Corespondența. Noțiuni de bază

Avantajele corespondenței la etapa actuală

Definirea corespondenței oficiale ca formă indispensabilă de comunicare și de lucru pentru agenții economici.

Importanța activității de corespondență la etapa actuală.

Criterii de clasificare a corespondenței oficiale. Papetăria de birou – prima impresie asupra

partenerului. Definirea limbajului de specialitate.

Subiecte:

Comunicarea scrisă (activitatea de corespondenţă) a unei

întreprinderi pretinde ca, prin încadrarea sa în filozofia unităţii, să-i

ofere o imagine unitară în exterior, să-i reflecte personalitatea ca stil

şi ton.

Corespondență oficială – schimbul de scrisori dintre persoanele

juridice sau între cele fizice și cele juridice.

Corespondență economică – totalitatea scrisorilor dintre agenții

economici cu scopul de promovare a schimbărilor sau o noutăților

economice.

Corespondență

Inițierea relațiilor dintre persoanele fizice sau juridice;

Stabilirea relațiilor în scopul soluționării prolemelor ce

țin de interesele proprii;

Modificarea sau încetarea relațiilor din anumite

motive.

Obiective generale:

a informa sau a afla ceva; a explica sau a rectifica ceva; a motiva sau a influența; a afirma sau a dezaproba ceva; a admonesta sau a reclama pe cineva; a solicita sau a oferi ceva; a face comandă, a cumpăra ceva; a mulțumi pentru ceva; a felicita, a exprima condoleanțe etc.

Obiective particulare:

După natura emitentului: corespondență de afaceri privată (personală):

scrisori de felicitare, rezervări de hoteluri, abonamente

la ziare, scrisori de mulțumire, telegrame etc.

corespondență oficială: cereri de ofertă, oferte,

comenzi, reclamații, somații, contracte etc.

Criterii de clasificare:

După modul de întocmire: Documente tipizate:

Documente netipizate:

cereri de ofertă, oferte,

comenzi, reclamații, ordine,

contestații etc.

Criterii de clasificare:

După obiectul scrisorilor: Corespondență de solicitare: cererea de ofertă,

cererea oficială, comanda, demersul; Corespondența de dispoziție: ordinul, decizia,

dispoziția; Corespondența de informare: avizul, oferta, referatul,

darea de seamă, raportul, referința; Corespondența de constatare: actul, minuta, procesul-

verbal, încheierea;

Criterii de clasificare:

Corespondență însoțitoare de acte: scrisoarea de însoțire personalizată;

Corespondența de reclamare: reclamația, somația, scrisoarea de avertizare;

Corespondența doveditoare: certificatul, adeverința, delegația, chitanța, procura.

Criterii de clasificare:

Din punctul de vedere al intenției: Corespondența de inițiativă: cererea de ofertă, cererea

oficială, reclama etc.;

Corespondența de răspuns: cererea de ofertă bazată

pe ofertă, remedierea etc.;

Corespondența de revenire: avertizarea, reclamația

etc.

Criterii de clasificare:

După natura exemplarelor: Originalul

Copia simplă

Copia de pe original (mențiunile ”Copie”, ”L.S.”, ”S.S.”)

Duplicatul (mențiunea ”Duplicat”)

Extrasul (semnat, certificat cu ștampila unității)

Criterii de clasificare:

După modul de transmitere:

Corespondență telex (Serviciu de dactilografiere la distanță cu ajutorul

teleimprimatorului ◊ „Telex comercial.” I.B. 11 IV 74 p. 1. ◊ „Spre

deosebire de convorbirea telefonică, după cum bine vă este

cunoscut, telexul are avantajul că oferă un document scris,

înlăturând astfel posibilitatea eventualelor greșeli.” R.l. 8 II 75 p.

3.)

Criterii de clasificare:

Corespondență internet (e-mail)

Corespondența obișnuită (poștă, curier)

Corespondența publicistică.

După criteriile poștale sau regimul de circulație:

Corespondență simplă;

Corespondență cu indicații speciale (expres,

recomandat, cu confirmare de primire, cu răspuns

plătit etc.);

Corespondență cu regim special.

Criterii de clasificare:

Orice scrisoare sau act expediat de un funcţionar îl caracterizează în mod absolut atât pe el, cât şi imaginea firmei sau a companiei, incluzând:

- calitatea şi structura hârtiei folosite pentru redactarea scrisorii;

- culoarea ei; - dimensiunile; - calitatea design-ului grafic; - caracterul îngrijit al textului tipărit; - calitatea scrisului şi exprimarea mesajului. - modul de imprimare folosit.

Papetăria de birou – prima impresie despre partener

Tipărirea

Gravarea

Termografia

Imprimarea în relief

Filigranul

Modul de imprimare

Modul de imprimare folositTipărirea - modul cel mai ieftin şi deci cel mai des utilizat de o unitate economicăGravarea - proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială din oţel. Se poate grava tipăritura pe ambele feţe ale hârtiei. Termografia - proces de prelucrare termică, ce face să se evidenţieze uşor cerneala, literele având un aspect asemănător cu gravura. Imprimarea în relief - evidenţiază proeminent de pe hârtie, putând fi perceput cu degetele. („scriere în orb”).Filigranul – desen de fond transparent, executat în procesul de producere a hârtiei.

Gravarea - proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială din oţel. Se poate grava tipăritura pe ambele feţe ale hârtiei.

Termografia - proces de prelucrare termică, ce face să se evidenţieze uşor cerneala, literele având un aspect asemănător cu gravura.

Imprimarea în relief - evidenţiază proeminent de pe hârtie, putând fi perceput cu degetele. („scriere în orb”).

Filigranul – desen de fond transparent, executat în procesul de producere a hârtiei.

Prezentarea americană sau bloc

Forme grafice de redactare a scrisorii oficiale

Modele de plasare a elementelor în pagină

Așezarea în semialineat

Alinierea semibloc

Modele de plasare a elementelor în pagină

Aşezarea scrisorii în plic

Agent, agenţi – (aici): Persoană juridică sau fizică care înfăptuieşte anumite acţiuni din însărcinarea unei alte persoane, precum şi acţiuni de pregătire a unor tranzacţii, dar fără a avea dreptul să semneze actele (agent economic, agent diplomatic, agent fiscal, agent comercial). În ţările din Occident, relaţiile dintre agent şi persoana reprezentată se stabilesc în baza unui acord de agenţie ce determină caracterul şi volumul însărcinării pe care agentul se obligă s-o execute din contul şi în numele persoanei reprezentate. – Din lat. agens, -ntis, (-agere = „a face”).

biblioraft, bibliorafturi –Mapă de carton în care se păstrează acte sau scrisori oficiale clasificate conform unor criterii. – Din fr. bibliorhapte, gr. biblos. („Scoarţa de papirus”) + „rhaptein” („a coase”).

bruion, bruioane –Lucrare scrisă provizoriu, în prima redactare. – Ciornă, concept, schiţă. Din fr. brouillon.

Limbaj de specialitate

clasor, clasoare – 1. Mapă, album, cutie etc. în care se păstrează documente clasate. 2. Carnet cu file pregătite special, în care filateliştii îşi păstrează mărcile poştale. – Din fr. classeur.

dresa (a)– (aici): A redacta un act, un Proces-verbal. – Din fr. dresser. dezirabil, dezirabilă, dezirabili, -le – Care corespunde dorinţei, care stârneşte

dorinţa. – Din fr. désirable. înscris, înscrisuri – Act, document. obiectiv, obiective – (Aici): Ceea ce urmează să fie realizat, construit (ex.

realizarea unei oferte, încheierea unui contract). Scop, ţel, ţintă. Din fr. obiectif. rigoare, rigori – Asprime, severitate; principii severe, stricte. „De rigoare” –

cerut de o anumită împrejurare. „La rigoare” = în caz de extremă necesitate, la mare nevoie. – Din fr. rigueur, it. rigore, lat. rigos, -oris.

sista (a) – A întrerupe, a opri, a suspenda o activitate. – Din lat. sistere, germ. sistieren.

 

Limbaj de specialitate

design, designuri – 1. Estetică industrială modernă. 2. Disciplină care urmăreşte îmbinarea frumosului cu utilul în industrie.

ocru – Culoare galbenă-brună. Din fr. ocre font, fonturi – Modalitate de prezentare şi prelucrare pe monitor sau pe

hârtie a formei, a stilului şi a mărimii unei litere; tip de literă. tria, triez – A selecţiona şi a clasa ceva după anumite criterii. Din fr. trier. investi, investesc – A face o investiţie; a plasa un fond, un capital într-o

întreprindere. Din fr. investir, lat. investire. învesti, învestesc – A acorda unei persoane în mod oficial un drept, o

demnitate. Din fr. investir, lat. investire. deferent, deferenţi, -te – Care dă dovadă de deferenţă, respectuos;

condescendent (binevoitor). Din fr. deferent, lat. deferens, -ntis.

Limbaj de specialitate