor n cadrul acesteia.Organigrama se poate prezenta sub mai multe forme:- Decupaj pe funcii. Acest decupaj se realizeaz pe meserii (contabilitate,

informatic, depozite etc.). Poate cauza o izolare a funciilor deoarece fiecare angajat albncii are o activitate strict delimitat.

- Decupaj pe piee. Acest decupaj se realizeaz pe grupe de clieni (persoane fizice,persoane juridice). Poate cauza o izolare a pieelor.

- Decupaj pe proiecte. Acest decupaj se realizeaz pe proiecte (finanarea de ctrestat a campaniei agricole pe activiti specifice). Poate cauza o izolare a proiectelor.

- Decupaj matriceal (funcii/proiecte sau piee/proiecte). Acest decupaj este realizatpe Funcii/Proiecte sau Piee/Proiecte. Acesta antreneaz o dubl ierarhie a persoanelor.

Uneori organigrama domeniului auditat poate atrage atenia asupra unui numr deeventuale carene. Aceasta d indicaii n legtur cu stilul de management practicat deresponsabilii din acest domeniu. Sunt situaii cnd managementul aplicat, bazat peanumite valori i concepii necorespunztoare reprezint o frn n calea unor schimbripozitive.

Auditorul trebuie s se informeze n legtur cu fia de definiie a posturilor.Fia de definiie a posturilor n cadrul organigramei este un instrument ce are ca

obiectiv prezentarea diferitelor posturi:- titularul postului;- suplinitor (n caz de absen);- misiunea postului (finaliti);- atribuii;- norme de performan;- responsabil ierarhic;- unitate de legtur.Fiele de definiie a posturilor nu sunt totdeauna nominale. De fapt, n cazul

domeniilor care necesit un mare numr de salariai cu aceeai sarcin, fia de definiienu este individual.

Auditorul este interesat n cunoaterea tabloului de repartizare a sa ntre persoanelecare lucreaz n domeniul respectiv. Dac nu exist un astfel tablou, auditorul l va alctuimpreun cu conducerea sectorului respectiv.

Tabloul de repartizare a sarcinilor este un instrument, care arc ca scop relevareaatribuiilor persoanelor din domeniul respectiv, punnd n eviden: repartizarea timpuluintre diferitele funcii (funcia de pilotaj, funcia de reglare i funcia de transformare),

- 23 -

mprirea muncii pe sarcini (pe zile/sarcin pe an), mprirea muncii pe persoan (pezile/persoan pe an);

Acest tablou pune n eviden, uneori, slbiciuni ale domeniului auditat:* Discrepane ntre sarcinile de lucru ale diferiilor salariai bancari;* Imprirea necorespunztoare a timpului fr s se in cont de

importana obiectivelor urmrite;* Specializarea sau polivalena exagerat a persoanelor angajate. Auditorul

trebuie s efectueze calculul competentelor angajailor dintr-un domeniu pentru a explicaperformanele i pentru a evalua nivelul de control al riscurilor.

Tabloul competenelor este un instrument ce are drept obiectiv inventariereanivelului de competen a angajailor.

Pentru o activitate, pot fi posibile mai multe niveluri de competen, dup cumurmeaz:

- o persoan nu cunoate o anumit activitate: O puncte; - o persoan seformeaz pentru funcia de transformare a unei activiti:

1 punct;- o persoan cunoate foarte bine funcia de transformare a unei activiti:2 puncte;- o persoan cunoate foarte bine funcia de transformare a unei activitii se formeaz pentru funcia de reglare: 3 puncte; - o persoan cunoate foarte

bine funciile de transformare i de reglare: 4puncte.Dup atribuirea punctajului, auditorul poate stabili: nivelul de competen a fiecrui

angajat, nivelul de competen pe activitate i nivelul de competen general adomeniului;

De asemenea, se pot calcula:* acoperirea sarcinilor: numr de persoane ce cunosc foarte bine aceeai sarcin

(adic numr de persoane care au patru puncte pentru aceeai sarcin);* polivalena persoanelor: numr de sarcini pe care o persoan le stpnete

(adic numr de sarcini pentru care o persoan are patru puncte);* nivelul de acoperire sau nivelul de polivalen a domeniului (numr de sarcini

pentru angajai cu patru puncte).

Normele ergonomiceErgonomia este stina care se ocup cu studiul condiiilor i al metodelor de munc,

al interaciunii dintre om i mediul de munca, n condiiile unor relaii socio-economicecare caracterizeaz un anumit mediu, n cazul nostru, o banc.

Auditorul nu trebuie s ignore condiiile de munc ale angajailor bncii.Normele ergonomice trebuie respectate pentru a favoriza confortul angajailor i a

mri randamentul profesional.Normele ergonomice se refer la:

Aezarea la locul de muncStatul pe scaun antreneaz un consum sczut de energie, mai mic cu 16% dect n

picioare i cu 55% dect n picioare i aplecat n fa. Poziia aezat este cea mai bun (peun scaun i cu un plan de munc reglabile).

- 24 -

Percepia vizual este optim i corespunde unui unghi cuprins ntre 20 -120, cualte cuvinte materialele asupra crora acioneaz angajatul firmei trebuie s se afle n faalui, pe birou, n spaiul delimitat mai sus.

SpaiulTeritoriul personal de lucru corespunde unui cerc de 50 cm n jurul corpului su,

teritoriul amical se ntinde pe 1,20 m, teritoriul social este ntre 2 i 3,5 m, iar distanapublic ntre 2 i 7,5 m. Teritoriul optim trebuie s fie mai mare dect teritoriul propriu.

Dimensiunea birourilorRaportul lungime/lime trebuie s fie sub 3 pentru ca proporiile s fie plcute:

proporia optim este de l ,7 (numr de aur").

LuminozitateaAcuitatea vizual optim este de 150-300 luci, iar sursa de lumin trebuie s vin

deasupra biroului sau din partea stng a celui care lucreaz.

ZgomotulUn fond sonor d.e 65 de decibeli este admisibil pentru c nu deranjeaz, un fond

sonor de 65-90 de decibeli provoac dereglri ale auzului, iar un fond sonor de peste 120de decibeli duneaz grav sistemului nervos central. Fondul sonor optim este ntre 40-60de decibeli.

TemperaturaO temperatur ntre 22 i 25 provoac o scdere a concentrrii, o temperatur

ntre 26" i 30 provoac un disconfort, o temperatur mai mare de 30" perturb n modserios munca. Temperatura optim este ntre 18 i 20. Pentru a realiza acest lucru suntmontate instalaii de aer condiionat.

UmiditateaUn nivel de umiditate prea sczut usuc pielea i irit ochii, un nivel prea ridicat

provoac senzaia de umezeal. Nivelul optim este ntre 20% - 40%.Misiunile de audit efectuate n rile dezvoltate i cele n curs de dezvoltare au scos

n evidenta diferenele mari dintre condiiile de munc din sectorul bancar. Respectareaacestor norme necesit cheltuieli pe care multe bnci nu i le permit. Recomandriletrebuie sa in cont de context i trebuie s fie realiste.

Tabloul de planningTabloul de planning este un instrument ce pune n eviden planificarea activitilor

bancare n timp. El se realizeaz n funcie de domeniu, n timp, innd cont de specificuloperaiilor efectuate: zilnice, sptmnale, lunare, trimestriale, anuale.

Manualele de procedurManualul de procedur cuprinde noiunile de baz, procedurile de operare dintr-o

banc conform legislaiei generale bancare, financiare, precum i instruciunile internestabilite i aprobate de conducerea bncii. Acestea au ca obiectiv informarea personalului

- 25 -

asupra modalitilor de operare dintr-un domeniu sau altul de activitate, de care acestatrebuie s in cont n activitatea curent.

Auditorul trebuie s cunoasc, de asemenea, n detaliu, manualele de procedur,care sunt indispensabile activitii de control i audit pe care o desfoar pentru acompara ceea ce exist (constat) cu ceea ce trebuia fcut.

Manualele de procedur trebuie s fie uor de neles i de memorat. Pentru aceasta,ele trebuie s aib urmtoarele caracteristici; referine logice, actualizare, titlu gritor,texte i scheme, vocabular cunoscut de utilizatori, fraze scurte, o singur instruciunentr-o fraza.

Procedurile pot fi mprite: cronologic, alfabetic, numeric i tematic.Trebuie, de asemenea, avute n vedere, actualizarea informaiilor i stocarea

acestora.Din ce n ce mai mult, procedurile fac parte din aplicaiile informatice, lucru ce

simplific actualizarea i omogenizarea lor.Schema fluxurilor ntre angajai se refer la traseul parcurs de un document sau

altul de la intrare pn la ieire. Ea este un instrument de lucru simplu care permitepunerea n evident, prin grafice, a acestui traseu.

Se remarc din experien c disfunciile ntr-o activitate intervin deseori ca urmarea unui schimb de informaii incomplete sau eronate ntre angajaii aceluiai domeniu careopereaz asupra unui document.

Acest instrument este folosit pentru a analiza i controla o activitate dintr-undomeniu.

Pentru a reprezenta un sistem de operare asupra unui document, se pot folosi maimulte modaliti de reprezentare, una din acestea fiind flow-chart-ul (modelul fizic external operaiunilor n cadrul metodei Merise).

Flow-chart este un instrument prin care se reprezint grafic modalitile de operare.Aceast reprezentare grafic va .simplifica nelegerea transformrilor succesive ce seefectueaz asupra unui document bancar. Aceste faze sunt, de fapt, sarcini adresate:omului, tehnologiei informatice i sarcini ce pun n legtur omul cu IT-ul.

In urma controlului efectuat de ctre auditor, acesta poate constata disfuncionalitipe care le consemneaz n foaia de lucru (separarea funciilor, documente inutile,distrugerea unor informaii importante).

Flow-chart este instrumentul preferat al auditorilor cu un nalt spirit de analiz. Deaceea, unii auditori vor reprezenta toate modalitile de operare sub form de flow-chart,chiar i a acelora care nu prezint prea mult interes.

Estimarea sondajelorMisiunea de audit necesit strngerea unui anumit numr de informaii.Auditorul poate obine o parte din informaiile necesare solicitndu-le angajailor

domeniului auditat. El trebuie s in cont de faptul c, n activitatea bancar, senregistreaz fluctuaii importante n cadrul sarcinilor ce trebuie ndeplinite. Volumul demunc difer de la o zi la alta (de exemplu, un numr diferit de dosare de credit).

Auditorul, prin sondaj, adun informaii despre volumul muncii efectuate, durata icosturile aferente muncii prestate.

- 26 -

Exemplu: pentru a stabili numrul dosarelor de credit ce trebuie analizate zilnic dectre un ofier de credite, ntrebrile care se impun sunt urmtoarele:

- Prima ntrebare: Cte dosare rezolvai ntr-o zi uoar?"Rspuns: 10 dosare".- A dou ntrebare: Cte dosare rezolvai ntr-o zi ncrcat?"Rspuns: 50 dosare".- A treia ntrebare: Cte dosare rezolvai ntr-o zi obinuit?"Raspuns: 15 dosareNumarul mediu obinuit de dosare intr-un an se evalueaza dupa formula urmatoare:(MINIM + 4 X OBINUIT + MAXIM)/6Precizia rezultatului se obtine prin formula: (MAXIM-MINIM)/6.In exemplul nostru:Numarul mediu de dosare este egal cu: (20+4*15+50)/6=120/6=20 dosare/ziPrecizia rezultatului este egala cu: (50-10)/6 = 40/6=+/- 9=6,66 dosare/Zi.

Indicatori statisticiMediana, media, modulul, intinderea si abaterea tip sunt indicatori care

caracterizeaza distributia rezultatelor in jurul unei valori centrale.In cadrul misiunii de control, auditorul trebuie sa se fereasca sa foloseasca media

aritmetica caci ea poate ascunde fenomene atipice, chiar pe cele care merita sa fiestudiate cu precadere.

Dintre toti indicatorii enumerati mai su, abaterea tip reflecta cel mai bine situatiaobiectiva, ffind cel mai reprezentativ indicator pentru evaluarea fenomenului auditat.

Abaterea tip este folosta pentru a caracteriza o distributie omogena. Aceastapermite determinarea intinderii distribuirii in jurul mediei.

Abaterea tip se calculeaz printr-o formul matematic sau se evalueaz printr-untabel statistic cu ajutorul ntinderii distribuirii. Distribuirea se mparte astfel:

- 68,3 % este cuprins ntre medie (1) x abatere tip;- 95,4 % ntre medie (2) x abateri tip;- 99% ntre medie (2,5) x abateri tip.Exemplu:Frecventarea unei agenii bancare variaz dup zile. Urmrirea a 250 de zile

lucrtoare d o frecven de la 40-50 clieni. Media aritmetic d 45 de clieni.Intinderea distribuirii fiind egal cu 10, putem calcula cu ajutorul unui tabel statistic

faptul c abaterea tip a acestei clientele bancare este egal cu 2. Putem deduce c:- In 68,3% din zile, 170 zile lucrtoare din 250, frecventarea ageniei estecuprins

ntre 43 (= 45-1x2) i 47 (=45+1x2) clieni- In 95,4% din zile, 239 de zile lucrtoare din 250, frecventarea agenieiva fi

cuprins ntre 41 (-45-2x2) i 49 (=45+2x2) clieni.- In 99% din zile, 248 zile lucrtoare din 250, va f. cuprins ntre 40 (-45-2,5x2) i

50 (=45+2,5x2) clieni.

Chestionarul de control intermOdat terminat strngerea de informaii, auditorul trebuie s treac la

diagnosticarea situaiei.

- 27 -

Chestionarul de control intern are ca obiectiv studierea n amnunt a unui domeniupentru a-i determina punctele forte i punctele slabe. Acest instrument se compune dinntrebri tip preluate din lucrrile de specialitate sau elaborate special de ctre echipa deaudit pentru acea misiune.

In chestionarul de control intern, un rspuns Da" indic un punct forte aparent, unrspuns Nu", un punct slab aparent. Auditorul trebuie sa in cont de acest lucru nstabilirea ntrebrilor.

Fiecare punct forte i fiecare slbiciune trebuie verificate la faa locului. De fapt, nacest stadiu al analizei critice, nu este indicat s tragem concluzii pripite: un punct fortepoate fi numai aparent, o slbiciune poate fi compensat printr-un alt punct forte, chiardin afr domeniului auditat.

Tabloul punctelor forte i al punctelor slabe aparenteOdat datele strnse i analizate cu ajutorul chestionarului de control intern,

auditorul poate sintetiza constatrile n tabloul punctelor forte i al punctelor slabeaparente ale domeniului.

Acest tablou are drept obiectiv:- punerea n evident a punctelor a priori pozitive, pe care le numim forele

domeniului,- punerea n eviden a punctelor a priori negative, pe care le numim slbiciunile

domeniului.Acest tablou constituie lista de puncte pe care auditorul trebuie s le verifice ia faa

locului. Nu este totui neaprat necesar s verifice toate forele i toate slbiciunile.Verificarea este necesar doar n cazul punctelor cu miz mare.

Programul de verificareProgramul de verificare const n verificarea !a faa locului a forelor i a

slbiciunilor aparente care figureaz n tabloul mai sus amintit, stabilind dac foreleidentificate sunt reale i dac slbiciunile pot fi compensate prin forele existente sau suntadevrate slbiciuni.

Auditorul face verificri la faa locului, avnd posibilitatea de a opta pentru unadintre urmtoarele metode:

* alegerea unei informaii i urmrirea acesteia de-a lungul tuturoroperaiilor (dosar, factur, note de cheltuieli);* alegerea unui eantion de informaii (un anumit numr de dosare declieni, de facturi, de bonuri de comand, de dosare de credit);* introducerea intenionat a unei anomalii ntr-o operaiune i observarea

consecinelor. O detecteaz operatorii? Cum o corecteaz? In ct timp?SondajeleSondajele sunt foarte utile n faza de verificare la faa locului a forelor i a

slbiciunilor aparente. Efectuate pe un numr important de beneficiari ai serviciilor uneibnci, acestea permit determinarea unor trsturi anume, posibil de generalizat la nivelultuturor clienilor.

Totui, este important s se in cont de faptul c studiul unei pri a clientelei nueste acelai lucru cu studiul acesteia n ntregul ei i c rezultatul nu este sigur, ci estedoar o estimare, mai mult sau mai puin exact.

Aceast estimare se msoar prin indicatori:

- 28 -

Gradul de credibilitate a rezultatului reprezint procentul de ansa ca rezultatulsa fie exact

Exemplu:Un grad de credibilitate de 95% se traduce prin faptul c exist 95 de anse din 300

ca rezultatul s fie exact i 5 anse din 100 ca s fie inexactPrecizia rezultatului reprezint intervalul n care este cuprins rezultatulO precizie de 2 pentru un rezultat de 80 d un rezultat de 78-82.Pentru a sintetiza, putem spune c, n situaia de fa, avem 95 de anse din 100

pentru ca rezultatul s fie ntre 78 i 82 i 5 anse din 100 pentru ca acesta s fie mai micde 78 sau mai mare de 82.

Realizarea unui sondaj presupune parcurgerea urmtoarelor etape: - stabilireagradului de credibilitate dorit pentru rezultat;- stabilirea preciziei dorite pentru rezultat;- stabilirea prii din eantion ce trebuie observat cu ajutorul unui tabelstatistic;- selectarea eantionului fizic cu ajutorul unor tabele; - observaia:- analiza rezultatului.Exemplu:- obiectivul sondajului: stabilirea, pe un numr de 5000 dosare de credit, a gradului ncare au fost constituite garanii;- stabilirea gradului de credibilitate a rezultatului: 99 %; - determinarea precizieirezultatului: 2 %; - determinarea eantionului cu ajutorul tabelului: 306 dosare; -selectarea eantionului fizic cu ajutorul unui tabel de numere luate la ntmplare: al 10-lea dosar, al 38-lea dosar, al 56-lea dosar, al 95-lea dosar, la al 112-lea dosar etc.; sau:- selectarea eantionului fizic prin mprirea dosarelor (5000) la eantion (306): al 16-lea dosar, al 32-lea dosar, al 48-lea dosar, a! 64-!ea dosar. al 80-lea dosar;- prin studierea a 306 dosare, constatm c n 45% din cazuri, nu au fost constituitegaranii;- analizarea rezultatului: avem 99% anse ca garaniile s nu fi fost luate pentru 43-47% din dosare, adic pentru 2150-2350 dosare.

Foaia de riscPotrivit Dicionarului explicativ al limbii romne, prin noiunea de risc se nelege

pericol, inconvenient posibil, probabilitatea de producere a unui eveniment cu consecinenedorite pentru subiect.

Prin risc bancar se nelege elementul de incertitudine care poate afecta derulareaunei operaiuni economico-financiare a acesteia.

Dar riscul trebuie definit foarte clar pentru a ti la ce ne referim.Foaia de risc se inspir din metodologia rezolvrii problemelor": ea conine, de

fapt, un anumit numr de informaii necesare pentru abordarea unei probleme anume.Riscul nu se poate defini pornind numai de la o situaie judecat ca nesatisfactoare.

n primul rnd, trebuie s stim care este situaia satisfctoare (ideal), apoi trebuie sstrngem o sum de fapte indiscutabile, s ie cutm cauzele i consecinele i, n final, sapropunem o soluie.

Foaia de risc este:

- 29 -

- un dosar format din mai multe pri, n care se gsesc mai multe feluri deinformaii: tipul de riscuri, faptele observate, cauzele, consecinele reale sau poteniale,recomandrile. In foaia de risc, n mod obligatoriu, trebuie s apar: numele efuluimisiunii, numele auditorului, numele responsabilului cu domeniu! auditat.

- un instrument metodologic foarte util, pentru c:- sintetizeaz toate informaiile care se refer ia risc oblignd auditorul s

fac o analiz metodic i riguroas;- faciliteaz identificarea adevratelor riscuri;- permite validarea riscurilor i recomandrilor naintea redactrii raportului de

audit;- faciliteaz redactarea raportului de audit i a raportului de sintez.

Foile de risc sunt foarte utile pentru auditori, ele permind o rnai mare rigurozitate nanaliz, redactarea unor rapoarte mai puin stufoase", dar cu informaii importante,relaii mai bune cu cei auditai, o mai mare uurin n exprimarea scris.

1.2.2.2. Identificarea vulnerabilitilor

Acest subcapitol abordeaz faza a treia din metodologia realizrii unei misiuni deaudit. Cauza este ceea ce face ca un lucru s existe sau ca un eveniment s aib loc.

Identificarea cauzelor care au general slbiciunile constituie obiectivul acesteianalize. Este firesc acest lucru, deoarece noi nu putem s propunem recomandri pentrundeprtarea slbiciunilor, att timp ct nu cunoatem cauzele care stau la origineaacestora.

Am constatat c o slbiciune are uneori la baz mai multe cauze i c acestea,pentru a fi identificate, necesit o analiz aprofundat. De fapt, cauzele aparente sunt uorde identificat. Pe de alta parte, aceste cauze sunt efectul altora, mai profunde, pe caretrebuie s le gsim.

Succesul acestor investigaii st n dorina de a gsi cauzele de fond" care leexplic pe toate celelalte.

Aceast activitate de identificare nu trebuie s vizeze toate slbiciunile, cci uneleslbiciuni pot avea cauze comune.

Arborarea cauzelorArborele cauzelor este un instrument foarte util in nelegerea cauzelor unei

disfuncii, n explicarea unui risc sau a unei slbiciuni.De ce trebuie ca auditorul s neleag cauzele fiecrei slbiciuni pe care o

identific ntr-un anumit domeniu?Pentru c, dac nu cunoate cauzele, risca s fac recomandri nepotrivite, care nu

rezolv deloc sau dect parial slbiciunea.S nu uitm c o slbiciune se datoreaz rareori numai unei singure cauze.

Auditorul nu este obligat s realizeze un arbore de cauze pentru fiecare slbiciune, cci,studiind prima slbiciune, are toate ansele s descopere c alte slbiciuni sunt de faptcauzele sau consecinele celei studiate.

Arborele cauzelor este un instrument care se folosete n dou etape:- inventarul cauzelor

- 30 -

eful misiunii i auditorii vor face inventarul cauzelor care pot sta la baza uneislbiciuni, folosind un instrument de creativitate de tipul brainstorming".

Pentru a face inventarul, se va pune ntrebarea: De ce?" i se va cuta rspunsul.Pentru c..." i aa mai departe.

Acest inventar va fi realizat innd cont de clasificarea C.C.U.C.C.C. (Cine, Ce,Unde, Ct, Cum, Cnd) pentru a ne asigura c el cuprinde totalitatea cauzelor;

- verificarea pe teren a inventarului.Acest instrument este folosit pentru a nelege cauzele care au produs o slbiciune,

un comportament necorespunztor, au afectat calitatea muncii prestate n compartimentulverificat. In acest sens, arborele cauzelor reprezint un instrument de lucru complex.

1.2.2.3. Evaluarea consecinelorEvaluarea consecinelor reprezint faza a patra a controlului i audituluiConsecina este rezultatul, urmarea unei aciuni sau a unei fapte.Evaluarea consecinelor const n stabilirea pagubelor reale produse sau a celor

poteniale, de ctre o slbiciune (risc) identificat.De fapt, o slbiciune iar consecine nu poate fi considerat slbiciune i nu poate

figura n raportul amnunit al misiunii.Aceast faz este dificil pentru c nu putem evalua ntotdeauna riscurile pe care le

poate antrena o slbiciune i nici consecinele n cifre pe care ea Se poate avea pentru obanc.

Folosirea sistematic a listei de riscuri prezentat n aceasta lucrare ne ajut sa neaducem aminte date importante pentru misiunea de audit, n schimb, n ceea ce privetecifrele nu putem fi mereu siguri.

Acest instrument este pentru consecine ceea ce arborele cauzelor este pentru cauze.Arborescenta consecinelor ajut la cercetarea efectelor previzibile ale unei

slbiciuni, mergnd de la particular spre general.Ca i la cauze, constatm c mai multe slbiciuni au aceleai efecte i c o

slbiciune elementar poate avea efecte diferite. Pentru a realiza o arborescent completa cauzelor, trebuie s ne gndim ce antreneaz fiecare consecin identificat.

In cazul bncilor, consecinele se pot prezenta sub forma unor riscuri reale saupoteniale (de exemplu: riscurile clasice la care se expune o banca n activitatea curenta).

1.2.2.4. Stabilirea recomandarilorStabilirea recomandrilor const n identificarea, pentru fiecare slbiciune, a uneia

sau a mai multor recomandri care, odat fcute, vor face s dispar slbiciunea n cauz.Recomandrile n audit nu se refer doar la respectarea reglementrilor. De aceea

nu vom ntlni numai acest tip de recomandri.Vom gsi recomandri:* care permit ameliorarea calitii activitilor care se presteaz n

domeniul auditat, dac acesta nu ajunge la performanele dorite;* care permit un mai bun control al riscurilor inerente, chiar dac domeniul i

atinge obiectivele.Finalitatea recomandrilor depinde de nivelul de dezvoltare, de criteriile

socioculturale ale domeniului controlat, precum i de credibilitatea Direciei de Control iAudit.

- 31 -

Grila de controlGrila de control este un instrument folosit n activitatea de control i audit. Ea se

realizeaz dup criterii legate de risc:* gravitarea riscului corespunde consecinelor existenei unui risc. Aceste

consecine pot fi grave sau uoare;* probabilitatea apariiei riscului corespunde procentului de ans sau mai degrab

de neans... de apariie a riscului. Aceast probabilitate poate fi ridicat sau sczut.In funcie de aceste dou criterii, ne putem ndrepta spre:* un control exhaustiv al tuturor operaiunilor;* un control prin sondaj (eantion sau date aleatorii) global sau cu excepii:* absena controlului.Adesea constatm c un control cost mai mult dect valoarea informaiilor pe care

le furnizeaz. De aceea, este important s folosim aceast gril i sa scoatem n evidenriscurile reale sau poteniale ntr-un mod tiinific (obiectiv), innd cont de probabilitateade apariie a acestora.

Tabloul forelorTabloul forelor este un instrument folositor, care ne face s ne ntrebm, n cazul

fiecrei recomandri, care sunt dificultile previzibile de punere n practic. De fapt, careeste valoarea unei recomandri neurmate? Adesea, observm c recomandrile nu au niciun rezultat sau c aplicarea lor dureaz prea mult.

Aplicarea unei recomandri mrete performana unui domeniu icontroleaz riscurile. Aplicarea recomandrilor se lovete de tot felul de piedici: -recomandrile nu sunt nelese in mod corespunztor de conductorii sectorului respectivdeoarece, uneori, acesta este asociat cu ideea de greeal, vinovie, pedeaps;

- personalul nu are nici un fel de beneficiu imediat de pe urmambuntirii performanelor i a controlrii riscurilor;

- recomandrile sunt apreciate uneori n mod subiectiv ca nefiindprioritare domeniului auditat.

Tabloul forelor permite realizarea inventarului de fore n prezena:- obstacolelor" care stau n faa schimbrii;- forelor care favorizeaz schimbarea.Tabloul forelor ne face s ne ntrebm dac o recomandare este sau nu adecvat

sau dac se poate aplica corect.Tabloul de sintezaAcest instrument face sinteza ntre: fapte, cauze, consecine, recomandri. O dat cu

realizarea acestei sinteze, se constat c: - cauze identice explic fapte diferite; -fapte diferite au consecine identice;

- recomandrile se pot referi la aceleai fapte.Acest tablou pune n eviden mizele: cauzele de fond care explic n cea mai mare

parte faptele, consecinele cel mai des ntlnite, recomandrile prioritare.

1.2.2.5. Redactarea raporturilor

Un raport bine gndit uureaz munca de redactare.

- 32 -

Redactarea raporturilor este a asea din cele opt faze ale metodologiei de conducerea misiunii de audit.

Aceast faza const n trecerea de la foile de risc i de la tabloul de sintez laraportul amnunit, la raportul de sintez, la anexe i Ia foaia de angajament. S nereamintim c auditorul trebuie s ntocmeasc dou rapoarte:

- primul, raport detaliat reia ansamblul faptelor constatate, cauzele i consecineleacestora, prezint riscurile i recomandrile, nsoit de foaia de angajament, raportulpermite persoanelor auditate s pun m practic recomandrile. Raportul detaliat poate finsoit de anexe;

- al doilea, raportul de sintez, este destinat Direciei Generale de Control i Audit,El nu reia dect faptele constatate i recomandrile. Raportul permite direciei de a luacunotin de rezultatele misiunii i de a cere informaii persoanelor auditate.

Pentru a ajunge aici este necesar parcurgerea anumitor etape: ierarhizareaslbiciunilor, ierarhizarea recomandrilor, stabilirea planning-ului de punere n practic aangajamentelor i validarea rapoartelor.

Cronologia redactarii documentelorRaportul detaliat se redacteaz pe parcursul controlului i nu dup terminarea

misiunii. De fapt, n faza de diagnosticare a forelor i a slbiciunilor, de identificare acauzelor, de evaluare a consecinelor i de stabilire a recomandrilor, autorul redacteazfoi de lucru i foi de riscuri.

Anumite foi de lucru sunt clasate n anexele raportului detaliat.Foile de riscuri sunt preluate ca atare i constituie corpul raportului detaliat. La

sfritul misiunii, autorul redacteaz celelalte pri ale raportului detaliat, apoi raportul desintez.

De la foile de riscuri la raportul detaliatRiscurile identificate, consemnate n foile de riscuri, sunt reluate i aranjate n

ordinea descresctoare a gravitii, n prima parte a raportului detaliat.Slbiciunile trebuie neaprat aranjate n ordinea descresctoare a gravitii.Auditorul folosete dou metode: Prima const n notarea slbiciunilor n funcie de gravitatea riscurilor:- A sau 1: risc foarte mare;- B sau 2: risc mare;- C sau 3: risc mediu;- D sau 4: risc mic; A doua metod const n folosirea unei forme literare. Auditorul folosete n

acest sens termeni de ierarhizare i standarde de calificare pentru a stabili gradul degravitate a diferitelor riscuri identificate.

Recomandrile consemnate n foile de riscuri sunt preluate, clasate dup importanai urgena lor n ordine descresctoare.

Ca i n cazul riscurilor, se folosesc dou metode:* prima const n realizarea unui simplu planning pentru punerea n practic a

recomandrilor;

- 33 -

* a doua este mai literar i implic folosirea unei foi de angajament Auditorulfolosete anumite expresii prin care se precizeaz importana recomandrii i urgenaaplicrii ei.

Planul tip al raportului detaliat este urmtorul:- precizarea subiectului misiunii, numele efului de misiune i al auditorilor care

au participat la misiune, precum i perioada de desfurare;- printr-o fraz se mulumete persoanelor auditate pentru colaborare;- sumarul precizeaz punerea n pagin a raportului;- introducerea amintete contextul, obiectivele i domeniul misiunii;- prima parte sintetizeaz punctele pozitive (forele), aezate n ordinea

descresctoare a interesului i riscurile (slbiciunile)., aezate n ordinea descresctoare agravitii;

- a doua parte, structurat pe mari familii de riscuri, l descrie pe fiecare n parte.Aceast parte (corpul raportului) este, de fapt, o simpl compilaie a foilor de riscuriredactate de-a lungul misiunii;

- a treia parte sintetizeaz recomandrile clasate n ordinea descresctoare aimportantei i a urgenei;

- concluzia amintete importana punerii n practic a recomandrilor.Anexele cuprind anumite documente folosite n timpul misiunii. Anexele nu sunt

trimise n mod obligatoriu persoanelor auditate. Totui, n caz de contestaie sau de cererede explicaii, anumite acte pot servi drept probe pentru Direcia General de Control iAudit sau pentru auditai.

Clasarea anexelor se realizeaz pe tipuri de documente: reglementri, proceduri,dri de seam despre interviuri, analize cifrate, flow-chart, tabloul repartizrii sarcinilor.

Prezentarea i validarea raportului detaliatPrezentarea raportului amnunit (detaliat) este un moment incomod pentru auditori,

mai ales dac nu au fcut validarea intermediara mpreun cu responsabilii domeniului idac nu i-au implicat pe acetia n aciunea lor.

Validarea fiecrei slbiciuni pe teren, a cauzelor i a consecinelor sale, precum istabilirea recomandrilor validate de responsabilii operaionali fac ca edina de validares nu aduc dect foarte puine contestaii.

Acest lucru este foarte important, mai ales pentru auditorii care iau parte la misiunide control i audit la reprezentanele din strintate. Este necesar ca raportul detaliat sfie validat nainte de ntoarcerea n ar a echipei de control. Asupra unui raport detaliatprezentat conducerii bncii nu se pot purta discuii, uneori contradictorii, de la o distande mii de kilometri.

De aceea, este necesar ca raportul detaliat s conin rspunsurile scrise aleauditailor din sucursal, pe care acetia le pot folosi pentru a contesta afirmaiileauditorilor.

O dat cu folosirea foilor de riscuri, aceast parte devine inutil, iar timpul edineieste folosit nu pentru dezbaterea raportului detaliat, ci pentru punerea de acord n legturcu planning-ul recomandrilor, lucru care este rnai constructiv.

Raportul detaliat conine lista recomandrilor clasate dup doua criterii; urgenapunerii n practic i insistena auditorilor.

- 34 -

Foaia de angajament constituie planning-ul punerii n practic a recomandrilor.Acest planning, pentru a fi realizat, trebuie s fie elaborat mpreun cu responsabiliioperaionali ai domeniului auditat.

Foaia de angajament implic responsabilii operaionali i constituie documentul debaz al Direciei de Control i Audit pentru punerea n practic a recomandrilor.

Acest document precizeaz: cine este responsabilul, ce anume trebuie s rezolve icare este termenul limit de punere n practic.

Ca orice document contractual, foaia de angajament trebuie semnat de cele doupri: auditor, auditat.

Nerespectarea termenului de finalizare, stabilit de comun acord, trebuie s fietemeinic justificat.

Raportul de sintezRedactarea raportului de sintez nu pune probleme deosebite. Prima parte a raportului detaliat este i prima parte a raportului de sintez.

Aceast parte reia riscurile identificate n foile de riscuri i clasate n ordineadescresctoare a gravitii n raportul detaliat.

Partea a treia a raportului detaliat devine partea a doua a raportului de sintez.Se reiau recomandrile identificate n foile de riscuri i clasate n ordinea descresctoare,n funcie importana i urgena lor.

Pianul tip al raportului de sintez este urmtorul: n introducere este precizat subiectul misiunii, numele efului misiunii, perioada

de intervenie, contextul, obiectivele, cmpul de misiune. Prima parte sintetizeaz: punctele pozitive (forele) clasate n ordinea

descresctoare a interesului i riscurile (slbiciunile) clasate n ordinea descresctoare agravitii.

A doua parte sintetizeaz: recomandrile clasate n ordineadescresctoare a importanei i a urgenei.

Concluzia indic riscurile identificate n afr misiunii care trebuie aduse n ateniaDireciei generale.

n raportul detaliat, ct i n cel de sintez, sunt folosii termeni pentru ierarhizare,standarde de calificare sau expresii mai deosebite pentru recomandri sau pentruverificarea angajamentelor.

Termenii ierarhizrii permit aranjarea ideilor ntr-o ordine logic, astfel: Explicaia: Situaia este urmtoarea pentru c..." o Contradicia sau

concesia: Totui, situaia..." Consecina: De aceea situaia.." Cronologia: Pe de o parte, situaia..., pe de alt parte, situaia..." Adugarea: Cteodat., .situaia..."Standardele de calificare servesc la aprecierea unei fore sau a unei slbiciuni. In

funcie de datele pe care le deine auditorul, el poate caracteriza situaia n mod static saudinamic.

O situaie static poate fi:- foarte proast: Situaia este alarmant"- proast: Situaia este delicat"- bun: Situaia este convenabil"- foarte bun: Situaia este excelent" O situaie evolutiv poate fi:

- 35 -

- n curs de deteriorare constant: Situaia se degradeaz"- n curs de deteriorare: Situaia se stric"- neutr: Situaia este ntr-o sensibil evoluie"- n curs de ameliorare constant: Situaia este mai bun"- n curs de ameliorare: Situaia progreseaz"Cuvintele din vocabular prezentate n aceast lucrare corespund modului nostru de a

califica situaiile.Expresiile folosite n recomandriGradul de insisten n aplicarea unei recomandri este n funcie de gravitatea

fiecrui risc i, bineneles, de puterea recunoscut a Direciei de Control i Audit.n anumite bnci, Direcia de Control i Audit nu poate dect s-i exprime

dorinele, n altele, poate formula cereri sau chiar emite pretenii.Diversele grade de insisten sunt:- exigen (gravitate mare): Ordonm.."- cerere (gravitate medie): Preconizm"- dorin (gravitate mic): Ne-a