INITIEREA PROIECTULUICursul 3A

Managementul ciclului proiectului O alta viziune

Procese de management de proiectProiectele sunt compuse din procese.

Procesele de management de proiect = succesiunea activitatilor care se executa pe perioada de viata a proiectului pentru a obtine rezultatele acestuia.Grupe de Procese de Management de Proiect

1. Grupul proceselor de initiere (definire) 2. Grupul proceselor de planificare 3. Grupul proceselor de executie (organizare) 4. Grupul proceselor de control 5. Grupul proceselor de inchidere

Etape Proiect

1. Grupul proceselor de initiere (definire)Cuprinde identificarea problemei de rezolvatdefinirea proiectului in termeni de obiective urmarite (stabilirea obiectivelor, scopului, rezultatelor)investigarea fezabilitatii obtinerea autoritorizatiei de demarare a proiectului

Mai poate cuprinde:organizarea mecanismelor de finantareobtinerea avizelor solutionarea problemelor de mediu si de contractaredefinirea proiectului in termeni generali si particulariangajarea ferma a resurselor necesare executiei proiectului

2.Grupul proceselor de planificareProcesele utilizate pentru intocmirea planurilor fezabile de actiune.Dezvoltarea Planului de Proiect

Definirea activitatilorIdentificarea dependentelor intre activitatile proiectului Estimarea duratei activitatilor Dezvoltarea planificarii in timp -----------------------------------Planificare resurseAlocarea resurselor umane----------------------------------- Estimare costuri Alocarea costurilor pe activitatiPlanificarea calitatii ---------------------------------------Planificarea organizationala---------------------------------------Planificarea comunicarii----------------------------------------Identificarea riscurilor Analiza calitativa a riscurilor Analiza cantitativa a riscurilor Planificarea raspunsului la risc----------------------------------------Planificarea achizitiilor

3. Grupul proceselor de executie Se refera la :

organizarea initiala, demararea proiectului si executia proiectului conform planificarii coordonarea resurselor umane si a celorlalte resurse din proiect

Se concentreaza pe resursele proiectului si pe determinarea executiei efective a lucrarilor!

Executia Planului de Proiect Asigurarea calitatii Formarea echipei Diseminarea informatiei Organizarea si realizarea achizitiilor Administrarea contractelor (urmarirea relatiilor cu furnizorii)

4. Grupul proceselor de control

Se concentreaza pe asigurarea atingerii obiectivelor proiectului, respectiv pe cele patru elemente:timp costcalitate sfera de actiune Procese de monitorizare a acestor elemente in raport cu planurile proiectului, identificarea abaterilor de la plan si efectuarea corectiilor.

5. Grupul proceselor de inchidere Se refera la activitatile de incheiere a proiectului

Includ activitati referitoare la determinarea acceptarii produsului rezultat din proiect si finalizarea organizata a proiectului.Produsul proiectului trebuie integrat in organizatia pentru care a fost proiectatResursele trebuie demobilizate si realocate in alta parteSe testeaza punerea in functiune a produsului realizat

1. Initierea Proiectuluin acest stadiu trebuie sa se raspunda la urmatoarele intrebari:Care este problema de rezolvat?Cine sunt componentii/membrii grupurilor tinta?Este oare nevoie de acest proiect? Reflecta el nevoile reale ale comunitatii?Este comunitatea de acord ca aceasta problema este reala? Doreste oare comunitatea acest proiect? Care ar fi solutiile lor?Care ar fi oportunitatile proiectului? Ce are el nou, inovator?Ce anume o sa schimbe proiectul?

1. Initierea Proiectului*

1. Initierea ProiectuluiProiectele nu se desfasoara izolat exista un mediu care le genereaza si cu care interactioneaza!Mediul de lucru al organizatiei este definit de:Mediul SocialTehnologieEconomieMediul EcologicClimatul Politic (legislativ si administrativ)Proiectele trebuie sa se incadreze in strategia organizatiei si sa contribuie direct la realizarea misiunii si indeplinirea obiectivelor !Factori STEEP

Cum sa procedam pentru a realiza ce ne-am propus ?Care este rolul nostru aici?Unde ne aflam in acest moment?Ce dorim sa realizam?Un proiect poate fi o modalitate de a folosi o strategie sau mai multe pentru a realiza unul sau mai multe obiective ale organizatiei.Factor important in succesul unui proiect = existenta unei misiuni declarate, a unor obiective asumate si intelese de toti (inclusiv conducerea)Intrebari cheieRaspunsuri1. Initierea Proiectului

Planificarea strategica la nivelul unei organizatiiPlanificarea nseamn privirea ctre viitor i luarea unor decizii referitor la ce va face o organizatie pe termen scurt, mediu i lung.

De ce un plan strategic ?1 Ofera organizatiei sansa de a directiona viitorul ei2 Ajuta organizatia sa identifice probleme cu care se confrunta si sa se adapteze la schimbari3 Ofera posibilitatea rezolvarii problemelor in parteneriat si a echilibrarii resurselor precare4 Protejeaza si face posibile cele mai multe investitii urmareste cresterea economica si a afacerilor5 Ajuta organizatia sa fie sigura ca dezvoltarea inseamna o organizatie mai buna, nu doar una mai mare6 Incurajeaza dezvoltarea economica durabila7 Ajuta organizatia sa-si pastreze baza de resurse8 Protejeaza dreptul de proprietate si valorile proprietatii 9 Asigura o justificare legala pentru deciziile si hotararile emise de organizatie10 Permite luarea in considerare a impactului viitor antrenat de deciziile luate in prezent

Poate implica fluxuri simultane de idei atat de sus in jos, cat si de jos in sus, astfel incat ceea ce se obtine sa devina obiective ale organizatiei in vederea impunerii schimbarilor necesare.Schimbarile pot apare si din exteriorul organizatiei: ex. un raspuns care trebuie dat unor schimbari legislative; un efort suplimentar ce trebuie depus pentru respectarea unor standarde noi; o ideee din partea unui client potential al firmei, etc. Planificarea strategica la nivelul unei organizatii

Analiza S.W.O.T.

Factorii externi Factori STEEP Sociali Tehnologici Ecologici Economici Politici*Mediu internMediu extern1. Initierea Proiectului

*Instrument analitic ce permite studierea Mediului Extern si Intern al unei organizatii S-W-O-T

Concluzii Se decide modul in care sa fie sporite Punctele Tari (=Forta) , abordate si minimizate Punctele Slabe (=Slabiciuni), sa se beneficieze de Oportunitati, sa se evite Amenintarile

Analiza S.W.O.T.

1. Initierea Proiectului

Pentru ce?

Analiza S.W.O.T. 1. Initierea Proiectului

S (Puncte Tari)W (Puncte Slabe)1. Care sunt avantajele noastre ?2. Ce facem bine ?3. Pe ce ne bazam ?4. Ce caracteristici favorabile avem ?1. Care sunt dezavantajele noastre?

2. Ce nu facem facem bine ?O (Oportunitati)T (Amenintari)1. Care sunt factorii externi favorabili noua ?

2. Unde avem sanse ?1. Care sunt schimbarile care ne dezavantajeaza ?

2. Care sunt cerintele noi pe care nu putem sa le indeplinim?

*

O companie produce mobilier. Vrea sa-si orienteze productia spre un nou segment de piata : mobilierul de birouri.

Exemplu de analiza SWOT

Puncte TariPuncte Slabe clienti stabili reputatie buna afacere viabila si profitabila acum are un departament vanzari experimentat in vanzarea si prezentarea produselor proprii venituri insuficiente pentru cercetare si dezvoltare produse noi nu s-au explorat alte piete unele produse nu se vand prea bine unele linii de fabricatie sunt invechiteOportunitiAmeninri un nr. important de produse au piata atat comerciala, cat si industriala interes al consumatorilor pentru produse care ar putea fi realizate de comp. constructia de spatii pentru birouri a luat avant concurentii pot copia modelele companiei si le pot realiza mai bine/ieftin

Exemplu de analiza SWOT Evaluarea activitatii unei Universitati

Exemplu de analiza SWOTEvaluarea sistemului socio-economic a municipiul Rmnicu Vlcea

Puncte TariPuncte SlabeResurse complexe i poluare moderatIndustrie diversificat pentru exportAezare geografic favorabil turismuluiCalificare bun a forei de munc Servicii publice bine organizateSistem educaional de nivel ridicatStructura etnic omogenConstrngeri de reliefServicii turistice de slab calitateInvestiii interne i strine sczuteTransport n comun deficitar i poluantDiminuare suprafee spaii verziProcent ridicat de pensionariomaj n cretereOportunitiAmeninriExporturi preponderente n U.EPosibiliti concesionare servicii publicePrograme construcii locuine socialeAdoptare SMM i certificare ISO 14001Asistena medical mbuntitLipsa efecte suprapopulareMass media local bine reprezentatMediu economic ostilLipsa stimulente fiscale Creterea gradului de srcieDezvoltare economic nesustenabilPropietate agricol divizatDificulti n colectare venituri la bugetCreterea delincvenei, inclusiv juvenile

* Analiza SWOT

Exercitiu

Pe baza celor spuse anterior, realizati o scurta analiza SWOT a grupului sau departamentului unde lucrati sau organizatiei din care proveniti.

Incercati sa enumerati cel putin trei elemente din fiecare categorie.

PROCESMETODEPAS 1PAS 2PAS 3PAS 4PAS 51. Initierea Proiectului

1. Initierea ProiectuluiSponsor ProiectManagerProiectManagementulEchipei ProiectuluiEchipaProiectGrup Interes ProiectPrima sarcin n faza de analiz este determinarea celor ce ar putea fi implicai sau afectai de proiect. Ca grup de interese pot fi definite persoanele, grupuri de persoane, organizaii, instituii care sunt sau ar putea fi interesate sau afectate de proiect. Prin analiz se identific problemele cheie, obligaiile i oportunitile cu care se confrunt aceste grupuri de interese.

1. Initierea Proiectului Care sunt persoanele, grupurile, institutiile afectate de problema? Care sunt interesele si pozitiile grupurilor fata de problema respectiva? Ce ar avea de castigat fiecare grup daca problema ar fi rezolvata? Care este gradul de implicare si care sunt resursele pe care fiecare grup le poate investi in proiect? Care este grupul tinta al proiectului (categoria de persoane carora li se adreseaza proiectul)? Care sunt beneficiarii proiectului (categoria de persoane care vor avea de castigat in urma proiectului)? Care sunt cei afectati de proiect (categoria de persoane care vor avea de pierdut in urma proiectului)?

Managerii + echipaClientiiSponsorul (Promotorul)FinantatorulBeneficiarulUtilizatorul finalClientul final

Grupurile de persoane cointeresate Participantii la proiect (stakeholders) - orice persoana sau grupuri de persoane care au un interes intr-un proiect.Exemple:Managerii din esalonul superiorManagerii de linie din alte compartimente functionale FinantatorulUtilizatorii directiUtilizatorii finaliReprezentanti ai adm. locale1. Initierea Proiectului

Participarea Stakeholders:permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la conditiile sociale, economice si politice;permite obtinerea de informatii relevante;intareste relevanta obiectivelor in relatie cu nevoile;arata cum stakeholders percep realitatea ;intareste capacitile locale;intareste societatea civila si procesul democratic1. Initierea Proiectului

Scopul analizei se realizeaz identificnd:motivaia grupurilor de interese n legtur cu problemele abordate i cu implicarea lor n proiect conflictele i interesele comune ntre grupurile de interese, care vor afecta gradul de risc al proiectuluirelaii existente i poteniale ntre grupurile de interese care pot fi construite pentru a spori persperctivele de succes ale proiectuluimodurile concrete prin care diferitele grupuri de interese pot participa la proiect

1. Initierea Proiectului

Pasul 1: Analiza Factorilor interesatiCum sa procedam? 1. Identicati grupurile/institutiile importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.)3. Caracterizati si analizati strategiile acestora4. Identificati consecintele pentru proiect

Aspecte de referinta:1. Caracteristicile grupului:Social, economicStatutul grupului (formal/informal)Structura (conducere)Perceptia problemelorPasul 1: Analiza Factorilor interesati

2. Interese, motivare:Nevoi, aspiratiiStrategie posibilaInterese (deschise/ascunse)Asteptari & preocupariAtitudini fata de proiectPasul 1: Analiza Factorilor interesati

3. Sensibilitate la aspectele interconectate Diferente intre barbati si femei, mediu

4. Potential si constrangeri:Puncte tari, Puncte slabePosibile contributiiPasul 1: Analiza Factorilor interesati

Concluzii pentru proiect:

Cum se poate tine cont de grup?Ce actiuni se pot intreprinde?Cum se poate aborda grupul?Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Informaiile despre grupurile de interese pot fi colectate prin:Conversaii particulareParticipare la workshopuri, seminarii, conferine, focus grupuri, dezbateri publiceAnaliza mass mediei, citirea de reviste specializate, consultarea de pagini web, consultarea bancilor de dateUrmtoarele atitudinii trebuiesc evitate n politica de comunicare: "Noi tim ce este bine pentru voi". "Noi tim ce vrea lumea"."Oamenii sunt la fel i se comport la fel oriunde s-ar afla".Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Urmtoarea list de probleme de discutat, poate fi avut n vedere: Ce roluri i responsabiliti trebuiesc asumate de ctre fiecare grup de interese dac proiectul are succes? Sunt rolurile i responsabilitile plauzibile i realiste? Ce rspunsuri negative ar putea fi din partea grupurilor de interese i care ar fi impactul lor asupra proiectului? Ct de probabile sunt aceste rspunsuri negative i reprezint ele riscuri majore pentru proiect?Evaluarea intereselor

matricea grupurilor de interesePasul 1: Analiza Factorilor interesati

Persoanele sau grupurile de interesCe urmaresc?Reactiile lor in trecutComportament probabilSchimbare pozitiva sau negativaReactii previzibileIdei privind calea de urmat

Cooperare intensaCooperare fara interesCooperare de interes1. Initierea Proiectului Pasul 1: Analiza factorilor interesatiDiagrama VennDiagrama VennPlasarea de cercuri n mai multe pozitii n dreptul desenului care reprezinta tema analizata:1. Cerc extern - reprezinta faptul ca actorii grupului nu au interes comun cu tema de dezvoltare.2. Cerc tangent - reprezinta schimb de informatii ntre actori si aria de dezvoltare.3. Suprapunere partiala - reprezinta o anumita cooperare ntre actori si aria de dezvoltare4. Suprapunere accentuata - nseamna o cooperare intensa.METODA

Pot fi utilizate urmatoarea grila de evaluare:1- parteneriat sau conflict slab2 parteneriat/conflict mijlociu3 parteneriat/conflict mare0 - relatie indiferentaSpatiul deasupra diagonalei matricei- PARTENERIATSpatiul sub diagonala matricei CONFLICTPasul 1: Analiza Factorilor interesati (Stakeholder): Matricea de Conflict si Parteneriat

Grupuri de interesABCD AXA BA CA DBB AXB CB DCC AC BX-DD AD BD CX

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati (Stakeholder): Matricea Caracteristicilor

Stake-holderCaracteristicisocial, economicdiferenta barbati/femei structura, organizare, statutatitudini...Interese & asteptari

interese, obiective...asteptariSensibilitate la si respect fata de aspectele interconectatediferente intre sexemediu, etc.Potential & puncte slaberesurse disponibilecunostinte, experienta...Posibila contributieImplicatii si concluzii pentru proiect

actiuni posibile cum sa se abordeze grupul

*EXERCITIUProiectul si participantii la proiectStudiu de caz

Administratia orasului Floare-de-Colt a propus unui investitor realizarea unui parc de distractii la cativa km de oras. Parcul va fi denumit Happy Land.

Argumentati de ce considerati ca acesta poate fi un proiect.Identificati partile interesate de acest proiect.Completati matricea grupurilor de interese.

Persoanele sau grupurile de interesCe urmaresc?Reactiile lor in trecutComportament probabilSchimbare pozitiva sau negativaReactii previzibileIdei privind calea de urmat

****Factori STEEP (S-social, T-tehnologici, E-ecologici, E-conomici, P-politic)**Planificarea nseamn privirea ctre viitor i luarea unor decizii referitor la ce va face entitatea public pe termen scurt, mediu i lung. Dezvoltarea durabil presupune promovarea acelor principii i mecanisme, capabile s determine mutaii profunde n mentalitatea si comportamentul ntregii comuniti. Analiza problemelor si evaluarea prioritilor, sunt etapele premergtoare realizrii i implementrii Planului de Aciune elementul central al planificrii unei dezvoltri durabile.Prin natur, structur i dimensionare temporal, Planul de Aciune este definitoriu pentru strategia de dezvoltare, el trebuind s rezolve problemele i nevoile ntregii societi la un nivel sistemic i cu perspective ndelungate. n acest scop, este necesar integrarea tuturor resurselor locale ntr-un efort unitar orientat spre atingerea scopului comun: o dezvoltare armonioas, de lung durat, pe msura aspiraiilor i nevoilor societii. *

SWOT o analiza a organizatieiDin SWOT trebui escoase niste obiective sa reduc punctele slabe, sa profir de cele rtari, sa folosesc oportunitatile, sa indepartez amenintarile

S_O Directii de actiune: luati decizia de ainvesti in potentarea punctelor tari , pentru a fructifica la maxim oportunitatileW_O

*

SWOT o analiza a organizatieiDin SWOT trebui escoase niste obiective sa reduc punctele slabe, sa profir de cele rtari, sa folosesc oportunitatile, sa indepartez amenintarile

S_O Directii de actiune: luati decizia de ainvesti in potentarea punctelor tari , pentru a fructifica la maxim oportunitatileW_O

******Acest curs numeste stakeholderi orice persoana sau grupuri de persoane care au un interes intr-un proiect.

Stakeholderi sunt managerii din esalonul superior care aproba sau nu schimbarile din proiect, stakeholderi sunt membrii echipei de proiect de caror performante depinde realizarea proiectului, utilizatorii finali care pot sau nu sa accepte rezultatele proiectului, managerii de linie cu care managerul de proiect negociaza resursele necesare pentru buna desfasurare a proiectului. In afara acestor persoane sau grupuri direct implicate in proiect mai sunt grupuri si persoane externe: reprezentanti ai administratiei locale, guvern etc. Grupurile de interes nominalizate mai sus pot fi promotori si suporteri activi ai proiectului, pot fi impotriva acestuia chiar daca nu intr-un mod vizibil, iar atitudinea lor variaza pe masura ce proiectul evolueaza. O identificare a grupurilor de interes inca din faza de initiere a proiectului si o anticipare a reactiilor acestora fata de proiect contribuie esential la evitarea unor posibile conflicte ulterioare in proiect. Timpul cheltuit in acest fel face proiectul mai putin vulnerabil in fata obstacolelor neasteptate iar echipa de proiect poate sa depisteze mai usor care sunt aliatii ei potentiali si coalitiile in care poate sa intre si poate intelege mai bine pozitiile diferitelor parti implicate in proiect. Managerul de proiect impreuna cu echipa se vor concentra pe urmatoarele activitati: Identificarea grupurilor care detin o miza in realizarea proiectului, a grupurilor de presiune si a partilor interesate Evaluarea intereselor acestora si a modului in care interesele lor vor afecta modul in care gandesc si actioneaza acestia in legatura cu proiectul Managementul relatiilor cu acestia obtinerea sprijinului lor, micsorarea opozitiei lor si crearea unui climat favorabil realizarii proiectului.

*