Curtea de Conturi

Curs de Audit al performanței

Principii specifice efectuării auditului

performanței

Curtea de Conturi

7.1 Aplicarea procedurilor de audit de colectare a datelor și

informațiilor

7.2 Aplicarea procedurilor de audit de sintetizare și analizare

a datelor și informațiilor

7.3 Constatările auditului, formularea concluziilor și

recomandărilor, estimarea impactului recomandărilor.

7. Execuţia auditului performanţei

Curtea de Conturi

Execuţia auditului performanţei

Presupune implementarea planului de audit cu scopul de a

colecta date și informații care mai apoi sunt sintetizate și

sortate sau clasificate în vederea analizării lor

Datele și informațiile care probează existența unor diferențe

sau disfuncționalități pot fi utilizate ca bază pentru formularea

concluziilor și recomandărilor auditului.

Probele obținute trebuie să fie suficiente și adecvate pentru

ca auditorii publici externi să susțină constatările și concluziile

în legătură cu tema auditată

Curtea de Conturi

7.1.1 Examinarea documentelor

7.1.2 Rezumatele

7.1.3 Eșantionarea

7.1.4 Grupurile de dezbatere

7.1.5 Chestionarele

7.1.6 Interviul

7.1.7 Observarea

7.1 Aplicarea procedurilor de audit de colectare a

datelor și informațiilor

Curtea de Conturi

7.1.1. Examinarea documentelor

O procedură eficientă şi sigură de obţinere a unor date şi

informaţii privind implementarea unui program sau derularea

unor activităţi, de către entităţile implicate.

Sunt supuse examinării dosarele privind:

- planificarea strategică şi operaţională a entităţilor auditate;

- controalele dispuse de conducere;

- stenogramele şedinţelor consiliului de administraţie şi a conducerii executive;

- reclamaţii şi contestaţii;

-rapoartele de activitate ale entităţilor auditate;

-rapoartele auditurilor precedente, inclusiv cele ale auditului financiar;

- rapoartele auditului intern.

Curtea de Conturi

7.1.2. Rezumatele

Constau în întocmirea de sinteze ale datelor și informaţiilor rezultate în urma

studierii literaturii de specialitate referitoare la derularea programului,

proiectului, procesului sau activităţii auditat/auditate

Curtea de Conturi

7.1.3. Eşantionarea

Implică aplicarea procedurilor de audit pentru mai puțin de 100% din

elementele din cadrul unei populații relevante pentru audit.

Nivelul de risc de eșantionare pe care auditorul este dispus să îl

accepte afectează dimensiunea prevăzută a eșantionului

În proiectarea eșantionului de audit, auditorul ia în considerare

scopul specific care trebuie atins și combinația de proceduri de audit

cu probabilitatea cea mai mare de a atinge acest scop.

Curtea de Conturi

Metode de eşantionare

Metodele de eşantionare statistică –

- eșantionarea unităților monetare – MUS (când se aşteaptă un

număr redus de erori);

- eşantionare stratificată – presupune împărţirea populaţiei în grupuri;

- eșantionarea pe mai multe nivele – se foloseşte când există mai

multe locaţii;

- eșantionarea aleatorie simplă – se poate folosi IDEA.

Metode de selecţie nestatistice:

-selecţia la întâmplare – fără a respecta o tehnică prestabilită;

- selecţia în bloc – implică selectarea unuia sau mai multor blocuri.

Curtea de Conturi

7.1.4. Grupurile de dezbatere

Definiţie: procedura utilizată pentru colectarea opiniilor, părerilor şi

ideilor de la persoanele selectate și care sunt familiarizate cu tema auditului

Scop:

- culegerea de informaţii preliminare, cu privire la implementarea şi

impactul programelor guvernamentale pe baza perspectivelor beneficiarilor

sau ale altor factori interesaţi care să fie testate prin interviuri sau

observări;

- răspunsurile obţinute în urma organizării unui astfel de grup sunt adesea

folosite la formularea întrebărilor ce compun chestionarele.

Curtea de Conturi

Organizarea grupurilor de dezbatere - faze

Faza 1- Planificarea şedinţei grupului de dezbatere

- se stabilesc scopul şi obiectivele;

- se programează şedinţele grupului (calendar şi componenţă);

- se pregăteşte un plan de discuţii.

Faza 2 - Coordonarea grupului de dezbatere

- se realizează de moderatorul grupului;

- acesta alege locaţia şedinţelor;

- explică scopul studiului, regulile de selecţie a participanţilor;

- colectează informaţiile şi le sintetizează.

Faza 3 - Analiza şi raportarea rezultatelor

- datele şi informaţiile obţinute se stochează în format electronic sau pe

suport de hârtie, punându-se accentul pe acurateţea acestor înregistrări.

Curtea de Conturi

Ex.8: Colectarea de probe de audit prin

metoda „Grupului de dezbatere”

Cerinţe:

Plecând de la constatarea că: „Grupul de dezbatere reprezintă o metodă

utilizată pentru a colecta opinii şi idei folosite la formularea întrebărilor ce

compun chestionarele”, întocmiţi un plan de discuţii prin formularea de

întrebări principale şi secundare, pentru:

- identificarea problemelor cu care se confruntă entitatea;

- identificarea sarcinilor cheie în realizarea indicatorilor de performanţă.

Folosiţi răspunsurile obţinute, în urma organizării grupului de dezbatere,

pentru formularea întrebărilor ce se vor constitui într-un chestionar.

Curtea de Conturi

7.1.5. Chestionarul

Definiţie: un ansamblu de întrebări la care se solicită răspunsuri în formă

scrisă, în vederea obţinerii unor informaţii privind o anumită problematică.

Scop:

- chestionarele sunt utilizate pentru a obţine opinii şi puncte de vedere

referitoare la calitatea/performanţa serviciilor şi produselor oferite

beneficiarilor, urmare implementării unor programe sau activităţi, finanţate

din fonduri publice.

Curtea de Conturi

Aplicarea procedurii de chestionare - etape

Etapa 1- Proiectarea structurii şi formatului chestionarului

- se elaborează întrebările (închise sau deschise) - formulate clar, cu cuvinte

simple, precise, complete, cât mai scurte;

- se concepe formatul chestionarului - o structură simplă, inteligibilă, logică;

- se testează acestuia.

Etapa 2 - Activitatea de teren pentru completarea chestionarului

- se diseminează chestionarele proiectate;

- tehnici de diseminare:

- chestionarul personal - cea mai bună tehnică, dar cea mai costisitoare;

- chestionarul poştal - se poate adresa unor segmente distincte ale populaţiei;

- chestionarul electronic - folosit în sondaje.

Etapa 3 - Colectarea, sintetizarea şi analizarea datelor

Curtea de Conturi

7.1.6. Interviul

Definiţie: o procedură de investigare care constă într-o sesiune de întrebări și

răspunsuri, utilizată în scopul obţinerii de date şi informaţii noi şi/sau pentru

colectarea unor opinii în legătură cu implementarea şi modul de derulare a unui

program sau a unei activităţi.

Tipuri de interviuri:

- nestructurate - au un caracter interactiv;

- structurate - se desfăşoară pe baza unei liste de întrebări;

- pregătitoare;

- pentru colectarea de date şi informaţii;

- neoficiale (conversaţionale);

- generale - realizate pe baza unui ghid de abordare;

- standardizate - presupune formularea unor întrebări la care răspunsurile sunt deschise

- închise - întrebările facilitează alegerea unuia sau a mai multor tipuri de răspunsuri;

- telefonic - prezintă avantajul obţinerii rapide a răspunsurilor.

Curtea de Conturi

7.1.7. Observarea

Definiţie: o procedură ce presupune desemnarea unor auditori care vor efectua

observări ale proceselor, ale comportamentului managementului sau personalului

unei entităţi.

Scop: este folosită în special pentru a obţine detalii şi pentru a înţelege modul în care se

desfăşoară o operaţiune, pentru a obţine punctele de vedere ale personalului din

domeniu, pentru a discuta şi a testa idei, pentru a suplimenta sau a face comparaţii cu alte

informaţii.

Tipuri de observare:

- observarea participativă deschisă - aşa numita „observare sub acoperire”;

- observarea participativă închisă - tehnica „cumpărătorului incognito”;

- observarea non-participativă deschisă - tehnica „ „observatorului liniştit”;

- observarea non-participativă închisă - „proba fotografică”.

Curtea de Conturi

Ex.9: Aplicarea procedurilor de audit

de colectare a datelor și informațiilor

Cerinţe:

Sintetizaţi în următorul tabel: scopul general, avantajele şi provocările

principalelor tipuri de proceduri de audit folosite pentru colectarea datelor şi

informaţiilor.

Procedură Scop general Avantaje Dezavantaje

Chestionarea

Interviul

Examinarea documentelor Observarea

Grupurile de dezbatere

Curtea de Conturi

7.2 Aplicarea procedurilor de audit de sintetizare şi

analizare a datelor și informațiilor

Curtea de Conturi

7.2.1 Sintetizarea datelor și informațiilor:

- organizarea lor sub formă de tabele, care conțin date

statistice, rezultate ale observaţiilor, răspunsuri la întrebările

chestionarelor;

sau

- clasificarea lor după natura sau conținutul (codificarea)

rezultatelor examinării documentelor, notiţelor din timpul

interviurilor şi a răspunsurilor la întrebările din chestionare.

Curtea de Conturi

Exemplu de sintetizare a datelor şi informaţiilor

ENTITATEA

CONTRACT

A B C D E

S-a nominalizat un colectiv de contractare? √ √

√

√

√

A fost desemnat un şef al acestui colectiv? √

√ X √

√

S-au întocmit caietele de sarcini? X √

√

√

√

S-au trimis cereri de ofertă? √

√

√

X √

În care : √ = Da; X = Nu.

Curtea de Conturi

7.2.2 Analizarea datelor și informațiilor se efectuează cu

ajutorul următoarelor:

- proceduri calitative, cele mai des folosite sunt:

analizele comparative şi analizele „înainte şi după”;

- proceduri cantitative, respectiv tehnici statistice pentru

analiza datelor și informațiilor cele mai utilizate sunt:

statisticile descriptive pentru înțelegerea datelor și a

informațiilor și analiza regresiilor;

- proceduri analitice utilizate în analiza datelor și

informațiilor sunt: analiza nivelului de îndeplinire a

obiectivelor, analiza cost - beneficiu și analiza cost -

eficacitate.

Curtea de Conturi

7.3. Elaborarea constatărilor auditului, formularea concluziilor și

recomandărilor, estimarea impactului recomandărilor

7.3.1. Elaborarea şi evaluarea constatărilor

- constatările auditului trebuie să corespundă obiectivelor auditului şi să fie susţinute

de probele colectate, pentru a oferi răspunsuri la întrebările auditului şi pentru

verificarea ipotezelor emise;

- constatările auditului rezultă din constatarea existenței unor diferențe (pozitive sau

negative) sau evidențierea unor aspecte, în urma confruntării „condiţiei” (ce este?) cu

criteriile auditului (ce ar trebui să fie?), stabilite în etapa de planificare a acestuia;

- activitatea concretă de elaborare şi evaluare a constatărilor se realizează în toate

etapele auditului.

Curtea de Conturi

Procesul de elaborare a constatărilor auditului, formulare a

concluziilor și recomandărilor, estimarea impactului recomandărilor.

Estimarea impactului

recomandărilor auditului

Criteriile de audit – Ce ar trebui să fie?

Probele de audit – Ce este?

Constatarea diferențelor

dintre Ce este? și Ce ar trebui să fie?

Determinarea cauzelor și efectelor diferențelor constatate

Formularea concluziilor și recomandărilor auditului

Curtea de Conturi

Analizarea cauzelor și efectelor constatărilor

- cauzele pot fi un fenomen sau un complex de fenomene care precedă şi care în

condiţii determinate generează efecte;

-identificarea efectelor funcţionării necorespunzătoare a programului, proiectului,

procesului, activităţii auditat/auditate pleacă de la raționamentul că acestea sunt într-o

legătură indestructibilă cu cauzele care le-au generat;

- auditorii trebuie să identifice şi să analizeze efectele cele mai importante pe care le

vor compara cu costurile şi beneficiile programelor, ţinând cont de alte efecte

neprevăzute

Curtea de Conturi

Ex.10: Analizarea cauzelor şi efectelor constatărilor

Cerinţe:

Sintetizaţi în următorul tabel, în cazul unei misiuni de „Audit al performanţei

privind________________” eventualele constatări, identificând cauzele care le-au generat

şi stabilind efectele sau impactul pe care l-ar implica existenţa unor asemenea constatări:

Constatări Cauze Efect/Impact

Curtea de Conturi

7.3.2 Formularea concluziilor şi recomandărilor

- Concluziile auditului performanţei în legătură cu gradul de realizare a obiectivelor

specifice ale programului, proiectului, procesului sau activităţii auditat/auditate sunt

prezentate de auditorii publici externi pe baza constatărilor ;

- Recomandările auditorilor trebuie să fie precise şi clare deoarece prin acestea ei

stabilesc ceea ce trebuie făcut (referitor la cauze), de ce trebuie făcut (referitor la

efecte).

- Recomandările auditorilor trebuie să ia în considerare toţi factorii financiari şi juridici,

precum şi aspectele practice şi de politică internă ce pot împiedica implementarea

acţiunilor.

Curtea de Conturi

Ex.11: Formularea concluziilor şi recomandărilor

Cerinţe:

Sintetizaţi în următorul tabel, în cazul unei misiuni de „Audit al performanţei

privind________________” recomandările cu privire la măsurile ce urmează a fi luate de

entitate ca urmare a constatărilor/ riscurilor identificate.

Concluzii Recomandări

Curtea de Conturi

7.4 Consultarea cu entităţile auditate

- auditorii publici externi trebuie să comunice cu entitatea auditată pe parcursul

desfăşurării misiunii de audit prin organizarea de întâlniri periodice;

- auditorii trebuie să analizeze o activitate din perspective diferite şi să aibă o atitudine

deschisă şi obiectivă faţă de părerile şi obiecţiile prezentate;

În acest sens auditorii trebuie:

- să organizeze întâlniri periodice, atât cu entitatea auditată, cât şi cu alte

părţi interesate;

- să prezinte metodele şi tehnicile utilizate în efectuarea studiului

Curtea de Conturi

7.5. Organizarea documentelor şi dosarelor de lucru

Documentele de lucru – cerinţe la întocmire :

- se întocmesc atât în etapa de planificare, cât şi în cea de execuţie;

- trebuie să includă toate informaţiile pe care auditorul le consideră necesare;

- trebuie organizate şi prezentate într-o structură logică;

- trebuie codificate pentru a uşura accesul la acestea;

- trebuie să fie corecte şi complete, clare şi inteligibile, lizibile şi curate.

Curtea de Conturi

Documentele de lucru – conţinut:

- titlul documentului;

- structura - la nivelul căreia se efectuează acţiunea de verificare;

- numele şi prenumele - auditorului public extern care întocmeşte documentul

respectiv;

- denumirea acţiunii de verificare;

- data şi scopul întocmirii documentului;

- dimensiunea şi conţinutul eşantionului;

- procedurile de audit - utilizate atât pentru obţinerea probelor de audit;

-observaţiile, descrierile, aprecierile, evaluările, constatările, concluziile şi

recomandările;

- sursa şi deţinătorul informaţiei;

- indexul documentului de lucru;

- persoana care a efectuat revizuirea

Curtea de Conturi

Organizarea dosarelor de lucru:

- Dosarul permanent

- Dosarul curent

Dosarul permanent trebuie să conţină:

- cadrul legal de reglementare al implementării şi derulării programului;

- cadrul legal de organizare şi funcţionare a entităţii auditate;

- informaţii privind înţelegerea auditului intern şi evaluarea riscurilor;

- rezultatele relevate de auditurile anilor precedenţi

Curtea de Conturi

Dosarul curent trebuie să conţină:

- Nota de propuneri;

- Adresa de notificare;

- Tematica misiunii de audit al performanţei – dacă este cazul;

- Nota de instruire efectuată înainte de începerea acţiunii;

- Declaraţiile de independenţă ale membrilor echipei de audit;

- Delegaţiile;

- Planul de audit al performanţei;

- Documentele de lucru întocmite în etapa de execuţie a auditului;

- Raportul de audit al performanţei, cu anexele acestuia;

- minutele întocmite cu ocazia întâlnirilor avute cu reprezentaţii entităţii

auditate;

- obiecţiunile formulate la constatările consemnate în raportul de audit;

- actele întocmite în procesul de valorificare a constatărilor.