Utilizare semnatura electronica

Modul destinat operatorilor economici

P a g e | 1

1 Scopul manualului.......................................................................................................................................3

2 Generalităţi...................................................................................................................................................3

2.1 Introducere................................................................................................................................................4

3 Implementarea semnaturilor documentelor DSI in format pdf pe fluxul de procesare a acestora..............5

3.1 Inregistrarea DSI in cadrul procesului de depunere a acesteia.................................................................53.1.1 Descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO in vederea aplicarii semnaturii digitale..........53.1.2 Aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anterior.....................................................93.1.3 Incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii DSI..........................................133.2 Modificarea DSI la primul birou de intrare declarat...............................................................................173.2.1 Descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO ce contine noua versiune modificata a DSI in vederea aplicarii semnaturii digitale................................................................................................................183.2.2 Aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anterior...................................................203.2.3 Incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii documentului DSI modificat..................25

1 Scopul manualuluiScopul acestui manual este instruirea utilizatorilor operatorilor economici care folosesc interfetele DTI ale aplicatiei ICS-RO in utilizarea semnaturii electronice a documentelor sumare de intrare in format pdf, generate pe parcursul procesarii acestora.

P a g e | 2

2 GeneralităţiIn cadrul aplicatiei ICS-RO s-a implementat semnatura electronica cu certificat calificat a documentelor DSI generate de aplicatie in format .pdf.Semnatura se aplica in urmatoarele etape ale procesarii DSI :

Inregistrarea DSI de catre depunator la biroul de depunereModificarea DSI de catre depunator sau reprezentantul acestuia la primul birou vamal de intrare declarat inainte de luarea deciziei de control

Documentele semnate se vor stoca in baza de date avand posibilitatea descarcarii si consultarii pe parcursul procesarii si dupa procesare.

2.1 IntroducereInterfetele DTI puse la dispozitia utilizatorilor operatorilor economici de catre ANAF-DTICSV folosesc pentru stocarea datelor documentelor DSI structuri relationale. Pentru semnarea documentelor DSI de catre utilizatorii ce interactioneaza pe fluxul de procesare a acestora, este necesar sa fie generate documente DSI in format pdf.Documentele DSI se vor semna atit de catre utilizatorii operatorilor economici, cat si de lucratorii vamali.Utilizatorii operatorilor economici care depun declaratiile sumare de intrare vor semna documente pdf la depunerea acestora in birourile de depunere sau la primul birou de intrare declarat.De asemenea, utilizatorii operatorilor economici care depun declaratiile sumare de intrare sau reprezentantii acestora la primul birou de intrare declarat, vor semna versiunile modificate ale sumarelor de intrare depuse in urma modificarii acestora.Semnarea documentelor in format pdf se va face cu certificate calificate emise de autoritati de certificare acreditate aflate in urmatoarele liste :

Lista autoritatilor de certificare care pot emite certificate digitale calificate ce pot reprezenta proba in instantele de judecata din RomaniaLista autoritatilor de certificare din statele membre UE care pot emite certificate digitale calificate recunoscute ca proba in instantele de judecata din statele respective

Pentru utilizarea unui certificat digital calificat de catre un utilizator al depunatorului DSI, este necesar ca datele publice ale certificatului utilizat de acesta sa fie asociate utilizatorului in aplicatia de autentificare si gestionare a drepturilor de acces din Sistemul Informatic Integrat Vamal – SIIV.In acest scop, aplicatia de autentificare si gestiune a drepturilor de acces al utilizatorilor a fost modificata in sensul crearii de structuri specifice necesare pentru :

stocarea datelor publice ale certificatelor digitale ale utilizatorilor ;stocarea de informatii privind validitatea certificatului;stocarea datelor publice ale certificatelor autoritatilor emitente;stocarea datelor publice ale lantului de incredere aferent certificatului.

Documentele DSI in format pdf ce vor fi create de aplicatia ICS-RO din structurile de date relationale ale interfetelor DTI, sunt semnate de catre aplicatie la momentul generarii acestora.Astfel, orice document pdf ce va fi descarcat de catre utilizatorii ICS-RO, va contine cel putin semnatura aplicatiei, aplicata la generarea acestora.Semnarea documentelor descarcate se va face de catre utilizator cu orice aplicatie ce permite semnarea unui document pdf care este instalata pe statia client ICS-RO sau pe orice alt echipament ce permite acest lucru.Aplicarea semnaturii electronice trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii :

semnatura aplicata trebuie sa nu inlocuiasca semnaturile aplicate anterior ;algoritmul de hash trebuie sa fie SHA1 ;semnatura aplicata trebuie sa fie vizibila pe document .

P a g e | 3

Aplicatia genereaza fisierele pdf si le descarca in mod automat pe client intr-o structura de directoare dupa cum urmeaza :

C:\ICS\doc\ensReprezentind :

locul unde vor fi descarcate fisierele aferente sumarei de intrare inregistrate la biroul vamal de depunere ;

locul de unde se incarca fisierele sumarei de intrare semnate de catre depunator.C:\ICS\doc\dsireprezentind :

locul unde vor fi descarcate fisierele aferente sumarei de intrare modificate la primul birou vamal de intrare declarat ;

locul de unde se incarca fisierele sumarei de intrare modificate la primul birou de intrare declarat semnate de catre depunator sau reprezentantul acestuia ;

locul unde vor fi descarcate fisierele aferente sumarei de intrare la primul birou de intrare sau la birourile de intrare subsecvente in vederea semnarii acestora de catre lucratorul vamal care permite intrarea ;

locul de unde se incarca fisierele sumarei de intrare la primul birou de intrare sau la birourile de intrare subsecvente semnate de catre lucratorul vamal care permite intrarea.

Pentru a usura regasirea documentelor pdf asociate DSI-urilor s-a adoptat o regula de creare a numelui fisierelor descarcate sau incarcate in aplicatia ICS-RO.Astfel, numele fisierelor documentelor DSI au urmatoarea structura :

fisierele reprezentind DSI-ul la biroul de depunere, sint gestionate in directorul C:\ICS\doc\ens si sint compuse din 4 componente separate de semnul « _ » dupa cum urmeaza : componenta1_ componenta2_ componenta3_ componenta4.pdfunde :

componenta1 are valoarea ens, componenta2 reprezinta LRN-ul documentului DSI (de ex. 14-10254502-A1), componenta3 reprezinta versiunea declaratiei sumare de intrare si poate lua valorile

0,1,2,3,etc., componeta4 reprezinta un cod al operatiei la care s-a aplicat semnatura.

fisierele reprezentind DSI-ul la primul birou de intrare sau birou de intrare subsecvent, sint gestionate in directorul C:\ICS\doc\dsi si sint compuse din 4 componente separate de semnul « _ » dupa cum urmeaza : componenta1_ componenta2_ componenta3_ componenta4.pdfunde :

componenta1 are valoarea dsi, componenta2 reprezinta LRN-ul documentului DSI (de ex. 14-10254502-A1), componenta3 reprezinta versiunea declaratiei sumare de intrare si poate lua valorile

0,1,2,3,etc., componeta4 reprezinta un cod al operatiei la care s-a aplicat semnatura.

Aplicatia gestioneaza automat denumirea fisierelor pdf stocate in baza de date. Astfel, chiar daca numele fisierelor semnate de utilizator si incarcate in baza de date nu respecta aceasta conventie, in evidenta fisierelor pdf semnate asociate documentelor DSI in format relational se vor regasi nume de fisiere care respecta aceasta conventie.

P a g e | 4

Pentru regasirea cu usurinta a fisierului semnat ce urmeaza a fi incarcat, recomandam utilizatorilor folosirea conventiei definite anterior cu urmatoarea modificare :

componentele 1,2 si 3 ramin neschimbate,componenta 4 va fi modificata cu orice valoare dorita de utilizator, aplicatia inlocuind la stocarea in baza de date aceasta valoare cu valoarea corespunzatoare a codului operatiei la care s-a aplicat semnatura.

Implementarea semnaturii electronice in ICS-RO, necesita urmatoarele etape :Etapa pregatitoare legata de preluarea informatiilor necesare pentru verificarea documentelor semnate si a validitatii certificatelor folosite la aplicarea semnaturii. Aceasta etapa presupune:

preluarea datelor publice ale autoritatilor de certificare care au emis certificatele digitale ale utilizatorilor,preluarea datelor publice ale certificatelor utilizatorilor.

Implementarea semnaturilor documentelor DSI in format pdf pe fluxul de procesare a acestora. Subprocesele in care a fost implementata semnatura digitala sint urmatoarele :

Inregistrarea DSI in cadrul procesului de depunere a acesteiaImplementarea semnaturii electronice in aceasta etapa presupune urmatoarele actiuni :

descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO in vederea aplicarii semnaturii digitale,

aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anterior, incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii DSI.

Modificarea DSI la primul birou de intrare declarat descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO ce contine noua versiune

modificata a DSI in vederea aplicarii semnaturii digitale, aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anterior, incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii documentului

DSI modificat.

3 Implementarea semnaturilor documentelor DSI in format pdf pe fluxul de procesare a acestora

Implementarea semnaturii electronice in interfata DTI a aplicatiei ICS-RO s-a facut atat pentru Modulul destinat operatorilor economici cat si pentru Modulul destinat lucratorilor vamali.

3.1 Inregistrarea DSI in cadrul procesului de depunere a acesteiaAccesarea optiunii ce permite semnarea documentelor DSI in format pdf se face prin optiunea afisata in ecranul de mai jos :

Depunere la primul birou de intrare declarat 

P a g e | 5

Depunere la biroul de depunere

P a g e | 6

Se creaza si se verifica declaratia sumara de intrare. La momentul inregistrarii, in locul butonului de inregistrare, in interfata exista un alt buton care permite generarea din baza de date relationala a unui document pdf ce este semnat de aplicatie si descarcat automat pe statia client in directorul C:\ICS\doc\ens. Fisierul este afisat automat in browser dupa descarcare.Acest fisier este semnat de utilizator si incarcat in baza de date. La incarcare, documentul semnat este verificat si in functie de rezultatul verificarilor, se inregistreaza DSI sau primeste un mesaj de eroare.

3.1.1 Descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO in vederea aplicarii semnaturii digitale

Pentru descarcarea fisierului pdf aferent DSI creat si verificat, se actioneaza butonul din bara de butoane a interfetei.

P a g e | 7

Se confirma generarea fisierului pdf actionind butonul .Se primesc mesaje care confirma :

generarea cu succes a fisieruluisemnarea de catre aplicatiedescarcarea locala a fisierului pdf. Acest mesaj contine locul si numele fisierului descarcat :

In browser se va deschide fisierul pdf descarcat.

Acest fisier urmeaza a fi semnat de utilizator.

In cazul in care utilizatorul iese din aplicatie dupa ce a generat si descarcat fisierul cu DSI-ul semnat de aplicatie, regasirea acestuia la reintrarea in aplicatie se face utilizind optiunea « PDF generat » a radio butonului din interfata care permite selectarea documentului la care utilizatorul doerste sa lucreze . In figura de mai jos, prezentam o imagine a rezultatului utilizarii acestui radio buton :

P a g e | 8

3.1.2 Aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anteriorPentru semnarea fisierului pdf descarcat anterior, este necesar ca pe calculatorul unde se aplica semnatura sa fie instalata o aplicatie ce permite semnarea documentelor pdf. In cazul certificatelor digitale calificate, aceasta aplicatie este pusa la dispozitie de catre furnizorul certificatului.Un exemplu de asemenea aplicatie este JsignPdf. Versiunea 1.5.1. In cele ce urmeaza se exemplifica semnarea fisierului pdf cu ajutorul aplicatiei JsignPdf. Se vor parcurge urmatorii pasi :

Se lanseaza aplicatia JsignPdf

P a g e | 9

Se actioneaza butonul urmator pentru precizarea fisierului ce va fi semnat :

Se alege fisierul

P a g e | 10

Se face click pe butonul Se precizeaza calea si numele fisierului semnat. Recomandam copierea caii si denumirii fisierului de intrare si modificarea ultimei componente a denumirii, inlocuindu-se 21 cu 4. De exemplu : fisierul de semnat are denumirea ens_14-10254502-LM11-771166_0_21.pdfiar cel semnat va avea denumirea ens_14-10254502-LM11-771166_0_4.pdfSe seteaza parametri de configurare a semnaturii dupa cum urmeaza :

P a g e | 11

Se bifeaza optiunea « Advanced view » Se bifeaza optiunea « Append signature to the existing ones » Se completeaza cimpul “Reason” cu “Inregistrare ENS” Se completeaza cimpul “Location” cu “Codul biroului vamal unde se face depunerea” Se completeaza cimpul « Hash alorithm » cu valoarea « SHA1 » Se bifeaza optiunea “Visible signature” Dupa aceasta configurare documentul poate fi semnat.

Se semneaza fisierul facindu-se click pe butonul Aplicatia va cere parola e-Token-ului unde se afla certificatul digital folosit pentru semnarea documentelor :

P a g e | 12

Dupa precizarea parolei corecte, documentul va fi semnat, fisierul gasindu-se in calea precizata si avind numele completat anterior

3.1.3 Incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii DSIDupa semnarea fisierului pdf, daca fisierul semnat nu se gaseste in directorul C:\ICS\doc\ens, de pe clientul aplicatiei ICS-RO, se recomanda copierea lui in aceasta locatie.

P a g e | 13

Pentru incarcarea si inregistrarea documentului semnat, in interfata aplicatiei ICS-RO se apasa pe butonul evidentiat mai jos :

Aceasta actiune are ca rezultat afisarea unui ecran care va permite alegerea fisierului semnat din locatia unde acesta se gaseste :

P a g e | 14

Se face click pe butonul .

Se schimba directorul curent in locatia unde a fost pus fisierul semnat.

P a g e | 15

Daca s-au respectat recomandarile anterioare, in directorul C:\ICS\doc\ens se vor regasi fisierele aferente declaratiei sumare la care lucrati. Cea care are in componenta4 valoarea 4 este fisierul semnat ce trebuie incarcat.

Se face click pe butonul . In urma acestei actiuni fisierul semnat se verifica si se incarca, iar DSI-ul se inregistreaza si se transmite la primul birou de intrare declarat.Se afiseaza mesajele privind :

incarcarea fisierului inregistrarea DSI

transmiterea DSI la primul birou de intrare declarat

P a g e | 16

In interfata utilizata de operatorii economici pentru procesarea declaratiei sumare de intrare, s-a adaugat un nou tab « Fisiere PDF semnate ».

Pe acest tab se gaseste lista documentelor in format pdf incarcate in baza, semnate la biroul vamal de depunere si in cazul modificarii DSI la primul birou vamal de intrare.Pentru vizualizarea documentului pdf incarcat in baza, se selecteaza documentul dorit si se actioneaza butonul liniei selectate asa cum este evidentiat in figura de mai jos :

In urma acestei actiuni, fisierul selectat se descarca pe clientul aplicatiei ICS-RO dupa cum urmeaza :

Fisierele semnate la biroul de depunere se descarca in directorul C:\ICS\doc\ensFisierele semnate la primul birou de intrare se descarca in directorul C:\ICS\doc\dsi

Dupa descarcarea fisierului acesta este afisat in browserul web.

3.2 Modificarea DSI la primul birou de intrare declaratLa modificarea DSI la primul birou de intrare declarat, pina in decizia de control, se creeaza un document pdf al noii versiuni a documentului. Aceasta noua versiune se descarca de catre depunator sau reprezentantul acestuia in vederea semnarii.Documentul generat de aplicatia ICS-RO se semneza de utilizator si se incarca in baza de date.In acelasi timp cu incarcarea in baza de date, modificarea se verifica, se valideza si se inregistreza.Pentru efectuarea acestei operatii se acceseaza de catre utilizatorul operatorului economic optiunea “Modificari ENS” conform ecranului de mai jos :

P a g e | 17

3.2.1 Descarcarea fisierului pdf semnat de aplicatia ICS-RO ce contine noua versiune modificata a DSI in vederea aplicarii semnaturii digitale

Se efectueaza modificarile avute in vedere pe interfata DTI, se verifica si se valideaza noua versiune a DSI dupa care urmeaza descarcarea din aplicatie a unui document in format pdf ce contine imaginea DSI-ului modificat semnat de aplicatia ICS-RO.Acesta operatie se face actionand butonul evidentiat in imaginea urmatoare :

P a g e | 18

In urma acestei actiuni, aplicatia va cere confirmarea generarii fisierului pdf :

Se afiseaza mesaje privind :Generarea fisieruluiSemnarea acestuia de aplicatieDescarcarea fisierului pe client in locatia si sub numele precizat

P a g e | 19

In browser se deschide fisierul pdf descarcat.

Acest fisier urmeaza se semneaza de catre utilizator.

3.2.2 Aplicarea semnaturii digitale pe documentul pdf descarcat anteriorPentru semnarea fisierului pdf descarcat anterior, este necesar ca pe calculatorul unde se aplica semnatura sa fie instalata o aplicatie ce permite semnarea documentelor pdf. Un exemplu de asemenea aplicatie este JsignPdf.In cele ce urmeaza vom exemplifica semnarea fisierului pdf cu ajutorul aplicatiei JsignPdf. Se vor parcurge urmatorii pasi :

Se lanseaza aplicatia JsignPdf

P a g e | 20

Se actioneaza butonul urmator pentru precizarea fisierului ce va fi semnat :

Se alege fisierul

P a g e | 21

Se face click pe butonul Se precizeaza calea si numele fisierului semnat. Recomandam copierea caii si denumirii fisierului de intrare si modificarea ultimei componente a denumirii, inlocuindu-se 22 cu 2. De exemplu : fisierul de semnat are denumirea dsi_14-10254502-LM11-771166_0_22.pdfiar cel semnat va avea denumirea dsi_14-10254502-LM11-771166_0_2.pdfSe seteaza parametri de configurare a semnaturii dupa cum urmeaza :

P a g e | 22

Se bifeaza optiunea « Advanced view » Se bifeaza optiunea « Append signature to the existing ones » Se completeaza cimpul “Reason” cu “Modificare ENS” Se completeaza cimpul “Location” cu “Codul biroului vamal unde se face

modificarea” Se completeaza cimpul « Hash alorithm » cu valoarea « SHA1 » Se bifeaza optiunea “Visible signature” Dupa aceasta configurare documentul poate fi semnat.

Se semneaza fisierul facindu-se click pe butonul Aplicatia va cere parola e-Token-ului unde se afla certificatul digital folosit pentru semnarea documentelor :

P a g e | 23

Dupa precizarea parolei corecte, documentul va fi semnat, fisierul gasindu-se in calea precizata si avind numele completat anterior

P a g e | 24

3.2.3 Incarcarea fisierului pdf semnat si obtinerea automata a inregistrarii documentului DSI modificat

Dupa semnarea fisierului pdf, acesta se regaseste in directorul C:\ICS\doc\dsi de pe clientul aplicatiei ICS-RO.Daca este salvat in alta locatie se recomanda copierea lui in aceasta cale.Pentru incarcarea si inregistrarea documentului semnat, in interfata aplicatiei ICS-RO se face click pe butonul din ecranul de mai jos :

Aceasta actiune are ca rezultat afisarea unui ecran care va permite alegerea fisierului semnat din locatia unde acesta se gaseste :

P a g e | 25

Se apasa butonul .

P a g e | 26

Se schimba directorul curent in locatia unde a fost pus fisierul semnat.Daca s-au respectat recomandarile anterioare, in directorul C:\ICS\doc\dsi se vor regasi fisierele aferente declaratiei sumare. Cea care are in componenta4 valoarea 2 este fisierul semnat ce trebuie incarcat.

P a g e | 27

Se apasa butonul . In urma acestei actiuni fisierul semnat se verifica si se incarca, iar DSI-ul modificat se inregistreaza.Se afiseaza mesaje referitoare la :

incarcarea fisierului inregistrarea DSI

In interfata utilizata de operatorii economici pentru procesarea declaratiei sumare de intrare, s-a adaugat un nou tab denumit « Fisiere PDF semnate ».

Pe acest tab se gaseste lista documentelor in format pdf incarcate in baza, semnate la biroul vamal de depunere si in cazul modificarii DSI la primul birou vamal de intrare.Pentru vizualizarea documentului pdf incarcat in baza, trebuie sa se selecteze documentul dorit si sa se actioneze butonul liniei selectate asa cum este evidentiat in figura de mai jos :

In urma acestei actiuni, fisierul selectat va fi descarcat pe clientul aplicatiei ICS-RO dupa cum urmeaza :

Fisierele semnate la biroul de depunere se descarca in directorul C:\ICS\doc\ensFisierele semnate la primul birou de intrare se descarca in directorul C:\ICS\doc\dsi

Dupa descarcarea fisierului acesta este afisat in browserul web.

P a g e | 28