Audit Salarii Doc

METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDIT

Planificarea misiunii de audit

Planul de audit intern se întocmeste de catre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face în functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni;

b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în

rapoartele de audit public intern; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspectiilor;

deficiente consemnate în rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la

disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica

unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale

functionalitatii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute în mediul în care evolueaza

sistemul auditat;

c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate

masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse în planul anual de audit

public intern al entitatii, realizate în bune conditii si raportate în termenul fixat;

d) Numarul entitatilor publice subordonate;

e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel putin o data la 3 ani;

f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate publica subordonata;

g) Recomandarile Curtii de Conturi.

Proiectul planului de audit public intern este întocmit pâna la data de 30 noiembrie a anului precedent

anului pentru care se elaboreaza.

Conducatorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern pâna la 20 decembrie

a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat în

arhiva institutiei publice împreuna cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii

Arhivelor Nationale.

Proiectul planului anual de audit public intern este însotit de un referat de justificare a modului în care

sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru

fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de

justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentale, care au fost avute în vedere la selectarea

misiunii respective.

Planul de audit public intern are urmatoarea structura:

- scopul actiunii de auditare;

- obiectivele actiunii de auditare;

- identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;

- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor publice sau a structurilor organizatorice la care se va

desfasura actiunea de auditare;

- durata actiunii de auditare;

- perioada supusa auditarii;

- numarul de auditori proprii antrenati în actiunea de auditare;

- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de

specialisti cu care urmeaza sa se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este

cazul);

- numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi în actiunile de audit public intern în cadrul structurilor

descentralizate.

Actualizarea planului de audit public intern se face în functie de:

- modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor

operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului;

- solicitarile UCAAPI / entitatea ierarhic imediat superioara de a introduce / înlocui / elimina unele

misiuni din planul de audit public intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin întocmirea unui Referat de

modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducatorul entitatii publice.

seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea

activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit

public intern în mod eficient

Pentru stabilirea misiunii de audit intern ce urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al

compartimentului de audit public intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele

elemente: domeniul auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea

riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de

auditori.

În practica, în mod optional, se poate întocmi o informare-cadru privind misiunea de audit intern

care urmeaza a se desfasura, cu scopul de a informa propria conducere despre perioada în care se va

derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru începerea

misiunii.

Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si

în informarea-cadru trebuie sa se mentioneze:

- entitatea publica;

- cadrul legal în baza caruia se va efectua misiunea;

- perioada supusa auditarii;

- perioada alocata desfasurarii misiunii;

- planificarea misiunii, având ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile

preliminare si presupunând: prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor asociate si interventia la fata

locului, întocmirea documentelor preliminare, elaborarea documentelor finale;

- activitatile care urmeaza sa fie auditate;

- instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;

- concluzii – prin care se fac recomandari în vederea îndeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu,

respectarea termenelor planificate.

Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie înstiintata asupra

misiunii de si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiilor la fata

locului si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume persoanele potentiale care urmeaza sa

furnizeze informatiile necesare, materialele care se solicita prin aceasta, si daca este cazul si exista motive

întemeiate, sa obtina o amânare.

În practica, pe lânga misiunile de audit intern planificate, pot, în mod exceptional, sa mai fie

realizate si misiuni ad-hoc.

Misiunile de audit ad-hoc (misiuni solicitate de conducerea entitatii publice) se desfasoara

conform procedurilor prevazute în norme, însa termenul de notificare poate fi redus, dar nu mai putin de

trei zile calendaristice.

Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, în etapa de pregatire, notificarea se

înainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, însotita de carta auditorului intern,

comunicându-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de

audit.

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit

intern ale fiecarei entitati.

Misiunile de audit intern se realizeaza printr-o metodologie proprie si presupune parcurgerea

urmatoarelor etape:

1. Pregatirea misiunii de audit intern;

2. Interventia la fata locului;

3. Raportul de audit intern;

4. Urmarirea recomandarilor.

Derularea misiunilor de audit intern conformelor etapelor prevazute presupune respectarea unor

proceduri care se finalizeaza cu documente specifice acestora, conform normelor general privind

exercitarea auditului public intern si normelor specifice elaborate de entitatile publice auditate, avizate de

UCAAPI sau de organul ierarhic superior.

Pregatirea misiunii de audit intern

Etapa pregatirii misiunii de audit intern comporta urmatoarele proceduri:

1. Initierea auditului;

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor;

3. Identificarea si analiza riscurilor;

4. Elaborarea programului de audit;

5. sedinta de deschidere.

1. Initierea auditului

Procedura de initiere a auditului presupune întocmirea unor documente care autorizeaza misiunea

si creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin întocmirea si transmiterea

ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de repartiza sarcinile pe

auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern.

Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se

întocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind

efectuarea misiunii de audit intern.

Practicienii mai utilizeaza ordinul de serviciu si pentru urmarirea implementarii recomandarilor în

termenele prevazute, dar în acest caz ordinul precizeaza obiectul deplasarii la entitate pentru urmarirea

modului de implementare a recomandarilor atunci când cei auditati nu respecta procedurile stabilite de

norme cu privire la implementarea acestora.

În cadrul misiunilor ad-hoc, ordinul de serviciu trebuie sa fie aprobat si de conducatorul institutiei

publice, având în vedere ca misiunea nu este cuprinsa în Planul anual de audit intern.

Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin

întocmirea declaratiei de independenta, al carui scop este verificarea incompatibilitatilor personale ale

auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat

acolo unde exista incompatibilitati personale, decât daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind

furnizata în acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern.

În situatia aparitiei unei incompatibilitati a auditorilor interni, acestia au obligatia sa raporteze

conducatorului structurii de audit, care va lua masurile de eliminare a acestei incompatibilitati. Un

exemplu de solutionare a incompatibilitatilor se realizeaza prin schimbarea obiectivelor între auditori sau

chiar prin schimbarea auditorului în cauza de la misiunea repartizata.

Daca în timpul efectuarii misiunii de audit apare o incompatibilitate reala sau presupusa, auditorii

sunt obligati sa-l informeze de urgenta pe seful structurii de audit intern. Acesta va constata

incompatibilitatile personale ale auditorilor interni si va proceda la diminuarea lor prin negociere sau

transferul atributiilor între auditori.

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

Procedura de colectare si prelucrare este de fapt pregatirea informatiilor în vederea efectuarii

analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile în vederea

atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Cunoasterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea (structura)

auditata

Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfasurarii misiunii de audit intern faciliteaza

realizarea procedurilor specifice si în mod deosebit procedura de analiza a riscurilor.

Concret, auditorii interni:

- porta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii când se vor

solicita principalele documente: organigrama (se comporta cu organigrama pe care o avem), regulamentul

de organizare si functionare, fisele posturilor, regulamente interne;

- se deplaseaza la fiecare compartiment implicat în misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile

cuprinse în plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicita:

- posturile cuprinse în schema;

- circulatia documentelor si situatia de la fata locului;

modul de derulare a activitatii cu caracter general;

- procedurile, normele interne, circularele, iar daca nu au proceduri formalizate, retin aceasta

problema pentru etapa urmatoare de analiza a riscurilor.

Realizarea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un

dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice ca sunt prezenti pentru a întelege

specificul activitatii lor si a-i sprijini pentru îmbunatatirea acesteia.

Auditorii interni completeaza informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de organizare si

functionare a entitatii publice, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care

reglementeaza domeniul auditat, aflate de regula la sediul structurii de audit intern, materializat în

documentul Colectarea informatiilor.

De asemenea, auditorii interni se mai informeaza de pe Internet, din mass-media, din rapoartele altor organe de control, din rapoartele auditorilor externi, daca este cazul.

Prelucrarea informatiilor, presupune analiza acestora cu scopul identificarii obiectelor auditabile.

Colectarea si prelucrarea informatiilor presupun:

è Identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic în care

entitatea (structura) auditata îsi desfasoara activitatea;

è Analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii (structurii) auditate;

è Analiza entitatii (structurii) auditate si activitatilor sale (organigramei, regulamentelor de

functionare, fiselor posturilor, procedurilor scrise);

è Analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfasurare a misiunii de audit intern;

è Identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii (structurii) auditate si ale sistemelor sale de

control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

è Identificarea constatarilor semnificative si recomandarilor din rapoartele de audit precedente,

care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

è Identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

è Identificarea surselor potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si

aprecierea validitatii si credibilitatii acestor informatii.

În aceasta faza se deschid si se completeaza Fisele de identificare si analiza a problemei (FIAP)

pe baza discutiei în sedinta a riscurilor analizate, identificate si clasate, ceea ce presupune urmatoarea

procedura:

- discutia cu seful structurii auditate a problemei constatate;

- întocmirea FIAP;

- avizarea la unitate pentru conformitate;

- supervizarea.

Din practica s-a constatat ca aceasta procedura elimina refacerea FIAP semnate pentru

conformitate de reprezentantul entitatii auditate.

3. Identificarea si analiza riscurilor

Identificarea si analiza riscurilor reprezinta poate cea mai importanta procedura de pregatire a

misiunilor de audit intern si se realizeaza în vederea elaborarii programului de audit.

Desfasurarea corecta a acestei proceduri, conform normelor metodologice, va contribui în mare

masura la realizarea obiectivelor misiunii de audit intern.

Normele generale de aplicare a auditului public intern stabilesc o metodologie de evaluare a

riscurilor care presupune parcurgerea urmatoarelor faze

a) identificarea operatiilor auditabile;

b) identificarea amenintarilor, a riscurilor inerente asociate operatiilor;

c) stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora;

d) stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere;

e) determinarea punctajului total al riscului;

f) clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor;

g) elaborarea tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate.

a) Identificarea operatiilor auditabile se realizeaza astfel:

- detalierea fiecarei activitati în operatii succesive, prin descrierea procesului, de la initierea si

pâna la realizarea lui. În practica auditului, operatiile auditabile se mai numesc si obiecte

auditabile si sunt componente elementare ale unui domeniu auditat;

- identificarea, pentru fiecare operatie în parte, a controalelor interne specifice si a riscurilor

aferente;

- determinarea modalitatilor de functionare a controalelor necesare pentru ca entitatea sa elimine

riscul si sa-si atinga obiectivul.

Stabilirea operatiilor auditabile în practica se realizeaza prin analiza cadrului legislativ, respectiv

a organigramei, ROF, normelor metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaza

activitatea, fiselor posturilor, procedurilor, circuitelor documentelor (pistele de audit), deciziilor,

instructiunilor s.a., în vederea identificarii tuturor operatiilor structurale componente ale activitatilor.

Etapa se concretizeaza în elaborarea listei centralizatoare a operatiilor auditabile, care cuprinde

operatiile succesive pentru realizarea activitatii.

b) Identificarea amenintarilor, a riscurilor inerente asociate operatiilor prin determinarea

impactului financiar al acestora.

Impactul reprezinta efectele riscului în cazul în care s-ar produce, si nivelul acestuia se poate

exprima pe o scara valorica, spre exemplu, cu trei niveluri: scazut, moderat si ridicat.

Masurarea nivelului impactului unui risc reprezinta modurile de exprimare cele mai pertinente a

consecintelor acestuia, materializate în termeni de costuri, calitate, imagine s.a. toate riscurile care apar

trebuie sa fie legate de cel putin unul din termenii impactului mentionati, spre exemplu de costuri, a carui

posibila modificare arata nivelul impactului riscului, scazut, moderat sau ridicat.

Identificarea riscurilor inerente se realizeaza prin analiza operatiilor cuprinse în lista

centralizatoare a operatiilor auditabile, în scopul determinarii controalelor interne aferente operatiilor si a

functionalitatii acestora.

Din practica au rezultat mai multe posibilitati, si anume:

è operatii la care nu se identifica nici un risc – sunt de regula operatiile la care nu se identifica

controale interne;

è operatii la care se identifica mai multe riscuri – sunt de regula operatiile la care s-au identificat

mai multe controale interne;

è grupuri de operatii care, pe lânga riscurile identificate pe operatii, mai pot genera în comun si

alte riscuri.

În subetapa de identificare a riscurilor pot aparea mai multe situatii, în functie de care riscurile

vor fi sau nu cuprinse în analiza, astfel:

è operatii la care controalele interne sunt stabilite si functioneaza, caz în care riscurile sunt

minime, fiind chiar posibil sa nu fie avute în vedere la analiza;

è operatii la care controalele interne sunt stabilite, dar nu functioneaza, caz în care riscurile

prezinta importanta si trebuie luate în analiza;

è operatii la care controalele interne nu sunt stabilite, dar functioneaza, caz în care se recomanda

formalizarea lor prin proceduri de lucru;

è operatii la care controalele interne nu sunt stabilite si nici nu functioneaza, caz în care riscurile

sunt majore si vor fi avute în vedere în mod obligatoriu în analiza riscurilor.

În practica putem întâlni operatii la care se pot identifica mai multe controale interne si operatii la

care nu se identifica nici un control intern, spre exemplu:

- operatia de exercitare a vizei de control financiar preventiv presupune existenta mai multor controale

interne pentru corecta înregistrare în contabilitate si în conturile anuale ale acestor operatii trebuie:

è sa fie contabilizate în perioada corespunzatoare, urmarindu-se respectarea independentei

exercitiilor financiare (criteriul perioadei corecte);

è sa fie corect evaluate, adica sumele sa fie bine determinate aritmetic, exacte, urmarindu-

se respectarea tuturor regulilor si principiilor contabile, precum si a metodelor de

evaluare (criteriul corectei evaluari);

è sa fie înregistrate în conturile corespunzatoare, conform planului de conturi pentru

institutiile publice (principiul corectei imputari);

è sa fie corect totalizate, centralizate, astfel încât sa li se asigure o prezentare în conturile

anuale conform regulilor în vigoare (criteriul corectei prezentari în conturile anuale).

- operatii la care se constata inexistenta controalelor interne, de regula pentru actualizarea unei proceduri,

în situatia în care de la întocmirea acesteia si pâna la realizarea misiunii de audit intern nu au existat

modificari de legislatie a reglementarilor interne.

Riscurile pot fi identificate atât la nivelul organizatiei, prin politica acesteia, cât si la nivelul

proceselor si activitatilor strategice sau operationale, prin analize succesive

Pentru realizarea acestui demers se poate pleca sau de la cel mai înalt nivel, sau de la nivelul de

baza, procese sau executanti, catre nivelul managementului general.

Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor sunt:

- intervievarea responsabililor strategici si operationali;

- sondajul si chestionarul;

- brainstorming-ul pe activitati sau compartimente;

- organizarea grupurilor focus – grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru

atingerea unor obiective stabilite anticipat;

- comparatii, grupari, verificari s.a.

Auditorii interni finalizeaza aceasta etapa prin elaborarea listei Identificarea riscurilor.

Pentru identificarea în totalitate a riscurilor asociate operatiilor se poate utiliza chestionarul de

control intern – CCI, din care auditorul intern, prin întrebarile formulate si raspunsurile primite, se

asigura de existenta si functionalitatea controalelor interne.

Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de întrebari referitoare

la exercitarea controalelor si functionalitatea acestora, la care cei auditati vor raspunde prin DA sau NU.

c) Stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a

acestora se realizeaza tinând cont de procedurile minimale din norme, unde se recomanda utilizarea

criteriilor privind aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa, la care se pot

adauga criterii specifice activitatii auditate.

Criteriul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele sa aiba

efect negativ asupra unei operatii auditabile.

Nivelul criteriului de apreciere a riscului reprezinta modificarea produsa de impactul riscului

asupra activitatii.

Etapa aceasta se concretizeaza în întocmirea situatiei Stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza

a riscurilor, care cuprinde pe coloana criteriile sau factorii de analiza a riscurilor, iar pe linie, nivelurile

de apreciere a acestora.

Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite în functie de importanta acestora pentru

activitatea auditata, si însumate trebuie sa fie 100.

Precizam ca cei trei factori sunt stabiliti prin normele generale si sunt acoperitori pentru entitatea

auditata, însa daca dorim sa evidentiem si alti factori, putem sa-i adaugam, dar suma acestora trebuie sa

ramâna 100.

d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectueaza prin aplicarea la fiecare

criteriu de analiza a riscurilor a nivelului de apreciere si a ponderii nivelului de apreciere.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizeaza prin înmultirea, pe fiecare risc

identificat, a nivelului si ponderilor factorilor de risc si însumarea acestora pe baza formulei de calcul

prezentate în normele generale, si anume:

unde:

Pt – punctaj total;

Pi – ponderea riscurilor pentru fiecare factor;

Ni – nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat.

Pe baza informatiilor anterioare, etapa se concretizeaza în elaborarea situatiei Determinarea

punctajului total si stabilirea importantei riscului în numarul total de riscuri conform punctajelor.

f) Clasificarea operatiilor pe baza analizei riscurilor se efectueaza având în vedere punctajele

totale obtinute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activitatii si departajate pe o scara cu

trei niveluri: mici, medii si mari.

Împartirea riscurilor pe cele trei niveluri se va realiza în functie de factorii de risc luati în analiza

si de importanta acestora. În acest sens recomandam, spre exemplu, sa se procedeze la împartirea

riscurilor în mici, medii si mari, având în vedere limitele inferioare pâna la care vor coborî riscurile, care

vor fi diferite de la un obiectiv la altul.

g) Ierarhizarea operatiilor în functie de analiza riscurilor se realizeaza pe baza documentatiei

efectuate în etapele anterioare si se concretizeaza în elaborarea tabelului punctelor tari si punctelor

slabe, document care prezinta sintetic rezultatul fiecarei operatii analizate si permite ierarhizarea

riscurilor în scopul orientarii activitatii de audit si elaborarea programului de audit în detaliu.

Documentul contine opinia auditorului intern cu privire la nivelul impactului asupra riscului

asupra activitatii auditate si la gradul de încredere în functionarea controlului intern, care conduce la

minimizarea riscului, când gradul de încredere este mare, si la maximizarea aparitiei riscului, când gradul

de încredere este mic.

h) Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor

(obiectelor) de audit selectate si este semnata de seful structurii de audit intern, fiind adusa la cunostinta

principalilor responsabili ai entitatii auditate în cadrul sedintei de deschidere.

Etapa se concretizeaza în elaborarea tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate, care se

realizeaza pe baza tabelului punctelor tari si punctelor slabe, ce va cuprinde numai obiectivele selectate

de auditor pe baza calificativelor acordate (T/S). De regula, sunt avute în vedere toate obiectivele care au

calificativul „slab”, dar pot fi cuprinse si obiective cu calificativul „tare”, daca gradul de încredere a

auditorului în realizarea respectivului obiectiv este scazut.

4. Elaborarea programului de audit intern

Programul de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de audit si a

analizei riscurilor efectuate, cuprinde etapele si procedurile de pregatire a misiunii de audit, interventia la

fata locului, raportarea activitatii de audit intern si urmarirea implementarii recomandarilor

Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern si cuprinde,

pe fiecare obiectiv din tematica detaliata, actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului

auditat, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor.

Programul de audit intern are urmatoarele scopuri:

- îl asigura pe seful structurii de audit intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la

obiectivele misiunii de audit intern;

- garanteaza repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor de catre supervizor.

Programul de audit, în faza initiala, cuprinde proceduri care au fost deja finalizate si alte

proceduri care urmeaza a fi realizate de catre auditorii interni si pentru care se aloca timpul aferent. Pe

parcursul desfasurarii misiunii de audit intern, programul de audit intern se mai poate modifica numai în

conditiile în care, pentru anumite operatii, timpul de interventie la fata locului nu s-a putut aprecia corect,

însa cu încadrarea în programul initial.

Pe baza programului de audit intern se elaboreaza programul de interventie la fata locului, care

are ca scop prezentarea detaliata a lucrarilor pe care echipa de audit îsi propune sa le efectueze (studii,

cuantificarea unor rezultate formate din mai multe componente, teste, validarea constatarilor cu materiale

probante s.a.) si cuprinde:

- obiectivele;

- tipul testarii;

locul testarii;

- durata testarii;

- auditorii.

5. sedinta de deschidere

sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea

auditorilor interni, sefului compartimentului si a personalului entitatii (structurii) auditate.

Scopul sedintei de deschidere îl reprezinta întâlnirea cu reprezentantii entitatii (structurii) auditate

pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de

audit si aducerea la cunostinta a programului de interventie la fata locului.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere ar trebui sa cuprinda:

- prezentarea auditorilor interni;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii (entitatii) auditate a

stadiului verificarilor;

- prezentarea tematicii în detaliu;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului;

- asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

În vederea realizarii acestei proceduri, auditorii contacteaza entitatea auditata si stabilesc data

organizarii sedintei de deschidere.

sedinta de deschidere se finalizeaza prin încheierea minutei sedintei de deschidere, care cuprinde

data, participantii, aspectele importante discutate, semnaturile si care se va atasa în dosarul de audit

intern.

Interventia la fata locului

Etapa interventiei la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea activitatii si cuprinde urmatoarele proceduri:

1. Colectarea dovezilor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

3. Revizuirea documentelor de lucru

4. sedinta de închidere.

1. Colectarea dovezilor

Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora, care

reprezinta procedura de colectare a dovezilor, începuta în faza de colectare si prelucrare a informatiilor,

realizata în etapa de pregatire a misiunii de audit intern.

Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testarilor stabilite prin programul de audit intern

aprobat si obtinerea de probe (dovezi) de audit adecvate, suficiente si relevante pentru formularea

constatarilor, concluziilor si recomandarilor.

La realizarea procedurii de colectare a dovezilor contribuie atât auditorii, cât si supervizorul,

fiecare având atributii specifice, astfel:

- Auditorii:

è efectueaza testarile si procedurile prevazute prin program;

è apreciaza dovezile obtinute din punctul de vedere al adecvarii, suficientei si relevantei;

è colecteaza documentele si pentru celelalte obiective ale misiunii de audit;

è numeroteaza documentele;

è pregateste si finalizeaza FIAP;

è transmite FIAP spre avizare supervizorului;

è îndosariaza documentele utilizate în cadrul misiunii;

è eticheteaza, numeroteaza si îndosariaza testele si FIAP în dosarul permanent – sectiunea

A.

- Supervizorul

è analizeaza si supervizeaza testele;

è revede si supervizeaza FIAP.

În practica, pregatirea si finalizarea FIAP se realizeaza de catre supervizor, prin parcurgerea mai

multor pasi, cu scopul de a asigura îmbunatatirea calitatii si eliminarea situatiilor contradictorii între

problema constatata si sustinerea justificarii acesteia de catre auditat, astfel:

- auditorii identifica si constata problema;

- prezinta verbal auditatului problema;

- analizeaza problema identificata cu supervizorul, o formuleaza si întocmeste FIAP;

- prezinta FIAP auditatului, o discuta si o semneaza pentru conformitate;

- înainteaza FIAP semnata spre avizare supervizorului;

- îndosariaza FIAP.

În situatia în care auditatul nu este de acord sa semneze FIAP, se poarta discutii, si daca

elementele prezentate de acesta sunt de forma, auditorul opereaza respectivele modificari, iar daca acestea

sunt de fond, auditorul le retine pentru rediscutarea acestora cu supervizorul.

În faza de interventie la fata locului se vor avea în vedere, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a) cunoasterea activitatii (sistemului, procesului) suspus verificarii si studierea procedurilor

aferente;

b) intervievarea personalului auditat;

c) verificarea înregistrarilor contabile;

d) analiza datelor si informatiilor;

e) evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

f) realizarea de testari;

g) verificarea modului de îndeplinire a recomandarilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

Pentru realizarea obiectivelor care îi stau în fata, în etapa interventiei pe teren, va apela la

tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit, si anume:

Verificarea – asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrarilor, documentelor,

declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor

interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe

surse diferite;

b) examinarea: presupune urmarirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;

c) recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) în

scopul validarii acesteia;

e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistrari;

f) garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor înregistrare prin examinarea documentelor, de la

articolul înregistrat spre documentele justificative;

g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul

înregistrat. Scopul urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost înregistrate.

Observatia fizica – reprezinta o modalitate prin care auditorii interni îsi formeaza o

parere proprie.

Interviul – se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor

auditate (implicate) sau interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente

sau chestionare.

Analiza – consta în descompunerea unei entitati (activitati) în elemente componente,

care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

Chestionarele si listele de verificare – sunt instrumente care cuprind întrebarile pe

care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:

a) chestionarul de luare la cunostinta (CLC) – cuprinde întrebari referitoare la contextul

socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii (structurii) auditate; se

îndosariaza în dosarul permanent – sectiunea C si se utilizeaza în etapa de pregatire a

misiunii de audit;

b) chestionarul de control intern (CIC) – îi ghideaza pe auditorii interni în activitatea de

identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii; se utilizeaza

tot în etapa de pregatire a misiunii de audit, procedura de analiza a riscurilor;

c) lista de verificare (LV) – este utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le

îndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de întrebari standard privind

obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice

si de informare si resursele umane existente; se realizeaza în etapa interventiei la fata

locului, procedura de colectare a dovezilor;

d) tabloul de prezentare a circuitului auditului (pistei de audit) – permite:

- stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor;

- stabilirea documentatiei justificative complete;

- reconstituirea operatiilor de la suma totala pâna la detalii individuale, si invers.

e) formularele constatarilor de audit intern – se utilizeaza pentru prezentarea fundamentala a

constatarilor auditorilor si sunt:

- fisa de identificare si analiza a problemei – FIAP, care se întocmeste

pentru fiecare disfunctionalitate (iregularitate) constatata. În cadrul lui sunt

prezentate constatarile, cauzele, consecintele si recomandarile auditorilor. FIAP se

supervizeaza si se aduce la cunostinta reprezentantilor entitatii (structurii)

auditate;

- formularul de constatare si raportare a iregularitatilor – FCRI care se

întocmeste în cazul în care auditorii interni constata abateri de la regulile

procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitatii

(structurii) auditate, care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor politice.

Neregulile constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care-l va

informa în termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de

control abilitata pentru continuarea verificarilor.

2. Colectarea si raportarea iregularitatilor

În situatia descoperirii de iregularitati exista o procedura speciala de raportare a lor catre

conducerea entitatii, din cauza gravitatii, dar si pentru stoparea rapida a efectelor negative pe care le pot

produce pentru entitatea auditata. Astfel, când auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP, ca s-a comis o

iregularitate, ei sunt obligati sa raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducatorului structurii de audit

intern, prin transmiterea fisei de constatare si raportare a iregularitatilor – FCRI

Procedura în acest caz presupune realizarea urmatorilor pasi de catre auditor si supervizor:

- Auditorul:

è raporteaza, cel târziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern iregularitatile

constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la

prevederile legale aplicabile entitatii (structurii, operatiunii) auditate si care ar putea

produce prejudicii pe seama fondurilor (publice) prin netransmiterea FCRI.

- Supervizorul:

è îl informeaza în termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de

control abilitata pentru continuarea verificarilor.

3. Revizuirea documentelor de lucru

Procedura de revizuire a documentelor de lucru este încadrata, respectiv precedata si apoi urmata,

de alte proceduri, dupa cum urmeaza:

a) Constituirea dosarelor de audit intern

i) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni:

Sectiunea A – Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declaratia de independenta;

- rapoarte (intermediar, final, sinteza raportului de audit public intern);

- teste;

- fisele de identificare si analiza a problemelor (FIAP);

- formularele de constatare si raportare a iregularitatilor (FCRI);

- programul interventiei la fata locului.

Sectiunea B, administrativa:

- notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;

- minuta sedintei de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta sedintei de închidere;

- corespondenta cu entitatea (structura) auditata.

Sectiunea C – Documentatia misiunii de audit intern:

- strategii interne;

- reguli, regulamente si legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

- materiale despre entitatea (structura) auditata (îndatoriri, responsabilitati, numar de

angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei, natura si locul înregistrarilor contabile);

- informatii financiare;

- rapoarte de audit intern anterioare si rapoarte de audit intern externe;

- informatii privind posturile-cheie sau fluxurile de operatii;

- documentatia analizei riscului;

- documentatia privind sistemul de control intern (aprobari, autorizari, separarea

sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte, etc.)

Sectiunea D –Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit intern si a

rezultatelor acesteia:

- lista de supervizare a documentelor.

ii) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative, extrase din

acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin

atribuirea de litere si cifre (E, F. G, H, I, ...) pentru fiecare sectiune sau obiectiv de audit din cadrul

programului de audit intern. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit.

b) Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni înainte de întocmirea proiectului raportului de

audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite în mod corespunzator si ca acestea

furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate în timpul

misiunii de audit

În acest scop auditorii revad FIAP si documentele de lucru din punctul de vedere al formei si al

continutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta,

si parcurg urmatoarele faze:

a) pe masura ce auditul progreseaza, eticheteaza si numeroteaza toate documentele;

b) apreciaza daca FIAP si documentele de lucru asigura un sprijin corespunzator pentru

misiunea de audit public intern;

c) revizuiesc lucrarile din punctul de vedere al continutului si al formei si apreciaza daca FIAP

si documentele de lucru pot trece testul de evidenta;

d) efectueaza modificarile necesare la documente;

e) întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru;

f) îndosariaza nota centralizatoare a documentelor de lucru în dosarul permanent, sectiunea

C.

c) Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit intern

Dosarele de audit intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie

pastrate pâna la îndeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza în

concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea.

4. sedinta de închidere

sedinta de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor

interni, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, însotit

de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se întocmeste minuta sedintei de închidere.

În cadrul sedintei de închidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile

sunt clare, obiective, fundamentale, relevante, usor de înteles si nu vor permite interpretari. Constatarile

trebuie sa fie fundamentale pe documente doveditoare si sa faca trimitere la reglementarile nerespectate.

De asemenea, aspectele semnalate trebuie sa ajute conducerea entitatii (structurii) auditate în luarea unor

decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

În acest sens auditorii interni planifica sedinta de închidere cu acordul entitatii auditate si-i invita

pe supervizorul si conducatorul entitatii (structurii) auditate.

Raportul de audit intern

Etapa consta în elaborarea, transmiterea si difuzarea raportului de audit intern prin parcurgerea urmatoarelor proceduri:

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

3. Întocmirea raportului de audit intern final

4. Difuzarea raportului de audit intern.

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poarta numele de raport intermediar,

presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

a) constatarile trebuie sa apartina domeniului (obiectivelor) misiunii de audit intern si sa fie

sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b) recomandarile trebuie sa fie în concordanta cu constatarile si sa determine reducerea

riscurilor potentiale;

c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d) raportul se întocmeste pe baza FIAP si a celorlalte documente de lucru.

La redactarea proiectului raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

constatarile sa fie prezentate într-o maniera pertinenta si incontestabila

evitarea utilizarii expresiilor imprecise („se pare”, „în general”, „uneori”, „evident”), a

stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;

promovarea unui stil de exprimare concret si a unui limbaj cât mai uzual;

evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la

concluzii);

evidentierea aspectelor pozitive si a îmbunatatirilor constatate de la ultima misiune de

audit intern.

Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general,

obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia

auditorii au în vedere dovezile de audit raportate în FIAP, FCRI, daca este cazul, si în celelalte

documente de lucru.

Procedura de realizarea a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Auditorii:

- redacteaza proiectul raportului de audit intern;

- indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare;

- transmite sefului structurii de audit intern proiectul, împreuna cu dovezile

constatarilor.

Supervizorul:

- analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare,

daca este cazul;

- stabileste daca proiectul în întregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la

compartimentul juridic pentru revizuire.

Auditorii:

- efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat;

- îndosariaza proiectul raportului de audit intern în dosarul permanent, sectiunea A.

2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite în

maximum 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de

catre auditorii interni.

Netransmiterea punctelor de vedere în termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al

structurii auditate în legatura cu proiectul raportului de audit intern. În aceste conditii reuniunea de

conciliere nu-si mai are obiectul.

Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da

posibilitatea acesteia de a analiza si formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile

auditorilor.

Procedura de transmitere a proiectului raportului de audit intern parcurge urmatorii pasi:

- seful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea (structura)

auditata;

- entitatea (structura) auditata realizeaza mai multe activitati: analizeaza proiectul

raportului de audit intern; solocita, daca este cazul, reuniunea de conciliere; transmite

punctul de vedere asupra proiectului raportului de audit intern în termen de 15 zile de la

primirea acestuia.

- auditorii si supervizorul revad raspunsurile de la entitatea (structura) auditata si

pregatesc reuniunea de conciliere, daca este cazul;

- auditorii precizeaza în proiectul raportului de audit intern, aspectele retinute din

punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate, daca se impune, si îndosariaza punctul

de vedere al entitatii (structurii) auditate în dosarul permanent, sectiunea A.

3. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de

conciliere cu structura auditata, în cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, în vederea

acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se întocmeste minuta reuniunii de conciliere.

Scopul reuniunii de conciliere îl constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate

de catre auditori în proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementarea a

recomandarilor.

Rolul pregatirii reuniunii de conciliere revine în totalitate auditorilor, care au în vedere

urmatorii pasi:

- pregatesc întâlnirea de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitatii (structurii)

auditate;

- informeaza entitatea (structura) auditata asupra locului si datei reuniunii, la care va

participa si supervizorul;

- analizeaza constatarile si concluziile din proiectul raportului de audit intern în vederea

acceptarii recomandarilor formulate;

- discuta situatia privind recomandarile ce urmeaza a fi implementate de serviciul

contabilitate.

Auditorii întocmesc minuta reuniunii de conciliere si o îndosariaza în dosarul permanent,

sectiunea B.

Procedura se concretizeaza în întocmirea si semnarea minutei reuniunii de conciliere.

4. Întocmirea raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii

de conciliere. Raportul de audit intern va fi însotit de o sinteza a acestuia.

seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat

superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste

recomandari vor fi însotite de documentatia de sustinere.

Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern în vederea

redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, când el devine complet prin includerea

punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate.

În aceasta faza auditorii interni trebuie sa asigure o prezentare riguroasa a concluziilor si

recomandarilor formulate pe baza unor probe de audit pertinente, corecte si complete.

Procedura de întocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care:

- constata introducerea în raport a tuturor modificarilor aprobate în proiectul raportului

de audit intern;

- finalizeaza raportul de audit intern;

- constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit

intern;

- semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.

Supervizorul are în vedere activitatile efectuate de catre auditori si semneaza raportul de audit

intern pe ultima pagina.

Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este acela de a urmari si a formaliza modul de implementare a

recomandarilor din raportul de audit intern.

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul

adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor întreprinse de catre conducerea entitatii (structurii)

auditate pe baza recomandarilor din raportul de audit intern.

Procedura de urmarire a recomandarilor se prezinta astfel:

- auditorii întocmesc fisa de urmarire a recomandarilor si verifica implementarea

recomandarilor la termenele stabilite;

- entitatea (structura) auditata transmite auditorilor la termenele stabilite o nota de

informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor din raportul de audit intern;

- seful structurii de audit intern transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior

stadiul progreselor înregistrate în implementare, informeaza conducerea entitatii publice.

Auditorii îndosariaza nota de informare cu privire la stadiul implementarii

recomandarilor în dosarul permanent, sectiunea B.

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandarilor consta în:

- elaborarea unui plan de actiune, însotit de un calendar pentru implementarea

recomandarilor;

- transmiterea la structura de audit a planului de actiunea si a calendarului privind

îndeplinirea acestuia: stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea în

practica a recomandarilor; comunicarea periodica a progreselor înregistrate.

- evaluarea rezultatelor obtinute.

Structura de audit intern verifica si raporteaza la UCAAPI/DAPI asupra progreselor înregistrate

în implementarea recomandarilor.

STUDIU DE CAZ : „AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA SC X SA

Gestionarea resurselor umane într-o institutie publica reprezinta o functie suport importanta,

fiind un domeniu de preferinta al activitatii auditorului intern, justificata în mare masura de multitudinea

de procese care sunt derulate si în mod implicit de riscurile care le însotesc

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurari managementului asupra modului de

organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitatii, a functionalitatii sistemului de

control intern, respectiv a conformitatii cu cadrul legislativ normativ.

Misiunea de audit intern „AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA S.C X S.A” este realizata în baza Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Normelor

metodologice generale aprobate prin O.M F.P nr.38/2003 privind exercitarea activitatii de audit public intern si a Planului de audit public intern pentru anul 2007, la Serviciul Resurse Umane în

perioada 08.01.2007-30.03.2007.

Desfasurarea misiunii de audit public intern presupune parcurgerea etapelor si procedurilor prevazute de normele metodologice generale.

Emiterea ordinului de serviciu

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin întocmirea si transmiterea Ordinului de

serviciu auditorului intern.

Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se întocmeste de

catre seful acesteia pe baza Planului anual de audit intern .

Documentul nr. 1

S.C X S.A

Compartimentul Audit Intern

Nr. 1/08.01.2007

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entitatii publice si a Planului de audit intern pentru anul

2007, se va efectua misiunea de audit intern la Serviciul Resurselor Umane în perioada 08.01.2007 – 30.03.2007.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si

normativ aplicabil.

Obiectivul misiunii de audit intern este:

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului .

Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica.

Misiunea de audit public intern va fi realizata de Pop Mircea. Supervizorul misiunii este seful

structurii de audit public intern.

sef Compartiment Audit Intern

Declararea independentei

Crearea independentei auditorilor fata de entitatea auditata se realizeaza prin întocmirea

Declaratiei de independenta, al carei scop este verificarea incompatibilitatii personale ale auditorilor

interni fata de conducere si personalul entitatii auditate.

Documentul nr.2

S.C X S.A


Misiunea de audit intern: AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL

Incompatibilitati în legatura cu entitatea/structura auditataDa Nu

Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura în care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit în orice fel?

- X

Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze în misiunea de audit?

- X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?

- X

Aveti responsabilitati în derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Ati fost implicat în elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?

- X

Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pâna la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?

- X

Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?

- X

Ati aprobat înainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?

- X

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? - XAveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?

- X

Daca în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Compartimentului Audit Public Intern de urgenta?

X -

Auditor, sef Compartiment Audit Intern,

Pop Mircea Radu Mihai

1.Incompatibilitati personale: A colaborat la elaborarea procedurilor din cadrul Serviciului Financiar

privind salarizarea personalului. Pentru realizarea acestor proceduri a fost creata o echipa de specialisti din

Directia Resurse Umane si din Serviciul Financiar, din care facea parte în anul 2002.

2.Pot fi eliminate incompatibilitatile: Da

Daca da, explicati cum anume: Participarea s-a limitat la procedurile realizate în cadrul Serviciului

Financiar.

Data: 08.01.2007 Semnatura: Radu Mihai

Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Scopul notificarii este acela ca entitatea care urmeaza a fi auditata sa fie înstiintata asupra

misiunii si a principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiile la fata locului

si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume: persoanele potentiale care urmeaza sa furnizeze

informatiile necesare, materiale care se solicita prin aceasta si, daca este cazul si exista motive întemeiate,

sa obtina o amânare.

Specific misiunilor de audit intern este faptul ca notificarea reprezinta o etapa premergatoare care

se înainteaza entitatii auditate din partea structurii de audit intern, însotita de Carta auditorului intern,

comunicându-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de

audit intern.

Documentul nr.3

S.C X S.A


Nr. 1/08.01.2007

NOTIFICARE PRIVIND DECLANsAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre: Serviciul Resurse Umane

De la: seful Compartimentului Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.

Stimate domn George Ioan,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2007, urmeaza ca în perioada

08.01.2007-30.03.2007 sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Auditul intern al ciclului

„Salarii-personal”.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere în

vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;

- scopul misiunii de audit intern;

- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

- programul interventiei la fata locului;

- alte aspecte.

Pentru o mai buna întelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la

dispozitie urmatoarea documentatie necesara privind activitatea de gestiune a resurselor

umane: legile si reglementarile ce se aplica activitatilor dumneavoastra, organigrama serviciului

dumneavoastra, Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, procedurile scrise

care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitatii, un exemplar al

rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refera la aceasta tema.

Daca aveti unele întrebari privind desfasurarea misiunii, va rugam sa-l contactati pe domnul Pop Mircea - auditor sau pe seful structurii de audit intern.

Cu stima, Data: 08.01.2007


Colectarea si prelucrarea informatiilor

Procedura de colectare si prelucrare este, de fapt, pregatirea informatiilor în vederea efectuarii

analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile în vederea

atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Realizarea procedurii de Colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor

un dialog profesional cu cei auditati, completând informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de

organizare si functionare a entitatii, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care

reglementeaza domeniul auditat.

Documentul nr.4

S.C X S.A


COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.

Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006

Întocmit: Pop Mircea Data: 10.01.2007

Avizat: sef Compartiment Audit Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR

SERVICIUL RESURSE UMANE DA NU Observatii

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate

X -

Obtinerea organigramei X -

Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare X -

Obtinerea fiselor posturilor X -

Obtinerea procedurilor scrise - X

Identificarea personalului responsabil X -

Obtinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior - X

Anterior nu au fost realizate

misiuni de audit intern

Analiza riscurilor

Identificarea si analiza riscurilor este cea mai importanta procedura de pregatire a misiunii de

audit intern si presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

a. identificarea operatiilor auditabile;

b. identificarea amenintarilor, riscurilor inerente, asociate operatiilor;

c. stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor si nivelurile de apreciere ale acestora;

d. stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;

e. determinarea punctajului total al riscului;

f. clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor si ierarhizarea operatiilor în functie de

analiza riscurilor;

g. elaborarea Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate.

Documentul nr.5

S.C X S.A


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE





Nr

crtObiective Obiecte auditabile Obs.

I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale2. Salariul de baza

3. Indemnizatii de conducere

4. Sporul pentru conditii deosebite de munca

5. Sporul de vechime în munca

6. Sporul pentru munca suplimentara

7. Sistemul de premiere

Documentul nr.6

S.C X S.A


IDENTIFICAREA RISCURILOR



Întocmit: Pop Mircea Data: 15.01.2007 Avizat:


Nr.

crt.Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Obs.

I. Stabilirea drepturilor salariale

cuvenite personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Inexistenta procedurilor privind acordarea

drepturilor salariale

2. Salariul de bazaStabilirea eronata a salariului de baza

3. Indemnizatii de conducereAcordarea unor indemnizatii de

conducere necuvenite


Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca

5. Sporul de vechime în muncaStabilirea eronata a sporului

de vechime în munca


Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp

de noapte

7. Sistemul de premiereSalariile nu au fost

diminuate pentru abateri disciplinare

Documentul nr.7

S.C X S.A


STABILIREA FACTORILOR DE RISC,

A PONDERILOR sI

APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR





Factori de risc

(Fi)

Ponderea

factorilor de

risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea

controlului

intern F1

P1 – 50%Exista

proceduri si se aplica

Exista proceduri, sunt cunoscute, dar

nu se aplica

Nu exista proceduri

Aprecierea

cantitativa

F2

P2 – 30% Impact financiar scazut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea

calitativa

F3

P3 – 20%Vulnerabilitate

mica

Vulnerabilitate

medie

Vulnerabilitate

mare

Documentul nr.8

S.C X S.A


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI sI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI





Nr.

crt.Obiectivele Obiectele auditabile

Riscuri identificate

N1 N2 N3 Punctaj total

I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 1. Procedurile scrise privind acordarea


Inexistenta procedurilor

privind acordarea drepturilor salariale

3 2 2 2,5

Nr.

crt.Obiectivele Obiectele auditabile

Riscuri identificate

N1 N2 N3 Punctaj total

2. Salariul de bazaStabilirea eronata

a salariului de baza

3 2 2 2,5


Acordarea unor indemnizatii de


3 2 2 2,5

4. Sporul pentru conditii deosebite de

munca

Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite

de munca

2 2 1 1,8


Stabilirea eronata a sporului de

vechime în munca

2 2 1 1,8


Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

2 2 1 1,8


Salariile nu au fost diminuate pentru

abateri disciplinare

2 2 2 2,0

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evalueaza

riscurile pe baza documentelor în posesia carora a intrat pâna în acest moment, dar si a expertizei personale în domeniu.

Auditorul intern a stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar si în functie de resursele alocate misiunii

(numar de persoane, timpul aferent s.a.) si pentru continuarea analizei, au împartit riscurile, în urmatoarele trei categorii.

Riscuri mici - 1,0 - 1,7 Riscuri medii - 1,8 - 2,2 Riscuri mari - 2,3 - 3,0

Documentul nr.9

S.C X .S.A


CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE





Nr.

crt.Obiectivele Obiectele auditabile Riscuri identificate

Punctaj total Clasare

I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 1. Procedurile scrise privind acordarea


Inexistenta procedurilor privind acordarea


2,5 Mare


2,5 Mare




2,5 Mare


Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca

1,8 Mediu


Stabilirea eronata a sporului de vechime în

munca

1,8 Mediu


Stabilirea eronata a sporului pentru orele

lucrate pe timp de noapte

1,8 Mediu

7. Sistemul de premiereSalariile nu au fost

diminuate pentru abateri disciplinare

2,0 Mediu

Documentul nr.10

S.C X S.A


TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE





Nr.

Crt.Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative

Punct

T/S

Consecinta

functionarii/

nefunctionarii

controlului intern

Grad de încredere al auditorului în

controlul internObs.

I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite

personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor

salariale

Inexistenta procedurilor privind acordarea drepturilor

salariale

S Exista un sistem de control intern ineficient

Scazut

Nr.

Crt.Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative

Punct

T/S

Consecinta

functionarii/

nefunctionarii

controlului intern

Grad de încredere al auditorului în

controlul internObs.



Scazut





Mediu


Stabilirea eronata a unui spor pentru

conditii deosebite de munca


Mediu


Stabilirea eronata a sporului de vechime

în munca


Mediu


Stabilirea eronata a sporului pentru orele

lucrate pe timp de noapte


Mediu

7. Sistemul de premiereSalariile nu au fost diminuate pentru

abateri disciplinare


Scazut

Nota:

Operatiile identificate ca fiind puncte tari si riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne functionale, pe

baza documentelor transmise de entitate.

Documentul nr.11

S.C X S.A


TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN



Întocmit: Pop Mircea Data : 18.01.2007


Nr

crtObiective Obiecte auditabile selectate Obs.

I. Stabilirea drepturilor salariale

cuvenite personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea


2. Salariul de baza






Întocmirea programului de audit

Elaborarea Programului de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de

audit si a analizei riscurilor.

Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern si cuprinde

pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului

auditat, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor.

Documentul nr.12

S.C X S.A


PROGRAM DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.




Etapele misiunii

DomeniulActivitati Durata

(h)Persoane implicate

Locul desfasurarii

Tema: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”. 480

A.Pregatirea misiunii de

audit

134

1. Întocmirea si aprobarea Ordinului de serviciu

2 sef Compartiment Audit Intern


Etapele misiunii



Locul desfasurarii

2. Întocmirea si validarea Declaratiei de independenta

2 Auditor Compartimentul Audit Intern

3. Pregatirea si transmiterea Notificarii

privind declansarea misiunii de audit intern catre partile interesate


Auditor


4. Colectarea si prelucrarea informatiilor


Structura auditata

5. Elaborarea Chestionarului de control

intern


6. Elaborarea Listelor de verificare


7. Analiza riscurilor 16 Auditor Compartimentul Audit Intern

8. Întocmirea Programului de audit


9. Întocmirea Programului preliminar al interventiei la fata locului


Etapele misiunii



Locul desfasurarii

10. Organizarea sedintei de deschidere cu

compartimentul auditat


Auditor

Auditat


Structura auditata

11. Redactarea Minutei sedintei de deschidere

4 Auditor Structura auditata

12. Organizarea sedintei de închidere cu

compartimentul auditat.


Auditor

Auditat

Structura auditata

13. Redactarea Minutei sedintei de închidere


B. Interventia la fata locului

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

271

1. Efectuarea testarilor (prezentare detaliata în

Programul interventiei la fata locului)


2. Discutarea constatarilor cu seful

compartimentului


Auditor


3. Elaborarea FIAP-urilor


Etapele misiunii



Locul desfasurarii

4. Colectarea dovezilor 121 Auditor Structura auditata

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al

continutului si al formei si întocmirea Notei

centralizatoare a documentelor de lucru


C. Raportul de audit public intern 71

14. Redactarea si revizuirea proiectului de Raport de audit public

intern


Auditor


15. Transmiterea proiectului de Raport la

structura auditata si solicitarea de raspuns în

15 zile


16. Organizarea Reuniunii de conciliere,

daca este cazul

8 Auditor

Auditat

Structura auditata

Etapele misiunii



Locul desfasurarii

17. Includerea în Raportul de audit public

intern a punctului de vedere al structurii

auditate, finalizarea si întocmirea sintezei

raportului


18. Obtinerea avizarii Raportului de conducerea

structurii de audit


19. Obtinerea aprobarii Raportului de audit de

conducerea entitatii


20. Transmiterea recomandarilor aprobate, catre structura auditata



D. Urmarirea recomandarilor 4

21.Înitierea procesului de urmarire a implementarii recomandarilor



Întocmirea programului preliminar al interventiei la fata locului

Pe baza Programului de audit intern se elaboreaza Programul interventiei la fata locului, care are ca scop prezentarea detaliata a lucrarilor

si cuprinde : obiectivele, tipul testarii, locul testarii, durata testarii, auditorii.

Documentul nr.13

S.C X S.A


PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI





Nr.

crt. Obiecte auditabile Tipul testariiLocul testarii Durata

testarii (h)

Auditori

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Chestionarea managementului Auditat 15 Pop Mircea

2.

Salariul de baza

Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de

munca si a statelor de plata

Auditat 70 Pop Mircea

Nr.

crt. Obiecte auditabile Tipul testariiLocul testarii Durata

testarii (h)

Auditori

3.

Indemnizatii de conducere

Verificarea modului de acordare a indemnizatiilor de

conducere

Recalcularea indemnizatiilor


4.Sporul pentru conditii deosebite de

munca

Verificarea modului de acordare a sporurilor

Recalcularea sporurilor


5.

Sporul de vechime în munca




6.

Sporul pentru munca suplimentara




7.

Sistemul de premiere

Verificarea modului de acordare a premiilor

Recalcularea premiilor acordate

Analiza dispozitiilor de sanctionare


sedinta de deschidere

sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni si a personalului structurii

auditate.

Scopul sedintei de deschidere îl reprezinta întâlnirea cu reprezentantii structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si

modalitatile de lucru privind misiunea de audit.

sedinta de deschidere se finalizeaza prin încheierea Minutei sedintei de deschidere.

Documentul nr.14

S.C X S.A


MINUTA sEDINŢEI DE DESCHIDERE





Lista participantilor:

NumeleFunctia/Directia/

Serviciul

Nr.

telefonE-mail Semnatura

Radu Mihai sef Compartiment Audit Public

Intern

676767

Pop Mircea Auditor 676767

George Ioan sef Serviciu Resurse Umane 676768

Georgescu Elena Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

Voinea Lucia Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

Barbu Marcel Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

B. Stenograma sedintei

În cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea auditorului care urmeaza sa efectueze misiunea de audit;

- Prezentarea functiei de audit intern de catre seful Compartimentului Audit Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului

intern, semnificatia auditului intern;

Prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de

risc efectuate.

În urma discutiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentantii structurii auditate au prezentat o parte din

problemele cu care se confrunta si anume:

- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezinta o zona cu risc;

- Complexitatea activitatii Serviciului Resurse Umane si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului

specializat;

- Fluctuatia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;

- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncarcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

- persoanele pe care auditorul le poate contacta în vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a

lua interviuri, programul întâlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- conditiile minime pe care auditatul trebuie sa le asigure în vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare,

posibilitate de editare etc.)

- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare în cursul misiunii, informarea sistematica asupra

constatarilor;

data sedintei de închidere, inclusiv a participantilor;

- modalitatea redactarii Raportului de audit intern (când, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate, ca urmare a

eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv a Planului de actiune si a

calendarului implementarii si persoanelor raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.

Interventia la fata locului

Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora.

Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testarilor stabilite prin Programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe de audit adecvate,

suficiente si relevante, pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.

Pentru realizarea obiectivelor care îi stau în fata, auditorul, în etapa Interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de

audit, si anume:

verificarea-asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele,

precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite.

b) examinarea: presupune urmarirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor.

c) recalcularea: verificarea calculelor matematice.

d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente în scopul validarii acesteia.

e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistrari.

f) garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative.

g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat.

observarea fizica reprezinta o modalitate prin care auditorii interni îsi formeaza o parere proprie.

interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu

documente sau chestionare.

analiza consta în descompunerea unei entitati în elementele componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

chestionarele si listele de verificare sunt instrumente care cuprind întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:

a) chestionarul de luare la cunostinta-cuprinde întrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea structurii auditate;

b) chestionarul de control intern-ghideaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii;

c) lista de verificare-utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le îndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de întrebari

standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice si de informare si resursele umane existente;

d) tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit)-permite:

-stabilirea fluxurilor informationale, atributiilor si responsabilitatilor;

stabilirea documentatiei justificative complete;

-reconstruirea operatiunilor de la suma totala pâna la detalii individuale si invers.

e) formularele constatarilor de audit intern-se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatarilor auditorului si sunt:

-formularul de identificare si analiza a problemei-FIAP, care se întocmeste pentru fiecare disfunctionalitate/iregularitate constatata. În cadrul lui sunt

prezentate constatarile, cauzele, consecintele si recomandarile auditorului.

-formularul de constatare si raportare a iregularitatilor-FCRI, care se întocmeste în cazul în care auditorul intern constata abateri de la regulile procedurale

si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate si care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Neregulile

constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care îl va informa, în termen de 3 zile, pe conducatorul entitatii auditate si structura de control

abilitata pentru continuarea verificarilor.

Documentul nr.15

S.C X S.A


CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”. Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006


Avizat: sef Compartiment Audit Intern Data: 08.02.2007

Obiectivul: STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Activitatea de audit Da Nu Obs.

- exista un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natura salariala?X

- daca “da”, va rugam sa ne furnizati un exemplar. X

- exista stabilita persoana responsabila pentru elaborarea si

actualizarea procedurilor?X

- exista lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- daca “da”, va rog sa ne furnizati un exemplar. X

- va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea

profesionala necesare postului?X

- daca “da”, va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului

Documentul nr.16

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul : STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.

crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.


1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea drepturilor salariale

cuvenite personalului:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura a

activitatilor aferente stabilirii drepturilor salariale

cuvenite personalului:

- -

a) aprobarea procedurii de catre persoanele

competente;- -

b) precizarea modalitatilor de acordare a drepturilor

salariale;- -

c) verificarea existentei listei activitatilor pentru

realizarea obiectivului/subobiectivului;- -

d) cuprinderea modalitatii de calcul a drepturilor

salariale;- -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) existenta componentei de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Înglobarea activitatilor de control intern în punctele

cheie ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnaturi; - -

1.1.4. Atribuirea responsabilitatilor privind stabilirea

drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare,

aprobare si ale termenelor aferente fiecarei faze;

- -

Nr.


1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrarilor într-un sistem

informatizat, respectiv realizarea codificarii modelelor

de formulare si informatiile activitatilor, algoritm de

prelucrare s.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivarii documentelor. - -

1.2. Compararea atributiilor din procedura cu fisele posturilor - -

1.3. Examinarea cunoasterii procedurilor de catre persoanele cu

responsabilitati în stabilirea drepturilor salariale- -

1.4. Aprecierea calitatii procedurii de catre responsabilii acestora:

a) considera procedura corespunzatoare? - -

b) au constatat disfunctionalitati în timpul aplicarii

practice?- -

c) au propuneri de perfectionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: TEST

a) salariului de baza X -

b) indemnizatiei de conducere X -

c) sporului pentru conditii deosebite de munca X -

d) sporului de vechime în munca X -

e) sporul pentru munca suplimentara - X

f) sistemul de premiere X -

1.6. Analiza modalitatilor de arhivare a documentelor - -

Data: 12.02.2007 Auditor intern,

Pop Mircea

Documentul nr.17

LISTA DE VERIFICARE NR.1.1

Obiectivul : STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt.

Activitatea de audit DA NU OBS.

1. Sporul pentru munca suplimentara1.1. Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal

de lucru:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura a activitatilor aferente fundamentarii si evidentierii muncii prestate peste programul normal de lucru:

a) aprobarea procedurii de catre persoanele competente; - -

b) stabilirea modalitatii de evidentiere a muncii peste programul normal de lucru;

- -

c) verificarea existentei listei activitatilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalitatii recuperarii în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;

- -

e) cuprinderea modalitatii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;

- -

f) cuprinderea modalitatii de calcul a timpului ce va fi recuperat; - -

Nr. crt.


g) oferirea unor exemple în acest sens. - -

h) existenta componentei de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Înglobarea activitatilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnaturi; - -

1.1.4. Atribuirea responsabilitatilor privind fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare si ale termenelor aferente fiecarei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrarilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificarii modelelor de formulare si informatiile activitatilor, algoritm de prelucrare s.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivarii. - -

1.2. Compararea atributiilor din procedura cu fisele posturilor - -1.3. Examinarea cunoasterii procedurilor de catre persoanele cu responsabilitati

în fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru

- -

1.4. Aprecierea calitatii procedurii de catre responsabilii acestora:

a) considera procedura corespunzatoare? - -

b) constata disfunctionalitati în timpul aplicarii practice? - -

c) exista propuneri de perfectionare a procedurii? - -

1.5. Aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru X Test 1.6. Existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate

peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta acestuia pentru fiecare salariat

X

1.7. Verificarea completarii sistematice a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru

X

Nr. crt.


1.8. Analiza stabilirii compensarii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:

X Test

a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în urmatoarele 30 de zile dupa efectuarea acesteia

X

b) compensarea orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila

X

c) acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de baza

X

1.9. Depasirea duratei maxime legale a timpului de munca, de 48 de ore pe saptamâna, inclusiv orele suplimentare

- -

1.10. Analiza modalitatii de arhivare a documentelor - -

Data: 12.02.2007 Auditor intern,

Pop Mircea

Documentul nr.18

S.C X S.A


TEST





Obiectul testului: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Obiectivul testului: Sporul pentru munca suplimentara

Descrierea testului:

Esantionul a fost constituit în mod aleator din trei servicii ale entitatii, respectiv a Serviciului Administrativ, Serviciul Financiar Contabilitate,

Serviciul Resurse Umane, din totalul celor 12 servicii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 25,0 %.

La fiecare serviciu a fost testat sistemul privind evidenta muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor si instrumentelor

de control stabilite în Lista de verificare :

- aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru;

- existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta

acestuia pentru fiecare salariat;

- completarea sistematica a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare

salariat;

- compensarea orelor de munca suplimentara prin timp liber echivalent în urmatoarele 30 de zile;

- compensarea orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila;

- acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de baza.

Constatari

Pe baza testului efectuat s-au constatat urmatoarele:

- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobata în scris de seful ierarhic superior;

- nu este organizata evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal prin înfiintarea si completarea Registrului special de prezenta

pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;

orele suplimentare efectuate au fost platite prin adaugarea unui spor la salariu neurmarindu-se posibilitatea compensarii în timp echivalent în

urmatoarele 30 de zile;

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP.

Data: 20.02.2005

Supervizor, Auditor intern,

Pop Mircea Radu Mihai

Documentul nr.19

S.C X S.A


FIsA DE IDENTIFICARE sI ANALIZĂ A PROBLEMEI





PROBLEMA :

Inexistenta unui sistem privind evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal si a modului de compensare a acestora.

CONSTATĂRI:

- Inexistenta unui sistem pentru organizarea modului de evidenta a orelor suplimentare si de recuperare a acestora de catre salariatii entitatii, care

implica utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;

- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa în scris de seful ierarhic superior, desi în actul normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;

- Din documentele analizate nu a reiesit ca nu ar fi fost posibila compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber

corespunzator în urmatoarele 30 de zile, si abia dupa aceea sa poata fi aplicata compensarea în bani.

CAUZE:

- Neutilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;

- Lipsa personalului specializat si existenta unei fluctuatii însemnate de personal;

- Inexistenta unei proceduri si a unei documentatii aferente evidentei operative si a modalitatilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste

program.

CONSECINŢE:

Stabilirea eronata a orelor suplimentare efectuate peste program si compensarea în timp sau în bani, fara a se urmari realizarea în timp

echivalent corespunzator muncii prestate suplimentar.

RECOMANDĂRI:

- Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenta a timpului suplimentar peste programul normal de lucru si modul de compensare

al acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a cadrului normativ si informarea sefului compartimentului de audit intern

asupra rezultatelor obtinute;

- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensarii în timp sau în

bani si implementarea în cadrul acestuia a activitatilor de control si a responsabilitatilor adecvate;

- Asigurarea unei pregatiri profesionale de specialitate a personalului si evaluarea sistematica a acestuia.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Pop Mircea Radu Mihai George Ioan

Constituirea dosarelor de audit intern

Dupa finalizarea interventiei la fata locului, se constituie Dosarele de audit intern în vederea asigurarii unei legaturi între obiectivele stabilite prin

programul de audit, interventia la fata locului si raportul de audit intern. Documentele culese si/sau întocmite pe timpul misiunii de audit se constituie în

urmatoarele dosare:

A. Dosarul permanent, care cuprinde:

a) Sectiunea A-Raportul de audit intern si anexele acestuia:

Ordinul de serviciu;

Declaratia de independenta;

Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);

Teste

Fisele de identificare si analiza a problemelor;

Formularele de constatare a iregularitatilor;

Programul interventiei la fata locului.

b) Sectiunea B-administrativa:

Notificarea privind declansarea misiunii de audit;

Minuta sedintei de deschidere;

Minuta reuniunii de conciliere;

Minuta sedintei de închidere;

Corespondenta cu structura auditata.

c) Sectiunea C-documentatia misiunii de audit intern:

Strategii interne;

Reguli, regulamente si legi aplicabile;

Proceduri de lucru;

Materiale despre structura auditata;

Rapoarte de audit intern anterioare;

Documentatia analizei riscului;

Documentatia privind sistemul de control intern.

d) Sectiunea D-supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii si a rezultatelor acesteia

si cuprinde Lista de supervizare a documentelor.

B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirma si sprijina concluziile.

Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorul intern înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura ca documentele de

lucru sunt pregatite în mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate în timpul

misiunii de audit intern.

Procedura de revizuire se concretizeaza prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

Documentul nr.20

S.C X S.A


NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU





Constatarea Document justificativExista

DA NU

Inexistenta unui sistem pentru

organizarea modului de evidenta a

orelor suplimentare si de recuperare a

acestora de catre salariatii entitatii

- Evidenta orelor suplimentare

pentru perioada ianuarie-

decembrie 2006 ale Serviciului

Administrativ, Serviciului

Financiar Contabilitate,

Serviciului Resurse Umane

X

sedinta de închidere

sedinta de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opniei auditorului intern, a constatarilor si a recomandarilor preliminare,

precum si discutarea unui plan de actiune, însotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se întocmeste Minuta sedintei de închidere.

Documentul nr.21

S.C X S.A


MINUTA sEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Mentiuni generale:





Lista participantilor:


Serviciul

Nr.


Radu Mihai sef Compartiment Audit Public

Intern

676767

Pop Mircea Auditor 676767


Serviciul

Nr.


George Ioan sef Serviciu Resurse Umane 676768

Georgescu Elena Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

Voinea Lucia Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

Barbu Marcel Inspector Serviciul Resurse

Umane

676768

B. Concluzii:

În cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficientele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitatilor si au fost comentate recomandarile care urmeaza a fi

implementate pentru eliminarea deficientelor constatate.

Pentru constatarile/deficientele prezentate nu au fost formulate obiectii, fiind însusite în totalitate. În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandarilor si datele de realizare ale acestora.

În consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern.

Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului Raportului de audit intern presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivului misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b) recomandarile trebuie sa fie în concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d) raportul se întocmeste pe baza FIAP-urilor si a celorlalte documente de lucru.

Scopul elaborarii proiectului Raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile

auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia auditorii au în vedere dovezile de audit raportate în FIAP-uri, FCRI-uri, daca este cazul, si în celelalte

documente de lucru.

Transmiterea proiectului de raport de audit intern

Proiectul Raportului de audit public intern se prezinta structurii auditate care poate raspunde în termen de 15 zile de la primirea raportului.

Scopul înaintarii proiectului este de a da posibilitate entitatii auditate sa analizeze proiectul si sa formuleze un punct de vedere asupra constatarilor si

recomandarilor auditului.

Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza Reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul careia se

analizeaza constatarile si concluziile, în vederea acceptarii recomandarilor formulate. Cu aceasta ocazie se întocmeste Minuta reuniunii de conciliere.

Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori în proiectul Raportului de audit intern si

prezentarea Calendarului de implementare a recomandarilor.

Raportul de audit intern

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul Reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi însotit de o prezentare în sinteza a acestuia.

seful structurii de audit intern trebuie sa informeze organul ierarhic superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii. Aceste recomandari vor fi însotite de documentatia de sustinere.

Rolul auditorului în aceasta procedura este asigurarea prezentarii unei înalte tinute a concluziilor si recomandarilor, a corectitudinii si completitudinii informatiilor continute.

Documentul nr.22

S.C X S.A


RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ: SERVICIUL RESURSE UMANE

MISIUNEA DE AUDIT INTERN:

Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.

Braila

2007

I. INTRODUCERE

Auditor: Pop Mircea -auditor în cadrul Compartimentului Audit Intern

Ordinul de efectuare a misiunii de audit – auditarea activitatilor cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2007, s-a facut în baza Ordinului

de serviciu nr.1/08.01.2007.

Baza legala a actiunii de auditare:

Planul de audit intern pentru anul 2007, aprobat de conducerea entitatii;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;

OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, cu modificarile si completarile ulterioare;

Dispozitia prin care se aproba Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entitatii.

Durata actiunii de auditare – 08.01.2007-30.03.2007.

Perioada supusa auditarii – 01.01.2006 - 31.12.2006.

Scopul actiunii de auditare – consta în: a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil.

Obiectivul actiunii de audit intern este: stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului .

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurarii validarii, realitatii si acuratetei înregistrarilor în carnetele de munca.

Tehnici de verificare utilizate:

- comparatia: pentru deciziile de numire si datele înscrise în carnetele de munca si în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de munca, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realitatii datelor din documentele ce au stat la baza justificarii înregistrarilor;

- urmarirea: pentru a se constata daca toate operatiunile au fost real efectuate.

b) esantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

c) observarea fizica în vederea formarii unei pareri proprii privind modul de întocmire si emitere a documentelor.

Instrumente de audit:

- chestionarul;

- liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le îndeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate în cadrul Serviciului Resurse Umane: Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente

întocmite si completate pentru perioada 01.01.2006 - 31.12.2006:

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;

- carnete de munca, dosare personale, fise de post, Regulamentul de Organizare si Functionare;

foile colective de prezenta;

- cererile de concedii de odihna, fara plata etc.;

- Registrul de evidenta a salariatilor;

- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditarii:

- liste de verificare pe obiective (LV);

- fise de identificare si analiza a problemelor constatate (FIAP);

- Tabel puncte tari si puncte slabe, Tematica în detaliu ;

- programul de audit, programul interventiei la fata locului;

- Chestionarul de control intern (CCI);

- minutele sedintelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Serviciului Resurse Umane. Serviciul a functionat în perioada supusa auditarii cu un numar de 7 salariati, dintre care un post de

sef de serviciu. Organizarea si functionarea serviciului a fost în conformitate cu organigrama si Regulamentul de organizare si functionare.

Pentru toti salariatii sunt întocmite fise ale posturilor prin care sunt stabilite relatiile ierarhice si sarcinile de serviciu.

Activitati desfasurate în cadrul Serviciului Resurse Umane:

- întocmirea statelor de functii pe care le supune spre avizare conducerii;

- raspunderea privind aplicarea corecta a reglementarilor legale în domeniul salarizarii personalului, precum salariul de baza, sporul de

vechime, indemnizatiile, alte sporuri;

- fundamentarea corecta si acordarea premiilor;

- aplicarea corecta a prevederilor legale privind efectuarea si salarizarea muncii peste programul normal de lucru;

- verificarea foilor colective de prezenta privind operarea corecta a timpului lucrat si nelucrat;

- organizarea concursurilor de recrutare, promovare si avansare a personalului;

- întocmirea si actualizarea carnetelor de munca;

- pregatirea si perfectionarea profesionala continua a salariatilor.

Auditorul prin lucrarile specifice derularii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitatile care se desfasoara în cadrul

serviciului, stabilite prin ROF.

II. CONSTATĂRI SI RECOMANDĂRI

Obiectivul: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

La S.C x S.A elementele de natura salariala se stabilesc în baza capitolului IV « Salarizarea » din Contractul colectiv de munca si a

Regulamentului privind acordarea sporurilor pentru conditii deosebite de munca, a altor sporuri si drepturi de salarizare si de alta natura.

Din efectuarea Testului, referitor la stabilirea drepturilor cuvenite personalului am constatat urmatoarele :

-elementele de natura salariala sunt înscrise în contractele individuale de munca;

-salariile de baza s-au stabilit cu respectarea limitelor minime si maxime corespunzatoare functiilor si meseriilor prevazute în Nomenclatorul

unic de functii si meserii de la S.C x S.A ;

-sporurile si indemnizatiile, cuantumurile si conditiile de acordare a acestora s-au stabilit în conformitate cu prevederile Codului muncii,

regulamentul de sporuri si a Contractului colectiv de munca pe unitate ;

-cresterea salariilor de baza s-a facut în baza protocolului nr.273/01.01.2006;

-ajutoarele si premiile s-au acordat cu respectarea cadrului legislativ si normative si în baza unor documente justificative (hotarâri ale AGA sau

CA, referate/cereri aprobate de conducerea societatii, însotite de copii ale unor documente etc.).

Un element important al activitatii de evidenta a efectuarii muncii peste programul normal de lucru, consta în fundamentarea acestuia în vederea

compensarii în timp liber echivalent sau în bani.

Din analiza Testului, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare, s-a constatat ca nu exista organizat un sistem de evidenta si de

recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat ca efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa în scris de seful

ierarhic, desi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.

Din aceasta cauza, în practica nici nu s-a mai urmarit compensarea în timp liber corespunzator, în urmatoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate

în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuiala semnificativa pentru entitate care putea fi evitata.

Auditorul recomanda utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea

procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzator în urmatoarele 30 de zile, dupa efectuarea acesteia, precum si pentru

plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibila. De asemenea, se recomanda si desemnarea unei comisii pentru reverificarea

evidentei timpului suplimentar peste programul normal de lucru si a modului de compensare a acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a

cadrului normativ.

III. CONCLUZII

Auditorul pe baza testarilor si analizelor efectuate evalueaza activitatea Serviciului Resurse Umane privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite

personalului conform grilei:

NR.

CRT.OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC

1. Stabilirea drepturilor salariale

cuvenite personaluluiX

Precizam, faptul ca toate constatarile prezentate au la baza probe de audit obtinute pe baza testului efectuat consemnate în

documentele de lucru întocmite de catre auditor si însusite de catre factorii de management ai entitatii. Aceste evaluari au la baza discutiile

care au avut loc cu privire la recomandarile auditorului în sedinta de închidere a misiunii, apreciate de catre participantii la aceasta sedinta, ca

fiind realiste si fezabile, si materializate în minuta sedintei de închidere.

Auditor,

Pop Mircea

Difuzarea raportului de audit intern

seful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern, finalizat, împreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al structurii auditate

conducatorului entitatii care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Dupa avizare, Raportul de audit intern, în copie, va fi comunicat structurii auditate.

Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este de a urmari si formaliza modul de implementare a recomandarilor din Raportul de audit intern.

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor

întreprinse de catre conducerea structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit intern.

Procedura de urmarire a recomandarilor se finalizeaza cu documentul Fisa de urmarire a recomandarilor.

Documentul nr.23

S.C x S.A


FIsA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

S.C x S.A Compartimentul Audit InternData:

30.03.2007

Misiunea de audit ntern:


Raport de audit nr. X/

2007

Rec.

Nr.Recomandarea

Implementa

t

Partial

implementa

tNeimplementat

Data planificata/

Data implementarii

1. Efectuarea unei

reverificari

privind sistemul

de evidenta a

timpului

suplimentar

peste programul

normal de lucru

si modul de

compensare al

acestuia pentru

depistarea

tuturor situatiilor

de nerespectare

a cadrului

X

30.05.2007/30.05.2007


30.03.2007




2007

Rec.

Nr.Recomandarea

Implementa

t

Partial

implementa

tNeimplementat

Data planificata/

Data implementarii

2. Elaborarea unei

proceduri pentru

gestionarea

timpului efectuat

peste programul

normal de lucru

în vederea

compensarii în

timp sau în bani

si implementarea

în cadrul

acestuia a

activitatilor de

control si a

X 30.06.2007/30.06.2007


30.03.2007




2007

Rec.

Nr.Recomandarea

Implementa

t

Partial

implementa

tNeimplementat

Data planificata/

Data implementarii

responsabilitatilor

adecvate;

3. Asigurarea unei

pregatiri

profesionale de

specialitate a

personalului si

evaluarea

sistematica a

acestuia.

X

permanent

Instructiuni

1. Introduceti recomandarile de audit dupa cum sunt

Entitatea/structura auditata:

S.C. TERMICA S.A/ Serviciul Resurse

prezentate în Raportul de audit

2.Verificati coloana corespunzatoare: implementat, partial implementat, neimplementat

3.Introduceti data planificata pentru implementare în

Raportul de audit si data implementarii

Umane

Data si semnatura conducatorului:

30.03.2007 George Ioan

Auditor:

Data si semnatura:

30.03.2007 Radu Mihai

Audit Salarii Doc

Documents

Transcript of Audit Salarii Doc