6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR IN PROIECTELE CU … · 1 6.eligibilitatea cheltuielilor in...

1

6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR IN PROIECTELE CU FINANTARE MIXTA EXTERNA SI NATIONALA (EUROPEANA,

NATIONALA SI PROPRIE) ACCEPTATE LA FINANTARE PENTRU PERIOADA 2007-2013 ȘI PERIOADA 2014-2020

6.1.Eligibilitatea cheltuielilor în proiectele cu finanțare europeană pentru perioada 2007-20131

Din proiectele derulate în perioada 2007-2013 vom exemplifica eligibilitatea cheltuielilor din proiectele POSDRU.

Reguli de eligibilitate a cheltuielilor

Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească în mod cumulativ următoarele condiţii: -să fie efectiv plătită de la data prevăzută în contractul de finanţare nerambursabilă; -să fie necesară pentru realizarea activităţilor din cadrul proiectului; -să fie prevăzută în bugetul estimativ al proiectului; -să fie în conformitate cu principiile unui management financiar riguros, având în vedere utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim cost-rezuitate; -să fie înregistrată în contabilitatea Beneficiarului, să fie identificabilă, verificabilă si să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor; -să nu fi făcut obiectul altor finanţări publice; -să fie în conformitate cu prevederile contractului de finanţare; -să fie conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare; -să fie menţionată în lista cheltuielilor eligibile prezentată în Condiţiile Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.

Categorii de cheltuieli eligibile: a)cheltuieli cu personalul; b)cheltuieli cu cazarea, transportul şi diurna; c)cheltuieli aferente managementului de proiect; d)taxe; e)cheltuieli financiare şi juridice; f)cheltuieli pentru închirieri, amortizări şi leasing; g)subvenţii şi burse; h)cheltuieli generale de administraţie; i)cheltuieli de informare şi publicitate; j)cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regională (FEDR).

1 AMPOSDRU, Ghid POSDRU, Condiții generale, 2013,www.amposdru.ro

2

Următoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: a)taxa pe valoarea adăugată; b)dobânda şi alte comisioane aferente creditelor; c)cheltuielile colaterale care intervin într-un contract de leasing; d)achiziţia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructură, teren şi alte imobile, cu excepţia celor care pot fi încadrate la categoria 10. Cheltuieli de tip FEDR, prevăzută anterior; e)cheltuielile pentru locuinţe pentru operaţiunile care beneficiază de finanţare din FSE; f)achiziţia de echipamente second-hand; g)amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; h)costurile pentru operarea obiectivelor de investiţii;

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu personalul În cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajaţilor din proiect, şi anume: -Salarii şi asimilate acestora; -Onorarii -Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale şi cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori: contribuţii de asigurări sociale de stat, contribuţii de asigurări de şomaj, contribuţii de asigurări sociale de sănătate, contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi boli profesionale, alte contribuţii).

Documente justificative în cadrul cheltuielilor cu personalul

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

Documentul care atestă efectuarea plăţii

Salarii şi asimilate acestora

- contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); -acte adiţionale la contracte individuale de muncă; -listă de avans chenzinal (dacă este cazul); -centralizatoare state de plată; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului (cu detalierea activităţilor şi a numărului de ore lucrate) -state de salarii;

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de văr-sământ, borderou vi-rare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în nu-merar); -extras de cont din care să rezulte vira-mentele şi/sau extra-gerile;

Onorarii -contracte civile; -contracte comerciale; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -factura emisă (dacă este cazul);

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de văr-sământ, borderou vi-rare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în

3

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea

şi diurnă În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea şi diurna persoanelor angajate în proiect (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), cât şi cheltuieli legate de transportul şi cazarea participanţilor în cadrul proiectului (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participanţi). Din această categorie fac parte următoarele tipuri de cheltuieli: -Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi); -Transport de materiale şi echipamente (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); -Diurnă; -Cazare. Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu şi/sau participanţi) intern (în România), cât şi internaţional. -Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasărilor în cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion tren, mijloace de navigaţie fluvială etc. -Autoturismul proprietate personală poate fi folosit în cazul deplasărilor efectuate de către parsonalul propriu şi/sau participanţi, doar pentru activităţile derulate în cadrul proiectului, cu respectarea regulilor de eligibilitate stabilite în cadrul Ordinului nr. 1117/2010. -Cheltuielile aferente cazării participanţilor şi personalului propriu din proiect, se vor considera eligibile doar dacă sunt conexe activităţilor din cadrul proiectului. -În cazul în care pentru personalul propriu se acordă, în timpul deplasărilor, pensiune completă (cazare şi masă), diurna nu se va mai acorda. Documente justificative legate de cheltuielile legate de transportul, cazarea şi

diurna persoanelor angajate în proiect

cazul plăţilor în nu-merar); -extras de cont din care să rezulte vira-mentele şi/sau extra-gerile;

Contribuţii sociale aferente cheltuieli-lor salariale şi cheltuielilor asimi-late acestora

-state de plată şi centralizatoare state de plată; -declaraţii CAS/CASS/Finanţe/Şormaj;

-ordin de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ; -extras de cont.

4



Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi);

Documente comune: -bonuri taxe autostradă; -bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc; -bonuri taxe parcare hoteliera; Transport cu autoturismul personal: -bon fiscal de combustibil, cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; (doar pentru personalul propriu) -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele participanţilor care efectuează transportul cu autoturismul propriu (doar pentru participanţi); Transport cu autoturismul de serviciu -foaia de parcurs şi FAZ; -B.C.F.-uri sau bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; Transport cu avionul/trenul/navigatie fluvială -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; -biletele/tichetele de călătorie (în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale), fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; -factura Transport cu autocarul: -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

5

efectuează transportul; -ordinul de deplasare; -factura

Transport de materiale şi echipamente;

contractul de prestări servicii/ închiriere; (după caz) factura emisă de către prestator/locator; avizul de însoţire a mărfii;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Diurnă ordinul de deplasare, completat corespunză-tor, conţinând clar data şi ora plecării/sosiri;

dispoziţie de plată că- tre casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; extras de cont.

Cazare

-factură de cazare cu menţionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazării şi a tarifului perceput sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factură. ordinul de deplasare;

-ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor pentru subvenţii şi burse

În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate pentru: Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora; Subvenţii pentru angajatori: subvenţii pentru întreprinderile care angajează ucenici, tineri absolvenţi, subvenţii pentru plata salariilor pentru proaspăt angajaţi, pe o perioadă de 6 luni, alocaţii financiare pentru întreprinderile ai căror angajaţi sunt

6

implicaţi în programe de formare profesională continuă, în vederea suplinirii absenţei acestora în perioada de formare; Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile şi au nevoie de sprijin financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesională continuă sau la programe de ucenicie (de exemplu,persoane care aparţin minorităţilor etnice, persoane cu dizabilităţi, persoane care trăiesc în comunităţi izolate/sărace, alte persoane dezavantajate); Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor; Subvenţii pentru înregistrarea drepturilor de autor; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni, copii, persoane cu dizabilităţi); Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; Burse post doctorat; Burse sociale; Burse de merit. Documente justificative pentru cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate



Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri ab-solvenţi, ucenici şi însoţi-torii acestora; Subvenţii pentru angaja-tori; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente; Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; Burse post doctorat; Burse sociale;

-regulament de organizare concurs premii/ nota de fundamentare privind criteriile de acordare a subven-ţiilor/burselor; -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea sub-venţiei/premiului/ bursei; -dosarul de solicitare a subvenţiei/ premiului/bursei sau contract (ex con-tract de studii); -procesul verbal de analiză a dosa-rului; -lista subvenţiilor/premilor/burselor acordate; -borderou de plata a subvenţiilor/ premilor/ burselor purtând sem-năturile beneficiarilor subvenţii-lor/premiilor/burselor

-dispoziţie de plată către casi-erie/ dispoziţie de încasare, re-gistru de casă/ foaie de vărsă-mânt; - extras de cont;

7

Burse de merit;

Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -ancheta socială; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor

-dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; -extras de cont;

Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei sau contractul încheiat; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -graficul desfăşurării cursurilor şi lista de prezenţă la cursuri; -fişa postului; -declaraţia angajatorului că nu a înre-gistrat venituri de pe urma cursantului în perioada derulări cursului; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor;

-dispoziţie de plată către casi-erie/ dispoziţie de încasare, re-gistru de casă/ foaie de vărsă-mânt; -extras de cont;

Subvenţii pentru înregis-trarea drepturilor de autor

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosaru-lui; -lista subvenţiilor acordate; -copii după contractele de cesiune a drepturilor de autor şi drepturi conexe încheiate cu respectarea prevederilor legale şi în care se menţionează clar o-biectul contractului, valoarea şi moda-litatea de plată, valabilitatea contrac-tului; -dovada achitării impozitelor aferente; -copii după statele de plată purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor.

-dispoziţie de plată către casie-rie/ dispoziţie de încasare, re-gistru de casă/ foaie de vărsă-mânt; -extras de cont;

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect

8

Din categoria acestor cheltuieli fac parte: -Multiplicare; -Traducere şi interpretare; -Servicii de sonorizare; -Prelucrare date; -Conectare la reţele informatice; -Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice; -Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică; -Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic; -Abonamente la publicaţii de specialitate; -Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similar; -Materiale consumabile: cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli privind combustibilul, cheltuieli privind materialele pentru ambalat, cheltuieli privind piesele de schimb, cheltuieli privind hrana, cheltuieli privind alte materiale consumabile; -Materiale de natura obiectelor de inventar;

În cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta şi cheltuielile legate de hrana acordată participanţilor, prin intermediul serviciilor de tip „catering".

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Multiplicare -contractul de prestări servicii;(unde se aplică); factură externă sau internă sau bon fiscal ştampilat; -avizul de însoţire a mărfii (dacă este cazul); -bonul de consum;

ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de banca, registru de casă; dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Traducere şi inte-pretare Servicii de sonori-zare Prelucrare date

-contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal;

ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Conectare la reţele informatice întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii

contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); factură externă sau internă sau bon fiscal; proces verbal de recepţie a lucrării garanţia de bună execuţie;

ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; dispoziţia de plată/chitanţa (în

9

informatice cazul plăţilor în numerar); extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică Abonamente la pu-blicaţii de speci-alitate

factură externă sau internă sau bon fiscal; ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Achiziţionare de publicaţii, cărţi, re-viste de specialitate relevante pentru o-peraţiune, în for-mat tipărit şi/sau electronic Materiale de natura obiectelor de inventar

-factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa obiectelor de inventor; -registrul obiectelor de inventor;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare

-factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa mijloacelor fixe; -registrul mijloacelor fixe;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plă-ţile electronice);

Materiale consumabile

-contract de prestări servicii (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal; -avizul de însoţire a mărfii; (dacă este cazul); -nota de recepţie şi constatare de diferenţe, a bunurilor intrate în gestiunea instituţiei; -procesul verbal de predare-primire a bunurilor; -bonul de consum; -certificate de garanţie (dacă este cazul); în cazul cheltuielilor legate de hrană: - pontaj de masă/ borderou/ listă participanţi; (în cazul serviciilor de tip „catering")

- ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; - dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria taxelor

10

În această categorie intră cheltuieli legate de: -Taxe de certificare a competenţelor (inclusiv taxe de certificare a competenţelor profesionale obţinute pe alte căi decât cele formale); -Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaţie (inclusiv a acelora care furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie); -Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; -Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă; -Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie; -Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe; -Taxe de participare la programe de formare/educaţie.

Documente justificative pentru cheltuieli legate de taxe



Taxe de certificare a competenţelor Taxe de evaluare/ acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaţie Taxe de eliberare a certificatelor de calificare Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă Taxe de atestare pentru persoanele din întreprin-deri care au rol de maiştri de ucenicie Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe Taxe de participare la programe de formare/

-factura emisă de instituţia abilitată; -borderoul cu lista de par-ticipanţi; -raport al formatorului/ proces verbal de efectuare a certificării competenţelor.

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

11

educaţie

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor financiare şi juridice În această categorie de cheltuieli intră următoarele: -Prime de asigurare (imobile, bunuri şi răspundere profesională); -Cheltuieli aferente deschiderii şi gestionării contului bancar al proiectului; -Costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare; -Onorarii pentru consultanţă juridică; -Taxe notariale; -Expertize tehnice şi financiare; -Audit; -Contabilitate;

Documente justificative pentru cheltuielile financiare şi juridice



Prime de asigurare -poliţa de asigurare; -contractul de asigurare;


Cheltuieli aferente deschiderii şi gestionării contului bancar al proiectului

-comunicarea deschiderii contului emisă de către bancă/trezorerie;

-ordine de plată; -extrase de cont;

Costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare

- garanţia bancară; -ordine de plată; - extrase de cont;

Taxe notariale -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat;


Expertize tehnice şi -contractul de prestări servicii; -ordine de plată/cotor filă CEC/

12

financiare

-factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat; -dovada dreptului de expertiză; -raportul de expertiză;

foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Audit Contabilitate

-contractul de prestări servicii; -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat;


Onorarii pentru consultanţă juridică

-contractul de prestări servicii; -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat; -dovada dreptului de autorizare juridică;


Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor privind închirierile,

amortizările şi leasingul Din această categorie de cheltuieli fac parte: -închiriere (locaţii, bunuri): închiriere sedii, inclusiv depozite, închiriere spaţii pentru desfăşurarea diverselor activităţi ale operaţiunii, închiriere echipamente, închiriere vehicule, închiriere diverse bunuri; -amortizare active; -rate de leasing plătite de utilizatorul de leasing pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri.

Documente justificative pentru cheltuieli privind închirieri, amortizări şi leasing



13

Închiriere (locaţii, bunuri)

-contractul de închiriere/prestări servicii; -factura externă sau internă emisă de vânzător, prestator; -decizia internă emisă de reprezentan-tul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin pro-iect (în procente din valoarea totală a cheltuielii), fundamentată corespunză-tor;


Amortizare active -registrul mijloacelor fixe; -fişa mijlocului fix; -fişa lunară de amortizare a activelor cu codul de clasificare ale acestora; -procesul verbal de amortizare/casare; -decizia internă emisă de reprezentan-tul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a chel-tuielii), fundamentată corespunzător;


Rate de leasing

-contractul de leasing cu scadentarul ratelor de leasing; -factura fiscală cu ratele de leasing plă-tite; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală -decizia internă emisă de reprezentan-tul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a chel-tuielii), fundamentată corespunzător;


Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor privind informarea şi publicitatea Din această categorie de cheltuieli fac parte: -cheltuieli cu serviciile de producţie a spoturilor publicitare; - cheltuieli cu servicii de difuzare a spoturilor publicitare; - cheltuieli cu postarea de informaţii în presa scrisă; - cheltuieli cu servicii de organizare a conferinţelor; - cheltuli cu tipărirea de materiale informative; - altele din această categorie. Documente justificative pentru cheltuieli privind informarea şi publicitatea

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării Documentul care atestă efectuarea

14

plăţii plăţii

Cheltuieli de informare şi publicitate

-contractul de prestări servicii; (unde se aplică) -factură fiscală sau bon fiscal;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuilelilor de tip FEDR În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli acordate pentru: -Terenuri; -Amenajări de terenuri: defrişări, demontări, evacuări materiale rezultate, devieri reţele de utilităţi din amplasament, drenaje, amenajări pentru protecţia mediului, refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor (plantare copaci, reamenajare spaţii verzi); -Construcţii: achiziţie de clădiri, reabilitare/modernizare clădiri, construcţie de clădiri; -Instalaţii tehnice; -Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru): utilaje şi echipamente tehnologice şi funcţionale; -Alte echipamente (echipamente de calcul şi echipamente periferice de calcul, cablare reţea internă, achiziţionare şi instalare de sisteme şi echipamente pentru persoane cu dizabilităţi); -Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare; -Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi material; -Alte cheltuieli pentru investiţii; -Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaţii; -Cheltuieli privind proiectare şi inginerie; -Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografie şi de stabilitate a terenului; -Cheltuieli pentru organizarea de şantier; -Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor. Documente justificative pentru cheltuieli de tip FEDR

15

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării

plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Cheltuieli cu terenuri -documentele cadastrale: -raportul de justificare a achiziţiei de teren; -contractul de vânzare-cumparare cu anexele notariale;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu amenajări de terenuri

-factură externă sau internă; -contractul de lucrări; -devizul de lucrări de amenajări de terenuri;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Cheltuieli pentru construcţii

-factură externă sau internă; -contractul de prestări servicii sau achiziţii; -devizul de lucrări de construcţii;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu echipamente tehnologice Cheltuieli cu alte echipamente Cheltuieli cu aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare

-contractul de livrare; -factură externă sau internă; -aviz de însoţire a mărfii; -certificatul de garanţie; (unde se aplică); -fişa mijlocului fix achiziţionat cu codul de clasificare al acestuia; -copie după registrul numerelor de inventar; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală; -procesul verbal de punere in funcţiune (unde se aplică);

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale

-contractul de livrare; -factură externă sau internă; -aviz de însoţire a mărfii; -certificatul de garanţie; (unde se aplică); -fişa mijlocului fix achiziţionat cu codul de clasificare al acestuia; -copie dupa registrul numerelor de inventar; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală; -procesul verbal de punere în funcţiune (unde se aplică);

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru avize, -documentaţia supusă avizare/ autorizării -ordine de plată/cotor filă CEC/

16

acorduri, autorizaţii -factură externă sau internă; -avizul/acordul/autorizaţia finală obţinută;

foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli privind proiectarea şi ingineria

-contract de prestare servicii; -factură externă sau internă; -proces verbal de recepţie provizorie/ finală;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren

-contract de prestare servicii; -documentele cadastrale; -factură; -studiile de teren efectuate;


Cheltuieli pentru organizarea de şantier

-autorizaţia de execuţie pentru organizarea de şantier; -dovada efectuării plăţilor aferente organizării de şantier; -contracte temporare cu furnizorii de utilităţi şi cu unităţile de salubrizare; -dovada plăţii pentru cota de control a statului în amenajarea teritoriului urbanism şi pentru autorizarea lucrărilor de construcţii; -dovada plăţii cotei aferentă inspecţiei calităţii în construcţii; -dovada plăţii taxei de aferentă certificatului de urbanism şi a autorizaţiei de construcţie; -copii dupa avizele obţinute conform certificatului de urbanism; -copie dupa autorizaţia de construcţie emisă; -procesul verbal privind organizarea şantierului; -contract de prestare servicii; -factura;


Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/ sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor

-contract de prestare servicii; -factura; -proces verbal de recepţie a serviciilor efectuate.

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice).

17

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria costurilor indirecte (cheltuieli generale de administraţie) Costurile indirecte sunt costurile efectuate de către Beneficiar şi/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite în mod direct unei operaţiuni si nu pot fi măsurate corespunzător în legătură cu activitatea finanţată. Din categoria costurilor indirecte fac parte următoarele tipuri de cheltuieli: -Salarii şi asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat şi personalului auxiliar, precum şi contribuţiile sociale aferente; -Utilităţi: apă şi canalizare, servicii de salubrizare, energie electrică, energie termică şi/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii poştale, servicii curierat; -Servicii de administrare a clădirilor: întreţinerea curentă, asigurarea securităţii clădirilor, salubrizare şi igienizare; -Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: întreţinere echipamente, reparaţii echipamente, întreţinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport; -Arhivare documente; Documente justificative pentru cheltuieli generale de administraţie



Salarii şi asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat şi personalului auxiliar, precum şi contribuţiile sociale aferente

-contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); -acte adiţionale la contracte individuale de muncă; -listă de avans chenzinal (dacă este cazul); -fişe de pontaj, fişele de post; -state de salarii; -decizia internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii);

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extragerile;

- Utilităţi: apă şi canalizare, servicii de salubrizare, energie electrică, energie termică şi/sau gaze naturale, telefon, fax, internet, acces la baze de date,

-contract; -factura; -decizia internă a reprezen-tantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în

18

servicii poştale, servicii curierat. totală a cheltuielii) cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Servicii de administrare a clădirilor: întreţinerea curentă, asigurarea securităţii clădirilor, salubrizare şi igienizare.

-contract; -factura; -decizia internă a repre-zentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii);


Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: întreţinere echipamente, reparaţii echipamente, întreţinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport.

-contract; -factura; -decizia internă a repre-zentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii)


Principalele prevederi din ORDINUL COMUN AL MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI Şl PROTECŢIEI SOCIALE nr. 1117 din 2010 şi AL MINISTERULUI FINANŢELOR PUBLICE Nr. 2.170 din 2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin Programul operaţional sectorial „Dezvoltarea resurselor umane 2007—2013" LISTA cheltuielilor eligibile aferente axelor prioritare 1—6 cuprinde următoarele cheltuieli: 1. Cheltuieli cu personalul implicat în implementarea proiectului: 1.1. Salarii şi asimilate acestora: a)salarii; b)prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaţiei în vigoare) 1.2. Onorarii (inclusiv taxele şi contribuţiile sociale aferente conform legislaţiei în vigoare) 1.3.Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salarial cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori): a)contribuţii de asigurări sociale de stat; b)contribuţii de asigurări de şomaj; c)contribuţii de asigurări sociale de sănătate; d)contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi profesionale; e)alte contribuţii. 2.Cheltuieli cu cazarea, transportul şi diurna:

19

2.1.Transport de persoane (personal propriu, participanţi, alte persoane); 2.2.Transport de materiale şi echipamente; 2.3.Cazare; 2.4.Diurnă (pentru personalul propriu). 3.Cheltuieli pentru derularea proiectului: 3.1.Servicii de sonorizare; 3.2.Traducere si interpretare; 3.3.Prelucrare date; 3.4.Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice; 3.5.Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic; 3.6.Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare 3.7. Materiale consumabile: a)cheltuieli cu materii prime si materiale necesare derulării cursurilor practice; b)cheltuieli cu hrana; c)materiale direct atribuibile susţinerii activităţilor de educaţie şi formare; d)papetărie; 4.Cheltuieli aferente activităţilor subcontractate (externalizate): 4.1. Cheltuieli aferente diverselor achiziţii de servicii specializate, pentru care beneficiarul nu are expertiza necesară, inclusiv managementul proiectului şi consultanţă juridică; 4.2. Cheltuieli aferente contractelor încheiate cu operatori economici (inclusiv PFA) în vederea furnizării unor servicii: a) organizarea de evenimente; b) pachete complete conţinând transport, cazarea şi/sau hrana participanţilor/personalului propriu; c)audit financiar extern; d)expertiză contabilă; e)editarea şi tipărirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare; f)editarea şi tipărirea de materiale publicitare. 5.Taxe: 5.1.Taxe de certificare a competenţelor (inclusiv taxe de certificare a competenţelor profesionale obţinute pe alte căi decât cele formale); 5.2.Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaţie (inclusiv a acelora care furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie); 5.3. Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; 5.4.Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă; 5.5.Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie; 5.6. Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competente; 5.7.Taxe de participare la programe de formare/educaţie; 5.8.Taxe pentru înfiinţarea întreprinderilor sociale. 6.Cheltuieli pentru închirieri şi leasing, necesare derulării activităţilor proiectului: 6.1. închiriere (locaţii, bunuri): a)închiriere sedii, inclusiv depozite; b)închiriere spaţii pentru desfăşurarea diverselor activităţi ale operaţiunii; c)închiriere echipamente; d)închiriere vehicule;

20

e)închiriere diverse bunuri; 6.2. Rate de leasing plătite de utilizatorul de leasing pentru: a)echipamente; b)vehicule; c)diverse bunuri mobile şi imobile. 7.Subvenţii (ajutoare, premii) şi burse: 7.1. Subvenţii (ajutoare, premii) acordate pentru el studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora 7.2. Subvenţii (ajutoare, premii) pentru angajatori: a)subvenţii (ajutoare, premii) pentru întreprinderile ce angajează ucenici, tineri absolvenţi b)subvenţii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor pe nou-angajaţi, pe o perioadă stabilită în Ghidul solicitantului; c)alocaţii financiare pentru întreprinderile ai căror angajati sunt implicaţi în programe de formare profesională continua, in vederea suplinirii absenţei acestora în perioada de formare; d)subvenţii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor angajaţilor din întreprinderile sociale 7.3.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru angajaţii care parte din grupuri vulnerabile şi au nevoie de sprijin financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesionala continuă sau la programe de ucenicie (de exemplu, persoane care aparţin minorităţilor etnice, persoane cu dizabilitati, persoane care trăiesc în comunităţi izolate/sărace, alte persoane dezavantajate); 7.4.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru participanţi şomeri si persoane inactive; 7.5.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru persoane aparţinand grupurilor vulnerabile; 7.6.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor; 7.7.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru înregistrarea drepturilor de autor; 7.6.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni, copii, persoane cu dizabilităţi); 7.9. Premii în cadrul unor concursuri; 7.10.Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; 7.11.Burse postdoctorat; 7.12.Burse sociale; 7.13.Burse de merit. 8.Cheltuieli indirecte/Cheltuieli generale de administrat; 8.1. Cheltuieli aferente personalului administrativ si personalului auxiliar; 8.1.1.Salarii şi asimilate acestora: a)salarii b)prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaţiei în vigoare) 8.1.2.Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale si cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori: a)contribuţii de asigurări sociale de stat; b)contribuţii de asigurări de şomaj; c)contribuţii de asigurări sociale de sănătate; d)contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă si profesionale; e)alte contribuţii; 8.1.3.Onorarii (inclusiv taxele şi contribuţiile sociale aferente conform legislaţiei în vigoare); 8.1.4.Plata serviciilor pentru medicina muncii, preveniri stingerea incendiilor, sănătatea şi securitatea în muncă; 8.2.Utilităţi:

21

a)apă şi canalizare; b)servicii de salubrizare; c)energie electrică; d)energie termică şi/sau gaze naturale; e)telefoane, fax, internet, acces la baze de date; f)servicii poştale şi/sau servicii curierat; 8.3. Servicii de administrare a clădirilor: a)întreţinerea curentă; b)asigurarea securităţii clădirilor; c)salubrizare şi igienizare; 8.4 Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: a)întreţinere echipamente; b)reparaţii echipamente; c)întreţinere mijloace de transport; d)reparaţii mijloace de transport. 8.5.Arhivare documente; 8.6.Amortizare active; 8.7.Cheltuieli financiare si juridice (notariale): a)prime de asigurare bunuri (mobile şi imobile) şi asigurarea medicală pentru călătoriile în străinătate; b)cheltuieli aferente deschiderii, gestionării şi operării contului/conturilor bancare al/ale proiectului; c)cheltuielile aferente garanţiilor oferite de bănci sau alte instituţii financiare; d)taxe notariale; 8.8. Multiplicare, cu excepţia materialelor de informare şi publicitate; 8.9. Conectare la reţele informatice; 8.10.Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică 8.11.Abonamente la publicaţii de specialitate 8.12.Materiale consumabile: a)cheltuieli cu materialele auxiliare; b)cheltuieli cu materialele pentru ambalat; c)cheltuieli cu alte materiale consumabile; 9. Cheltuieli de informare şi publicitate: a)producţia materialelor publicitare şi de informare; b)tipărirea/multiplicarea materialelor publicitare şi de informare; c)difuzarea materialelor publicitare şi de informare; d)dezvoltare/adaptare pagini web; e)inchirierea de spatiu publicitar; f) alte activităţi de informare şi publicitate; 10. Cheltuieli de tip FEDR 10.1.Terenuri 10.2.Amenajări de terenuri: a)defrişări; b)demontări; c)evacuări materiale rezultate; d)devieri reţele de utilităţi din amplasament;

22

e)drenaje; f)amenajări pentru protecţia mediului; g)refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor: plantare copaci, reamenajare spaţii verzi; 10.3.Construcţii: a)achiziţie de clădiri; b)reabilitare/modernizare clădiri; c)construcţie de clădiri; 10.4. Instalaţii tehnice 10.4.1. Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalatii de lucru): — utilaje şi echipamente tehnologice şi funcţionale 10.4.2. Alte echipamente: a)echipamente de calcul şi echipamente periferice de calcul; b)cablare reţea internă; c)achiziţionare şi instalare de sisteme şi echipamente pentru persoane cu dizabilităţi; 10.4.3. Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare; 10.5.Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protectie a valorilor umane şi materiale; 10.6.Alte cheltuieli pentru investiţii; 10.6.1.Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaţii: a)taxe pentru obţinerea/prelungirea valabilităţii certificatului de urbanism; b)taxe pentru obţinerea/prelungirea valabilităţii autorizatiei de construcţie; c)obţinerea avizelor şi acordurilor pentru racorduri si branşamente la reţelele publice de apă, canalizare, gaze, termoficare, energie electrică, telefonie; d)obţinerea acordului de mediu; e)obţinerea avizului PSI; f)obţinerea avizelor sanitare de funcţionare; 10.6.2. Cheltuieli privind proiectarea şi ingineria: a) elaborarea tuturor fazelor de proiectare (studiu de prefezabilitate, studiu de fezabilitate, proiect tehnic, detalii execuţie); b) plata verificării tehnice a proiectului; c) elaborarea documentaţiilor necesare obţinerii acordurilor, avizelor şi autorizaţiilor aferente obiectivului de investitii, documentaţii ce stau la baza emiterii avizelor şi acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentaţii urbanistice, studii de impact, studii/expertize de amplasament. 10.6.3. Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice şi de stabilitate a terenului; 10.6.4. Cheltuieli pentru organizarea de şantier: a)cheltuieli pentru lucrări de construcţii şi instalaţii aferente organizării de şantier; b)cheltuieli conexe organizării de şantier; 10.6.5. Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor: a)alimentare cu apă, canalizare; b)alimentare cu gaze naturale; c)agent termic; d)căi de acces; e)facilităţi de acces pentru persoane cu dizabilităţi; f)energie electrică.

23

6.2.Eligibilitatea cheltuielilor în proiectele cu finanțare europeană

pentru perioada 2014-2020 În această parte a temei prezentăm exemplul privind eligibilitatea

cheltuielilor din ghidul proiectelor POCU lansate până acum pentru perioada 2014-20202.

Eligibilitatea cheltuielilor Cofinanțarea proprie minimă a beneficiarului

Limita minimă admisibilă pentru contribuţia solicitantului/parteneriatului

este prezentată în Ghidurile Specifice ale Solicitantului pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.

Dacă proiectul este propus de un grup de entități partenere, această contribuţie este obligatoriu de asigurat în comun. Asigurarea cofinanțării proprii minime aferente parteneriatului trebuie realizată de fiecare membru al parteneriatului prin aplicarea ratei de cofinanțare aferentă tipului de entitate la valoarea bugetului gestionat de partenerul în cauză. De exemplu, daca unui partener societate comercială ii revine 20% din bugetul proiectului, acest partener este obligat să contribuie cu o cofinanțare de 5% din valoarea eligibilă de 20% din bugetul proiectului.

Valoarea cofinanțării proprii a solicitantului/parteneriatului pentru proiect se stabilește în funcție de tipul entității care are calitatea de solicitant sau, după caz, în funcție de tipul fiecărei entități care are calitatea de membru al parteneriatului, după cum urmează:

2Ministerul Fondurilor Europene, Orientări privind accesarea finanțărilor în cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014-2020, Aprilie 2016, www.fonduri-eu.ro

24

Exemplu de cofinanțare proprie minimă ce trebuie asigurată la nivel de parteneriat:

B – Beneficiar Ordonator de credite al bugetului de stat P1 – Partenerul 1 ONG (Organizație Neguvernamentală) P2 – Partenerul 2 APL (Autoritate Publică Locală) P3 – Partenerul 3 SC (Societate Comercială)

Reguli generale privind eligibilitatea cheltuielilor

25

Pentru a fi eligibilă, o cheltuială decontată pe bază de costuri reale trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții cu caracter general: să nu fi făcut obiectul altor finanțări din fonduri publice, cu excepția prevederilor art. 7 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune 2014-2020; să fie justificată de facturi emise în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale/comunitare, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor, pe baza cărora cheltuielile să poată fi auditate şi identificate; să fie în conformitate cu prevederile din contractul/decizia/ordinul de finanțare încheiat de către autoritatea de management/organismul intermediar, de administratorul schemei de tip grant global sau de organismul responsabil pentru implementarea instrumentului financiar, pentru aprobarea operațiunii; să fie conformă cu prevederile legislației aplicabile la nivel național și la nivelul Uniunii Europene; să fie rezonabilă, justificată și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența; să respecte prevederile legislaţiei Uniunii Europene şi naţionale aplicabile; să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului, cu respectarea prevederilor art. 67 din Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013.

Eligibilitatea cheltuielii este legată și de obligaţia ca aceasta să fi fost efectuată: pentru operațiuni stabilite ca fiind eligibile conform condițiilor anunțate de AM POCU (în Condițiile specifice aferente fiecărei lansări de cereri de propuneri de proiecte precum și în prezentul document); pentru operațiuni implementate în zona vizată de program (în regiunile eligibile); pentru un grup țintă eligibil, așa cum este definit conform condițiilor anunțate de AM POCU (în Ghidurile Specifice ale Solicitantului aferente fiecărei lansări de cereri de propuneri de proiecte).

Plățile in numerar vor fi utilizate doar în situații bine justificate (de exemplu acordarea de subvenții pentru grupul țintă), doar in situatiile in care platile prin sistemul bancar sau prin mandat postal nu pot fi derulate. In aceste situatii particulare, Beneficiarul va solicita acordul prealabil al AM/OI POCU responsabil. Orice plată in numerar efectuata de către Beneficiar/Partener fără acordul prealabil al AM/OI va fi considerată neeligibilă.

Cheltuieli neeligibile

Următoarele categorii de cheltuieli nu sunt eligibile: subcontractele

(externalizările) care determină o creștere a costului de executare a operațiunii; subcontractele (externalizările) în temeiul cărora plata se definește în procente din

26

costul total al proiectului; taxa pe valoarea adăugată recuperabilă; dobânda debitoare, cu excepția celor referitoare la granturi acordate sub forma unei subvenții pentru dobândă sau pentru comisioane de garantare; contribuția în natură; achiziţia de echipamente second-hand; amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; costurile pentru operarea obiectivelor de investiţii; cheltuielile cu fabricarea, prelucrarea și comercializarea tutunului și a produselor din tutun; achiziționarea de infrastructuri, terenuri și bunuri imobiliare pentru o contribuție din partea Fondului Social European, cu excepția cazurilor în care se aplică prevederile art. 98 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013; orice cheltuieli care depășesc plafoanele stabilite prin ghidurile specifice sau prin instrucţiuni speciale care vizează instituirea de plafoane specifice unor anumite categorii de cheltuieli.

Pe parcursul implementării proiectului, cheltuielile considerate neeligibile la verificarea unei cereri de rambursare/cereri de plata/cereri de pre-finanțare vor fi suportate de către solicitant și/sau partener, după caz.

Opțiuni de decontare a cheltuielilor

Modul de decontare a cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului (ex. decontare pe bază de costuri reale și/ sau aplicarea de opțiuni simplificate privind costurile) va fi stabilit în ghidurile solicitantului - condiții specifice, pentru fiecare apel de propuneri de proiecte.

Redăm în continuare posibilitățile de decontare a cheltuielilor în cadrul operațiunile finanțate din FSE:

A. Decontare pe bază de costuri reale Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor putea fi decontate pe bază de costuri reale, pentru care se depun la decontare documente justificative (state de plată, facturi etc.).

B. Opțiuni simplificate privind costurile Pentru cererile de propuneri de proiecte care vor fi finanțate din POCU 2014-2020, prin Ghidurile Solicitantului Condiții Specifice poate fi stabilită utilizarea uneia sau mai multor opțiuni simplificate privind costurile: 1)Cheltuielile indirecte ca rată forfetară de maximum 15% din costurile directe eligibile cu personalul care nu fac obiectul subcontractării, prin aplicarea articolului 68 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 în cazul acestei opțiuni, pe parcursul implementării proiectului nu vi se vor solicita documente suport pentru justificarea cheltuielilor indirecte efectuate în cadrul proiectului. 2)O rată forfetară de până la 40% din costurile directe cu personalul care nu fac obiectul subcontractării pentru a acoperi restul costurilor eligibile ale unei

27

operațiuni (în cazul operațiunilor FSE care prezintă valori semnificative privind cheltuielile cu personalul) (art 14 alin 2 din Regulamentul FSE nr. 1304/2013/ESF).

În cazul acestei opțiuni, pe parcursul implementării proiectului nu veți fi obligat să furnizați documente suport pentru justificarea restului costurilor eligibile ale operațiunii. 3)Bareme standard pentru costurile unitare conform art. 67 alin 1, respectiv alin 5 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 Opțiunile prezentate mai sus pot fi utilizate singular sau combinate conform art 67 alin 3 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013. Posibilitatea de utilizare a unei (sau mai multor) opțiuni de costuri simplificate va fi menționată în Ghidurile Solicitantului - Condiții Specifice.

Cheltuieli eligibile directe și indirecte

Cheltuielile eligibile directe reprezintă cheltuieli care pot fi atribuite unei anumite activităţi individuale din cadrul proiectului şi pentru care este demonstrată legătura cu activitatea în cauză Cheltuielile eligibile indirecte reprezintă cheltuielile efectuate pentru funcţionarea de ansamblu a proiectului şi nu pot fi atribuite direct unei anumite activităţi. Aceste cheltuieli includ și cheltuieli generale de administrație, aceste cheltuieli nefiind proporţionale cu mărimea indicatorului de realizare. Spre exemplu, fără a se limita la acestea, tipuri de cheltuieli indirecte eligibile sunt cheltuieli indirecte de personal, cheltuielile administrative, utilități, cheltuieli pentru audit financiar, cheltuieli pentru expertiză contabilă, cheltuieli pentru informarea și publicitatea aferentă proiectului etc. Cheltuielile de personal sunt cheltuielile care decurg dintr-un acord între angajator și angajat. Cheltuielile de personal includ remunerația totală plătită personalului în schimbul muncii efectuate de acesta în cadrul operațiunii finanțate prin POCU.

Cheltuielile de personal pot fi directe sau cheltuieli indirecte: Cheltuielile directe de personal reprezintă acele cheltuieli care derivă din

încheierea de raporturi de serviciu/de muncă, inclusiv contribuţiile angajatului şi angajatorului, cu respectarea prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, și a legislației privind salarizarea personalului, aplicabilă. Această categorie de cheltuieli este aferentă personalului care este direct implicat în activități generatoare de indicatori şi rezultate din cadrul operaţiunii. Ca principiu general, cheltuielile aferente personalului care acorda servicii direct către grupul ţintă vor fi încadrate în categoria de cheltuieli directe. Aceste cheltuieli vor include managerul de proiect, coordonatorii activităților partenerului (angajat al partenerului), experți consiliere, orientare, experți ocupare, maiștri de ucenicie/ coordonatori de ucenicie/ mentori,

28

tutori din întreprinderi, experți implicați în furnizarea de servicii sociale, medicale, asistenții maternali, experți formare, personal didactic etc. în funcţie de natura intervenţiei finanţate prin proiect.

Cheltuielile indirecte de personal reprezintă acele cheltuieli cu personalul a cărui activitate nu este direct legată de indicatorii şi rezultate din cadrul operațiunii, respectiv: experți suport pentru activitatea managerului de proiect (responsabilul financiar, personalul implicat în achiziții publice, consilier juridic, asistent manager, specialistul IT, experții de asigurare a masurilor obligatorii de informare si publicitate); personal administrativ și auxiliar (secretariat, casier, contabil, arhivar, șofer, personal pentru curățenie, administrator de clădire, paznic, responsabil de medicina muncii, responsabil resurse umane etc.).

Din echipa de management pot face parte următoarele poziții de experți: manager de proiect (decontat la cheltuieli directe) experți suport pentru activitatea managerului de proiect (decontați la cheltuieli indirecte), respectiv: responsabilul financiar, personalul implicat în achiziții publice, consilier juridic, asistent manager, specialistul IT. Enumerarea nu presupune in mod implicit si obligativitatea includerii acestor poziții in echipa de management. Echipele de management si implementare vor fi dimensionate astfel încât să asigure o utilizare eficientă a resurselor financiare alocate. Managerul de proiect nu poate fi externalizat. Partenerul poate avea un coordonator al activităților partenerului (care nu face parte din echipa de management) decontat la cheltuieli directe.

Cheltuieli cu personalul implicat în proiect Plafoane aplicabile cheltuielilor cu personalul

Reguli generale de decontare a cheltuielilor cu personalul

Decontarea se va determina în baza retribuţiei echivalente pe oră, luând ca

punct de referinţă ziua de lucru de opt ore şi o medie de 21 de zile lucrătoare pe lună3.

Limita zilnică maximă care poate fi decontată per expert trebuie să se încadreze in limita maxima de 12 ore/zi, 60 ore/săptămână reprezentând ore lucrate atât in proiecte finanțate din Fondul Social European – Programul Operațional Capital Uman cat si norma de bază, sau alte contracte de munca in afara

3In cazul contractelor de munca cu norma intreagă sau cu timp partial (numar egal de ore de lucru in fiecare zi) salariul lunar se va calcula înmulțind numarul de ore lucrate pe zi, remuneratia orara aplicabilă si numarul mediu de zile lucratoare pe luna (21 zile).

29

proiectelor, stabilite prin contractele de munca încheiate. Tot ce depășește această limită nu se va deconta din POCU.

Orele de muncă zilnică aferente zilelor în care angajatul se află în concediu de odihnă aferent fiecăruia din contractele de muncă se cumulează la numărul orelor lucrate și plătite pe zi, care se supun limitei de 12 ore/zi, 60 ore/săptămână eligibile.

Niveluri maximale ale remunerării managerului de proiect Nivel de remunerare – manager proiect

Niveluri maximale ale remunerării personalului din cadrul echipei de implementare

Nivel de remunerare – experți (expertiză națională și internațională), inclusiv coordonatorul din partea partenerului pentru activitățile acestuia.

Niveluri maximale ale remunerării personalului decontat la cheltuieli

indirecte Nivel de remunerare a personalului suport pentru activitatea managerului de proiect (responsabilul financiar, personalul implicat în achiziții publice, consilier juridic, asistent manager, specialistul IT).

Nivel de remunerare a personalului administrativ și auxiliar (secretariat,

casier, contabil, arhivar, șofer, personal pentru curățenie, administrator de clădire, paznic, responsabil de medicina muncii, responsabil resurse umane

etc.)

30

Prin experiența profesională se înţelege experienţa profesională specifică necesară pentru ocuparea unui post în cadrul proiectelor POCU 2014-2020. Verificarea experienței profesionale specifice se aplică experților implicați în proiect, se va specifica in formularul cererii de finanțare și va fi dovedită prin documente justificative (de ex., recomandări, contracte de muncă, fișe de post etc.). Managerul de proiect și coordonatorii din partea partenerilor pentru activitățile acestora se nominalizează încă din faza de depunere a cererii de finanțare, prin completarea secțiunilor relevante din formularul cererii de finanțare și prin încărcarea în sistemul electronic a CV-urilor în format Europass (format .pdf semnat pe fiecare pagină) și a documentelor justificative din care să reiasă experiența profesională a expertului, precum și calificările acestuia (în format .pdf, semnate „Conform cu originalul”), evaluatorii putând evalua experiența profesională relevantă a expertului, propus precum și calificările (studiile) acestuia. -Plafoanele de decontare aferente personalului proiectului se exprimă per oră lucrată. -În justificarea bugetului proiectului trebuie să se precizeze cu exactitate numărul de ore de lucru pe zi, după caz, precum si numarul de zile sau luni pentru care va fi angajată cu contract individual de muncă fiecare persoană din proiect. -Plafoanele de decontare prezentate mai sus reprezintă valori maxime rambursabile de către AM POCU, reprezentând salariul brut (fără contribuţiile angajatorului). -In stabilirea plafoanelor de decontare a salarilor expertilor în cadrul proiectelor, solicitantii vor respecta principiul unei utilizări eficiente a fondurilor alocate. -Taxele şi contribuţiile angajatorului reprezintă cheltuieli eligibile în cadrul POCU, dar nu sunt incluse în aceste plafoane maximale de referinţă. -În cazul unui contract de muncă decontat parțial prin proiect (norma pe proiect și norma în afara proiectului), ponderea salariului decontat pe proiect din total salariu conform Contract de Muncă va fi proporțională cu perioada lucrată în proiect. -Pentru persoanele angajate (raporturi de muncă sau raporturi de serviciu) sunt eligibile inclusiv cheltuielile cu concediul de odihnă corespunzător timpului efectiv lucrat pentru angajator în implementarea proiectului, cu respectarea prevederilor Codului Muncii şi a legislaţiei naţionale aplicabile, zilele de concediu medical suportate de angajator, zilele pentru care indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă a salariaţilor implicaţi este suportată de angajator.

31

În stabilirea salariului lunar (contracte de munca cu numar egal de ore de lucru in fiecare zi), în baza retribuţiei echivalente pe oră, se va lua ca punct de referinţă ziua de lucru de 8 ore şi o medie de 21 de zile lucrătoare pe lună, după următoarea formulă:

Odată stabilit salariul după formula de mai sus, valoarea retributiei lunare va

ramane fixă, indiferent de numărul de zile lucrătoare dintr-o lună.

Suprapunerea de funcții

Pentru respectarea principiului cost-eficiență în evaluarea proiectelor, aplicanții se vor asigura că în cadrul aceluiași proiect nu sunt prevăzute/bugetate funcții ale căror atribuții sau responsabilități se suprapun sau se vor asigura că nu sunt prevăzute funcții care nu sunt justificate/fundamentate. Solicitantul va justifica includerea in bugetul proiectului a mai multor experți de același tip, (ex: grup tinta semnificativ, număr mare de persoane de consiliat, grupe paralele de cursanți pentru formare sau practică, mediere sau campanii în mai multe orașe sau locații simultan, etc.).

În faza de evaluare, evaluatorii fac observații și, dacă este cazul, diminuări de buget, acolo unde constată o încărcare nejustificată a programului de lucru sau a echipei de experți.

Beneficiarul/partenerul se va asigura de faptul ca experții din echipa de implementare nu desfăşoară activităţi de management de proiect şi nu au atribuții sau raportează activități în acest sens.

Managerul de proiect nu are obligația completării unui raport de activitate lunar, ci doar a pontajului individual lunar.

Coordonatorii activităților sau grupurilor de activități vor fi considerați ca fiind parte din echipa de implementare și vor raporta activitatea lor în cadrul activităților tehnice pe care le coordonează.

Cheltuieli aferente activităților subcontractate

32

Pentru selecţia prestatorilor serviciilor externalizate (subcontractate)

beneficiarul/ partenerul va respecta prevederile OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, dacă este instituție publică, sau Ordinul nr. 1120/15.10.2013, privind modificarea si aprobarea procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privați de proiecte finanțate din instrumente structurale, obiectivul Convergentă, dacă este entitate privată cu personalitate juridică.

Pentru toate activităţile externalizate (subcontractate), subcontractorii (inclusiv Persoană Fizică Autorizată - denumită în continuare PFA) se angajează să furnizeze organismelor de audit şi de control, inclusiv AMPOCU/OIPOCU responsabil toate informaţiile necesare privind activităţile subcontractate. În acest sens, în calitate de achizitor aveţi obligaţia de a asigura disponibilitatea tuturor informaţiilor prin contractul încheiat cu prestatorul/ prestatorii.

Spre exemplificare, următoarele tipuri de activităţi, fără a se limita la acestea, pot face obiectul unei externalizări (subcontractări): diverse servicii specializate, achiziţionate de pe piaţă, inclusiv PFA, pentru care Solicitantul sau partenerii nu au expertiza necesară (servicii de formare profesională, servicii de informare și consiliere profesională, servicii suport pentru managerul de proiect etc.); contractele încheiate cu operatori economici în vederea furnizării unor servicii de suport/logistice, cum ar fi: dezvoltarea de aplicatii si sisteme informatice, sau componente ale acestora, organizarea de evenimente, pachete complete conţinând transport şi cazare a participanţilor şi/sau a personalului propriu, sonorizare, interpretariat, editarea şi tipărirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare, editarea şi tipărirea de materiale publicitare, etc.

Activităţile de subcontractare se realizează numai de către solicitantul de finanţare, nu şi de partenerul acestuia7. Prin excepție, partenerii pot subcontracta activități/subactivități suport (de ex., organizare evenimente, pachete complete conţinând transport şi cazare a participanţilor şi/sau a personalului propriu, sonorizare, interpretariat, tipărituri), dar nu și activități relevante, pentru care au fost selectați ca parteneri în baza expertizei în domeniu.

Atenție! Achizitorul are obligația justificării corespunzătoare a valorii estimate a bunurilor si serviciilor achiziționate. In acest sens, fiecare achiziție de bunuri/servicii va avea la baza o nota de fundamentare a valorii achiziției. Nota de fundamentare va conține, pe cat posibil, cereri de ofertă de la operatori relevanţi şi cunoscuţi de pe piaţă în domeniile in care se dorește achiziția.

In situația în care este necesara achiziția de servicii, Achizitorul va folosi pentru estimarea valorii aferente serviciilor necesare plafoanele orare maximale prevăzute în prezentul ghid (la care se adaugă contribuțiile angajatorului), corelate cu nivelul de experiența si cu tipologia expertului/experților necesar/necesari. În

33

implementare, AM/OI POCU poate solicita spre verificare documente justificative care probează nivelul de experiență al experților subcontractați.

Ȋn cazul în care legislaţia specifică din statele membre UE, de provenienţă a partenerilor transnaţionali, nu consideră ca fiind subcontractate cheltuielile aferente experţilor care, în baza formei de angajare, sunt obligaţi să emită factură către partenerul transnaţional, aceste cheltuieli nu intră sub incidenţa acestui subcriteriu. Ȋn această situaţie, menţionarea în cererea de finanţare a referinţelor legislative aplicabile experţilor partenerului transnaţional se va face conform cerinţelor din Ghidul Solicitantului.

În cadrul proiectelor finanțate din POCU nu sunt obligatorii serviciile de audit financiar și expertiză contabilă. În situația în care, pentru implementarea proiectului, solicitantul decide utilizarea acestor servicii, cheltuielile aferente vor fi încadrate în categoria cheltuielilor indirecte.

Cheltuieli pentru închirieri şi leasing, necesare derulării activităților

proiectului Pentru închirierea de spaţii plafonul maxim eligibil este de 75 lei/mp/lună, inclusiv TVA. Pentru închirierea/leasingul operațional de autovehicule plafonul maxim eligibil este de 200 lei/zi, inclusiv TVA.

Valorile de mai sus reprezintă valorile maxime care pot fi decontate în proiectele POCU. Decontarea acestor cheltuieli se va realiza proporţional cu timpul/gradul utilizării pentru activităţile proiectului.

În cazul unui contract de închiriere sau a unui contract de leasing întocmit în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 51/1997 privind operaţiunile de leasing şi societăţile de leasing, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, a cărui durată este mai mică decât perioada corespunzătoare duratei de viaţă utile a bunului care face obiectul contractului, ratele de închiriere/leasing sunt eligibile pentru finanţare din POCU proporţional cu gradul de utilizare în cadrul operaţiunii eligibile. În situaţia în care gradul de utilizare pe lună (nr. zile calendaristice de utilizare/nr. de zile calendaristice din lună) este mai mare sau egal cu 50%, rata de leasing se va deconta integral. În situaţia în care gradul de utilizare pe lună este de mai mic decât 50%, rata de leasing se va deconta proporţional cu gradul de utilizare.

Cheltuieli de tip FEDR

Cheltuielile de tip FEDR pot fi solicitate în cadrul unei cereri de finanțare în

corelare cu necesitatea unor astfel de resurse în raport cu obiectivele stabilite. În acest sens, cheltuielile de tip FEDR reprezintă exclusiv cheltuieli directe, aferente activităților proiectului.

34

Exemplu de cheltuieli de tip FEDR directe (listele de cheltuieli eligibile sunt incluse în Ghidul solicitantului Condiții Specifice): echipamente tehnologice pentru activități cu grupul țintă, adaptare pentru accesul persoanelor cu dizabilități a clădirilor utilizate în activitățile cu grupul țintă, dotări locații pentru activitățile cu grupul țintă, echipamente destinate experților pentru activitățile cu grupul țintă (de ex., videoproiector pentru activitatea de formare profesională) etc.

Cheltuielile de tip FEDR directe nu trebuie să depășească procentul de 10% din valoarea cheltuielilor directe eligibile aferente proiectului.

Pentru achiziţia de echipamente au fost stabilite plafoane pentru: laptop/notebook - 4.000 lei inclusiv TVA; computer desktop - 3.500 lei inclusiv TVA; videoproiector - 2.500 lei inclusiv TVA; imprimantă - 3.000 lei inclusiv TVA; multifuncţională - 12.000 lei inclusiv TVA; tabletă - 900 lei inclusiv TVA.

Valorile de mai sus reprezintă valorile maxime care pot fi decontate în proiectele POCU.

Echipamentele ce urmează a fi achiziționate trebuie să fie justificate din punctul de vedere al caracteristicilor tehnice și al necesității acestora în vederea îndeplinirii activităților.

Lista detaliată a cheltuielilor de tip FEDR va fi inclusă în Ghidul Solicitantului Condiții Specifice aferent fiecărei cereri de propuneri de proiecte.

Asigurarea rezonabilității costurilor

În temeiul OUG 66/2011 și a normelor sale de aplicare, cu modificările și

completările ulterioare, solicitanții de finanțare sunt obligați să asigure, iar evaluatorii sunt obligați să verifice, încă din faza de depunere a proiectelor, justificarea prețurilor și costurilor introduse în buget, în raport cu prețul pieței. Pentru aceasta, se pot utiliza cereri de preț, cataloage, orice bază de date disponibilă de pe internet, consemnate într-un studiu de piață sau alt document centralizator care să poată asigura justificarea corespunzătoare a prețurilor și costurilor utilizate în proiect.

6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR IN PROIECTELE CU … · 1 6.eligibilitatea cheltuielilor in...

Documents

Transcript of 6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR IN PROIECTELE CU … · 1 6.eligibilitatea cheltuielilor in...