Post on 22-Jun-2015
Organizare de evenimente
Alexandru Grigoraș
Ce este un eveniment?
Un eveniment este….o DEX: Întâmplare importantă, fapt de mare
însemnătate
o Ceva ce se întâmplă într-un anumit loc, la un
moment dat
o Un incident sau o situaţie ce apare la un
moment dat
o Manifestare al cărei scop este atingerea
unui obiectiv de marketing/PR/comunicare
prestabilit
Evenimentul – instrument de comunicare
o contact direct cu publicul ţintă
o mai mulţi “iepuri”deodată
o eficace și eficient
Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente
“Evenimentele influenţează comportamentul
meu de cumpărare“
Procentajul celor care susţin acest lucru:
o Tinerii adulţi 60%
Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente
o 79% dintre caucazieni spun că decizia lor de
cumpărare este influenţată “foarte mult” de
evenimente
o 68% dintre afro-americani spun că decizia lor de
cumpărare este influenţată “foarte mult” de
evenimente
o 58% dintre spanioli spun că decizia lor de cumpărare
este influenţată “foarte mult” de evenimente
Tipologia evenimentelor
o Evenimente legate de timpul liber
o Evenimente personale
o Evenimente culturale
o Evenimente organizaţionale
Etapele unui evenimento Conştientizarea nevoii/formularea scopului
o Alegerea şi analiza publicului ţintă
o Realizarea programului
o Evaluarea viabilităţii
o Stabilirea obiectivelor
o Planificarea resurselor
o Stabilirea bugetului iniţial
o Promovarea
o Derularea propriu-zisă
o Evaluarea
Etapele unui evenimento Derularea propriu-zisă
o Promovarea
o Stabilirea bugetului iniţial
o Planificarea resurselor
o Stabilirea obiectivelor
o Evaluarea viabilităţii
o Realizarea programului
o Alegerea şi analiza publicului ţintă
o Conştientizarea nevoii/formularea scopului
De ce organizăm un eveniment?
o Conştientizarea nevoii
o Care ar putea fi motivele?
o Definirea clară a scopului → stabilirea
obiectivelor + derularea cercetării
Publicul ţintă
o Cu cine vrem să comunicăm?
o Ce ne propunem să transmitem?
Informaţie
Emoţie
Motivaţie
Acţiune
Publicul ţintă
o Identificarea beneficiilor pentru fiecare
categorie în parte
o Identificarea particularităţilor pentru fiecare
categorie în parte (protocol, simpatii, nivel
de receptare al mesajului)
Realizarea programului- stă la baza majorităţii activităţilor -
o Ora, ziua şi locaţia evenimentului
o Momentele distincte ale evenimentului
o Consultarea cu “actorii” implicaţi pentru
a stabili cât mai exact intervalele de timp
necesare
Viabilitate şi fezabilitate
o Un eveniment este viabil dacă el se poate
derula cu succes (nu întâmpină obstacole
care să îi pericliteze finalitatea)
o Un eveniment este fezabil dacă el poate fi
realizat relativ uşor
Viabilitate şi fezabilitateo O minimă cercetare este necesară înainte
de a demara orice eveniment
o Beneficii – minimizarea costurilor şi
maximizarea beneficiilor pentru cei implicaţi
o Ce urmărim?
→ dacă există potenţial interes pentru eveniment
→ dacă există suprapuneri
→ dacă se poate realiza (aprobări, programări,tehnic)
Se stabilesc în cadrul echipei termene de
colectare ale datelor
Scop→Obiective
o Definirea scopului/scopurilor creează
viziunea evenimentului
o Viziunea ne ajută la crearea identităţii
o Viziunea trebuie să fie aceeaşi pentru
întreaga echipă
Scop→Obiective
o Obiectivele SMART
o Viziunea + obiectivele SMART duc la:
o monitorizare mai uşoară a evenimentului
evaluarea concretă a beneficiilor
Planificarea resurselor
oFinanciare
oUmane
oLogistice
Resurse financiare
oCât costă evenimentul?
oCât suntem dispuşi să cheltuim?
oDe unde vin banii?
Bugetul iniţial
oCe este un buget?
oSurse de finanţare?
oGestionarea bugetului
Ce este un buget?
o O previziune financiară a unui eveniment
o Un plan financiar pentru un eveniment ce
urmează a fi derulat şi care se
bazează pe cheltuieli prognozate
( evidenţă a cheltuielilor şi a
veniturilor)
De unde ne vin banii?o Contul asociaţiei
o Sponsori
o Universitate
o Donaţii Asociaţii Alumni
Gestionarea bugetuluio Planul, Planul, Planul!!! Întotdeauna aveţi grijă că se
proiectează în viitor pentru a evita supra-cheltuielile
o Stabiliţi un buget separat pentru fiecare eveniment
o Costuri puţin mai mari atunci când se realizează
bugetul iniţial
o Cheltuieli neprevăzute (retipărire flyere)
o O persoană supraveghează cheltuielile şi
rambursările
Cheile succesului unui buget
o Planul
o Evidenţa cheltuielilor
o Fii creativ!
Cheltuieli cu evenimenteleo Totalul cheltuielilor în 2002=132 miliarde
dolari (cu 15% în creştere faţă de 2001)
o 17,4% din firme au cheltuit între 100.000 şi
250.000 dolari
o 12,4% din firme au cheltuit între 50.000 şi
99.999 dolari
Sursa: Revista Promo Magazine, SUA
Resurse umane
o Care sunt membrii echipei?
o Care sunt sarcinile fiecărui membru?
o Care sunt specialiştii de care avem nevoie şi nu se
regăsesc în echipă?
(Ex: sunetist, pirotehnist, agenţi de pază şi
curăţenie,etc.)
Resurse logisticeo Cum este asigurat transportul?
o Care sunt dotările tehnice necesare
pregătirii şi derulării evenimentului?
o Când trebuie să ajungă fiecare
obiect la locul lui?
o Alte elemente necesare bunei desfăşurări a
evenimentului (decoraţiuni, apă, etc.)
Promovareao Viziunea-crearea brandului evenimentului
o Evenimentul: entitate vie ce transmite un mesaj
o Ideal ar fi crearea unei identităţi proprii a
evenimentului
o Identitatea coerentă ajută la o mai bună
mediatizare şi fixare în mintea publicurilor ţintă
o Atenţie specială sponsorilor
Promo - Ziua Absolventului
Promovarea
o În funcţie de obiectivele, amploarea şi
tipologia evenimentului stabilim:
strategia de promovare
canalele de promovare
vehiculele de promovare
Desfăşurarea evenimentuluio Elementul central este
programul evenimentului
o Asiguraţi-vă că
evenimentul începe la
ora stabilită
o Monitorizarea fiecărui
moment al programului
o Întâmplări neprevăzute
Evaluareao Foarte importantă pentru evenimentele viitoare (nu
trebuie să lipsească)
o Oglinda îndeplinirii obiectivelor
o Sursele de informaţii privind evaluarea
evenimentului:
Participanţi
Coordonatori
Team-leaderi
Voluntari
Sponsori
Oficialităţi
Comunitate (includem aici şi mass-media)
Evaluarea
o Modalităţi de evaluare
Chestionar
Monitorizarea presei
Debrief meetings
Secţiune de comentarii pe site
Confruntarea cu “to-do list”
Mult succes în organizarea de evenimente!!!!!!!