ASRO RECERTIFICARE

download ASRO RECERTIFICARE

of 36

Transcript of ASRO RECERTIFICARE

Mapa de documente informative

Pag. 1/36

ASOCIAIA DE STANDARDIZARE DIN ROMNIA ORGANISM DE CERTIFICARE SISTEME DE MANAGEMENT

MAPA DE DOCUMENTE INFORMATIVE Certificare Sisteme de ManagementEd.1 rev.1/07.2011

Acest document este inut sub control

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 2/36

CUPRINS Pagina INTRODUCERE.. 3 A B C D E F INFORMAII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEGRATE DE MANAGEMENT 4 DREPTURI I OBLIGAII. 17 RECLAMAII, CONTESTAII, APELURI I LITIGII. 19 ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) I A MRCII ASRO N ALTE CAZURI DECT SANCIUNILE.. 22 INFORMAII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) I A MRCII ASRO. 24 TARIFE, PUBLICAII... 28 Prevederi suplimentare la certificare Abordarea certificrii prin eantionare la organizaiile cu sedii multiple 30 33 Analizarea cauzei observaiilor/neconformitilor... 31

Anexa 1 Anexa 2 Anexa 3

Mapa de documente informative

Pag. 3/36

INTRODUCERE Asociaia de Standardizare din Romnia (ASRO) constituit n baza prevederilor Ordonanei nr. 39/1998 aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 355/2002, recunoscut prin Hotrrea Guvernului Romniei nr. 985 din 25 iunie 2004 ca organism naional de standardizare este o asociaie de interes public, fr scop patrimonial, neguvernamental, apolitic i non-profit. Prevederile din Ordonana nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naional aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 355/2002 dau dreptul Asociaiei de Standardizare din Romnia s efectueze activiti de certificare a sistemelor de management i d dreptul de utilizare a mrcii i certificatului ASRO. Organismul de Certificare Sisteme de Management (ASRO OC-SM) desfoar activiti de certificare a sistemelor de management pe baza procedurilor proprii ntocmite n conformitate cu SR EN ISO/CEI 17021:2007. - de mediu conform SR EN ISO 14001:2005 - al calitii conform SR EN ISO 9001:2008 - sl sntii i securitii ocupaionale conform SR OHSAS 18001:2008 - al energiei conform SR EN 16001:2009 - al siguranei alimentelor conform SR EN ISO 22000:2005 - al securitii informaiei conform SR ISO 27001:2006 Mapa de documente informative prezint informaii despre modul de desfurare a tuturor etapelor procesului de certificare pentru acordarea / meninerea / extinderea / recertificarea / restrngerea domeniul de certificare / suspendarea sau retragerea certificrii, valabile pentru toate schemele de certificare. n acest document se aplic urmtoarele prescurtri: SMM Sisteme de Management de Mediu SMSSO Sisteme de Management al Sntii i Securitii Ocupaionale SMC Sisteme de Management al Calitii SMSA Sisteme de Management al Sigurantei alimentelor SME Sisteme de Management al Energiei RSM Responsabilul sistemului de management RC Responsabil de contract CDE Comitet de Decizie DG Director General

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 4/36

A INFORMAII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEGRATE DE MANAGEMENT Schematic, etapele certificrii sistemelor/sistemelor integrate de management sunt prezentate n tabelul de mai jos: ASRO OC-SM CLIENT

Furnizeaz informaii asupra termenelor i condiiilor (Mapa de documente informative)

Cerere de informaii despre certificare Trimite Formularul de solicitare i Chestionarul de informare i evaluare preliminar completate

Iniierea procesului de certificare Pregtete Propunerea i Contractul

Efectueaz analiza Contractului Semneaz contractul Planific auditul Efectueaz stadiul 1 de audit

Dup acceptarea Propunerii trimite Contractul semnat

Primete Contractul semnat de ambele pri

Acceptarea planului de audit i a echipei de audit

Decizie de trecere la Stadiu 2 de audit

Nu

Efectueaz aciuni corective

Da Desfoar Stadiul 2 de audit Demonstreaz conformitatea cu cerinele, la faa locului

Decizie asupra certificrii Da Acord Certificatul

Nu Efectueaz aciuni corective

Supraveghere

Sfritul procesului de certificare

Mapa de documente informative

Pag. 5/36

Pentru certificarea unui sistem de management clientul trebuie: s aib implementat un sistem de management n conformitate cu cerinele standardului de referin; s accepte condiiile stabilite de ASRO OC-SM pentru certificare. n cazul unui sistem integrat de management clientul trebuie s aib implementat un sistem de management n conformitate cu cerinele tuturor standardelor de referin pe care le-a ales. Certificarea sistemelor /sistemelor integrate de management se desfoar conform urmtoarelor etape principale: solicitare de informaii; elaborarea ofertei de certificare i contractare; certificarea iniial i acordarea certificatului i a mrcii ASRO; audituri de supraveghere la 9 luni, 21 luni i la 33 luni de la decizia de certificare n cazul n care clientul certificat nu dorete s se recertifice; V. Tratarea neconformitilor; VI. Audituri de recertificare VII. Audituri speciale VIII. Restrngerea domeniului de certificare , suspendarea, sau retragerea certificrii I. Solicitarea de informaii Orice organizaie care dorete certificarea sistemului/sistemului integrat de management are posibilitatea de a se adresa la ASRO OC-SM prin telefon, fax, cerere de intenie sau prin vizit la sediu. ASRO OC-SM transmite sau n cazul vizitei la sediu nmneaz spre completare Formularul de solicitare a certificrii sistemului/sistemului integrat de management i Chestionarul de informare i evaluare preliminar. Dac clientul nu completeaz toate datele nscrise n Formularul de solicitare a certificrii sistemului/sistemului integrat de management i n Chestionarul de informare i evaluare preliminar, RC al ASRO OC-SM contacteaz organizaia, n scris (pot, fax, e-mail) sau telefonic pentru clarificare. De asemenea, clientul este informat c toate cerinele ASRO OC-SM privind desfurarea certificrii iniiale a sistemului de management: meninerea certificrii, recertificarea, drepturile de utilizare a certificatului i mrcii ASRO se regsesc n Mapa de Documente informative care poate fi obinut, la cerere, de la ASRO OC-SM Dup completare, clientul transmite formularele (semnate de ctre reprezentantul legal al organizaiei respective) la ASRO OC-SM n scopul ntocmirii ofertei de certificare. II. Elaborarea ofertei de certificare i contractare n Contractul de certificare se menioneaz: 1) standardul/standardele de referin; 2) domeniul de activitate (definirea domeniului de activitate conform cod CAEN rev 2, numrul de sedii care urmeaz s fie certificate n cadrul organizaiei respective, precum i activitile, produsele i serviciile care sunt supuse certificrii); 3) drepturile i obligaiile prilor contractuale; 4) costul aferent fiecrei etape a activitii de certificare, stabilit pe baza tarifelor n vigoare ale ASRO OC-SM; Contractul de certificare cuprinde etapele certificrii iniiale i etapele de supraveghere. Dac n termen de 10 zile lucrtoare solicitantul nu i-a dat acordul scris (prin retransmiterea ctre ASRO OC-SM a Contractului de certificare semnat de ctre reprezentantul su legal), RCReproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

I. II. III. IV.

Mapa de documente informative

Pag. 6/36

contacteaz solicitantul pentru a stabili dac acesta mai este interesat n certificarea sistemului su de management. Orice modificare a datelor iniiale nscrise n Chestionarul de informare i evaluare preliminar (domeniul solicitat pentru certificare numr de locaii, numr de angajai) transmis de client dup semnarea Contractului de certificare se poate face numai prin Act adiional la Contractul de Certificare dup analizarea de ctre ASRO OC-SM a noilor condiii de certificare cerute de client. III Certificarea iniial Certificarea iniial n vederea obinerii certificatului ncepe din momentul semnrii contractului de ambele pri i cuprinde urmtoarele etape: a) evaluare preliminar b) pre-audit, dup caz; c) audit de certificare iniial (etapa 1 i etapa 2); d) luarea deciziei privind certificarea a) Evaluarea preliminar n vederea evalurii preliminare, ASRO OC-SM solicit clientului s transmit urmtoarele documente: - manualul sistemului/sistemului integrat de management - proceduri generale - proceduri specifice pentru toate tipurile de sisteme de management - evaluarea conformrii cu cerinele legale i cu alte cerine la care organizaia subscrie - copie dup autorizaia de funcionare - copie dup Certificatul de nregistrare la Registrul Comerului - alte documente dac este cazul Concluziile analizei documentaiei se evideniaz de ASRO OC-SM n Raportul preliminar. Trecerea la etapa urmtoare are loc numai dup ce clientul a transmis toat documentaia solicitat i managerul/managerii schemelor respective de certificare a(au) decis c se poate efectua auditul etapa 1. b) Pre-auditul se poate desfura la solicitarea clientului. c) Auditul de certificare iniial Auditul de certificare iniial include dou etape: Etapa 1 - Evaluarea documentaiei sistemului/sistemului integrat de management i realizarea unei vizite la faa locului Etapa 2 Evaluarea implementrii sistemului/sistemului integrat de management la faa locului, pentru conformitatea cu standardul/standardele de referin c1) Auditul etapa 1 are rolul de a stabili dac se regsesc toate cerinele relevante i aplicabile din standardul/standardele de referin, prin analiza dovezilor obiective, disponibile. Obiectivele primului stadiu sunt acelea de a obine o orientare pentru planificarea etapei 2, prin acumularea de date despre sistemul/sistemul integrat de management al clientului referitoare la politica i obiectivele acestuia n cadrul auditului etapa 1 desfurat la sediul clientului echipa de audit efectueaz: 1. auditarea documentaiei sistemului/sistemului integrat de management al clientului n raport cu cerinele standardului/standardelor de referin 2. evaluarea sediului clientului, a condiiilor specifice locaiei i derularea discuiilor cu personalul (utiliznd ca tehnici de audit observarea i interviul) pentru a determina nivelul de pregtire din punct de vedere al respectrii cerinelor referenialului/referenialelor pentru etapa 2 de audit 3. analiza gradului de nelegere de ctre client a cerinelor standardului/standardelor de referin n special cu privire la identificarea performanelor cheie, a aspectelor, proceselor, obiectivelor i operaiunilor semnificative ale sistemului de management

Mapa de documente informative

Pag. 7/36

4. colectarea informaiilor necesare, pe baz de dovezi obiective, referitoare la domeniul sistemului de management, procese, locaie precum i aspectele legale i de cerine legale i alte cerine la care organizaia subscrie. 5. analiz a alocrii resurselor pentru auditul etapa 2 i stabilirea, de comun acord cu clientul, a perioadei i detaliilor de desfurare 6. evaluare referitoare la auditul intern i la analiza efectuat de management pentru a stabili dac nivelul de implementare a sistemului de management este corespunztor, clientul fiind pregtit pentru desfurarea auditului etapa 2 ASRO OC-SM trebuie s atenioneze clientul c urmtoarele informaii suplimentare pot fi necesare i pot fi solicitate pentru o analiz detaliat n timpul desfurrii auditului etapa 2: cerine referitoare la Autorizaii /acorduri nregistrri (inclusiv orice nregistrare a incidentelor, nclcarea reglementrilor sau cerinelor legale i corespondena cu autoritile) prin care clientul i dovedete evaluarea conformrii cu cerinele legale i cu alte cerine la care organizaia subscrie; detalii ale oricror neconformiti interne identificate, mpreun cu aciunile corective i preventive relevante, luate n ultimele 12 luni; nregistrri ale Analizelor efectuate de management; Analiza oricrei comunicri primite referitoare la sistemul/sistemul integrat de management i orice aciune ntreprins ca rspuns la aceasta Ca rezultat al auditului etapa 1, conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit etapa 1. In cazul n care exist neconformiti i/sau observaii dup etapa 1, clientul va prezenta ASRO OC-SM un plan de aciuni corective (n care s specifice cauza care a condus la neconformitate/observaie) n termen de dou sptmni conform Anexei 2. n Raportul de Audit Etapa 1 sunt descrise deficienele din documentaie i alte deficiene ale sistemului identificate n acest stadiu. n acest scop se emit Note de Neconformiti i/sau Fie de observaii. Conductorul echipei de audit decide dac se justific desfurarea auditului etapa 2 pe baza observaiilor stabilite la etapa 1 i cuprinse n raportul de audit etapa 1. n cazul n care raportul de audit etapa 1 indic neconformiti i/sau de observaii, conductorul echipei de audit verific dac clientul a stabilit corect cauzele care au condus la neconformiti, aciunile corective propuse i modul de implementare a aciunilor corective i decide necesitatea desfurrii unui audit de urmrire a aciunilor corective care trebuie planificat nainte de desfurarea auditului etapa 2. Observaiile semnalate n urma auditului etapa 1 i nerezolvate devin neconformiti la auditul etapa 2. Conductorul echipei de audit decide asupra maturitii sistemului clientului verificnd dac: - clientul a efectuat un ciclu complet de audituri interne - clientul a efectuat cel puin o analiz de management privind sistemul integrat de management. - sistemul integrat de management este operaional de cel puin 3 luni. c2) Auditul etapa 2 are ca scop evaluarea gradul de implementare a sistemului/ sistemului integrat de management inclusiv eficacitatea acestuia pe baza cerinelor din standardul/ standardele de referin corespunztoare. Pe baza rezultatelor auditului - etapa 1, ASRO OC-SM transmite un plan de audit pentru desfurarea etapei 2 la sediul clientului Obiectivele auditului - etapa 2 sunt:Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 8/36

s se confirme c organizaia ader la propriile politici, obiective i proceduri; s se confirme c sistemul/sistemul integrat de management este conform cu toate cerinele standardului/standardelor aplicabile sistemului de management sau cu alte documente normative i se realizeaz obiectivele din politica organizaiei. In acest context, auditul-etapa 2 trebuie s se axeze pe: 1). modul de implementare a tuturor cerinelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de management; 2). verificarea monitorizrii, msurrii, raportrii i analiza performanei n raport cu obiectivele cheie i intele i cu cerinele standardului/standardelor aplicabil sistemului de management 3). determinarea performanei sistemului de management al clientului n ceea ce privete conformarea cu legislaia 4). dovezi obiective ale controlul operaional al proceselor clientului 5). dovezi obiective despre auditarea intern i analiza efectuat de management 6). dovezi obiective despre responsabilitatea managementului pentru aplicarea politicilor declarate de client 7). legturi ntre cerine normative, politici, obiective i inte referitoare la performan conform cerinelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de management auditat i oricare cerin legal aplicabil, responsabiliti, competene ale personalului, proceduri, date referitoare la performan i constatrile i concluziile auditului intern. Ca rezultat al auditului etapa 2, conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit etapa 2. c3) Concluziile auditului de certificare iniial Echipa de audit analizeaz toate informaiile i dovezile obiective de audit colectate, convine i formuleaz concluziile auditului. Conductorul echipei de audit informeaz ASRO OC-SM despre concluziile auditului mpreun cu dovezile de audit i recomand, pe baza dovezilor obinute n timpul auditului, dup caz: - acordarea certificrii iniiale -acordarea certificrii iniiale dup verificarea dovezilor de nchidere a neconformitilor/observaiilor - efectuarea unui audit de urmrire a aciunilor corective (dac este cazul) d) Luarea deciziei de certificare Pentru luarea deciziei de certificare ASRO OC-SM solicit echipei de audit urmtoarele informaii: - rapoarte de audit etapa 1 i etapa 2 i dup caz rapoartele de audit de urmrire a aciunilor corective - comentarii asupra neconformitilor, precum i coreciile i aciunile corective ntreprinse de client precum i cauzele care au condus la nconformiti - confirmarea informaiilor furnizate de client ctre ASRO OC-SM referitoare la domeniul de certificare solicitat, numr de angajai, numr de sedii - o recomandare de acordare/neacordare a certificrii mpreun cu toate condiiile sau observaiile Dup finalizarea auditului, inclusiv verificarea aciunilor corective planificate i a posibilului audit de urmrire, RC elaboreaz Sinteza evalurii si o transmite managerului ASRO OC-SM spre aprobare. ASRO OC-SM ia decizie de certificare n cadrul CDE pe baza unei evaluri a constatrilor i concluziilor auditului, a recomandrii conductorului echipei de audit i a oricror informaii relevante. Un client al ASRO OC-SM obine certificarea iniial numai dac a demonstrat c ndeplinete n totalitate cerinele standardului/standardelor aplicabile sistemului/sistemului integrat de management dup desfurarea auditului de certificare i dac a ntreprins aciuni corective pentru eventualele neconformiti semnalate de echipa de audit.

Mapa de documente informative

Pag. 9/36

DG aprob i semneaz certificatele de conformitate pe baza deciziei de acordare/neacordare a certificrii iniiale de catre CDE. RC notific clientul despre decizia luat. Dac se ia o decizie favorabil, RC transmite clientului: certificatul (certificatele) de conformitate n original Extras din Regulamentul de utilizare a certificatului i marca ASRO Marca de certificare personalizat, n format jpg pe suport informatic Programul auditurilor de supraveghere Notificare asupra deciziei de acordare a certificrii n cazul unei decizii nefavorabile clientul poate face apel la decizia luat, dac consider c este necesar. Acesta poate face apel n termen de 15 zile de la data notificrii. Apelul se ia n discuie de ctre Comisia de Apel. Decizia (modificat prin decizia Comisiei de Apel, dup caz) este publicat pe pagina www.asro.ro. n cazul n care, dup acordarea certificatului (certificatelor), se constat neconcordane ntre domeniile trecute pe Certificat (certificate) i cele specificate n formularul de Solicitare a certificrii i n Propunerea de ncredinare a certificrii, atunci: - RC notific n scris titularului de Certificat (certificate) asupra neconcordanelor i a retragerii Certificatului (certificatelor); - Se retrage Certificatul emis iniial/se retrag certificatele emise iniial - Se emite un nou certificat/se emit alte certificate cu: Acelai numr/aceleai numere Aceeai dat de emitere Aceeai dat de ncetare a valabilitii Pe noul Certificat/noile certificate, sub data de emitere, se va trece: Data modificrii - RC notific n scris titularului de Certificat/certificate despre emiterea unui nou Certificat/unor noi certificate i i solicit acestuia sa aduc la sediul ASRO OC-SM certificatul (certificatele) retras (retrase) IV Activiti de supraveghere

Auditurile de supraveghere se desfoar pe toat durata de valabilitate a certificrii pentru ca ASRO OC-SM s-i menin ncrederea c sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat continu s ndeplineasc cerinele standardului/standardelor n conformitate cu care a fost certificat, prin monitorizarea regulat, lund n considerare schimbrile aprute la clientul certificat. Supravegherea se efectueaz pe baza programului anual de supraveghere. Prin auditurile de supraveghere se verific: Modificri ale gradului de complexitate a activitii, dac exist; Elemente de meninere a sistemului prin analiza de management Urmrirea concluziilor rezultate n urma auditurilor interne i analiza aciunilor ntreprinse i aciuni preventive i corective analiza efectuat de management Comunicarea cu prile externe interesate conform cerinelor standardului/standardelor pentru sistemele de management auditarea acelor locaii n care s-au evideniat neconformiti la etapa precedent; eficacitatea sistemului/sistemului integrat de management de a ndeplini obiectivele politicii organizaiei Conformarea cu cerinele legale i alte cerine la care subscrie organizaiaReproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 10/36

Modificrile sistemului documentat Procesele incluse n domeniul de certificare evoluia activitilor planificate pentru mbuntirea continu Modul de utilizare a certificatului si a mrcii ASRO analiza oricror modificri n activitatea clientului tratarea reclamaiilor continuitatea controlului operaional evoluia activitilor planificate pentru mbuntirea continu Zonele supuse modificrii Activitile de supraveghere se realizeaz prin audituri la faa locului dar nu sunt n mod necesar audituri complete de sistem ASRO OC-SM desfoar la clienii certificai aflai n perioada de supraveghere audituri de supraveghere programate i audituri speciale, dup caz. Audituri de supraveghere programate Supravegherea programat se face anual, conform procedurilor ASRO OC-SM. Prima supraveghere programat are loc la 9 luni de la decizia de certificare dar nu mai trziu de 12 luni de la ultima zi a auditului etapa 2, iar urmtoarea la 21 3 luni luni. Certificarea este valabil 3 ani. n cazul n care clientul certificat nu dorete s se recertifice atunci la 33 luni de la decizia de certificare are loc un alt audit de supraveghere. n cazul n care clientul solicit desfurarea auditului n termen de 3 luni de la data la care este programat iniial auditul de supraveghere, acesta trebuie s transmit n scris la ASRO OC-SM solicitarea de decalare a termenului i o not justificativ. Intervalul de 3 luni acceptat cuprinde att desfurarea auditului de supraveghere ct i redactarea raportului de audit i luarea deciziei de meninere/suspendare/retragere a certificrii. RC ntocmete programul anual de supraveghere pentru toi clienii certificai. Acest program trebuie s conin cel puin: perioada (luna) auditului de supraveghere echipa de audit Programul anual de audit este actualizat atunci cnd se consider necesar. Cu 2 luni nainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC contacteaz clientul certificat pentru stabilirea datei auditului i pentru a transmite la ASRO OC-SM documentaia actualizat (lista de aspecte de mediu, identificarea pericolelor i evaluarea riscurilor, cerine legale, etc) Cu 1 lun nainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC contacteaz conductorul echipei de audit i i pune la dispoziie documentaia i informaiile referitoare la problemele ce vor fi auditate Conductorul echipei de audit ntocmete Planul de audit RC contacteaz clientul certificat pentru a obine acordul acestuia privind perioada auditului, componena echipei de audit i planul de audit; Confirmarea clientului certificat este transmis la ASRO OC-SM Extinderea numrului de zile a auditului de supraveghere depinde de activitile critice i de raportul de audit anterior. n acest caz nainte de desfurarea auditului, RC ncheie un act adiional la contractul de certificare Auditul de supraveghere se desfoar ca un audit de certificare iniial etapa 2 conform paragrafului A.III.c.c2. Ca rezultat al auditului de supraveghere, conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit de supraveghere. Echipa de audit analizeaz toate informaiile i dovezile de audit i convine asupra concluziilor auditului i le transmite la ASRO OC-SM.

Mapa de documente informative

Pag. 11/36

Pe baza dovezilor obinute n timpul auditului conductorul de audit alege una din cele trei variante: - meninerea certificrii - meninerea certificrii dup verificarea dovezilor de nchidere a neconformitilor - efectuarea unui audit de urmrire a aciunilor corective n cazul n care conductorul echipei de audit semnaleaz observaii i/sau neconformiti minore organizaia va transmite la ASRO OC-SM un plan de aciuni corective (in care s specifice i cauzele care au condus la observaii/neconformiti) i un program de implementare (n termen de 2 sptmni de la data desfurrii auditului). Dup ce primete raportul de audit, RC ntocmete Sinteza supravegherii care este avizat de managerul ASRO OC-SM. RC transmite Sinteza supravegherii mpreun cu ntregul dosar de certificare ctre CDE pentru luarea deciziei. DG ASRO aprob i semneaz asupra suspendrii / retragerii / restrngerii domeniul certificrii, pe baza deciziei CDE. RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere i notific asupra deciziei de meninerii / suspendrii / retragerii / restrngerii domeniul certificrii. n cazul unei decizii negative, clientul certificat este ntiinat c poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de Documente Informative. V Tratarea neconformitilor Neconformitate Nendeplinire a unei cerine Neconformitate major - Nendeplinirea n totalitate a unei cerine din standardul de referin, cerin care nu a fost implementat i care mpiedic funcionarea sistemului de management n ansamblul su; sau acumularea mai multor neconformiti minore n cadrul uneia sau mai multor cerine din standard, care produc o eroare major n sistem; sau o situaie n care exist un dubiu asupra capacitii sistemului de a atinge politica i obiectivele de mediu ale organizaiei. Neconformitate minor - O deficien minor n coninutul unei cerine din sistem fa de cerina din standardul de referin, care nu mpiedic funcionarea sistemului de management n ansamblul su. Observaie - O declaraie a unui fapt evident, care nu poate fi nregistrat ca neconformitate, dar care trebuie s fie investigat. Dac nu sunt investigate toate observaiile este posibil ca pe viitor s apar o neconformitate major sau minor. Urmrirea aciunilor corective se realizeaz prin verificarea modului de rezolvare a aciunilor corective i/sau prin audituri de urmrire. Auditul de urmrire a aciunilor corective este un audit care se desfoar dup caz n orice etap a procesului de certificare i are drept scop verificarea modului de rezolvare a neconformitilor prin ntreprinderea de aciuni corective corespunztoare. Atunci cnd verific o aciune corectiv, conductorul echipei de audit trebuie s analizeze dac clientul a determinat corespunztor cauzele care au condus la neconformitate, aciunile corective ntreprinse pentru a se asigura c acestea au fost suficient corectate. Pentru toate neconformitile i observaiile identificate, clientul trebuie s stabileasc un plan de aciuni corective i cauzele care au condus la neconformitate precum i un program pentru implementare i s le transmit la ASRO OC-SM n termen de dou sptmni de la data desfurrii auditului. Termenul permis de ASRO OC-SM pentru implementarea aciunilor corective este de maximum 13 sptmni, indiferent de tipul de neconformitate i/sau observaie.Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 12/36

Pentru neconformitile majore sau pentru neconformitile minore pentru care termenul de 13 sptmni a fost depit, trebuie efectuat un audit de urmrire. n cazul n care conductorul echipei de audit consider necesar o verificare la faa locului a aciunilor corective, asemenea verificare trebuie efectuat pn la urmtorul audit prevzut prin contract. n toate cazurile n care se consider necesar desfurarea unui audit de urmrire a aciunilor corective, dac nu exist o rezolvare satisfctoare a neconformitilor (nainte sau n timpul auditului), certificatul nu va fi emis sau va fi suspendat. Conform procedurilor ASRO OC-SM, modul de tratare a neconformitilor n timpul auditului (auditurilor) de urmrire a aciunilor corective este urmtorul: Dac o neconformitate major nu poate fi rezolvat sau redus la un nivel de severitate echivalent cu neconformitatea minor, solicitantul trebuie s fie informat c certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau nu i se va putea acorda certificatul (certificatele) n cadrul certificrii respective. Dac o neconformitate major nu a fost n totalitate corectat, dar prin aciunea sa clientul a redus nivelul de severitate a acesteia la o neconformitate minor, auditorul are posibilitatea de a ntocmi o nou not de neconformitate (minor), dndu-i posibilitatea solicitantului s ntreprind o alt aciune corectiv i s furnizeze dovezi obiective documentate ale acesteia. n acest caz, nota de neconformitate major iniial i raportul trebuie aprobat cu modificrile aferente pentru a arta c nota de neconformitate iniial a fost ncheiat i exist o neconformitate minor. Aciunile corective pentru nota de neconformitate nou emis trebuie s fie rezolvate n maximum 6 sptmni (valabil numai pentru notele de neconformitate emise n timpul auditului de urmrire a aciunilor corective). Dac neconformitile minore nu au fost rezolvate n maximum 13 sptmni ct este perioada limit i dac auditul de urmrire indic faptul c nu este posibil eliminarea acestora, solicitantul trebuie informat c certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau c nu i se va putea acorda certificatul n cadrul certificrii respective VI Audituri de recertificare

RC notific cu 6 luni nainte clientul certificat despre data ncetrii perioadei de valabilitate a certificrii. De asemenea, RC solicit clientului certificat s transmit la ASRO OC-SM n termen de 2 sptmni decizia managementului de la cel mai nalt nivel de ncepere a activitilor de recertificare sau de renunare la certificare. n cazul n care clientul certificat dorete nceperea activitilor de recertificare, RC transmite clientului certificat spre completare formularul de solicitare recertificare i un Chestionar de recertificare n vederea elaborrii propunerii de recertificare, a analizei contractului i a noului contract Din analiza documentelor transmise RC trebuie s verifice dac sunt schimbri semnificative n sistemul/sistemul integrat de management, i s decid mpreun cu managerul ASRO OC-SM dac auditul de recertificare se va desfura ntr-un singur stadiu sau dou stadii. n cazul n care nu se semnaleaz schimbri semnificative n sistemul/sistemul integrat de management nu mai este necesar desfurarea etapaui 1 a auditului de recertificare Auditul de recertificare se efectueaz pe baza actului adiional la Contractul de certificare sau un contract de certificare nou. Prin auditul de recertificare echipa de audit trebuie s verifice nivelul de implementare i de meninere a procedurilor, constatrile auditurilor interne efectuate ct i elementele generale ale sistemului/sistemului integrat de management conform referenialului/referenialelor pentru a stabili eficacitatea i adecvana sistemului/sistemului integrat de management la ndeplinirea obiectivelor i intelor. De asemenea, prin aceste audituri de recertificare se verific conformarea cu cerinele legale i cu alte cerine aplicabile la care organizaia subscrie.

Mapa de documente informative

Pag. 13/36

Auditul de recertificare se desfoar ca un audit de certificare iniial etapa 2 conform paragrafului c2). Ca rezultat al auditului de recertificare conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit de recertificare. n cazul n care conductorul echipei de audit semnaleaz observaii i/sau neconformiti minore organizaia va transmite la ASRO OC-SM un plan de aciuni corective (in care s specifice i cauzele care au condus la observaii/neconformiti) i un program de implementare (n termen de 2 sptmni de la data desfurrii auditului. Conductorul echipei de audit decide asupra necesitii efecturii unui audit de urmrire a aciunilor corective ntreprinse. Dac n timpul auditului de recertificare se constat neconformiti majore fa de documentele de referin i dac dup auditul de urmrire a aciunilor corective ( a se vedea audituri speciale) DG ASRO la decizia CDE hotrte asupra neacordrii recertificrii domeniului de certificare. (A se vedea concluziile raportului de audit de recertificare) Dup derularea auditului de recertificare i ntocmirea Sintezei recertificrii de ctre RC, dosarul de recertificare mpreun cu ntregul dosar de certificare este supus analizei CDE care ia decizia de acordare/neacordare a recertificrii. DG aprob i semneaz asupra acordrii/neacordrii recertificrii pe baza deciziei CDE. Decizia este notificat solicitantului de ctre managerul ASRO OC-SM Solicitantul poate face apel asupra deciziei n termen de 15 zile de la data primirii notificrii. n urma deciziei de acordare a recertificrii se retrage vechiul certificat i se elibereaz altul avnd acelai numr i o perioad de valabilitate de 3 ani din momentul lurii deciziei de recertificare. Acest certificat implic aceleai obligaii i confer aceleai drepturi ca n cazul certificrii iniiale timp n care clientul certificat este supus auditurilor de supraveghere conform paragrafului d VII Audituri speciale ASRO OC-SM iniiaz audituri speciale la clienii certificai aflai n perioada de supraveghere n urmtoarele situaii: Clientul solicit extinderea domeniului de certificare Extinderea domeniului de certificare ca urmare a solicitrii clientului certificat se face de regul odat cu un audit de supraveghere Pe baza solicitrii scrise din partea clientului certificat i a completrii chestionarului de evaluare (funcie de tipul extinderii: deschiderea de noi locaii, diversificarea proceselor) RC efectueaz o analiz a solicitrii i o analiz a contractului . n urma analizei contractului ASRO OC-SM ncheie un Act adiional la contractul de certificare deja existent ASRO OC-SM informeaz i transmite conductorului echipei de audit toat documentaia necesar. La solicitarea ASRO OC-SM conductorul echipei de audit include n planul de audit i auditarea zonelor pentru care s-a solicitat extinderea domeniului de certificare. Modul de desfurare a auditului este conform etapelor prezentate n capitolele 2, 3 i 4. n cazul n care clientul solicit extinderea de domeniu nainte de termenul stabilit pentru auditul de supraveghere, echipa de audit va audita zonele din organizaie pentru care s-a solicitat extinderea dar i serviciile conexe acestora. Modul de desfurare a auditului este conform etapa 2. Ca rezultat al auditului de extindere de domeniu, conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit, prin utilizarea formularului de raport de audit pus la dispoziie de ASRO OC-SM Echipa de audit analizeaz toate informaiile i dovezile de audit i convine asupra concluziilor auditului i le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea: - de extindere de domeniu de certificare sau - meninerea domeniului iniial de certificare Dup ce primete raportul de audit, RC ntocmete Sinteza supravegherii care este avizat de managerul ASRO OC-SM.Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 14/36

RC transmite Sinteza supravegherii mpreun cu ntregul dosar de certificare ctre CDE pentru luarea deciziei DG ASRO aprob i semneaz extinderea domeniului de certificare/meninerea certificrii fr extindere, pe baza deciziei CDE. RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere i notific asupra deciziei de extindere a domeniul de certificare /meninerii certificrii fr extindere. Dac clientul certificat nu este satisfcut de decizie, poate face contestaie sau apel n termen de 15 zile de la notificare. Auditurile neprogramate Se iniiaz n urmtoarele cazuri: 1. primirea reclamaiilor privind clienii certificai 2. primirea reclamaiilor din partea prilor interesate sau din partea ASRO privind utilizarea necorespunztoare a certificatului i a mrcii ASRO 3. modificri ce pot afecta conformitatea sistemului de management fa de standardul/standardele de referin, i modificri ale condiiilor n care a fost acordat certificarea, referitoare la: - statutul legal al clientului certificat - adresa (adresele) de contact - organizare i management 4. n cazul n care auditul de supraveghere programat nu se desfoar n intervalul de timp corespunztor din cauza clientului RC notific clientul certificat despre desfurarea auditului neprogramat cu indicarea datei de desfurare i a motivelor care au determinat acest audit special n cazurile 1,2 i 4. n cazul 3 clientul certificat este obligat prin contract s notifice ASRO OC-SM cnd se afl ntr-una din situaiile menionate. Managerul ASRO OC-SM desemneaz o alt echip de audit dect aceea care a efectuat auditurile la certificarea iniial. RC ntiineaz clientul certificat despre componena echipa de audit i transmite un plan de audit pentru zona afectat Auditul se desfoar conform paragrafului c2). Ca rezultat al auditului neprogramat, conductorul echipei de audit elaboreaz Raportul de Audit. Echipa de audit analizeaz toate informaiile i dovezile de audit i convine asupra concluziilor auditului i le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea: - meninerea domeniului iniial de certificare - n situaia 3 - de restrngere de domeniu de certificare - n situaia 1, 2, 4 - de suspendare a certificrii - n situaia 1,2,4 - de retragerea certificrii - n situaia 1,2,4 Dup ce primete raportul de audit, RC ntocmete Sinteza supravegherii care este avizat de managerul ASRO OC-SM. RC transmite Sinteza supravegherii mpreun cu ntregul dosar de certificare ctre CDE pentru luarea deciziei DG ASRO aprob i semneaz referitor la extinderea domeniului de certificare /meninerea certificrii fr extindere, pe baza deciziei CDE. RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere i notific decizia de meninere a certificrii /retragere/suspendare/restrngere a domeniului certificrii. Dac clientul certificat nu este satisfcut de decizie, poate face contestaie sau apel n termen de 15 zile de la notificare. VIII Restrngerea domeniului de certificare, suspendarea, sau retragerea certificrii ASRO OC-SM aplic urmtoarele tipuri de sanciuni:

Mapa de documente informative

Pag. 15/36

Restrngerea domeniului de certificare ASRO OC-SM restrnge domeniul de certificare clienilor certificai aflai n perioada de supraveghere n urmtoarele situaii: a. echipa de audit constat la auditul de supraveghere c anumite pri ale domeniului de certificare nu mai ndeplinesc cerinele certificrii iniiale, b. echipa de audit constat la auditul de supraveghere sau audituri speciale eecuri repetate pentru un anumit domeniu de certificare n ceea ce privete ndeplinirea cerinelor certificrii iniiale c. clientul certificat solicit restrngerea domeniului de certificare, datorit ncetrii activitii n anumite secii de producie sau linii tehnologice n cazul c clientul trebuie s notifice la ASRO OC-SM naintea desfurrii auditului de supraveghere programat motivul restrngerii domeniului de certificare. ASRO OC-SM transmite clientului un nou chestionar de evaluare pe baza cruia ntocmete un act adiional la contractul de certificare cu menionarea domeniul (domeniilor)i /sau locaiei (locaiilor) rmase n procesul de certificare. Procesul de certificare se desfoar conform auditului de supraveghere i se emite un nou certificat (alte certificate) din care sunt excluse domeniul (domeniile) i /sau locaiei (locaiilor) pentru care s-a solicitat restrngerea domeniului de certificare. RC ntocmete Sinteza evalurii i dosarul de certificare cu toate informaiile relevante i le prezint ctre CDE n scopul lurii deciziei de restrngere a domeniul de certificare. DG ASRO aprob i semneaz asupra restrngerii domeniul certificrii, pe baza deciziei CDE. RC notific clientul asupra deciziei de restrngerii domeniul certificrii. Clientul certificat este ntiinat c poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de Documente Informative ASRO OC-SM public pe www asro.ro lista clienilor certificai crora li s-a restrns domeniul de certificare, motivul restrngerii i domeniul /domeniile de certificare pentru care este valabil certificatul i poate s utilizeze marca ASRO. Suspendare ASRO OC-SM aplic sanciunea de suspendare pe o perioad de 6 luni clienilor certificai n urmtoarele cazuri: a) ntreg sistemul de management nu mai este conform cerinelor iniiale de acordare a certificrii i nu a notificat ASRO OC-SM. b) Sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat are eecuri repetate n ndeplinirea cerinelor certificrii iar aciunile corective ntreprinse pentru stingerea neconformitilor au fost necorespunztoare sau au depit termenul prevzut n MDI. c) Clientul certificat a utilizat abuziv certificatului i marca ASRO d) Clientul nu se conformeaz modificrilor referitoare la regulile de certificare solicitate ASRO OC-SM e) Clientul certificat refuz desfurarea auditurilor de supraveghere f) Clientul certificat refuz plata obligaiilor financiare pentru activitatea de supraveghere g) La solicitarea clientului. Pe durata suspendrii, certificarea ntregului sistem de management al clientului este temporar invalidat. ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menionnd data de suspendare a certificatului (certificatelor) i perioada de suspendare menionnd c din acel moment clientul nu mai are dreptul s fac referire la certificare i la marca ASRO. Perioada de suspendare este de 6 luni. n timpul perioadei de suspendare organizaia nu trebuie s utilizeze certificatul (certificatele) i marca ASRO. Certificatul (certificatele) se napoiaz la ASRO OC-SM n maximum 7 zile de la data notificrii i marca nu se mai aplic.Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 16/36

Dac n timpul perioadei de suspendare nu se elimin neconformitatea (neconformitile), se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) i a mrcii ASRO n cazurile de la a pn la e se iniiaz un audit special dup caz conform auditurilor de supraveghere i DG aprob ridicarea suspendrii/retragerea certificrii pe baza deciziei CDE n cazul f suspendarea se ridic numai dup ce clientul a achitat factura ASRO OC-SM public pe www.asro.ro informaia privind organizaia creia i s-a suspendat certificatul (certificatele), perioada de suspendare i motivul. Suspendarea se ridic numai dup ce clientul de certificat elimin neconformitatea (neconformitile) pentru care i s-a suspendat dreptul de utilizare al certificatului. n termen de 7 ASRO OC-SM napoiaz clientului certificatul. Retragerea domeniul de certificare ASRO OC-SM retrage certificarea i dreptul de utilizare a mrcii ASRO n urmtoarele cazuri: a clienii certificai nu pot demonstra eliminarea neconformitilor n termen de 3 luni de la data notificrii aplicrii sanciunii b clienii certificai renun la certificare nainte de expirarea termenului de valabilitate a certificatului i anun n scris ASRO OC-SM c clientul certificat nu respect contractul de certificare ncheiat ntre pri d clientul certificat i pierde personalitatea juridic sau este n faliment. ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menionnd data de la care i se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) i marca ASRO menionnd c din acel moment clientul nu mai are dreptul s fac referire la certificare i la marca ASRO. Dup notificare, organizaia nu are voie s utilizeze certificatul (certificatele) i marca ASRO. Certificatul (certificatele) se napoiaz la ASRO OC-SM n maximum 7 zile de la data notificrii i marca nu se mai aplic Notificarea clientului certificat referitor la sanciunea aplicat Clientul certificat este notificat n scris i sanciunea se aplic de la data stabilit. Clientul certificat poate face apel mpotriva deciziei de sancionare, pe baza dovezilor documentate, la Comisia de tratare a apelurilor Clientul certificat are acces la documentele relevante pe baza crora s-a luat decizia de sancionare. n timpul perioadei de apel se aplic sanciunea prevzut. ASRO OC-SM public pe www.asro.ro informaia privind organizaia creia i s-a retras certificarea i dreptul de utilizare a mrcii ASRO

Mapa de documente informative

Pag. 17/36

B DREPTURI I OBLIGAII B.1 DREPTURILE I OBLIGAIILE CLIENTULUI B.1.1 Drepturi a) s aib acces, ntr-un mod nediscriminatoriu, la serviciile ASRO OC-SM, la informaiile i documentaia relevant pentru a i se acorda certificarea iniial/meninerea certificrii /extinderea de domenii de certificare / recertificarea; b) s fie informat n timp util despre modificrile criteriilor de acordare a certificatului (certificatelor) i a mrcii ASRO precum i a documentelor, dac acestea ar putea afecta desfurarea activitii de certificare; c) s cunoasc documentele utilizate de ASRO OC-SM n procesul de certificare (de exemplu: MDI, planul de audit, programul de supraveghere rapoarte de audit etc.); d) s cunoasc componena echipei de audit i s fie/s nu fie de acord cu aceasta; e) s fac observaii documentate referitoare la raportul de audit; f) s cear o extindere a domeniului certificrii; g) s-i poat prezenta punctul de vedere nainte de luarea deciziei finale de suspendare sau retragere a certificatului (certificatelor); h) clientul cruia i s-a acordat certificatul (certificatele), denumit client certificat, poate utiliza certificatul (certificatele) numai n sediile pentru care i-a fost emis (emise) i numai pe domeniile de certificare consemnate pe certificat; i) clientul certificat poate s fac referire la certificatul (certificatele) i/sau marca ASRO n urmtoarele documente: corespondena lor, publicaii, articole promoionale i brouri, cu condiia ca aceste documente s se refere la produsele i serviciile fabricate/furnizate n sistemul integrat de management de mediu/al sntii i securitii ocupaionale certificat; j) s utilizeze certificatul (certificatele) ca instrument de promovare pentru reclam; k) s renune la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) nainte de sfritul perioadei de valabilitate; l) s fac apel la decizia DG al ASRO; m) s fac apel la oricare alte decizii a ASRO OC-SM; n) s solicite n avans informaiile pe ASRO OC-SM dorete s le publice o) in cazul in care clientul cere anumite explicaii privind programul specific de certificare, acestea vor fi analizate de experii tehnici ai ASRO OC-SM i publicate pe pagina www:asro.ro. p) au dreptul s renune la certificare nainte de expirarea termenului de valabilitate a certificatului (certificatelor) cu condiia s anune n scris ASRO OC-SM B.1.2 Obligaii a) s permit efectuarea auditurilor de supraveghere programate i a auditurilor de speciale; b) s in sub control activitile pentru care a fost acordata certificarea, pentru a menine condiiile iniiale care au condus la emiterea certificatului (certificatelor); c) s nregistreze dovezile i s permit controlul la solicitarea ASRO OC-SM, pe durata activitii de supraveghere; d) s asigure pstrarea confidenialitii informaiilor obinute n cursul activitilor de certificare inclusiv a informaiilor din Mapa de documente informative e) s notifice la ASRO OC-SM orice modificare referitoare la sistemul integrat de management de mediu/al snii i securitii ocupaionale i dac analiza efectuat de ASRO OCSM o cere, s menin domeniul de certificare sau s solicite o extindere a acestuia. Dac modificrile afecteaz proiectarea, producia sau modific procesul de producie, trebuie s aib loc o noua certificare; f) s informeze ASRO OC-SM n termen de maximum 15 zile asupra oricrei modificri a statutului su legal;Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 18/36

g) s napoieze la ASRO OC-SM n termen de 7 zile certificatul pe durata perioadei de sanciune n cazul suspendrii sau retragerii certificatului (certificatelor) de la data notificrii; h) s plteasc n avans sumele rezultate pe baza tarifelor n conformitate cu schema de certificare pentru etapele stabilite, conform contractului de certificare; i) j) s modifice orice material publicitar n cazul restrngerii domeniului s nu fac sau s nu permit declaraii eronate referitoare la certificarea sa

k) s permit ASRO OC-SM divulgarea informaiilor confideniale (colectate de echipa de audit pe parcursul auditurilor efectuate) solicitate de organismul de acreditare RENAR l) s accepte anularea contractului, n cazul n care nu efectueaz plata la timp, conform termenelor contractuale. m) s se conformeze condiiilor din Regulamentului de certificare a sistemului de management inclus n Mapa de documente informative referitoare la suspendarea i/sau rezilierea contractului din culpa solicitantului care este echivalent cu suspendarea/retragerea Certificatului (certificatelor). B.2 DREPTURILE I OBLIGAIILE ASRO OC-SM B.2.1 Drepturi a) s ntreprind msuri de protecie mpotriva utilizrii abuzive a certificatului i a mrcii ASRO prin iniierea unor audituri neprogramate, dac este cazul s fac disponibile informaiile confideniale ale clientului (obinute de echipa de audit pe b) parcursul auditurilor) numai organismului de acreditare RENAR, dac acesta le solicit ASRO OCSM n timpul evalurii c) s publice pe pagina www:asro.ro: lista clienilor certificai n termen 30 de zile de la data acordrii; lista clienilor certificai sancionai sau a certificatelor anulate / retrase; lista sanciunilor ridicate;

d) s factureze plata n avans pentru fiecare activitate de evaluare a conformitii cu cerinele standardului de referin; e) s factureze plata n avans pentru activitile de supraveghere, audituri de urmrire a aciunilor corective dup caz; B.2.2 Obligaii a) s permit ntr-o mod nediscriminatoriu accesul tuturor clienilor la certificare; b) informaiile furnizate de ASRO OC-SM oricrui client sau pieei, inclusiv publicitatea trebuie s fie corecte i s nu induc n eroare c) s pun la dispoziie modul de confirmare a validitii unei certificri acordate la cererea oricrei pri d) s informeze i s fac disponibil documentaia necesar pentru fiecare etap din procedura de evaluare a conformitii cu cerinele standardelor de referin; e) s informeze clientul / clientul certificat asupra criteriilor de certificare sau a modificrilor din documentaia ASRO OC-SM; f) s acorde certificatul (certificatele) n condiiile stabilite prin propriile proceduri; g) s efectueze auditurile etapa 1 / etapa 2 /de supraveghere/de recertificare cu ajutorul echipelor de audit , pe baza unui program, stabilite de comun acord cu clientul; h) s asigure confidenialitatea informatiilor obinute n timpul activitii de evaluare a conformitii cu cerinele standardului de referin.

Mapa de documente informative

Pag. 19/36

C RECLAMAII, CONTESTAII, APELURI I LITIGII Reclamaii Reclamaiile se pot referi la: a) Activitatea ASRO OC-SM i sau echipa de audit b) Activitile/produsele/serviciile organizaiilor certificate c) Utilizarea certificatelor i a mrcii ASRO de ctre clienii certificai Sunt luate n considerare reclamaiile primite n scrisori recomandate sau cu confirmare de primire sau depuse direct la sediul ASRO OC-SM cu numr de nregistrare, transmise prin ,e-mail, fax. Reclamantul trebuie s se identifice prin nume, adres, semntur, tampil etc. Reclamaia trebuie s conin cel puin: identificarea complet a celui care a fcut reclamaia, a organizaiei din care face parte reclamantul i posibilitile de contact (telefon, fax, e-mail etc). natura i descrierea clar a obiectului reclamaiei Reclamaiile sunt nregistrate de ctre RSM n Registrul reclamaiilor i le supune spre analiz managerului schemei de certificare. Managerul schemei de certificare analizeaz reclamaiile i desemneaz persoanele responsabile cu tratarea lor. Termenul limit de transmitere a rspunsului cu privire la decizie este de 30 de zile (data potei) i trebuie notificat printr-o adres, prin scrisoare recomandat cu confirmare de primire. Pentru orice situaie divergent care apare pe timpul derulrii unui contract de certificare referitoare la activitatea sau echipa de audit a ASRO OC-SM se ncearc gsirea unei soluii de rezolvare pe cale amiabil. Managerul schemei de certificare desemneaz o persoan responsabil care s gestioneze situaia aprut. n acest sens, persoana desemnat ca responsabil convoac la sediul ASRO OC-SM o edin de conciliere la care particip: - din partea reclamantului: reprezentantul managementului de la cel mai nalt nivel + 1 persoan care are cunotine privind standardul de referin - din partea ASRO OC-SM conductorul echipei care a desfurat auditul la reclamant + 1 auditor care nu a participat la auditul la reclamant (independent) + 1 expert tehnic pe domeniul reclamantului RSC al ASRO OC-SM asigur secretariatul edinei i ntocmete procesul verbal. Persoana desemnat de ASRO OC-SM transmite ordinea de zi i convoac persoanele implicate cu 7 zile nainte de desfurarea edinei de conciliere. edina este condus de managerul schemei de certificare care prezint motivul convocrii edinei. Se d cuvntul pe rnd reprezentantului reclamantului (pentru a-i susine reclamaia i a prezenta dovezi) i conductorului echipei care a desfurat auditul la reclamant (pentru a prezenta motivele care au condus la reclamaie). Dac conductorul echipei care a desfurat auditul la reclamant nu poate participa la edina de conciliere, i transmite n scris punctul de vedre. Auditorul independent mpreun cu expertul tehnic analizeaz motivaiile celor 2 pri i recomand CDE acceptarea/neacceptarea reclamaiei. Decizia final este luat de CDE. Persoana responsabil din partea ASRO OC-SM ntiineaz n 15 zile reclamantul despre hotrrea CDE. Dac reclamaiile se refer la produse/activiti/servicii ale unui client certificat, managerul schemei de certificare informeaz clientul certificat despre reclamaie n termen de 5 zile i n urma analizei poate s iniieze, dac este necesar, o supraveghere neprogramat la clientul certificat reclamat. Necesitatea supravegherii se stabilete de ctre managementul schemei de certificare n urma analizei informaiilor colectate de RC.

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 20/36

Dac raportul de audit de supraveghere demonstreaz vina clientului certificat, toate costurile activitii de supraveghere vor fi suportate de acesta. Managerul schemei de certificare analizeaz cauzele care au condus la neconformitate, propunerile de aciuni corective i modul de implementare a acestora de ctre clientul certificat i notific reclamantului i altor pri interesate msurile ce au fost luate. Managerul ASRO OC-SM supune spre analiz i aprobare CDE i DG, msuri de sancionare a clientului certificat. Modul de rezolvare al reclamaiilor constituie element de intrare pentru analiza efectuat de management i pentru analiza efectuat de CAI privind imparialitatea. O reclamaie este considerat rezolvat atunci cnd reclamantul a fost notificat despre decizia luat i documentele relevante arhivate imediat dup notificare. Documentele se pstreaz timp de 10 ani. Pe baza acordului scris ntre clientul certificat i reclamant, ASRO OC-SM face public pe www asro.ro subiectul acesteia. Contestaii mpotriva deciziilor privind certificarea, clientul poate face contestaie la DG ASRO, n termen de 15 zile de la comunicarea oficial a deciziei, conform prezentei proceduri. DG solicit managerului schemei de certificare o analiz i msurile ce trebuie ntreprinse funcie de natura contestaiei pentru luarea unei decizii. Soluionarea contestaiilor se face n termen de 30 zile de la nregistrarea acesteia, iar clientul va fi anunat despre decizia luat n maxim 3 zile. n situaia n care, clientul nu este mulumit de decizia luat, acesta se poate adresa Comisiei de Apel a ASRO OC-SM. O contestaie este considerat rezolvat atunci cnd clientul a fost notificat despre decizia luat i documentele relevante arhivate imediat dup notificare. Documentele se pstreaz timp de 10 ani. Apeluri Apelurile se pot face mpotriva: a) Deciziei CDE de neacordare sau acordare n anumite condiii specifice a certificrii; b) Sanciunilor impuse de ASRO OC-SM referitoare la dreptul de utilizare a mrcii ASRO i a certificatului de ctre clientul certificat; c) Suspendrii, restrngerii domeniul de certificare sau retragerii certificrii; d) Oricror altor decizii ale ASRO OC-SM. Sunt luate n considerare apelurile primite n scrisori recomandate sau cu confirmare de primire, sau depuse direct la sediul ASRO cu numr de nregistrare. Apelantul trebuie s se identifice prin nume, adres, semntur, tampil etc. Apelul trebuie s conin cel puin: identificarea complet a celui care a fcut apelul, a organizaiei din care face parte i posibilitile de contact (telefon, fax, e-mail etc). descrierea clar a obiectului apelului Apelurile sunt nregistrate de ctre RSM n Registrul de eviden coresponden i ntiineaz managerul schemei de certificare i Preedintele CTA. De asemenea RSM confirm apelantului primirea apelului printr-o scrisoare cu confirmare de primire. Comisia de tratare a apelurilor se ntrunete la convocarea Preedintelui, n maximum 15 zile de la primirea notificrii apelantului privind decizia de neacordare/suspendare/anulare a Certificatului. Convocarea CTA se face de ctre Preedinte, n scris, prin intermediul RSM, cu cel puin 7 zile nainte de desfurarea edinei. Scrisoarea de convocare cuprinde locul, data i ora, precum i ordinea de zi a edinei. Dac dup convocare nu s-a reuit ntrunirea numrului statutar de membri ai CTA se face o nou convocare n termen de 5 zile.

Mapa de documente informative

Pag. 21/36

RSM furnizeaz apelantului rapoarte referitoare la etapa tratrii apelului cu termenele stabilite pentru edinele CTA n acelai timp invitndu-l s participe la dezbaterea apelului . Decizia este luat cu o majoritate de 2/3 din numrul membrilor fr votul Preedintelui. n cazul unui vot egal, votul preedintelui este decisiv. RSM, redacteaz procesul verbal al edinei i deciziile luate, asigur secretariatul Comisiei de tratare a apelurilor. n termen de 10 zile de la edin, RSM notific apelantului decizia final. Decizia se consider final i se notific reclamantului n termen de 10 zile dup ce este semnat de ctre preedintele CAI. n adresa de notificare se specific dac decizia este luat de CTA sau CAI. RSM pstreaz toate nregistrrile privind apelurile, procesele verbale ale edinelor comisiei de tratare a apelurilor, precum i adresele de notificare, n dosarul de certificare. Un apel este considerat rezolvat atunci cnd clientul a fost notificat despre decizia luat i documentele relevante arhivate imediat dup notificare. Documentele se pstreaz timp de 10 ani. Litigii n cazul n care reclamantul nu este mulumit de decizia luat, poate aciona n justiie.

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 22/36

D ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) I MRCII ASRO, N ALTE CAZURI DECT SANCIUNILE Situaiile n care nceteaz dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO, altele dect cele n care se aplic sanciuni, sunt: 1) standardul de referin nu mai este n vigoare 2) n urma revizuirii standardului, deintorul de certificat dorete/nu dorete nnoirea certificrii sistemului integrat de management de mediu/al sntii i securitii ocupaionale, conform noilor cerine ale standardelor 3) La sfritul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor) 4) La cererea clientului certificat, indiferent de motivul pe care acesta l invoc 1 Standardul (standardele) de referin nu mai este (sunt) n vigoare Managerul schemei de certificare informeaz n scris clientul certificat cu 6 luni nainte despre data ncetrii valabilitii standardului (standardelor) de referin dup care a fost certificat. Notificarea trebuie s conin cel puin: Numrul i titlul standardului retras Data limit de utilizare a certificatului actual Aciunile ce vor fi ntreprinse de clientul certificat pentru utilizarea, n continuare a certificatului i a mrcii ASRO. 2 Modificarea standardului (standardelor) de referin n urma revizuirii Managerul schemei de certificare informeaz n scris clientul certificat cu 6 luni nainte, de data aprobrii noului standard. Notificarea conine urmtoarele informaii: Numrul i titlul standardului revizuit Principalele modificri ale noului standard fa de versiunea anterioar a acestuia Data intrrii n vigoare a noului standard Un plan de tranziie cu etapele i msurile care trebuie luate pentru implementarea noii ediii a standardul Politica ASRO OC-SM de tranziie Clientul certificat informeaz ASRO n scris, asupra deciziei sale de rennoire a certificrii conform prevederilor noului standard sau de renunare la dreptul de utilizare a certificatului i mrcii ASRO. Dac hotrte nnoirea certificrii conform noului standard, se efectueaz o reevaluare n timpul auditului de supraveghere. Dac este necesar, prin acord mutual, programul de supraveghere va fi adaptat situaiei nou create. Dac clientul certificat renun la dreptul de utilizare a acestuia, se aplic procedura de anulare a certificatului. n acest caz, clientul certificat este notificat n scris despre data limit pn la care poate folosi certificatul i aciunile pe care trebuie s le ntreprind. 3 ncetarea perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor) ASRO OC-SM notific n scris clientul certificat, cu cel puin 6 luni de zile nainte, asupra expirrii certificatului (certificatelor), pentru a-i da posibilitatea, dac dorete, s solicite recertificarea sistemului/sistemului integrat de management. Totodat, se transmite clientului certificat formularul Solicitare pentru recertificarea sistemului/sistemului integrat management. n cazul n care clientul certificat nu solicit nnoirea certificrii pn la sfritul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor), se iniiaz procedura de anulare. De asemenea, procedura de anulare se iniiaz i n cazul n care nu a fost nceput procesul de recertificare pn la sfritul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor). 4 La cererea clientului certificat La cererea clientului certificat, certificatul (certificatele) se anuleaz nainte de expirarea perioadei de valabilitate, indiferent de motivul invocat. n acest caz, ASRO OC-SM aplic procedura de anulare. ASRO OC-SM notific clientul certificat asupra aciunilor pe care trebuie s le ntreprind.

Mapa de documente informative

Pag. 23/36

n toate situaiile prezentate mai sus (1-4), clientul certificat trebuie : S transmit certificatul (certificatele) la ASRO OC-SM S nceteze, imediat dup primirea notificrii, utilizarea certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO pe documente i utilizarea drepturilor colaterale RSM nregistreaz anularea dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) i motivul acestei decizii n Registrul certificatelor i se public www.asro.ro. n situaiile n care clientul certificat nu dorete recertificarea sistemului/sistemului integrat de management, managerul schemei de certificare convoac CDE i i prezint corespondena purtat cu clientul certificat CDE ia decizia final de anulare a dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO n urma analizei documentelor prezentate. DG aprob i semneaz decizia de anulare a dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) i a mrcii ASRO pe baza hotrrii CDE. RC notific clientul certificat asupra deciziei de anulare a dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO, nregistreaz n Registrul certificatelor, decizia de anulare i public pe www.asro.ro

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 24/36

E

INFORMAII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) I MRCII ASRO

E1 OBIECT I DOMENIU DE APLICARE Prin intermediul acestui document ASRO OC-SM stabilete regulile crora trebuie s se conformeze clienii certificai . E2 DREPTURILE CLIENILOR CERTIFICAI Clienii certificai au urmtoarele drepturi: S fac referire la certificatul i/sau marca ASRO n urmtoarele documente: corespondena lor, publicaii, articole promoionale i brouri, cu condiia ca aceste documente s se refere la produsele i serviciile fabricate/furnizate n sistemul de management de mediu certificat. S aplice marca ASRO pe scrisori, articole promoionale i brouri, cu condiia ca aceste documente s se refere la sediile, produsele i serviciile aflate/fabricate/furnizate n sistemul de management de mediu certificat. S fac apel mpotriva eventualelor decizii de sancionare. E3 OBLIGAIILE CLIENILOR CERTIFICAI Clienii certificai pot utiliza certificatul (certificatele) i marca ASRO numai referitor la acele activiti, sedii pentru care a fost obinut certificarea. S permit audituri de supraveghere programate i audituri speciale dup caz efectuate de echipa de audit, aa cum este prevzut n programul anual de supraveghere i n MDI. S informeze ASRO OC-SM despre orice modificri referitoare la sistemul/sistemul integrat de management. Dac aceste modificri se refer la structura organizaional, statut, fluxul de producie, etc. va avea loc o nou certificare. S informeze ASRO OC-SM asupra oricror modificri n statut, n termen de 15 zile. Dac clientul certificat renun de bun voie la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO, trebuie s napoieze certificatul la ASRO, n termen de 5 de zile de la notificare. E4 RSPUNDEREA CLIENILOR CERTIFICAI Rspunderea clienilor certificai pentru activitile desfurate n cadrul sistemului/sistemului integrat de management nu sunt substituite n nici un fel de responsabilitile ASRO. E5 REGULAMENT DE UTILIZARE A MRCII ASRO MARCA ASRO Marca ASRO este prezentat mai jos. - Marca ASRO este nregistrat la Oficiul de Stat pentru Invenii i Mrci - Simbolul mrcii ASRO acordat de Organismul de Certificare Sisteme de mediu este, n funcie de schema de certificare desfurat, n conformitate cu Figura 1.

Mapa de documente informative

Pag. 25/36

SR EN ISO 14001:2005 Certificat nr. .........

SR EN 16001:2009 Certificat nr.........

SR ISO 27001:2006:........ Certificat nr.......

SR EN ISO 9001:2008 Certificat nr.......

SR EN ISO 22000:2005 Certificat nr....... Fig. 1

SR EN ISO 9001:2008 Certificat nr. ......... SR EN ISO 14001:2005 Certificat nr. ......... SR EN 16001:2009 Certificat nr. ...... SR OHSAS 18001:2008 Certificat nr. ..... SR EN ISO 22000:2005 Certificat nr. ..... SR ISO 27001:2006.. Certificat nr..... Fig. 2 Titularii care au obinut certificarea de la organismele de certificare ale ASRO a unui sistem de management integrat de management pot utiliza simbolul din Fig. 2 Simbolurile prezentate n Fig. 1 i Fig. 2 constau din marca ASRO sub care se amplaseaz standardul/standardele de referin, urmat de numrul certificatului acordat. Marca prezentat n Fig. 1/ Fig. 2 (inclusiv nr. de certificat i referenial) se aplic, dup caz, pe coresponden, publicaii, materiale publicitare i articole promoionale pe perioada n care organizaia este certificat.Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 26/36

Clientul certificat trebuie s utilizeze numai simbolul grafic. Culoarea triunghiului din componena mrcii este albastru, iar ,,ASRO are forma si culoarea prezentate n Fig. 1 / Fig. 2. Clientul certificat poate utiliza pe documente i marca n tonuri de gri, cu condiia ca marca s fie distinct n context. APLICAREA MRCII ASRO Aplicarea mrcii const n: a) simbolul grafic al mrcii ASRO b) standardul de referin standardul de referin SR EN ISO 9001:2008 / SR EN ISO 14001:2005 / SR OHSAS 18001: 2008/SR EN 16001:2009/ SR ISO 27001:2006 / SR EN ISO 22000:2005 c) numrul Certificatului pentru fiecare tip de sistem de management n cazul n care solicitantul dorete certificarea unui sistem de management integrat. Marca se poate aplica pe coresponden, documente, materiale publicitare, promoionale etc. Marca nu se poate aplica pe produse sau pe ambalajele acestora, sau ntr-un mod n care s se poat interpreta c indic conformitatea produsului. Marca trebuie aplicat vizibil, fr posibiliti de confuzie. PUBLICITATE Clientul certificat poate face orice publicitate, promovare sau informare n relaiile sale comerciale, referindu-se la dreptul su de utilizare a mrcii ASRO, cu condiia menionrii clare, fr nici o confuzie, a serviciilor sau activitilor pentru care i s-a acordat acest drept. Publicitatea pe care o face clientul certificat propriilor servicii, fcnd referiri la certificat i dreptul de utilizare a mrcii ASRO, nu implic nici o aprobare din partea ASRO sau tarife suplimentare. NCETAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A MRCII ASRO ncetarea dreptului de utilizare a mrcii ASRO se aplic n urmtoarele situaii: Suspendare sau retragere La sfritul perioadei de valabilitate pentru care a fost acordat acest drept La modificarea standardului naional de referin dac clientul certificat nu a adaptat sistemul su de management conform noilor cerine Retragerea standardului naional de referin Clientul certificat renun la acest drept. INEREA SUB CONTROL A CLIENILOR CERTIFICAI DIN PUNCT DE VEDERE AL UTILIZRII CERTIFICATULUI I A MRCII ASRO ASRO OC-SM va culege informaii privind utilizarea certificatului i a mrcii ASRO aa cum a fost stabilit prin contract i n procedurile organismului, informaii ce au fost transmise i acceptate de client de la nceput. Orice reclamaie, sesizare sau informaie ce ajunge la ASRO pe orice cale privind utilizarea abuziv este tratat conform paragrafului A3, ajungndu-se la efectuarea de audituri neprogramate la client. Toate auditurile de orice fel efectuate la client au ca punct de verificare modul de utilizare a certificatului i a mrcii ASRO. INEREA SUB CONTROL A CLIENILOR CERTIFICAI DIN PUNCT DE VEDERE AL UTILIZRII MRCII RENAR Clienii certificai nu au voie s foloseasc marca RENAR ca atare. Clienii certificai pot meniona c sunt certificai de ASRO OC-SM care, pe domeniul (domeniile) solicitat (solicitate), este acreditat de RENAR.

Mapa de documente informative

Pag. 27/36

Pentru a ine sub control clienii certificai din punct de vedere al utilizrii mrcii, ASRO OC-SM transmite odat cu notificarea i cu certificatul i marca ASRO in format jpg (pe dischete sau informatic) UTILIZAREA ABUZIV A CERTIFICATULUI I MRCII ASRO Se consider abuziv utilizarea certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO n urmtoarele cazuri: Aplicarea mrcii ASRO pe produse i ambalaje chiar dac acestea au fost fabricate n cadrul sistemului/sistemului integrat de management certificat; Aplicarea marcii ASRO pe rapoartele laboratorului de incercari, de etalonare sau de inspectie; Aplicarea mrcii ASRO pe documente referitoare la produse/servicii fabricate n afara sistemului/sistemului integrat de management certificat sau n alte locuri care nu sunt incluse n domeniul certificrii; Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO de ctre organizaii care nu au fost certificate de ASRO OC-SM sau de catre solicitantii in curs de certificare; Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO n alte domenii dect cele pentru care s-a obinut certificarea; Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO dupa perioada de valabilitate; Utilizarea certificatului (certificatelor) referitor la activiti /locaii ale clienilor certificai, altele dect cele pentru care s-a obinut certificatu (certificatele); Utilizarea certificatului (certificatelor) n timpul perioadei de suspendare.

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 28/36

F TARIFE, PUBLICAII TARIFE Conform prevederii acestui document i a contractului de certificare pentru toate activitile susinute de ASRO OC-SM, clientul trebuie s achite valoarea facturii emise de ASRO OC-SM naintea desfurrii fiecrei etape. Pentru contractele care sunt deja ncheiate, modificrile pot fi fcute numai cu acordul prilor i printr-un act adiional la contract. Tarifele sunt exprimate n lei, nu se modific pe perioada de valabilitate a certificatului i se aplic tuturor clienilor ntr-o maniera nediscriminatorie. Costurile suplimentare apar ca o consecin a nendeplinirii obligaiilor contractuale de ctre client/ client certificat i vor fi pltite de acetia. PUBLICAII ASRO OC-SM menine i face accesibile publicului i furnizeaz la cere informaii corecte, fr a induce n eroare clienii poteniali sau certificai. ASRO OC-SM face accesibile publicului informaii referitoare la: - Schema/schemele de certificare; procesele de audit i de certificare pentru acordarea/meninerea, extinderea, recertificarea, restrngerea, suspendarea sau retragerea certificrii - Informaii despre certificrile acordate, suspendate sau retrase; - Alte informaii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenialii clieni ASRO OC-SM furnizeaz la cere informaii detaliate referitoare la - Procesele de audit i de certificare pentru acordarea/meninerea, extinderea, recertificarea, restrngerea, suspendarea sau retragerea certificrii - Informaii detailate despre clienii certificai, numai dup obinerea unui acord scris din partea acestora, - modul de confirmare a validitii unei certificri acordate Informaii referitoare la schema de certificare a ASRO OC-SM n scopul asigurrii unei transparene a procesului de audit i de certificare, ASRO OC-SM public urmtoarele informaii: Informaii generale despre certificarea sistemului/sistemului integrat de management; Reguli pentru utilizarea certificatului (certificatelor) i mrcii ASRO; Informaii referitoare la orice modificare n schema de certificare; Informaii referitoare la revizuirea/anularea unui document de referin pentru schemele de certificare Orice alt informaie suplimentar care poate s intereseze clientul potenial sau clientul certificat; Informaii referitoare la clienii certificai ASRO public: - Lista clienilor certificai cu date de identificare, domeniu certificat, data obinerii certificrii i data expirrii; - Sanciuni, penaliti i suspendri aplicate clienilor certificati; - Certificate anulate i retrase - Ridicarea sanciunilor i suspendrilor pentru deintorii de certificat; - Lista clienilor certificai crora li s-a retras dreptul de a utiliza Certificatul (certificatele) i marca ASRO. Aceste informaii se public sub form de liste care trebuie s conin urmtoarele: - Clientul certificat (nume, adres);

Mapa de documente informative

Pag. 29/36

- Conformitatea cu Srtandardul de referin; - Domeniul de activitate acoperit de sistemul/sistemul integrat de management certificat; - Data acordrii certificrii; - Data modificrii - Data expirrii; - Sanciune (tipul sanciunii, perioada); - Suspendarea sanciunii. - Motivul pentru care se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor). Alte informaii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenialii clieni Cererea de solicitare a certificrii; Primele etape pentru a solicita informaii referitoare la schema de certificare; Serviciile furnizate de ASRO OC-SM; Coordonate (adres, telefon, fax, e-mail) i persoane de contact Informaia este prezentat n acelai mod pentru toi clienii certificai. Informaia este s fie complet i exact pentru a nu conduce la confuzii i interpretri Accesul la anumite informaii poate fi limitat la cererea clientului (printr-un document scris) Copiile documentelor publicate sunt pstrate de ASRO OC-SM. Informaiile sunt accesibile pe www asro.ro i se actualizeaz lunar sau ori de cte ori este necesar

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 30/36

ANEXA 1PREVEDERI SUPLIMENTARE LA CERTIFICARE 1 GENERALITI

1.1 Lund n considerare att complexitatea activitii de certificare ct i confidenialitatea informaiilor primite, att clientul ct i ASRO OC-SM sunt de acord asupra urmtoarelor aspecte: 1.1.1 Dac apar situaii divergente n timpul derulrii contractului de certificare, conflictul dintre ASRO OC-SM i solicitant va fi rezolvat n termeni amiabili. 1.1.2 Litigiul va fi rezolvat la tribunal numai dac nu se obine concilierea. Pentru situaia de mai sus, discuiile sau pri ale acestora, fiind confideniale, nu vor fi fcute publice. 1.2 Suplimentar, la prevederile prezentului Contract se aplic cerinele legislaiei n vigoare precum i prevederile Codului Civil Comercial Romn. 1.3 Dac solicitanii nu sunt de naionalitate romn, toate documentele necesare i/sau utilizate precum i Contractul de certificare vor fi ntocmite sau traduse n limba romn i legalizate. Traducerea i legalizarea documentelor vor fi pltite de solicitant. 1.4 Prevederile Contractului sunt modificate i suplimentate, dac este necesar, prin acte adiionale, n scris, aa cum au acceptat ambele pri.

Mapa de documente informative

Pag. 31/36

ANEXA 2 ANALIZAREA CAUZEI OBSERVAIILOR/NECONFORMITILOR Aa cum s-a artat la punctul V (cap. 2 ) Tratarea neconformitilor: "Pentru toate neconformitile i observaiile identificate, clientul trebuie s stabileasc un plan de aciuni corective i cauzele care au condus la neconformitate/observaie precum i un program pentru implementare i s le transmit la ASRO OC-SM n termen de dou sptmni de la data desfurrii auditului" n acest sens, trebuie luate n considerare urmtoarele aspecte: - prin stabilirea corect a cauzei se evit reapariia observaiilor/neconformitilor n viitor - pentru o observaie/neconformitate pot exista mai multe cauze - stabilirea corect a cauzei neconformitii conduce implicit la stabilirea unor corecii i aciuni corective reale pentru a prentmpina reapariia observaiilor/neconformitilor pe viitor - o modalitate de analizare profund a cauzei care a condus la o anumit neconformitate presupune adresarea de cel puin 3 ori a ntrebrii "DE CE? conform urmtorului algoritm: DE CE? (a aprut observaia/neconformitatea" respectiv) DE CE? (Rspuns 1) DE CE? (Rspuns 2) . . . DE CE? (Rspuns n-1) RASPUNS 1 (pentru c) RASPUNS 2 (pentru c) RASPUNS 3 (pentru c)

CAUZ

- aciunea corectiv se refer la aciunea care se ntreprinde pentru: - a elimina cauza care a condus la apariia observaiei/neconformitii - a preveni reapariia observaiei/neconformitii - corecia se refer la aciunea de a elimina observaia/neconformitatea detectat - trebuie s existe un echilibru ntre cauza care a condus la apariia observaiei/neconformitii, aciunea corectiv ntreprins pentru a preveni reapariia observaiei/neconformitii n viitor i corecia ntreprins pentru eliminarea observaiei/neconformitii Mai jos este prezentat un model de Plan de aciuni corective.

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 32/36

PLAN DE ACIUNI CORECTIVE rezultate n urma auditului .. la ..FORMULAREA NC /CATEGO

NCF

ANALIZAREA CAUZEI CARE A CONDUS LA NECONFORMITATE/OBSERVAIE

CORECE

ACIUNE CORECTIV

RIE

RESPONSABIL/TERMEN DE IMPLEMENTARE

DOVEZI

Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 33/36

Anexa 3 ABORDAREA CERTIFICRII PRIN EANTIONARE LA ORGANIZAIILE CU SEDII MULTIPLE 1 Definiii

Organizaia cu Sedii Multiple o organizaie care i desfoar activitatea n mai multe sedii dar care nu este obligatoriu s fie o persoan juridic unic. Trebuie ca toate sediile s aib o relaie legal sau contractual cu sediul central i s fie incluse ntr-un sistem comun de management documentat, supus unei continue supravegheri i auditurilor interne efectuate de ctre sediul central. Aceasta nseamn c sediul central are dreptul de a solicita implementarea de aciuni corective n orice sediu atunci cnd este necesar. Sediu Amplasament permanent n care o organizaie desfoar lucrri sau servicii Un sediu poate include ntreg terenul pe care se desfoar activiti aflate sub controlul unei organizaii aflate pe un amplasament dat, incluznd orice depozit conex sau asociat de materii prime, subproduse, produse intermediare,produse finite i deeuri, i orice echipament sau infrastructur implicat n activiti, indiferent c sunt fixe sau nu. Cnd legea o impune, trebuie aplicate definiiile stabilite de autoritile naionale sau locale. Dac nu se poate defini un sediu (ex. pentru servicii), acoperirea certificrii trebuie s ia n considerare att activitile sediului central ct i furnizarea serviciilor sale. Acolo unde este relevant, se poate decide ca auditul de certificare s se desfoare numai n locurile n care organizaia i furnizeaz serviciile. n astfel de cazuri trebuie identificat i auditat orice interfa cu sediul central. Sediu temporar Sediu amenajat de organizaie n scopul desfurrii de lucrri sau servicii specifice pentru o perioad de timp finit i care nu va deveni niciodat sediu permanent (ex. sediu n domeniul construciilor). n scopul furnizrii de dovezi despre funcionarea i eficacitatea sistemului de management, sediile temporare pot fi incluse n domeniul certificrii organizaiei cu sedii multiple n urma unei nelegeri ntre organismul de certificare i organizaie. Sedii suplimentare Un nou sediu sau un grup de sedii care vor fi adugate la o reea certificat de sedii multiple. Organizaie cu sedii multiple Organizaie avnd identificat o funcie central (numit sediu central dar nu obligatoriu comandamentul organizaiei) n cadrul creia anumite activiti sunt planificate, controlate sau manageriate i o reea de sedii locale sau sucursale (sedii) n cadrul crora astfel de activiti se desfoar integral sau parial 2 CONDIII DE ELIGIBILITATE PENTRU EANTIONARE Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o organizaie pentru a fi eligibil n scopul aplicrii procedurii de eantionare: 2.1 Sistemul de management trebuie s fie sub un plan controlat i administrat de sediul central i s fac obiectul unei analize de management de la sediul central. Toate sediile relevante (inclusiv funcia administraiei centrale) trebuie s fie incluse ntr-un program de audit intern al organizaiei i toate trebuie s fie auditate nainte ca ASRO OC-SM s demareze auditul de certificare. 2.2 Sediul central al organizaiei trebuie s dovedeasc faptul c a implementat un sistem de management n conformitate cu standardul de referin ales i c ntreaga organizaie satisface cerinele acestui standard, inclusiv legislaia relevant aplicabil. 2.3 Organizaia trebuie s demonstreze capacitatea de a colecta i analiza informaii (incluznd dar nelimitndu-se la cele prezentate mai jos) de la toate sediile inclusiv de la sediul central privind : - Documentaia sistemului i schimbrile n sistem;Reproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative -Analiza efectuat de management; - Audituri interne ; - Reclamaii; - Evaluarea aciunilor corective; - Planificarea auditului intern i evaluarea rezultatelor; - Schimbri n aspecte de mediu i impacturile asociate - Cerine legale i alte cerine la care organizaia subscrie.

Pag. 34/36

De asemenea, trebuie s demonstreze autoritatea i capacitatea sa de a iniia schimbri organizaionale, dac se impun. 3 3.1 EANTIONAREA Metodologie

n vederea certficrii, ASRO OC-SM selecteaz un eantion reprezentativ de sedii. Componena eantionului ales pentru certificare este determinat: n mod aleator (cel puin 25%) selectiv, n funcie de urmtorii factori: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) l) Rezultatele auditurilor interne i ale analizei efectuate de management (efectuate la sediul central i la celelalte sedii) au ale auditurilor de certificare precedente; nregistrri ale reclamaiilor i alte aspecte relevante privind aciunile corective i preventive; Variaii semnificative ale dimensiunilor sediior; Repartizarea personalului organizaiei pe sedii Repetitivitatea funciilor Variaii n regimurile de lucru al schimburilor i n procedurile de lucru; Complexitatea SM i a proceselor desfurate n sedii; Modificrile aprute de la ultimul audit de certificare; Maturitatea SM i nivelul de cunotine ale organizaiei; Problemele de mediu i dimensiunea aspectelor i impacturilor asociate; Dispunerea geografic (distana dintre sedii).

k) Diferene de cultur, limb i cerine legale; Selecia eantionului se efectueaz dup desfurarea auditului la sediul central 3.2 Mrimea eantionului Numrul minim de sedii care se viziteaz la fiecare audit este: - Audit iniial: mrimea eantionului este egal cu rdcina ptrat a numrului de sedii la distan y =x, rotunjit la numrul ntreg superior. - Auditul de supraveghere: mrimea eantionului anual este egal cu rdcina ptrat a numrului de sedii la distan nmulit cu un coeficient de 0,6 (y=x), rotunjit la numrul ntreg superior. - Auditul de recertificare: mrimea eantionului este aceeai ca la auditul iniial. Totui, acolo unde sistemul de management a fcut dovada eficacitii de-a lungul unei perioade de trei ani, mrimea eantionului poate fi redus aplicnd un factor de 0,8 (y=0,8x), rotunjit la numrul ntreg superior

Mapa de documente informative

Pag. 35/36

Sediul central trebuie auditat n timpul fiecrui audit iniial sau de recertificare i cel puin anual n timpul supravegherilor. Mrimea (sau frecvena) auditrii eantionului cresc n funcie de urmtorii factori: a) Mrimea sediului i numrul de angajai (ex. mai mult de 50 de angajai ntr-un sediu); b) Complexitatea sau nivelul de risc al activitii i a sistemului de management; c) Variaiile n practicile de munc (ex. munca n schimburi); d) Variaiile n activitile ntreprinse; e) Semnificaia i amploarea aspectelor de mediu i a impacturilor asociate f) nregistrri ale reclamaiilor i alte aspecte relevante privind aciunile corective i preventive;

g) Orice aspect multinaional; i h) Rezultatele auditurilor interne i ale analizei efectuate de management Atunci cnd organizaia are un sistem ierarhic de sucursale (ex. sediu central, sedii naionale, sedii regionale, sucursale locale), modelul de eantionare pentru auditul iniial aa cum a fost definit mai sus se aplic pentru fiecare nivel. 3.3 Sedii suplimentare

n cazul n care unei reele de sedii multiple deja certificat i se adaug un nou grup de sedii, fiecare nou grup este considerat ca independent pentru determinarea mrimii eantionului. Dup includerea noului grup n certificat, noile sedii sunt cumulate cu cele precedente pentru stabilirea mrimii eantionului pentru viitoarele supravegheri sau pentru auditurile de recertificare 3.4 Auditul de certificare iniial/supraveghere/recertificare Etapa 1 de audit cuprinde activitile de la sediul central, pentru a exista certitudinea c se aplic un singur SM pentru toate sediile i exist un management central la nivel operaional. Dup auditul la sediul central are loc selectarea eantionului reprezentativ de sedii care va fi supus certificrii. Sediul central este auditat n timpul fiecrui audit iniial sau de recertificare i cel puin anual ca parte a activitii de supraveghere. Auditurile de supraveghere trebuie s: o o o 3.5 includ vizita la sediul central al organizaiei acopere ntr-un timp rezonabil toate sediile organizaiei, conform metodei de eantionare a ASRO OC-SM respecte factorii de selecie i formula pentru numrul minim de sedii, menionat mai sus.

NECONFORMITI

Tratarea neconformitilor se face innd cont de anumite aspecte specifice organizaiilor cu sedii multiple, dup cum urmeaz: 3.5.1 Atunci cnd sunt depistate neconformiti, la orice sediu individual, att prin auditul intern al organizaiei ct i n urma auditrii de ctre organismul de certificare, trebuie investigat pentru a determina dac i alte sedii pot fi afectate. Prin urmare, ASRO OC-SM solicit organizaiei s analizeze neconformitile pentru a determina dac ele indic sau nu o deficien general a sistemului aplicabil unui alt sediu. Dac se constat c este o deficien general a sistemului, aciunile corective trebuie implementate i verificate att la sediul central ct i la fiecare sediuReproducerea, multiplicarea i distribuirea acestei Mape de documente Informative fr acordul scris al ASRO este interzis.

Mapa de documente informative

Pag. 36/36

individual afectat. Dac se constat c nu este o deficien general a sistemului, organizaia trebuie s justifice limitarea auditului de urmrire a aciunilor corective. 3.5.2 ASRO OC-SM solicit dovezi obiective ale acestor aciuni i mrete frecvena de eantionare i/sau mrimea eantionului pn cnd se asigur c este restabilit controlul. 3.5.3 n orice moment al procesului de luare a deciziei, dac orice sediu are o neconformitate, certificarea este refuzat pentru ntreaga reea de sedii ateptndu-se aciuni corective satisfctoare. 3.5.4 Nu se admite ca, datorit existena unei neconformiti la un singur sediu, organizaia s elimine din domeniu certificrii sediul respectiv n timpul procesului de certificare. O astfel de excludere poate fi convenit numai n avans 3.6 EMITEREA CERTIFICTULUI/CERTIFICATELOR

3.6.1 Certificatul poate fi emis astfel nct s acopere sediile multiple cu condiia ca fiecare sediu inclus n domeniul certificrii s fi fost fie auditat individual de ctre ASRO OC-SM fie auditat folosind abordarea pe baz de eantionare. 3.6.2 ASRO OC-SM emite certificatul, clientului certificat, sub orice form alege acesta. 3.6.3 Certificatul trebuie s conin numele i adresa sediului central al organizaiei i o list cu toate sediile cuprinse n certificare. Domeniul certificrii trebuie s exprime clar c activitile certificate sunt desfurate de ctre reeaua de sedii aflate pe list. Dac domeniul certificrii sediilor este emis doar ca o parte a domeniului general al organizaiei, trebuie clar definit aplicabilitatea sa la toate sediile. Acolo unde sunt incluse n domeniu sedii temporare, astfel de sedii tre